「電子契約を送る時、どんな案内文を書けばいいのか分からない…」そんな悩みを感じたことはないでしょうか。
特に、初めて電子契約を送る相手には、突然URLだけを送ってしまうと、不審に思われたり、確認が止まったりするケースもあります。紙契約に慣れている取引先ほど、「どう操作すればいいのか」「法的に問題ないのか」と不安を感じやすいためです。
また、メールだけでなく、LINE・SMS・チャットツールで契約URLを送る場面も増えており、媒体ごとに適した文章の温度感も変わります。短すぎる案内では冷たい印象になり、逆に説明が長すぎると読まれないことも少なくありません。
そこでこの記事では、電子契約で実際によく使われる案内文・メール例文を、シーン別にまとめて紹介します。導入のお知らせ・署名依頼・URL送付・リマインド・完了通知・QRコード案内まで、そのまま使いやすい形で整理しています。
電子契約に慣れていない相手へ配慮した文面や、個人事業主・小規模事業者でも使いやすい実務向けのポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
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電子契約導入のお知らせ文【例文・テンプレ】
電子契約を導入する際は、単に「今後は電子契約になります」と伝えるだけでは、相手に不安を与えてしまうことがあります。特に、紙契約に慣れている取引先では、「何をすればいいのか」「操作は難しくないのか」が分からず、契約確認が止まるケースも少なくありません。
導入案内では、変更理由だけでなく、相手側の負担が少ないことまで伝えることが重要です。ログイン不要・スマホ対応・紙の郵送不要など、相手にとって分かりやすいメリットを簡潔に添えることで、スムーズに受け入れてもらいやすくなります。
取引先へ導入を案内する文例
取引先へ送る場合は、業務変更のお知らせとして、丁寧さと分かりやすさのバランスが重要です。
長すぎる説明は読まれにくいため、導入理由と今後の流れを簡潔にまとめると伝わりやすくなります。
平素よりお世話になっております。
このたび弊社では、契約業務の効率化およびペーパーレス化のため、電子契約システムを導入いたしました。
今後の契約手続きにつきましては、順次電子契約にてご案内させていただく予定です。
お手続きは、メールやURLから内容をご確認いただき、スマートフォンやPCからご対応いただけます。
なお、専用アカウント登録などは不要です。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
電子契約に慣れていない取引先が多い場合は、「ログイン不要」「スマホ対応」「数分で完了」などを入れると安心感につながります。
逆に、「電子署名」「認証」など専門用語を並べすぎると、難しい印象を与えてしまうこともあります。
社内向けに電子契約導入を共有する文例
社内向けの場合は、取引先向けよりも「運用変更」を分かりやすく整理することが重要です。誰が何を対応するのか、紙契約と何が変わるのかを簡潔に共有すると、現場で混乱しにくくなります。
各位
このたび、契約業務の効率化を目的として、電子契約システムを導入いたします。
今後は、一部契約書について紙での押印・郵送対応を廃止し、電子契約へ順次切り替えを行います。
対象となる契約については、メールまたは契約URLを通じて先方へご案内をお願いいたします。
詳細な運用方法につきましては、別途マニュアルを共有いたします。
ご不明点がある場合は、担当部署までご確認ください。
社内向け案内では、「現場がどう変わるか」を書かないと、結局これまで通り紙契約が使われ続けるケースもあります。
「押印申請が不要になる」「郵送対応が減る」など、現場目線の変化を伝えると浸透しやすくなります。
電子契約切替のお知らせ文【コピペ可】
紙契約から電子契約へ切り替える際は、「急に運用が変わる」という印象を与えないことが重要です。
特に、長年紙契約でやり取りしている取引先ほど、「これまで通り紙では駄目なのか」と不安を感じるケースがあります。
切替案内では、変更理由だけでなく、相手側の負担が増えないことを伝えることが大切です。
「スマホ対応」「印刷不要」「ログイン不要」などを添えることで、心理的ハードルを下げやすくなります。
紙契約から電子契約へ変更する際の文例
切替案内では、運用変更のお知らせとあわせて、「これまでと何が変わるのか」を分かりやすく伝えることが重要です。
一方的な通知になりすぎると、相手が不安を感じやすくなるため、配慮のある文章を意識するとスムーズです。
平素よりお世話になっております。
このたび弊社では、契約手続きの効率化およびペーパーレス化推進のため、契約書の締結方法を順次電子契約へ切り替えることとなりました。
