加盟店指導記録書（改善勧告・報告用）

加盟店指導記録書（改善勧告・報告用）とは？

加盟店指導記録書（改善勧告・報告用）とは、フランチャイズ本部や本部機能を有する事業者が、加盟店に対して行った指導内容、是正要求、改善勧告、その期限や経緯を文書として正式に記録するための書面です。フランチャイズビジネスでは、本部と加盟店の間に継続的な契約関係が存在し、運営品質やブランド統一性を維持するため、一定のルールや基準が設けられています。しかし、実務上は、加盟店による運営ルール違反、マニュアル未遵守、ブランドイメージを損なう行為などが発生することも少なくありません。そのような場合に、口頭注意やメールだけで対応していると、後日トラブルに発展した際に、本部側の対応履歴や是正指導の正当性を立証できなくなるリスクがあります。加盟店指導記録書は、こうしたリスクを防ぎ、本部のガバナンスを支える重要な実務書類です。

加盟店指導記録書が必要となる理由

口頭指導だけでは証拠が残らない

加盟店への注意や改善要請を口頭やチャットのみで行った場合、その内容や時期、指導の有無自体が後から争点になることがあります。特に、契約解除や更新拒否などの重大な判断を行う際、過去に適切な指導を行っていたかどうかは極めて重要です。指導記録書を作成しておくことで、本部が段階的かつ合理的な対応を行ってきた事実を客観的に示すことができます。

契約解除の正当性を補強できる

フランチャイズ契約では、加盟店の重大な契約違反があった場合に解除できる旨が定められていることが一般的ですが、実際の紛争では、いきなり解除したのではないか、改善の機会を与えていないのではないか、という点が争われやすくなります。改善勧告の内容、期限、未改善の事実を記録した指導記録書は、解除判断が段階的かつ合理的であったことを示す重要な資料となります。

本部の管理体制を示す内部資料として有効

加盟店指導記録書は、外部トラブル対策だけでなく、本部内部の管理体制強化にも役立ちます。担当者が変わった場合でも、過去の指導履歴を把握でき、対応の一貫性を保つことができます。

加盟店指導記録書を使用する主なケース

運営マニュアル違反が確認された場合

営業時間、接客方法、価格設定、販促方法など、マニュアルに定められた運営基準が守られていない場合には、是正指導の内容を明確に記録する必要があります。

ブランドイメージを損なう行為があった場合

不適切な広告表現、SNSでの問題投稿、店舗内の不衛生な状態など、ブランド価値を毀損する行為が確認された場合、改善内容と期限を明示した指導記録書が重要です。

過去に注意をしているが改善が見られない場合

同様の問題が繰り返されている場合、指導履歴を積み重ねて記録することで、次の段階の措置へ進む根拠を明確にできます。

加盟店指導記録書に盛り込むべき必須項目

作成日と対象加盟店情報

いつ、どの加盟店に対して行った指導なのかを明確にするため、作成日、店舗名、所在地、代表者名などの基本情報を記載します。

指導の背景・経緯

なぜ指導に至ったのか、どのような確認や事実に基づくものかを簡潔かつ客観的に記載します。感情的な表現や推測は避け、事実関係を中心にまとめることが重要です。

具体的な指摘事項

問題点は抽象的に書くのではなく、どの行為が、どのルールに照らして問題なのかを明確にします。後日の紛争を想定し、第三者が読んでも理解できる表現を心がけます。

改善勧告の内容

加盟店が何を、どのように改善すべきかを具体的に示します。曖昧な表現は、改善未了かどうかの判断を難しくするため避けるべきです。

改善期限と報告方法

いつまでに、どのような方法で報告すべきかを明示します。期限を区切ることで、次の対応に進む判断基準を明確にできます。

未改善時の対応方針

改善がなされなかった場合に、本部がどのような措置を検討する可能性があるのかを記載しておくことで、加盟店に対する警告としての意味も持ちます。

作成時の実務上の注意点

感情的な表現を避ける

指導記録書は、後日第三者が確認する可能性がある文書です。主観的な評価や感情的な言い回しは避け、事実と契約上の位置付けを中心に記載します。

契約条文との整合性を保つ

指導内容がフランチャイズ契約や運営規程のどの部分に基づくものかを意識して作成することが重要です。契約内容と乖離した指導は、無効と判断されるおそれがあります。

一方的な義務変更にならないよう注意する

指導記録書は、既存の契約に基づく是正や改善を求めるためのものであり、新たな義務や条件を一方的に課す文書ではありません。この点を明確にしておく必要があります。

加盟店指導記録書と他の書類との違い

是正命令書との違い

是正命令書は、より強い法的効果を意識した書面であるのに対し、指導記録書は段階的対応の初期から中間段階で用いられる実務文書です。

契約解除通知書との違い

解除通知書は契約関係を終了させる意思表示であり、指導記録書はあくまで改善を促すための記録書面という位置付けになります。

加盟店指導記録書を整備するメリット

加盟店指導記録書を継続的に整備することで、本部は以下のようなメリットを得られます。
・加盟店対応の属人化を防止できる
・トラブル発生時の説明責任を果たしやすくなる
・契約解除や条件変更時のリスクを軽減できる
・ブランド統制とガバナンスを強化できる

まとめ

加盟店指導記録書（改善勧告・報告用）は、フランチャイズ本部が加盟店を適切に管理・指導していくための基盤となる重要な実務書類です。単なる注意書きではなく、将来の紛争防止や契約管理を見据えた証拠文書として位置付けることが重要です。加盟店との関係を健全に維持しつつ、本部としての正当な対応を守るためにも、指導記録書を体系的に整備・運用することが求められます。