乗馬クラブ・馬術クラブ向け電子契約サービス

新規入会時の契約だけでなく、体験乗馬やビジター騎乗の受付、ジュニアレッスンへの参加、自馬の預託、クラブイベントへの参加など、書面で条件や同意を確認したい場面で活用できます。

実際に使用する契約書・同意書の内容は、クラブの運営方法やサービス内容に合わせてご準備ください。

新規入会時に使用する会員契約書や会員規約同意書などを会員へ案内し、オンラインで内容確認と署名を進めることができます。

乗馬クラブでは、会員区分、月会費、レッスン利用、施設利用など、入会時に確認する項目が複数ある場合があります。

入会希望者ごとに契約書を送り、条件を確認してもらったうえで署名を取得できるため、紙の契約書を郵送・持参してもらう方法以外の選択肢として活用できます。

あらかじめ体験乗馬同意書などを登録しておけば、QRコードを発行し、受付や待合スペースなどで利用者へ提示できます。

利用者は自分のスマートフォンでQRコードを読み取り、内容を確認してそのまま署名できます。

体験乗馬の予約が集中する日や、初回来場者が連続する場合など、同じ内容の同意書を複数の利用者へ案内する場面に適しています。

公開契約ではQRコードだけでなく紹介リンクも発行できるため、予約完了後の案内などでURLを共有する運用もできます。

たとえば、来場前に体験乗馬同意書や利用条件を確認してもらい、当日は騎乗準備や受付確認を中心に進めるといった使い方が可能です。

事前案内にはURL、当日受付にはQRコードというように、利用者の状況に合わせて案内方法を使い分けることができます。

ジュニアレッスンや子ども向け乗馬教室では、参加する未成年者本人だけでなく、保護者へ利用内容や注意事項を確認してもらう場合があります。

マイサインを利用すれば、保護者へ直接同意書を案内し、オンラインで内容確認と署名を取得できます。

子どもに紙の書類を持ち帰ってもらい、後日提出してもらう方法だけに頼らず、保護者との手続きを進められます。

自馬を乗馬クラブで預かる場合には、預託料、馬房利用、飼養管理、運動管理、その他の費用や条件などを馬主と確認することがあります。

マイサインでは、馬主ごとに用意した馬匹預託契約書を個別に送り、内容を確認したうえで署名してもらえます。

長期間にわたって馬を預かる契約では、開始時点の条件を書面として残しておくことが重要です。

預託料の改定や飼養管理の内容変更など、当初の馬匹預託契約から条件を変更する場合には、変更内容を記載した覚書や合意書を新たに用意して契約する方法があります。

マイサインでは、変更後の料金・開始時期・対象となる管理内容などを記載した書類を馬主へ送り、改めて署名を取得できます。

元の契約内容と変更後の内容を分けて記録することで、後から条件の経緯を確認しやすくなります。

クラブ内競技、馬術競技会、外乗イベントなどで参加者へ同じ内容の参加条件を案内する場合には、公開契約を活用できます。

競技会参加同意書やイベント参加同意書をQRコードまたは紹介リンクから案内し、参加者ごとに個別の署名を取得できます。

通常レッスンとは異なる注意事項や集合条件などがある場合は、それぞれのイベント内容に合わせた書類を準備して案内できます。

マイサインの公開契約は、同じ契約内容を使用しながら、利用者一人ひとりと個別に契約する方式です。

たとえば、体験乗馬の参加者20名が同じQRコードからアクセスした場合でも、20名が1枚の同意書へ共同署名する仕組みではありません。

それぞれの利用者との契約・同意として個別に記録されるため、同一内容を多数の利用者へ案内する受付業務に活用できます。

通常契約では送られてきた案内から、公開契約ではQRコードや紹介リンクから契約画面へアクセスできます。

電子契約を利用するためだけに新しいアカウントを作成してもらう必要がないため、初めてクラブを利用する方にも案内しやすい仕組みです。

スマートフォンにも対応しています。

乗馬クラブでは、ジュニア会員の保護者から長年通うシニア会員まで利用者の年代が幅広いため、操作の分かりやすさは重要です。

複雑なアカウント作成を求めずに契約手続きを案内できるため、電子契約を初めて利用する会員にも説明しやすくなっています。

マイサインでは、契約書に手書きサイン、押印、フリーテキスト、チェックボックスなどを設定できます。

たとえば、体験乗馬同意書で複数の確認事項を設けている場合には、必要な項目にチェックボックスを配置し、利用者に項目ごとの確認を求めるといった使い方ができます。

書類の内容やクラブの受付方法に合わせて、必要な署名項目を設定できます。

そのため、複数の当事者による署名が必要となる契約にも利用できます。

たとえば、馬匹の共同所有者が複数いる預託契約や、法人など複数の関係者が契約に参加するケースでは、同じ契約書について複数名から署名を取得できます。

実際に誰を契約当事者・署名者とするかは、使用する契約書の内容に合わせて設定してください。

休会や退会では、開始日・退会日、月会費の取り扱い、貸与品やロッカーなどについて確認事項が発生する場合があります。

会員がクラブへ来場できない場合でも、必要な書類をオンラインで案内して手続きを進めることができます。

クラブごとの会員規約や手続き方法に合わせて書類を準備してください。

たとえば、馬匹預託契約書の預託料、新規入会時の会員区分、契約開始日などに誤りが見つかり、書類を作成し直す場合があります。

却下した契約については契約件数が戻るため、内容を修正した契約書を改めて送信できます。

契約成立前に誤りへ気付いた場合は、正しい内容へ修正したうえで契約を進めることが大切です。

マイサインでは、契約完了時に署名記録を記載した証明PDFが生成されます。

証明PDFには、契約タイトルや契約IDのほか、署名者の氏名・メールアドレス、署名日時、契約完了日時などが記録されます。

入会契約や馬匹預託契約について、誰がいつ署名したのかを後から確認できます。

締結済みの契約書とあわせてダウンロードして確認することも可能です。

マイサインでは、電子契約で締結した契約書だけでなく、既存の契約書などをPDFとしてアップロードして管理できます。

これまで紙で取り交わしてきた会員契約書や馬匹預託契約書などをPDF化し、今後締結する電子契約とあわせて保管することができます。

すべての契約を一度に切り替える必要はなく、新規入会者や新しい預託契約から段階的に電子化する運用も可能です。

マイサインでは、メール送信時や契約画面に自社・自クラブのロゴを設定できます。

入会希望者や体験利用者にとって、初めて届く電子契約メールは「本当に予約したクラブからの案内なのか」と迷う場合があります。

普段使用している乗馬クラブ・馬術クラブのロゴを表示することで、どのクラブから届いた契約案内なのかを確認しやすくできます。

マイサインは初期費用・月額費用なしの無料プランから利用を開始できます。

そのため、会員数がそれほど多くない乗馬クラブや、専任の事務担当者・システム担当者を置いていない馬術クラブでも利用を始められます。

まずは新規入会契約や体験乗馬同意書など、書面のやり取りが多い業務だけを電子化し、その後、預託契約やイベント参加同意書などへ利用範囲を広げることもできます。