電子署名管理規程

電子署名管理規程は、企業が電子契約や承認業務で利用する電子署名の安全管理、権限設定、本人確認、運用手続を体系的に定める社内規程です。不正署名防止や証跡管理の強化に役立ち、電子契約サービス導入時の必須ルールとして機能します。

契約書名
電子署名管理規程
バージョン／ファイル
1.00 ／ Word
作成日／更新日
2025年12月2日／ 2025年12月2日
特徴
電子署名の利用ルール・権限・管理体制を一元的に明確化できる点。
利用シーン
電子契約サービス導入時の社内整備／署名権限や認証情報を安全に管理したい場合
メリット
不正署名や情報漏えいを防ぎ、電子契約の信頼性を高められる。
ダウンロード数
39件

無料ダウンロードについて
「電子署名管理規程」の本ひな形の利用にあたっては、必ず契約書ひな形ダウンロード利用規約をご確認ください。無料ダウンロードされた時点で、規約に同意いただいたものとさせていただきます。

無料ダウンロード

電子署名管理規程とは？

電子署名管理規程とは、企業が電子契約や電子ワークフローを利用する際に、電子署名の付与方法、権限、責任、運用ルールを体系的に定めた社内規程のことです。電子契約サービスの普及により、契約書や稟議書、申請書などの文書が紙から電子に置き換わり、電子署名の安全性・真正性を担保する体制が企業に求められるようになりました。
特に近年は、DX推進、テレワーク環境、電子帳簿保存法対応など、文書を電子化する動きが急速に広がっています。その結果、電子署名の本人性管理、権限の誤行使、不正署名、アカウント侵害などのリスクも増加しています。電子署名管理規程は、これらのリスクを一元的に管理し、企業として「誰が」「どの文書に」「どの手続で」署名するのかを明確にするための基盤となるルールです。
以下では、電子署名管理規程が必要となるケース、盛り込むべき主要条項、条項ごとの解説、さらに実務で注意すべきポイントまで網羅的に解説します。

電子署名管理規程が必要となるケース

電子署名管理規程は、単なる“あった方が良い規程”ではなく、次のような状況の企業では「必須」といえるレベルです。

電子契約サービスを導入する企業
稟議・承認ワークフローを電子化する企業
電子帳簿保存法の電子取引データ保存に対応する企業
テレワークや拠点分散によりオンラインで契約締結する機会が多い企業
役職ごとに契約権限が異なる企業
複数名が同一の電子署名サービスを利用している企業

特に電子契約サービス（例：mysign、CloudSign、DocuSign 等）を利用する企業では、電子署名の付与権限や本人確認手順が曖昧なまま運用すると、以下のような問題が実際に発生し得ます。

退職者アカウントで第三者が契約締結してしまう
権限を持たない担当者が契約額の大きい文書に署名してしまう
パスワード共有により本人性が担保されず契約の有効性が疑われる
電子文書が保存されず、後日証跡が確認できない
署名済文書の改ざんが発覚してもログが残っていない

これらのトラブルは実務で多く起きていますが、電子署名管理規程を導入していれば多くは防ぐことができます。

電子署名管理規程に盛り込むべき主要条項

電子署名管理規程では、一般的に以下の条項を盛り込みます。

目的
定義
適用範囲
電子署名の利用原則
署名権限の管理
本人確認手続
アカウント・電子証明書の管理
署名付与手続
電子文書の保存
電子署名の失効・廃止
外部サービス利用時の注意
監査・記録管理
禁止事項
事故発生時の対応
損害賠償
規程の改定

紙中心の契約時代では不要だった管理が、電子署名時代には必須になります。では、各条項はどのような意味を持つのか、次に詳しく解説します。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 目的

目的条項は、電子署名管理規程の導入理由を明確にする部分です。電子署名は「本人性」「非改ざん性」が求められるため、これを守る管理体制が必要であること、情報セキュリティ対策としての位置付けを明示します。目的が明確であれば、社内での遵守意識も高まります。

2. 定義

電子署名・電子証明書・署名者・管理者など、規程内に登場する用語を明確化する条項です。
特に重要なのは電子署名の定義です。
電子署名法では「本人による意思表示を確認可能とする仕組み」を電子署名と定義しており、単なるPDFへの画像貼付は電子署名に該当しません。
実務で混乱しやすいため、規程内で必ず定義します。