今後のご契約につきましては、メールまたは契約URLを通じて電子契約をご案内させていただく予定です。
紙の契約書への押印・郵送対応は不要となり、スマートフォンやPCからご確認・お手続きいただけます。
なお、専用アカウント登録などは不要です。
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
既存取引先へ切替をお願いする際の注意点
既存取引先へ案内する場合は、「こちら都合で変更している」という印象を与えない配慮が重要です。
特に、年配の担当者やITツールに慣れていない企業では、電子契約そのものに抵抗感を持つケースもあります。
そのため、「操作が難しくないこと」「紙より手間が減ること」を先回りして説明すると、切替が進みやすくなります。
逆に、電子署名や認証方式など専門用語を並べすぎると、必要以上に難しい印象を与えてしまうことがあります。
いつもお世話になっております。
今後の契約手続きにつきまして、弊社では電子契約への切替を進めております。
従来のような印刷・押印・郵送作業が不要となり、スマートフォンやPCから簡単にご確認いただけます。
また、専用アカウント登録なども不要で、メールやURLからそのままお手続きいただけます。
ご不安な点などございましたら、サポートいたしますのでお気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
電子契約送付時の案内メール文【そのまま使える例文付き】
電子契約では、契約URLを送るだけでは相手が不安に感じてしまうことがあります。
特に、初めて電子契約を受け取る相手の場合、「怪しいメールではないか」「何をすればいいのか分からない」と感じ、確認が止まってしまうケースも少なくありません。
そのため、送付時には「誰からの連絡なのか」「何をすればよいのか」「難しい操作は不要なのか」を簡潔に伝えることが重要です。
特に、会員登録不要・スマホ対応・署名のみで完了できることを添えると、相手の心理的ハードルを下げやすくなります。
基本の送付メール文例
メールで送る場合は、丁寧さと分かりやすさのバランスが重要です。説明が長すぎると読まれにくくなるため、相手が実際に必要な情報を整理して伝えると、確認率も上がりやすくなります。
お世話になっております。
マイサイン（mysign.jp）より、電子契約書をお送りしております。
お手数ですが、メール内容をご確認いただき、ご対応をお願いいたします。
なお、スマートフォン・PCどちらからでもご確認いただけます。
会員登録などは不要です。
※すでに契約メールが送信されております。
※迷惑メールフォルダへ振り分けられる場合がございます。
※完了報告などは不要です。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
実際の運用では、「契約メールが届いていない」という問い合わせの多くが、迷惑メールフォルダへの振り分けです。
そのため、事前案内で一言入れておくだけでも、やり取りが止まりにくくなります。
LINE・SMS・チャットで送る場合の案内文例
LINE・SMS・チャットツールで送る場合は、メールよりも短く簡潔な文章が好まれます。ただし、URLだけを送ってしまうと不審に見えることもあるため、最低限の説明は添えることが重要です。
短文でも、「電子契約であること」「登録不要であること」を入れるだけで、相手の不安を減らしやすくなります。
【LINE向け例文】
お世話になっております。
電子契約をお送りしておりますので、ご確認をお願いいたします。
メールに契約URLが届いております。
スマホからそのままご対応可能です。
※会員登録などは不要です。
【SMS向け例文】
電子契約をメールにてお送りしております。
メール内URLよりご確認をお願いいたします。
※迷惑メールフォルダへ入る場合があります。
※登録不要です。
【チャット向け例文】
お世話になっております。
先ほど電子契約をお送りしておりますので、ご確認をお願いいたします。
メール内URLからそのままご対応いただけます。
会員登録などは不要です。
LINEやチャットでは、堅すぎる文章よりも、短く自然な文面の方が読まれやすい傾向があります。 一方で、SMSは文字数制限があるため、必要情報を絞って送る方が伝わりやすくなります。
電子契約署名依頼メール文【テンプレ付き】
電子契約では、契約URLを送るだけでなく、「署名や確認をお願いする文章」も重要になります。特に、相手側が電子契約に慣れていない場合は、「どこまで対応すれば完了なのか」が分からず、手続きが止まってしまうケースもあります。
署名依頼では、「何をしてほしいのか」をシンプルに伝えることが重要です。確認・署名・送信完了までの流れを短く整理することで、相手も対応しやすくなります。
