保育園・幼稚園向け電子契約｜入園書類・同意書をスマホで完結

シンプル料金送信料0円
追加費用は一切なし

入園時には、入園契約書、重要事項説明書、個人情報取扱同意書など、複数の書類を多くの保護者へ案内します。

マイサインでは、契約書や同意書を送るたびに発生する送信料がありません。

また、入園説明会で利用できるQRコードや、保護者がスマートフォンで記入できる手書きサインなども追加料金なしで利用できます。

園児数や送信回数による追加料金を気にせず、必要な保護者へ書類を案内できます。

電子契約の送信料とは？

電子契約の送信料とは、契約書や同意書を相手に送るたびに発生する1通ごとの手数料です。
園児ごとに複数の書類を案内する場合、送信料が設定されているサービスでは、送信回数に応じて費用が増えることがあります。マイサインでは送信料は発生しません。

立会人記録証明書もダウンロード可契約内容と署名記録を
確認できる電子契約

入園契約書や利用契約書、個人情報取扱同意書などは、保護者が内容を確認し、いつ同意・署名したかを後から確認できる状態にしておくことが重要です。

マイサインは、電子契約に関する法令要件を踏まえた立会人型電子署名方式を採用しています。

契約ID、署名者の氏名・メールアドレス、署名日時、契約完了日時などを記録した「立会人記録証明書PDF」もダウンロード可能です。

保護者との契約内容を確認する際や、自治体等から書類の提示を求められた際に、締結済みPDFと署名記録をあわせて確認できます。

立会人型電子署名方式とは？

立会人型電子署名方式は、電子契約サービスが契約の送信・署名・完了に関する情報を記録し、誰がいつ署名したかを確認できるようにする仕組みです。
マイサインでは、締結済みの契約書PDFとは別に、署名日時や契約完了日時などを記載した立会人記録証明書PDFを保存します。

迷わず使えるシンプルな設計会員登録で
今日から使える

新年度の準備期間には、園児情報の確認、クラス編成、用品の準備などが重なり、新しいシステムの導入に時間をかけにくい場合があります。

マイサインは、導入前のヒアリングや複雑な初期設定を必要としません。

会員登録後に書類のPDFを用意すれば、入園契約書や各種同意書の案内をすぐに始められます。

専用システムの構築や長期間の準備をせず、園の予定に合わせて必要な書類から電子化できます。

PC・スマホでも対応保護者は
会員登録・ログイン不要

保護者へ入園契約書や同意書を案内する際、専用アカウントの作成やパスワードの管理を求めると、操作方法に関する問い合わせが増えることがあります。

マイサインでは、保護者が会員登録やログインを行う必要はありません。

メールで届いた案内や、園から共有されたURL・QRコードを開き、スマートフォンから内容確認と署名を進められます。

送迎の合間や自宅など、保護者が対応しやすい時間に手続きできるため、来園して書類へ記入してもらう負担を減らせます。

メールで送る電子契約契約は1度に
最大5名まで対応

入園契約書や利用契約書では、園と保護者1名だけでなく、父母双方など複数名の確認・署名が必要になる場合があります。

マイサインの通常契約では、1つの契約につき最大5名まで署名者を設定できます。

保護者2名の署名を取得したい場合や、複数の関係者による確認が必要な契約も、1つの契約書で順番に締結できます。

署名者ごとに契約書を分ける必要がなく、入園時の家族構成や園の契約ルールに合わせて運用できます。

マイサインの「通常契約」とは？

通常契約は、契約相手を指定して契約書PDFをメールで送信し、オンライン上で署名完了まで進める基本機能です。
保育園・幼稚園では、入園契約書や利用契約書など、園児・家庭ごとに内容を確認して締結する書類に活用できます。
1つの契約につき、送信者に加えて最大5名まで署名者を設定できます。

