mysign（マイサイン）では、電子契約の運用に合わせて電子帳簿保存法に対応した事務処理規程のひな形を、個人事業主・法人それぞれに無料でご用意しています。法令遵守の第一歩は「社内ルールを明文化すること」です。mysign（マイサイン）の事務処理規程ひな形を活用して、安心・安全な電子契約運用を始めましょう。
| 事務処理規程ひな形ダウンロード | |
|---|---|
| 個人事業主向け （電子契約・請求書・領収書を扱う個人事業主） |
📥 個人事業主用ひな形（Word形式） |
| 法人向け （会社・法人で電子契約を運用する場合） |
📥 法人用ひな形（Word形式） |
※両方とも国税庁の公開サンプルを準拠し、mysignの仕様（削除不可・10年保存）に対応しています。
※内容を自社情報に差し替えるだけでそのまま利用可能です。
ダウンロードした後の使い方
- 自社情報を入力する
会社名・所在地・代表者名などを記入します。個人事業主の場合は屋号や本人氏名を記入します。 - 保存体制を確認する
mysign以外に会計ソフトやクラウド保存を併用している場合は、その保存先や担当部署を追記します。 - 社内承認を得る（法人の場合）
代表取締役や管理責任者の署名欄を活用し、規程として正式に承認します。 - データ保存と共有
作成した規程は、社内共有フォルダやmysignの社内文書として電子的に保存し、全員が閲覧できるようにします。
電子帳簿保存法の「事務処理規程」とは？
事務処理規程とは、電子取引データをどのようなルールで保存・管理するかを定めた社内文書です。国税庁の公式見解でも、「電子取引データを訂正・削除しない運用体制を明文化した規程を設けること」が推奨されています。
電子帳簿保存法では、電子データの「真実性の確保」「可視性の確保」が要件として定められています。特に「真実性の確保」は、次のいずれかの方法で満たす必要があります。
- 訂正・削除履歴が残るシステムで管理する
- タイムスタンプを付与する
- 訂正・削除を行わない社内ルール（事務処理規程）を定める
mysignは「署名済みデータの削除や改ざんができない」仕様を持つため、この事務処理規程を整備することで電子帳簿保存法に完全準拠した形で運用できます。
なぜ「事務処理規程」が必要なのか
電子帳簿保存法の改正（2022年～）により、紙での保存が原則認められなくなった今、電子取引データを安全に管理するためのルール作りが求められています。特に事務処理規程を整備する理由は次の3つです。
1. 法令上の要件を満たすため
税務署への対応や電子帳簿保存法第7条では、「訂正・削除防止要件」を満たす内部統制体制の整備が求められます。事務処理規程を備えておくことで、タイムスタンプを付けなくても真実性の確保が可能です。
2. 社内運用を統一できる
契約書・請求書・領収書をそれぞれの担当が異なる方法で管理していると、保存漏れや誤削除が起きやすくなります。事務処理規程は、データ保存の責任者、保存先、期間、修正手順などを明確にすることで、誰でも同じルールで処理できる仕組みをつくります。
3. 税務調査・監査時の説明資料になる
税務署の確認では、「データをどのようなルールで保存していますか？」と聞かれます。この際に事務処理規程を提示できれば、法令遵守体制が明確に示せ、調査対応がスムーズです。
法人に必要な事務処理規程の掲載項目
法人の事務処理規程における主な記載項目は以下の通りです。国税庁が公表しているサンプル「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人用）」を参考に、各項目で記載すべき内容を解説します。
| 記載項目 | 概要 |
|---|---|
| 目的 | 電子取引データの保存に関する内部規程である旨を明記します。電子帳簿保存法に基づき、真実性・可視性を確保する目的を示します。 |
| 適用範囲 | この規程が適用される範囲（役員、従業員、関連部署など）を記載します。 |
| 管理責任者 | 電子取引データの保存・管理を統括する管理責任者を定めます。通常は代表取締役や経理責任者を指定します。 |
| 電子取引の範囲 | 自社で行う電子取引の範囲を明示します。（例：mysign、電子メール、クラウド請求書サービス、EDI取引など） |
| 取引データの保存 | データの保存先（クラウド・サーバー名など）や保存期間（通常10年）を記載します。バックアップ方法も明記します。 |
| 対象となるデータ | 保存対象となる書類の種類（契約書、請求書、領収書、見積書、納品書など）を具体的に記載します。 |
| 運用体制 | 管理責任者・処理担当者・承認者の役割を定義し、保存・確認・改訂の手順を定めます。 |
| 訂正削除の原則禁止 | 保存した電子取引データは原則として訂正・削除しない旨を記載します。mysignのように削除不可のシステムを利用する場合は、その仕様を明記します。 |
| 訂正削除を行う場合 | やむを得ず訂正・削除を行う場合の承認フローを定めます。理由、日付、承認者を記録する「訂正・削除記録簿」の運用方法も記載します。 |
| 施行日 | 規程の施行日や改訂日を明記します。 |
📘 参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁
法人は、複数の担当者や部署が関与するため「体制・責任・承認フロー」を明文化する必要があります。
個人事業主に必要な事務処理規程の掲載項目
個人事業主が事務処理規程を作成する際に記載すべき主な項目は、法人よりも簡潔です。国税庁のサンプル「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業主用）」を参考に、最低限必要な項目を以下に示します。
| 記載項目 | 概要 |
|---|---|
| 訂正削除の原則禁止 | 保存した電子取引データを訂正・削除しない旨を記載します。mysignのように削除ができないシステムを利用している場合は、その旨を記載します。 |
| 訂正削除を行う場合 | やむを得ず訂正・削除を行う場合の手順を記載します。理由・日付・訂正内容を記録する「訂正・削除記録簿」の作成を明記します。 |
| 施行日 | 事務処理規程の施行日を明記します。 |
📘 参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁
個人事業主は自身の管理を前提とするため、訂正・削除に関する基本的な手順のみで十分です。
mysign（マイサイン）を利用する場合の保存ルール
mysign（マイサイン）は、電子契約サービスとして次のような特徴を持ち、電子帳簿保存法への対応を容易にします。
| 項目 | mysignの仕様 | 対応する法要件 |
|---|---|---|
| 契約データの保存 | 10年間自動保存（削除不可） | 真実性の確保 |
| 契約データの削除 | ユーザーによる削除・上書き不可 | 訂正・削除防止体制 |
| 署名記録 | 日時・署名者・端末情報を自動記録 | 電子署名法・電子帳簿保存法対応 |
| 保存形式 | PDF＋署名記録（署名者証跡付） | 原本性・可視性の確保 |
この仕様により、mysignユーザーは事務処理規程をひな形のまま採用するだけで、電子帳簿保存法上の「訂正削除防止要件」を満たすことが可能です。