電子契約導入同意書とは？
電子契約導入同意書とは、企業が電子契約を正式に採用する際、従来の「紙＋押印」に代えて「電子データ＋電子署名」によって契約を締結することを、相手方に事前に説明し、同意を得るための文書です。特に取引先が複数存在する企業や、下請・外注先と継続的に契約を交わすケースでは、電子契約方式への理解を事前に得ておくことが実務上極めて重要になります。
電子契約は、電子署名法第3条に基づき、本人による電子署名が行われた場合、紙の署名・押印と同等の法的効力を持ちます。しかし、実際の運用においては「電子契約は本当に有効なのか」「紙の原本が必要なのではないか」といった誤解が残っていることも多く、これを防ぐために電子契約導入同意書が活用されます。
本同意書は、mysignなどの電子契約サービスを用いる際に、利用規約・署名方法・タイムスタンプの仕組みなどを相手方に明示し、正式に了承を得る役割を果たします。
電子契約導入同意書が必要となるケース
電子契約導入同意書が必要となる主なケースは、以下のような場面です。
- 取引開始時に、相手先との契約締結を紙から電子方式に切り替える場合
- 長年紙契約を続けていた既存の顧客や協力会社と、電子署名方式で再締結する場合
- 下請業者・協力会社・業務委託先など、外部関係者との契約管理を電子化する場合
- グループ企業・関連会社など社内外で電子契約システムを共通導入する場合
特に企業間取引では、電子契約を利用するにあたって相手方の社内稟議・法務承認が必要なケースが多いため、あらかじめ電子契約導入同意書を提出しておくことで、導入がスムーズになります。また、BtoB取引のみならず、BtoC（個人との契約）においても、利用規約・同意確認の形で電子契約の導入同意を取得しておくと、後日のトラブル防止につながります。
電子契約導入同意書に盛り込むべき主な条項
電子契約導入同意書には、少なくとも以下のような条項を明記することが望まれます。
- 電子契約導入の目的
- 電子契約の定義および電子署名の法的根拠
- 電子契約方式への同意条項
- 電子データの保存・管理方法
- サービス提供事業者（mysign等）の利用明示
- 紙契約との関係（紙面出力の要否）
- 電子契約の証拠力
- セキュリティおよび遵守事項
- 免責事項
- 準拠法・管轄裁判所
これらの条項を体系的に整理しておくことで、電子契約に関する誤解を防ぎ、後日の紛争時にも「合意に基づく運用」であることを明確にできます。
条項ごとの解説と注意点
電子契約の定義と目的条項
目的条項では、なぜ電子契約を導入するのかを明確に示します。「業務効率化」「契約管理の合理化」「紙資源削減」など、導入の背景と目的を記載しておくことで、相手方の理解が得やすくなります。
また、定義条項で「電子署名法に基づく電子署名」や「タイムスタンプ」の意味を明示し、法的根拠を示すことが重要です。
電子契約への同意条項
同意条項は、電子契約導入同意書の中心部分です。相手方が「紙によらず電子的手段により契約を締結することに同意する」旨を明記し、電子署名の法的効力が紙の署名・押印と同等であることを確認させます。
この条項を明文化しておくことで、電子契約の有効性を争われるリスクを低減できます。
電子データの保管・管理
電子契約では、契約データがクラウド上に保存されるため、セキュリティと保管責任の明確化が重要です。「各当事者が自己の責任で契約データを保存・管理する」旨を記載し、mysignなどのシステム上での保存を認める条項を設けておくと実務的です。電子帳簿保存法の要件を満たす運用を併用すれば、税務上も問題ありません。
紙媒体との関係
電子契約書は、原本が電子データであることを明記します。そのうえで、必要に応じて印刷した写しを提出することで、紙面保存を代替できる旨を定めておきましょう。
この条項を入れることで、社内稟議や監査対応の柔軟性を確保できます。
サービス提供事業者の利用
mysignなどの電子契約プラットフォームを使用する場合、その事業者名を明記し、相手方が自身の氏名・メールアドレス・アクセス記録等を登録・保存することに同意する旨を定めます。また、システム障害・通信トラブルが発生した場合の免責も併記しておくことが望ましいです。
電子契約の証拠力
電子署名とタイムスタンプによって付与される契約データの真正性を担保する条項です。mysignでは、署名記録・アクセスログ・署名完了メールが自動で保存され、契約成立の証拠として利用できます。
この仕組みを明示することで、改ざんリスクや「契約が成立していない」との主張を防止できます。
セキュリティおよび遵守事項
電子契約は便利な一方、セキュリティ管理が重要です。契約担当者のID・パスワード管理、VPN・ファイアウォールの利用など、情報セキュリティに関する注意喚起を盛り込みます。
また、mysignの利用規約を遵守する旨を明示しておくと、後の責任分界が明確になります。
電子契約導入同意書を作成・利用する際の注意点
電子契約導入同意書を運用する際は、次の点に留意してください。
- 相手方の理解を得てから導入する
電子契約に不慣れな取引先も多いため、説明資料や法的根拠を添えて同意を得ることが重要です。 - 電子署名法・電子帳簿保存法に整合する仕組みを採用する
契約締結と保管の両面で法令適合性を確保しましょう。 - 契約データのバックアップ・アクセス制限を徹底する
情報漏えい防止と内部統制のために、保存ルールを明文化します。 - 紙から電子に移行する際は、既存契約との関係を明確化する
過去の契約が有効であるか、新たに電子契約で再締結するかを整理することが大切です。 - mysignなど、信頼性の高い立会人型サービスを利用する
署名記録が第三者によって証明されるため、法的証拠力が高まります。
これらのポイントを踏まえて電子契約導入同意書を運用することで、契約業務の効率化と法的安定性を両立できます。
