コンビニ経営・加盟店運営向け電子契約サービス

そのほか、秘密保持誓約書、個人情報取扱同意書、店舗ルール確認書、制服・名札・店舗鍵の貸与確認書、退職合意書など、採用から退職までに取り交わす書類にも活用可能です。

店舗運営に関しては、清掃、害虫駆除、警備、廃棄物回収、冷蔵・冷凍設備の保守などを依頼する外部事業者との業務委託契約書や保守契約書にも利用できます。

学生アルバイト、主婦・主夫のパート、フリーター、深夜勤務者など、従業員ごとに勤務日数・勤務時間・時給・担当業務が異なる雇用契約にも対応できます。

通常契約では、対象となる従業員を指定し、その人の雇用条件を記載した契約書PDFを個別に送信できます。採用決定後から初出勤までの間に案内し、従業員本人による内容確認と署名を進める運用が可能です。

ただし、労働条件通知書を電子交付する場合は、従業員本人が電子メールなどによる交付を希望していることを事前に確認し、従業員が保存・印刷できる形式で交付する運用が必要です。

採用時の確認フォームや事前の連絡で電子交付の希望を確認し、保存可能なPDF形式で案内してください。具体的な記載内容や交付方法について判断が必要な場合は、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署へご確認ください。

最低賃金の改定、昇給、深夜勤務への変更、勤務日数の増減、担当店舗の変更などがあった場合には、雇用契約更新書や労働条件変更合意書を個別に作成して案内できます。

変更後の時給、始業・終業時刻、休憩、休日、担当業務などを明記した書類を従業員ごとに送信できるため、口頭連絡だけで変更を済ませず、双方が確認した記録を残せます。

契約相手は店舗へ出勤して書類を受け取る必要がなく、メールで届いた案内から契約内容を確認できます。

授業や部活動のある学生、早朝シフトの従業員、22時以降に勤務する深夜スタッフなど、店長と顔を合わせる時間が限られる従業員にも、それぞれの都合に合わせて署名を進めてもらえます。

通常契約では、従業員ごとに作成した契約書PDFを、その本人を指定して送信できます。

同じ店舗で働く従業員でも、早朝・日中・深夜の勤務区分、週の勤務日数、時給、試用期間、担当業務などが異なる場合があります。個別の雇用条件を記載した書類をそれぞれの従業員へ案内することで、別の従業員の契約内容を誤って送ることを防ぎやすくなります。

公開契約は、同じ内容の書類を使用し、アクセスした従業員一人ひとりと個別に締結する機能です。

コンビニでは、秘密保持誓約書、個人情報取扱同意書、店舗ルール確認書、制服・備品取扱確認書など、全従業員に共通する書類の案内に適しています。

従業員ごとに書類を作成してメールへ添付する必要がなく、共通の紹介リンクやQRコードから署名してもらえます。

新店舗の開店前研修や複数店舗合同の新人研修でQRコードを提示し、参加者が自分のスマートフォンで読み取って書類を確認する運用が可能です。

研修開始前に秘密保持誓約書や店舗ルール確認書へ署名してもらうことで、POSデータ、売上情報、防犯カメラ映像、顧客情報などを扱う前に、注意事項を確認してもらえます。