複数の同一書類に対応QRコード署名
説明会・保護者会で活用

入園説明会や保護者会では、写真・動画掲載同意書や個人情報取扱同意書など、同じ内容の書類を複数の家庭へ案内する場面があります。

マイサインの公開契約では、登録した書類からQRコードと紹介リンクを発行できます。

来園した保護者には会場でQRコードを提示し、欠席した保護者にはURLを送るなど、状況に応じて案内方法を使い分けられます。

同じ書類を使用しながら、保護者ごとに個別の契約・同意として記録されるため、一斉案内が必要な園の書類に活用できます。

マイサインの「公開契約」とは？

公開契約は、同一内容の契約書や同意書を、複数の相手とそれぞれ1対1で締結できる機能です。
発行したQRコードや紹介リンクを共有し、アクセスした保護者が書類の確認と署名を行います。
写真・動画掲載同意書や行事参加同意書など、共通内容の書類を複数の家庭へ案内する場合に活用できます。

書類に合わせて選べる入力方法手書きサイン・チェックで
保護者の意思を確認

保育園・幼稚園で扱う書類には、署名だけでなく、園児名・住所・緊急連絡先の記入や、複数の確認事項への同意が必要なものがあります。

マイサインでは、手書きサイン、フリーテキスト、チェックボックス、押印を契約書PDFへ配置できます。

重要事項説明書の確認欄、写真掲載の可否、緊急時対応への同意など、書類の内容に応じた確認項目を設定できます。

紙の書類で使用している署名欄や確認欄に近い形で案内できるため、園の書式を活かしながら電子化を進められます。

保護者が確認しやすい案内へメール＆契約画面に
園のロゴを表示

保護者へ初めて電子契約の案内を送る際、見慣れないサービス名だけが表示されると、園から届いた正式な連絡なのか判断しにくい場合があります。

マイサインでは、メールや契約画面に保育園・幼稚園、運営法人のロゴを表示できます。

普段から保護者が目にしている園のロゴを表示することで、入園契約書や同意書が園から届いた正式な案内であることを伝えやすくなります。

複数施設を運営する法人でも、園や法人のブランドに合わせた契約案内を行えます。

送信ミスを気にせず利用送信数ではなく
契約完了件数でカウント

入園シーズンには、多数の保護者へ入園契約書や各種同意書を案内するため、送信先の間違いや書類内容の修正が発生することがあります。

マイサインでは、締結済みとなった契約書を基準に契約件数を管理します。

通常契約を送信した時点では一度仮カウントされますが、同月内に却下された場合は件数が戻るため、保護者のメールアドレスを間違えた場合や、書類を修正して送り直す場合にも対応できます。

入園契約書や利用契約書を一斉に案内する時期でも、送信ミスによる契約件数の消費を抑えながら進められます。

入園時期の件数増加にも対応契約件数を
10件単位で追加できる

新年度の一斉入園だけでなく、年度途中の入園、転園、延長保育の利用開始などにより、予定していた契約件数を超える場合があります。

マイサインでは、月間の契約件数とは別に、必要なときだけ10件単位で契約件数を追加できます。

追加した契約件数には有効期限がないため、未使用分を翌月以降の途中入園や契約変更に利用できます。

一時的な件数増加のために上位プランへ変更する必要がなく、園児の受け入れ状況に合わせて追加できます。

電子帳簿保存法に配慮した設計契約書や他の書類も
まとめて管理

保育園・幼稚園では、新しく電子化した入園契約書と、過去に紙で回収した重要事項説明書や各種同意書が混在することがあります。

マイサインでは、電子契約で締結した書類に加え、既存の契約書や関連書類をPDFでアップロードして保管できます。

契約タイトルや備考に園児名・年度を登録するなど、園内で管理方法を統一することで、紙と電子に分かれていた書類を整理できます。

卒園児の契約内容を確認する場合や、過年度の同意書を探す場合にも、必要な書類を検索して閲覧・ダウンロードできます。

国内データセンターで保管契約書を10年間
マイサインで保管

入園契約書や個人情報取扱同意書などは、締結直後だけでなく、在園中や卒園後に内容を確認する場合があります。

マイサインで締結した契約書やアップロードした書類は、国内データセンターで10年間保管されます。

保護者から過去の契約内容について問い合わせがあった場合や、自治体等から特定年度の書類確認を求められた場合にも、保管中のPDFを確認・ダウンロードできます。

年度ごとに増えていく書類の保管場所を確保する負担を減らし、必要な期間にわたって書類を保持できます。