加盟店閉鎖届出書とは？
加盟店閉鎖届出書とは、フランチャイズ加盟店が事業の終了を本部に対して正式に通知する際に作成する届出文書です。フランチャイズ契約では、店舗の閉鎖には必ず本部への事前届出が求められることが一般的であり、閉鎖理由や閉鎖日、返却物、顧客対応などを明確にするために用いられます。
フランチャイズでは、看板や商標の利用、マニュアル、提供設備など、本部との関係性が密接であるため、単に「店を閉める」だけでは済まず、さまざまな事務作業や精算が発生します。本届出書はそれらの整理を行うための基礎資料となり、本部と加盟店の双方が同じ認識で閉鎖プロセスを進めるための重要な役割を担います。
加盟店閉鎖届出書が必要となるケース
加盟店閉鎖届出書は、以下のような場面で必要とされます。
- 経営難により事業を継続することが困難になった場合
- 事業方針の変更や別事業への転換を行う場合
- 加盟契約の期間満了を迎え、更新せず撤退する場合
- 病気や家族事情など、やむを得ない理由で店舗を閉める場合
- 後継者不在により店舗運営の継続が難しい場合
- 本部の指導や契約条件との不一致が生じ、双方の合意により閉鎖する場合
多くのフランチャイズ契約では「閉鎖の〇日前までに書面で届け出ること」と期間が明記されています。そのため、閉鎖を検討した段階で早めに届出書の準備を行うことが推奨されます。
加盟店閉鎖届出書に盛り込むべき主な項目
加盟店閉鎖届出書では、以下の項目を明確に記載することが重要です。
- 届出者（個人／法人）の情報
- 加盟店情報（名称、所在地、加盟店番号など）
- 閉鎖理由
- 閉鎖予定日
- 返却物・設備
- 備品の取り扱い
- 顧客や会員への対応方法
- 金銭精算の内容
- 契約関係の終了についての確認
- 商標・ロゴ・Web表記などの削除誓約
- トラブル発生時の責任範囲
- 特記事項
これらを網羅することで、閉鎖後のトラブル（保証金返還、看板の放置、顧客対応不足によるクレーム等）を防ぐことが可能になります。
条項ごとの解説と注意点
1. 届出者と加盟店情報の明確化
届出書の基礎となるのが「誰が届出を行うか」と「どの店舗を閉鎖するか」です。法人であれば登記上の名称、代表者名、住所を正確に記載する必要があります。加盟店番号や店舗コードが付与されている場合は、必ず記載することで本部側の管理がスムーズになります。
曖昧な記載があると、後の精算や返却物管理に支障が生じるため、正式情報を正確に記載することが不可欠です。
2. 閉鎖理由の記載
閉鎖理由の項目は、フランチャイズ契約の運営状況を把握するために本部が重視する部分です。 閉鎖の理由には以下のようなものが一般的です。
- 経営上の理由（赤字、収益悪化など）
- 契約期間満了
- 家族事情や健康問題
- 事業の転換
- 本部方針との相違
閉鎖理由を正確に記載することで、本部との間であとから「合意した閉鎖理由と違う」といった認識ズレを防止できます。
3. 設備返却・撤去に関する取り決め
多くのフランチャイズでは、本部から以下のような設備が貸与されています。
- 看板
- ロゴ入り外装物
- レジ、POSシステム
- 制服、什器、備品
- 冷凍冷蔵設備（飲食系の場合）
- マニュアルや業務端末
これらの扱いを誤ると損害金が発生することがあるため、「返却物のリスト」「返却期限」「廃棄物の扱い」などは必ず記載し、双方で認識を一致させることが重要です。
4. 顧客対応の記載
フランチャイズ店舗には、会員制度やポイント制度が導入されている場合が多く、閉鎖時には以下への対応が必須となります。
- 既存顧客への告知方法（掲示、書面、メールなど）
- ポイントの失効や引継ぎの案内
- 予約済みサービスがある場合の処理
- クレーム・問い合わせ窓口の整備
特に飲食、サービス、美容系の業態では、顧客対応の不備によるトラブルが後を絶ちません。届出書に対応方針を明記することは非常に有効です。
5. 金銭精算について
加盟店閉鎖時に必要となる代表的な精算事項は以下です。
- ロイヤリティの残額支払い
- 仕入代金の清算
- 保証金返還の有無
- 違約金の発生有無
- 在庫買取の有無
契約によっては「閉鎖時の看板撤去費用は加盟店負担」などの定めもあるため、届出書であらかじめ整理し、本部と合意しておくことが望ましいです。
6. 商標・ノウハウの使用禁止
閉鎖後にロゴ入り看板が放置されていたり、WebサイトやSNSがそのまま残されているケースが多く見受けられます。 これらは商標権侵害につながり、重大なトラブルの原因になります。
そのため、本届出書には「閉鎖日までにロゴや商標、看板を完全撤去する」旨を明記する必要があります。
7. トラブル発生時の責任範囲
閉鎖作業中に以下のような問題が生じることがあります。
- 設備撤去時の破損
- 近隣からの騒音クレーム
- 行政手続きの未処理
- 顧客への告知不足
こうしたトラブルの責任は、契約に基づき原則として加盟店側にあります。届出書で責任の所在を明確にすることで、双方の曖昧な解釈を防ぐことができます。
8. 特記事項の扱い
特記事項は、本部と加盟店の間で特殊な状況がある場合に利用されます。 例えば、
- 閉鎖後に別ブランドでの新規出店を予定している
- 一部設備を加盟店側が買い取りたい
- 本部側の事情で閉鎖を早める必要がある
など、一般的な閉鎖プロセスとは異なる要素を調整する際に役立ちます。
加盟店閉鎖届出書を作成・利用する際の注意点
- 本部所定の様式がある場合は必ずそれを使用する
- 閉鎖日や返却期限など、日にちの記載を曖昧にしない
- 設備返却リストを作成し、双方で確認する
- 顧客告知文案は必ず本部に確認を取る
- 精算項目は契約書と照らし合わせて記載する
- 閉鎖理由を虚偽の内容で記載しない
- 商標撤去は遅延すると損害賠償の対象となる場合がある
- 店舗SNSやWeb掲載情報も忘れずに削除する
書面の不備や記載漏れは、閉鎖後のトラブルの大きな原因になるため、細部まで確認したうえで提出することが重要です。
まとめ
加盟店閉鎖届出書は、フランチャイズにおける店舗撤退を円滑に進めるうえで欠かせない重要な文書です。閉鎖理由、返却物、顧客対応、精算事項、商標の扱いなどを体系的に整理することで、閉鎖手続きの抜け漏れを防ぎ、トラブルを最小限に抑えることができます。
フランチャイズ本部との適切なコミュニケーションを図る上でも、本届出書は実務的な効力を持つ重要書面です。閉鎖を検討する段階から早めに準備し、契約書と照らし合わせながら、正確な内容で提出することが推奨されます。
