電子署名が利用できない書類とは？法律上の制限がある契約書類を解説

電子契約サービス「マイサイン（mysign）」は、電子署名法・民法などの関係法令に基づき、業務委託契約書や雇用契約書、秘密保持契約（NDA）といった民間取引で日常的に利用される契約書を、オンラインで安全に締結できる仕組みを提供しています。

一方で、すべての書類が電子署名に対応しているわけではありません。

契約書や合意書の中には、法律により作成方法や方式が厳格に定められており、電子署名や電子契約という方法が制度上想定されていない書類が存在します。

このページでは、電子署名そのものが法律上利用できない書類について、その考え方と代表例を整理しています。

なお、電子署名は可能であるものの、mysign（マイサイン）では対応していない契約書類については、別ページの「マイサイン(mysign)の電子契約が非対応の契約書類」にて詳しく解説していますので、ご確認ください。

電子署名が法律上利用できない書類一覧

電子契約は多くの契約で活用できますが、法令により作成方式や手続が厳格に定められており、電子署名や電子契約という方法自体を利用できない書類が存在します。これらは特定の電子契約サービスの仕様による制限ではなく、法律上、書面や公証手続等による作成が求められていることが理由です。

電子署名を利用できない主な書類の例

上記の書類は、電子署名法が想定する「電子契約による合意形成」の枠組みとは異なる制度のもとで取り扱われるものであり、mysign（マイサイン）を含む一般的な電子契約サービスでは利用することができません。

なお、近年一部の行政手続や書類については、国や所管官庁が指定する認証基盤や専用システムを用いることで電子化が進んでいますが、これらは行政手続専用の仕組みであり、民間向け電子契約サービスとは別に運用されています。

電子署名が法律上利用できない書類の主な類型と具体例

以下は、電子署名が利用できない書類のうち、実務上特に該当しやすい類型と具体例を整理したものです。

これら以外にも、個別の法令、通達、運用、所管機関の判断により、電子署名や電子契約が利用できないとされる書類が存在します。最終的な可否については、当該書類の根拠法令および所管機関の最新の取扱いを確認したうえで判断する必要があります。

身分関係・身分変動に直接関わる書類

• 婚姻届
• 離婚届
• 養子縁組届・離縁届
• 認知届
• 戸籍訂正届

これらの書類は、婚姻や親子関係など個人の身分そのものを公的に確定・変更するための手続に用いられます。戸籍法では、市区町村が本人の意思を直接確認できる方式での届出が前提とされており、民間の電子署名サービスによる署名や契約という考え方が制度上想定されていません。

そのため、電子署名を用いた電子契約として取り扱うことはできません。

遺言・相続に関する書類

• 自筆証書遺言
• 公正証書遺言
• 秘密証書遺言
• 遺言の撤回・変更に関する書面

遺言書は、本人の最終意思を確実に反映させる必要があることから、民法により作成方法や関与者が厳格に定められています。

自筆や公証人の関与が求められており、電子署名による意思表示では、法律が求める方式を満たさないとされています。このため、一般的な電子契約や電子署名を用いた作成は認められていません。

公正証書として作成すべき書類

• 任意後見契約
• 離婚給付等契約
• 事業用定期借地契約
• 金銭消費貸借契約（公正証書必須型）

これらの書類は、当事者間の合意だけでなく、公証人が内容を確認し、公的に証明することが制度上の前提となっています。

そのため、契約当事者が電子署名を行うだけでは足りず、電子契約サービス上で完結する仕組みが想定されていません。公証役場での手続が不可欠となります。

有価証券・流通証券に関する書類

• 株券
• 約束手形
• 為替手形
• 小切手
• 船荷証券（B/L）

株券や手形、小切手などは、「証券そのものの所持・移転」が権利行使と直結する仕組みとして法律上設計されています。この制度は物理的な証券の存在を前提としているため、電子署名によってデータ化することができません。

その結果、電子契約や電子署名の対象外とされています。

登記・登録・公的台帳に直接影響する申請書類

• 不動産登記申請書
• 商業登記申請書
• 抵当権設定登記申請書
• 登録免許税に関する申請書

登記申請などは、契約行為ではなく行政機関に対する公的な申請手続として位置づけられています。電子化自体は進んでいますが、利用できるのは法務省などが指定する電子証明書や専用システムに限られています。

そのため、一般的な電子署名による申請は認められていません。

行政処分・許認可・免許に関する申請書類

• 建設業許可申請書
• 宅地建物取引業免許申請書
• 産業廃棄物処理業許可申請書
• 医療法人設立認可申請書

許可・免許・認可などは、行政が内容を審査し、処分を行う手続です。

各業法や行政手続法により、提出方法・様式・本人確認手段があらかじめ指定されており、電子署名を用いた電子契約という形での提出は想定されていません。このため、電子署名サービスでは対応できません。

医療・社会保障制度に基づく記録・申請文書

• 診療録（カルテ）
• レセプト
• 処方箋
• 公費負担医療申請書
• 介護給付費請求書

診療録やレセプトなどは、契約書ではなく、医療制度・社会保障制度に基づく業務記録・請求文書です。これらは医療法や関連ガイドラインにより、専用の医療情報システムで管理・提出することが前提とされています。

電子署名による契約書として扱う制度設計ではないため、電子契約の対象外となります。

法令上「書面交付」が制度設計に組み込まれている文書

• 企業担保権設定契約
• 農地賃貸借に関する所定様式の契約書
• 特定業法に基づく説明書・同意書（紙前提型）

一部の法律では、書面を交付すること自体が制度の安全性や確認手段として組み込まれています。このような場合、電子署名による代替が制度上想定されておらず、電子契約に置き換えることができません。

結果として、電子署名の利用が認められていません。

その他、電子署名の利用が想定されていない文書

• 判例・通達・監督官庁の指針により電子化が否定されている書類
• 書面の現物性・原本性が制度上重視される文書

法律・通達・行政運用・判例などにより、電子署名や電子契約での取扱いが想定されていない書類も存在します。

これらは個別の制度設計や運用判断によるもので、文書名が明確に列挙されていないケースも多くあります。そのため、電子署名の可否は、根拠法令や所管機関の最新の取扱いに基づいて判断する必要があります。

まとめ

このページでは、電子署名や電子契約が便利に活用できる一方で、法律上の制度設計や手続要件により、電子署名という方法自体が利用できない書類が存在することを整理しました。

これらの書類は、特定の電子契約サービスの仕様や機能による制限ではなく、民法や各種特別法、行政制度に基づき、書面や公証手続、専用システムでの取扱いが求められている点が共通しています。

電子契約を導入する際は、「電子署名が利用できない書類」と「電子署名は可能だが、特定のサービスでは対応していない書類」を正しく区別し、契約の内容や利用目的に応じて適切な手段を選択することが重要です。このページの内容を参考に、電子契約を安全かつ適切に活用してください。