従業員の生成AI利用規程・契約書とは？
従業員の生成AI利用規程・契約書とは、ChatGPTなどの生成AIを業務に活用する際のルールや禁止事項、責任の所在を明確に定めた文書です。
AIは便利である一方、その仕組み上「外部サーバーで処理される」「生成内容の正確性が保証されない」「著作権や肖像権に抵触する可能性がある」といったリスクを抱えています。規程や契約書を設けることにより、従業員が遵守すべき基準を明確にし、企業としてのコンプライアンスを担保できます。
特に重要なのは、
- 入力してはならない情報の範囲（顧客情報、個人情報、営業秘密など）
- 成果物の権利帰属
- 違反時の懲戒や損害賠償責任
- 利用記録や監査のルール
といった項目です。
従業員の生成AI利用規程・契約書が必要となるケース
企業において生成AI利用規程が必要となる典型的なケースは以下の通りです。
- 情報漏えいリスクがある業務
研究開発や営業活動など、社外秘情報を多く扱う場面では、AIへの不用意な入力が漏えいにつながる可能性があります。 - 顧客データを扱う業務
個人情報を含む相談記録や契約書類などを誤って入力すると、個人情報保護法違反に発展しかねません。 - 生成物を対外的に利用する業務
広報資料やプレスリリースをAI生成物に頼る場合、その正確性や著作権の有無を事前に確認する必要があります。 - 業務効率化のために積極的にAIを導入する企業
社内でAI活用を推奨する一方で、一定のリスク管理ルールがなければ逆効果になるため、規程整備が不可欠です。
従業員の生成AI利用規程・契約書に盛り込むべき主な条項
規程・契約書には、以下のような条項を必ず盛り込むことが推奨されます。
- 目的条項（AI利用の趣旨）
- 定義条項（AI・成果物・機密情報などの用語整理）
- 利用範囲の制限
- 機密情報の取扱い禁止
- 成果物の権利帰属
- 成果物の確認義務
- 禁止行為の明確化
- 監査・記録保存に関する規定
- 違反時の懲戒・損害賠償
- 管轄裁判所や協議解決条項
条項ごとの解説と注意点
目的条項
AI利用の趣旨を定める条項です。「業務効率化」「適正な情報管理」といった基本方針を示すことで、規程全体の方向性が明確になります。
定義条項
「AI」「機密情報」「成果物」といった用語を明確に定義することで、解釈の余地を最小化できます。特に「機密情報」には顧客情報・営業秘密・個人情報を含めることが重要です。
利用範囲の制限
業務目的以外での利用を禁止することで、私的利用や不適切利用を防止します。利用できる場面を限定することで、従業員の意識付けにもつながります。
機密情報の取扱い禁止
最も重要な条項の一つです。生成AIは入力データを学習や解析に利用する可能性があるため、企業秘密や顧客情報を入力することを明確に禁じる必要があります。
成果物の権利帰属
AIが生成したテキストや画像の権利は会社に帰属することを定めます。著作権法上AI生成物の扱いは不明確な部分もあるため、あらかじめ契約上で整理しておくことが望ましいです。
成果物の確認義務
AIの生成結果は必ずしも正確ではありません。そのため「従業員は必ず確認・修正を行う」と明記することで、誤情報拡散のリスクを抑制できます。
禁止行為の明確化
差別的表現や誤解を与える利用を禁止する条項を置くことで、企業ブランドの毀損を防げます。
監査・記録保存
利用履歴を保存・監査できる旨を定めることで、トラブル発生時の証拠確保につながります。
違反時の懲戒・損害賠償
違反に対しては懲戒処分や損害賠償を求める可能性を明記することで、従業員に強い抑止力を与えます。
管轄裁判所
万一の紛争時に備え、合意管轄裁判所を明記しておくことも重要です。
契約書を作成・利用する際の注意点
- 業務内容に応じて具体的な禁止事項を追加すること
- 技術進化に合わせて定期的に改訂すること
- 労働契約や就業規則との整合性を確認すること
- 従業員説明会や研修を実施し、理解浸透を図ること
- 規程違反時の処分基準を明確にしておくこと
こうした工夫により、形式的な文書にとどまらず、実際に機能する規程へと昇華させることが可能になります。
注意点
- 生成AIは誤情報を出力する可能性があるため、利用前に必ず人間の確認を経ること
- 機密情報・個人情報を入力しないことが最重要ルール
- 成果物の権利関係や利用範囲を明確に契約で整理しておくこと
- 技術進化や法改正を踏まえて、定期的に規程をアップデートすること
- 契約書の導入だけでなく、教育・監査と組み合わせて運用すること
