データ入力委託契約書とは？
データ入力委託契約書とは、企業が外部の事業者やフリーランスに対し、紙資料・PDF・画像・ウェブ情報などを指定フォーマットへ入力する業務を依頼する際に取り交わす契約書です。データ入力は比較的外注しやすい業務である一方、誤入力や情報漏えいのリスクが高く、契約書によってルールと責任範囲を定めることが非常に重要です。
本契約書では、業務範囲、納期、秘密保持、個人情報保護、成果物の権利帰属、損害賠償、再委託の禁止などを規定し、外注によるトラブルを未然に防止します。特に個人情報保護法の強化により、データ入力業務の外注には細かな法的配慮が不可欠となっています。
データ入力業務を委託する主要なケース
企業がデータ入力を外注するケースは多岐にわたります。特に、以下のような業務で委託が発生します。
- アンケート回答のデータ入力
- 紙資料・PDFの電子データ化
- 顧客リスト・CRMデータの整備
- ECサイトの商品情報登録や更新作業
- 勤怠・経費情報の入力補助
- イベント申込・問い合わせ内容のデータ化
これらの作業は件数が膨大で、社内人員だけでは捌ききれないケースが多いため、外注活用のメリットが大きい領域です。ただし、扱う情報の性質により、契約書で厳格な管理ルールを設ける必要があります。
データ入力委託契約書に盛り込むべき主な条項
データ入力委託契約書では、以下の内容が必須です。
- 業務の目的と範囲
- 業務内容の詳細（入力形式・件数・納期など）
- 再委託の禁止
- 納品と検収のルール
- 報酬と支払条件
- 秘密保持義務
- 個人情報の取扱い
- 成果物の権利帰属
- 損害賠償と責任範囲
- 契約期間・自動更新・解除条件
- 紛争解決方法（管轄裁判所）
以下、各項目について実務的な視点から解説します。
条項ごとの解説と実務ポイント
1. 業務範囲と業務内容
外注トラブルの多くは「業務範囲の曖昧さ」に起因します。そのため、契約書や個別指示書で以下を明確にします。
- 入力対象（紙資料、PDF、画像、ウェブ上の情報など）
- 入力形式（Excel、CSV、専用システムなど）
- 入力項目（氏名、住所、数値情報など）
- 件数、入力精度の基準、納期
入力精度については「エラー率0.1％以下」など定量基準を設ける企業もあります。
2. 再委託の禁止
データ入力業務は外部に丸投げされやすいため、再委託を禁止する条項は必須です。 第三者に渡った時点で情報管理が困難になり、漏えいリスクが格段に上昇します。必要に応じて「甲の事前承諾がある場合のみ再委託を認める」とする柔軟な条文に変更することも可能です。
3. 納品と検収のルール
成果物の品質を確保するためには、以下の内容を明確にすることが重要です。
- 納品形式（ファイル形式・媒体）
- 納品方法（メール、クラウド共有など）
- 検収期間（通常3〜7日）
- 誤入力があった場合の無償修正義務
特に無償修正を規定しておくことで、品質基準の確保につながります。
4. 報酬と支払条件
データ入力の報酬体系には以下のパターンがあります。
- 件数単価（例：1件10円）
- 時間単価（例：時給1,500円）
- 成果物単位（例：1ファイル3,000円）
契約書には、支払サイト、請求書発行方法、振込手数料の負担者を記載します。
5. 秘密保持義務
データ入力は機密情報・個人情報が大量に含まれるため、以下の義務を必ず契約書に盛り込みます。
- 第三者への漏えい禁止
- 目的外利用の禁止
- 契約終了後のデータ返却・廃棄
- 秘密保持期間（終了後も継続）
特に昨今は「クラウドストレージの利用」「AIツールの使用可否」なども記載が推奨されます。
6. 個人情報の取扱い
個人情報保護法上、委託先の監督は必須事項であり、契約書で以下を定めます。
- 個人情報の目的外利用禁止
- 漏えいや事故発生時の報告義務
- 安全管理措置（アクセス制限・端末管理など）
特に漏えい事故時の対応は企業の社会的信用に直結します。
7. 知的財産権の帰属
入力されたデータの権利を誰が持つのかを定める条項です。 一般的には以下のとおりです。
- 入力データの著作権・所有権は依頼者（甲）に帰属する
- 受託者（乙）は業務目的以外で使用してはならない
特に商品情報などは企業の重要資産であるため必須です。
8. 損害賠償と免責
誤入力等によって損害が生じた場合の責任範囲は、以下のように定めるのが一般的です。
- 通常損害のみ賠償対象とする
- 特別損害（逸失利益など）は免責とする
現実的なリスク配分として広く採用されています。
データ入力委託契約書を作成・運用する際の注意点
1. 契約締結前の資料提供に注意
契約前に資料を渡す場合、先にNDA（秘密保持契約）を締結することが安全です。
2. データの受渡方法をルール化する
以下のような方法ごとにリスクが異なるため、契約書で制限・指定が必要です。
- メール添付
- USB・HDD
- クラウド共有（Google Drive、Dropboxなど）
3. 業務量の変動と納期調整を規定する
データ入力は突発的に量が増えることが多いため、
- 大量発生時の対応方法
- 納期変更の手続き
を明記すると運用が安定します。
4. アクセス権限・作業環境の整備
受託者側のセキュリティは企業の漏えいリスクに直結します。
- パスワード共有禁止
- 個人PCでの作業禁止
- 作業者ごとのアクセス管理
を求める企業も増えています。
5. データ削除・廃棄の証明
契約終了後、データが残存したままだと漏えいリスクが高まります。
- 完全削除の証明書の提出
- 媒体の返却
などのルールを設けると安全です。
まとめ
データ入力委託契約書は、外注業務を安全かつ効率的に運用するための必須文書です。 業務内容、納期、品質基準、秘密保持、個人情報保護、成果物の権利、損害賠償などを明確にすることで、依頼者・受託者双方が適切なリスク管理のもと業務を進めることができます。外注の需要が高まる現代において、データ入力委託契約書は企業にとって欠かせない「情報セキュリティの防御壁」です。しっかりと整備したうえで、安心して外部パートナーと協力できる体制を築いていくことが重要です。
