保育園・幼稚園向け電子契約｜入園書類・同意書をスマホで完結

また、個人情報取扱同意書、写真・動画掲載同意書、緊急時対応同意書など、保護者の確認や同意を取得する書類にも活用できます。

職員の雇用契約書や秘密保持誓約書、給食・清掃・送迎等の外部事業者との業務委託契約書にも利用できます。

対面契約モードを利用すると、園側のスマートフォン・タブレット・PCを保護者へ渡し、同じ端末上で入園契約書等の内容確認から署名・同意まで完了できます。

保護者によるマイサインへの会員登録・ログインは不要で、契約開始時のメールアドレス入力やメール認証も必要ありません。

契約完了後は、メール送信・印刷・PDFダウンロードから締結済み契約書の受取方法を選択できます。

マイサインでは、電子契約によって契約を締結することへの同意を独立したチェック項目で確認できます。

同意の有無と同意日時は、管理画面の署名記録と署名記録PDFにも記録されます。

なお、この確認は、入園・保育条件、個人情報、写真掲載等への同意や、制度上別途必要となる電磁的方法への承諾等を代替するものではありません。

ただし、電子的な交付や同意取得が認められる条件は、施設の種類、書類内容、管轄自治体の運用等によって異なる場合があります。

電磁的方法で交付する場合に事前承諾等が必要となる書類については、実際の運用開始前に施設の顧問専門家や管轄自治体へ確認してください。

通常契約では、契約相手を指定して入園契約書や保育利用契約書をメールで送信できます。

家庭ごとに利用条件、保育時間、延長保育の有無、追加費用等が異なる場合でも、個別の契約書として締結できます。

送信後は契約ごとの状態を管理画面で確認できます。

公開契約は、個人情報取扱同意書や写真・動画掲載同意書等、同じ内容の書類を複数の保護者へ案内する場合に適しています。

家庭ごとに契約内容が異なる書類は通常契約、共通内容の書類は公開契約という形で使い分けられます。

公開契約を利用すると、同じ内容の同意書から紹介リンクとQRコードを発行できます。

写真・動画掲載同意書、個人情報取扱同意書等を複数の保護者へ案内し、それぞれ個別に署名を受けられます。

1枚の書類へ複数人がまとめて署名するのではなく、保護者ごとに独立した締結済み書類として保存されます。

公開契約で発行したQRコードを、入園説明会や保護者会の会場で案内できます。

保護者は自身のスマートフォンでQRコードを読み取り、必要事項を入力したうえで書類の確認と署名を進めます。

来園した保護者にはQRコード、欠席した保護者には同じ書類の紹介リンクという使い分けが可能です。

契約相手となる保護者は、マイサインの会員登録やログインを行わずに書類を確認・署名できます。

専用アカウントの作成やパスワード管理、アプリのインストールは必要ありません。

保護者はスマートフォンやPCから契約書・同意書を開き、そのまま署名できます。

書類には、フリーテキスト、手書きサイン、押印、チェックボックスを設定できます。

送迎の合間や帰宅後など、保護者が対応しやすい時間に自身の端末から手続きを進められます。

契約書PDFの必要な位置にフリーテキストやチェックボックスを配置できます。

写真・動画の園内掲示、園だより、園のWebサイト・SNS等への掲載について複数の確認欄を設ける場合にも利用できます。

チェックボックスは必須・任意を設定できますが、チェックだけで契約手続きが完了するのではなく、最終的な署名完了操作と組み合わせて使用します。

通常契約では、1つの契約につき最大5名まで契約相手を設定できます。

父母双方の署名が必要な契約にも対応できます。

複数名を指定した場合は、指定した契約相手全員の署名が完了した時点で契約完了となります。

署名が完了していない場合は管理画面からリマインドを送信できます。リマインドを送ると保護者へ再度メールが届き、リンクの有効期限も再び14日間延長されます。

入園手続きの締切前に未署名の家庭を確認し、対象保護者へ個別に再案内できます。

開始日・終了日を設定する場合も、1回の公開期間は最大180日間です。

公開終了予定日の7日前には通知が行われ、必要に応じて公開期間を延長できます。

新年度の入園手続きや年度ごとの同意書回収など、案内期間を限定して運用できます。

ただし、契約者として保護者名を登録しただけでは、園児名が自動的に検索項目へ登録されるわけではありません。

契約タイトルや備考へ「年度・クラス・園児名」等を入力する園内ルールを定めることで、園児名や年度から書類を探しやすくなります。

各書類は保管書類一覧で管理し、契約タイトル、保護者氏名、メールアドレス、契約日、備考等から検索します。

「2026年度・ひよこ組・園児名・書類名」のように命名方法を統一することで、同じ園児に関する書類を検索しやすくできます。

必要な書類はPDFとして個別にダウンロードでき、複数の書類をZIP形式でまとめて取得することも可能です。

ただし、監査で必要となる書類、対象園児、提出方法、PDFでの提出可否等は自治体・施設区分によって異なります。事前に監査担当部署へ確認してください。

保管書類一覧から対象となる契約書・同意書を選択し、ZIP形式で一括ダウンロードできます。

一度に一括ダウンロードできる書類は最大50件です。

50件を超える場合は、年度、契約日、書類名等で分けて複数回ダウンロードしてください。

通常契約等でメールアドレスを利用して締結した場合、締結済み契約書PDFを保護者へ案内できます。

対面契約モードでは、契約完了後にメール・印刷・PDFダウンロードから受取方法を選択できます。

園だけでなく、契約相手側でも締結済み書類を保管できる運用にできます。

契約が完了すると、契約書PDFとは別に署名記録PDFが生成されます。

契約タイトル、契約ID、署名者の氏名・メールアドレス等の記録がある契約ではその情報、署名日時、契約完了日時等を確認できます。

保護者がいつ署名したかを、締結済み契約書と署名記録をあわせて確認できます。

通常契約では指定したメールアドレスへの案内、公開契約ではQRコードまたは紹介リンクから手続きを進めます。

厳格な本人確認が必要となる書類へ利用する場合は、園側での対面確認や別の本人確認方法との組み合わせを検討してください。

紙で回収した入園契約書や同意書をスキャンしてPDFにすれば、保管書類としてマイサインへアップロードできます。

アップロードできるファイルはPDF形式で、1ファイルにつき最大10MB・200ページまでです。パスワード設定済みPDFは解除してからアップロードする必要があります。

新しく電子契約で締結した書類と、過去の紙書類をPDF化したデータを同じ保管書類一覧で管理できます。

入園時の契約内容を在園中に確認する場合や、卒園後に過年度の同意内容を確認する場合にも、保管期間中は管理画面から閲覧・ダウンロードできます。

年度ごとに増えていく契約書・同意書を国内データセンターで長期間保管できます。

重要事項説明書等について電磁的方法による交付・確認を行う場合は、施設区分や自治体等によって必要な要件が異なる可能性があります。

また、アレルギー、園児引渡し、緊急時対応等については、電子署名の取得だけで園側に必要な確認行為を代替するものではありません。

実際の運用ルールを整理し、必要に応じて管轄自治体や専門家へ確認してください。