研修を欠席した従業員には、同じ公開契約の紹介リンクを別途案内できます。

契約相手となる従業員は、マイサインのアカウントを作成したり、ログインしたりすることなく契約内容を確認できます。

通常契約ではメールで届いた案内、公開契約では紹介リンクまたはQRコードから署名画面を開けます。

短期間勤務のアルバイトや電子契約を初めて利用する従業員にも、アカウント作成の手順を説明する必要がありません。

コンビニ従業員が自宅のパソコンを持っていない場合でも、メールやQRコードから署名画面へアクセスできます。

店舗のバックヤードに共用パソコンを用意したり、紙の契約書を持ち帰って再度提出してもらったりする必要がありません。

契約書PDFの内容を確認したうえで、設定された署名欄や入力欄へ必要事項を入力してもらえます。

雇用契約書には氏名を入力するフリーテキスト欄、店舗ルール確認書には各項目へのチェックボックス、貸与品確認書には制服・名札・店舗鍵などの確認欄を設けられます。

書類の目的に応じて、従業員に確認・入力してもらう項目を指定できます。

なお、チェックボックスだけで署名が完了するものではなく、最終的な同意・署名完了操作と組み合わせて使用します。

そのため、従業員本人だけでなく、身元保証人など複数の関係者による署名が必要な契約にも利用できます。

レジ金、金庫、店舗鍵などを扱う従業員の身元保証契約書について、従業員本人と身元保証人へ同じ契約書を案内する運用が可能です。

実際に必要となる署名者や身元保証の期間・範囲については、自社の就業規則や契約書の内容に応じて設定してください。

採用決定後に雇用契約書を送っても、学生アルバイトがメールを見落としたり、迷惑メールフォルダへ入ったりすることがあります。

初出勤日が近づいても署名されていない従業員へ、管理画面から再案内できます。

契約用リンクには有効期限が設定されますが、リマインド操作により期限を延長しながら再送できます。

締結前の契約書を直接書き換えて差し替えるのではなく、誤った契約と修正版を分けて扱うことで、どの書類が有効なのかを明確にできます。

マイサインでは、却下した契約については使用した契約件数が自動的に戻るため、時給、勤務開始日、勤務時間、配属店舗などの入力ミスがあった場合も、件数を無駄にせず再送できます。

契約タイトルや取引先名などの情報を登録できるため、契約書名に店舗名や店舗コードを含めることで、店舗別に検索しやすくなります。

たとえば、「○○駅前店・雇用契約書・従業員名」のように命名ルールを統一すると、エリアマネージャーや本部の労務担当者が必要な契約書を探しやすくなります。

店舗ごとに異なる命名方法を使わず、運営会社内で登録項目や書類名を統一することが重要です。

電子契約で締結した新しい契約書だけでなく、既存の雇用契約書、誓約書、外部事業者との業務委託契約書、見積書、請求書などもまとめて管理できます。

紙契約と電子契約が混在している移行期間でも、過去の書類を順次PDF化して整理できます。

アップロードした書類は、タイトル、契約日、契約者、契約金額などの情報を登録して検索できます。

床清掃、害虫駆除、警備、廃棄物回収、冷蔵・冷凍設備、空調、コーヒーマシンなどの保守に関する業務委託契約書や保守契約書を個別に送信できます。

作業対象店舗、訪問頻度、業務範囲、契約期間、料金、緊急時の対応条件などを契約書に明記し、運営会社と委託先の双方で確認できます。

契約書の電子化が可能かどうかは、書類の種類や取引条件、関係法令に応じて個別にご確認ください。

加盟店オーナーの判断だけで、紙契約からマイサインへ変更できるとは限りません。

本部が指定する契約手続き、契約システム、本人確認方法、添付書類の提出方法がある場合は、その案内に従う必要があります。

マイサインを使用したい場合は、契約書を送信する前に、本部または契約担当部署へ利用可否を確認してください。

証明書には、契約タイトル、契約ID、署名者の氏名・メールアドレス、署名日時、契約完了日時などが記録されます。

雇用契約書、労働条件変更合意書、秘密保持誓約書について、誰がいつ手続きを完了したかを後から確認できます。

締結済みの契約書PDFと証明書PDFをあわせて保管することで、契約内容と署名記録を確認しやすくなります。

データは国内データセンターで保管され、必要なときに管理画面から確認・ダウンロードできます。

アルバイト・パートが退職した後の雇用契約書や、契約が終了した清掃会社・設備保守会社の契約書も、店舗内の書庫だけに依存せず保管できます。

利用できる保存容量はプランによって異なるため、従業員数や運営店舗数、アップロードする書類量に合わせてプランをご確認ください。

新店舗の開店、年末年始、観光シーズン、既存従業員の卒業・進学による入れ替わりなど、採用が集中する時期に利用できます。

必要な月だけ雇用契約書や誓約書の契約件数を追加できるため、一時的な採用増加だけを理由に月額プランを変更する必要はありません。

追加購入した契約件数には利用期限がないため、当月に使い切れなかった分も後日利用できます。

採用者への雇用契約書、既存従業員への契約更新書、外部事業者への保守契約書などを送る場合も、1通ごとの追加料金は不要です。

また、契約は送信時に一度件数としてカウントされますが、却下した場合は件数が戻ります。

採用人数や契約更新者が月ごとに変動しやすいコンビニでも、送信回数による料金増加を気にせず利用できます。

まずは雇用契約書や秘密保持誓約書など、採用時に繰り返し発生する書類から始める方法があります。

複数店舗を運営している場合は、契約書の命名ルール、店舗コードの付け方、送信担当者、未署名者への確認方法、退職者書類の整理方法を統一してください。

労働条件通知書を電子交付する場合は、従業員の希望確認や保存・印刷できる形式での案内についても、事前に運用手順を定めておく必要があります。