署名・確認を依頼する文例
署名依頼メールでは、契約確認だけでなく、「どの操作をすれば完了なのか」を明確にすることが大切です。特に、契約書確認だけで終わってしまうケースもあるため、「署名対応をお願いします」と一言添えると伝わりやすくなります。
お世話になっております。
マイサイン（mysign.jp）より、電子契約書をお送りしております。
お手数ですが、内容をご確認いただき、署名手続きをお願いいたします。
メール内のURLよりアクセスいただき、そのままスマートフォンまたはPCからご対応いただけます。
※会員登録などは不要です。
※署名完了後、自動で契約完了となります。
※完了報告などは不要です。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
電子契約では、「確認だけして未署名」の状態で止まることも少なくありません。そのため、「署名をお願いします」「完了までお願いします」と明記すると、対応漏れを防ぎやすくなります。
初めて電子契約を使う相手への説明文例
初めて電子契約を利用する相手には、「難しい操作がないこと」を先回りして伝えることが重要です。特に、紙契約に慣れている相手ほど、「アプリが必要なのでは」「登録が必要なのでは」と不安を感じやすくなります。
そのため、「スマホだけで対応できる」「会員登録不要」などを事前に伝えると、確認率も上がりやすくなります。
お世話になっております。
今回、電子契約にて契約書をお送りしております。
初めての場合でも、メール内URLからそのまま簡単にご対応いただけます。
スマートフォン・PCどちらでもご利用可能です。
また、会員登録やアプリインストールなどは不要です。
内容をご確認いただき、画面案内に沿ってご署名をお願いいたします。
※迷惑メールフォルダへ振り分けられる場合があります。
※ご不明点がございましたら、お気軽にご相談ください。
実際には、「難しそうだから後で見よう」と思われ、そのまま止まってしまうケースもあります。最初の説明文で不安を減らしておくことが、契約完了率にもつながります。
電子契約URL送付文【短文テンプレ】
電子契約では、契約URLだけを送る場面も少なくありません。ただし、説明なしでURLだけを送ってしまうと、相手に不審な印象を与えてしまうケースがあります。
特に、SMS・LINE・チャットでは短文になりやすいため、「何のURLなのか」を一言添えることが重要です。短くても目的が伝わる文章にすることで、相手も安心して確認しやすくなります。
URLのみを簡潔に送る文例
短文で送る場合は、「契約確認」「署名依頼」など、相手に必要な行動を明確にすることがポイントです。情報を詰め込みすぎるよりも、まず開いてもらうことを意識した方が伝わりやすくなります。
お世話になっております。
電子契約をお送りしておりますので、ご確認をお願いいたします。
下記URLよりご対応いただけます。
https://sample.jp
※会員登録不要です。
※スマートフォンからもご利用いただけます。
契約確認用URLをお送りいたします。
下記よりご確認・ご署名をお願いいたします。
https://sample.jp
※ログイン不要です。
URL送付時は、「ログイン不要」「スマホ対応」を入れるだけでも、確認率が変わることがあります。特に、初回取引では、安心感を与える一文が重要になります。
スマホ確認を前提にした短文例
スマホで確認する前提の場合は、長文よりも短く読みやすい文章の方が伝わりやすくなります。特に、LINEやSMSでは、改行を少なくして簡潔にまとめると確認されやすくなります。
スマホ向けでは、「すぐ終わる」「簡単に確認できる」と分かる文章にすると、相手も対応しやすくなります。
電子契約をお送りしております。
下記URLよりご確認をお願いいたします。
https://sample.jp
スマホからそのままご対応いただけます。
※会員登録不要です。
ご契約確認用URLです。
お手数ですが、ご確認・ご署名をお願いいたします。
https://sample.jp
スマホのみでも完了可能です。
実際には、「後でPCで確認しよう」と思われ、そのまま忘れられてしまうケースもあります。そのため、「スマホだけで完了できる」と伝えることで、早めの対応につながりやすくなります。
電子契約リマインド文【催促メール例文】
電子契約では、契約URLを送ったあとに「未確認」「未署名」のまま止まってしまうケースも少なくありません。
特に、メール埋もれや迷惑メール振り分けによって、相手が気づいていないこともあります。
そのため、電子契約では“やさしいリマインド”を行うことが重要です。
強い催促ではなく、「念のためのご確認」という温度感で送ることで、相手も対応しやすくなります。
未署名時のやさしい催促メール文例
リマインドメールでは、「まだ対応していないですよね」という圧を出しすぎないことが重要です。相手が単純に見落としているケースも多いため、柔らかい文章の方が確認してもらいやすくなります。
お世話になっております。
先日お送りいたしました電子契約につきまして、念のためご確認のご連絡となります。
すでにご対応済みの場合は、行き違いとなりましたら申し訳ございません。
未対応の場合は、メール内URLよりご確認・ご署名をお願いいたします。
※会員登録などは不要です。
※スマートフォンからもご利用いただけます。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
電子契約のご確認につきまして、念のため再送させていただきます。
お手数ですが、メール内URLよりご対応をお願いいたします。
すでにご対応済みの場合は、恐れ入りますがご容赦ください。
「行き違いでしたら申し訳ありません」を入れるだけでも、催促感を和らげやすくなります。特に、取引先との関係性を重視する業種では、柔らかい表現が重要になります。
期限が近い場合のリマインド文例
契約期限が近い場合は、やさしさを残しつつ、「期限」を明確に伝えることが重要です。曖昧な案内だと、さらに後回しにされてしまうケースもあります。
ただし、強い言い回しにすると圧迫感が出るため、期限共有を中心に整理すると自然です。
お世話になっております。
先日お送りしております電子契約につきまして、ご確認期限が近づいておりますので、ご連絡差し上げました。
お手数ですが、メール内URLよりご確認・ご署名をお願いいたします。
すでにご対応済みの場合は、行き違いとなりましたら申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
電子契約の確認期限が近づいております。
お手数ですが、メール内URLよりご対応をお願いいたします。
※スマートフォンからもご確認いただけます。
※ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。
実際には、「確認しようと思って忘れていた」というケースも非常に多くあります。そのため、リマインドは催促というより、「思い出してもらうための案内」と考える方が自然です。
電子契約完了通知文【送信例あり】
電子契約では、署名完了後の「完了通知」も重要なやり取りのひとつです。
契約が正常に完了したことを共有することで、相手側も安心しやすくなります。
特に、初めて電子契約を利用する相手には、「これで契約完了です」と分かる案内があると親切です。
完了後の流れや、契約控えの扱いもあわせて伝えることで、問い合わせ防止にもつながります。
契約完了後に送る通知文例
契約完了通知では、「締結完了」を明確に伝えることが重要です。特に、相手が「まだ何か操作が必要なのでは」と不安になるケースもあるため、完了済みであることを分かりやすく整理すると安心感につながります。
お世話になっております。
電子契約につきまして、署名手続きが完了いたしましたのでご連絡申し上げます。
これにて契約締結完了となります。
ご対応いただき、誠にありがとうございました。
契約書控えにつきましては、送付済みメールよりご確認いただけます。
今後ともよろしくお願いいたします。
電子契約の締結が完了いたしました。
ご対応いただきありがとうございました。
締結済み契約書につきましては、メール内PDFデータをご確認ください。
何卒よろしくお願いいたします。
完了通知を送ることで、「契約が正常に完了したか不安」という問い合わせを減らしやすくなります。特に、初回契約時は、完了後の案内があるだけでも安心感につながります。
控え共有・お礼を含めた文例
契約完了後は、契約控え共有とあわせて、お礼を入れるケースも多くあります。特に、継続取引がある場合は、事務的になりすぎない文章の方が自然です。
単なる完了通知ではなく、「ご対応ありがとうございました」を入れるだけでも、印象は大きく変わります。
お世話になっております。
このたびは、電子契約へのご対応ありがとうございました。
契約締結が完了いたしましたので、ご連絡申し上げます。
締結済み契約書PDFにつきましては、送付済みメールよりご確認いただけます。
ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
電子契約のお手続きありがとうございました。
契約締結が完了しております。
締結済みPDFデータにつきましては、メールをご確認ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
実際には、「締結後のPDFはどこで見られるのか」という問い合わせも少なくありません。そのため、完了通知で「メールから確認できる」と伝えておくと、やり取りを減らしやすくなります。
電子契約の対面・QRコード案内文【現場対応向け】
電子契約は、メールだけでなく、対面でその場契約を行うケースでも活用されています。特に、店舗・窓口・営業現場では、QRコードを使って契約URLへ案内する運用も増えています。
対面契約では、「今ここで何をすればいいのか」をシンプルに伝えることが重要です。説明が長すぎると逆に分かりにくくなるため、「QRコードを読み取る → 内容確認 → サイン」の流れを簡潔に案内するとスムーズです。
対面契約時の案内文例
対面契約では、相手がその場でスマホ操作を行うケースが多くあります。
そのため、「難しい登録は不要」「数分で終わる」ことを先回りして伝えると、安心して進めてもらいやすくなります。
これから電子契約のお手続きをお願いいたします。
お手持ちのスマートフォンからご確認・ご署名いただけます。
会員登録やアプリインストールなどは不要です。
画面案内に沿って進めていただければ、その場で契約完了までご対応いただけます。
ご不明点がございましたら、そのままスタッフへお声がけください。
電子契約にてご案内いたします。
スマートフォンから内容をご確認いただき、ご署名をお願いいたします。
紙への押印や郵送などは不要です。
その場で完了可能です。
対面契約では、「スマホ操作が苦手」という不安を持つ方も少なくありません。そのため、「スタッフがサポート可能です」と一言入れるだけでも、安心感につながります。
QRコード読み取りを案内する文例
QRコード案内では、「まず何をすればいいのか」を短く伝えることが重要です。特に、店舗や受付などでは、長文よりも視認性を優先した案内の方が伝わりやすくなります。
「QRコードを読み取るだけで契約確認できる」と伝えることで、操作への抵抗感を減らしやすくなります。
スマートフォンでQRコードを読み取り、契約内容のご確認をお願いいたします。
画面案内に沿ってご署名いただくことで、お手続き完了となります。
※会員登録不要
※スマートフォンのみで対応可能です
こちらのQRコードより電子契約ページへアクセスいただけます。
内容をご確認のうえ、ご署名をお願いいたします。
その場で契約完了までご対応可能です。
実際には、「メールを探す手間がない」という理由から、QRコード契約の方がスムーズに進むケースもあります。特に、対面接客や店舗契約では、その場完結できる点が大きなメリットになります。
まとめ：電子契約の案内文も「マイサイン」なら送りやすい
電子契約では、契約URLだけを送るのではなく、「誰から届いた契約なのか」「どう対応すればいいのか」を相手へ分かりやすく伝えることも重要です。特に、初めて電子契約を受け取る相手ほど、「怪しいメールではないか」「何をすればいいのか分からない」と不安を感じるケースがあります。
そのため、電子契約では“契約内容”だけでなく、“案内メールの安心感”も重要になります。実際には、案内文・ロゴ・署名などを整えることで、確認率や契約完了率につながるケースもあります。
案内文を契約送信メールと一緒に送れる
電子契約サービス「マイサイン」では、契約送信メールとあわせて、任意の案内文を送ることが可能です。単にURLだけを送るのではなく、「どの契約なのか」「どのように対応すればよいのか」を事前に伝えやすくなっています。
また、「会員登録不要」「スマホ対応」「そのまま署名可能」といった説明も添えやすく、電子契約に慣れていない相手への配慮もしやすくなっています。
送信元がマイサインでもロゴ設定で安心感を出せる
マイサインでは、契約メールの送信元はマイサインドメインから送信されます。そのため、相手によっては「見慣れないメール」と感じるケースもあります。
そのような場合でも、企業ロゴ設定を行うことで、「どこの会社から届いた契約なのか」を視覚的に伝えやすくなります。
特に、新規取引や初回契約では、ロゴ表示によって安心感につながるケースもあります。「知らないサービスから突然届いた」という印象を減らしやすくなる点も特徴です。
案内メールへ署名も設定できる
マイサインでは、契約送信メールへ署名情報を設定することも可能です。会社名・担当者名・電話番号・メールアドレスなどを表示することで、問い合わせ先も分かりやすくなります。
特に、電子契約に不慣れな相手ほど、「誰に確認すればいいのか」が分かるだけでも安心感につながります。実際には、案内文だけでなく、ロゴ・署名まで整えることで、契約確認率や返信率が改善しやすくなるケースもあります。
法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要
最短1分で契約スタート
