不動産管理会社向け電子契約サービス

不動産管理会社で発生する契約業務とは

不動産管理会社では、物件の管理だけでなく、入居者・オーナー・保証会社・協力会社との間で多くの契約業務が発生します。管理戸数が増えるほど契約件数も増加し、契約書の作成、説明、回収、更新、保管まで幅広い業務を継続的に行う必要があります。

特に賃貸管理業務では、入居時だけでなく、契約更新時や退去時にも契約書類のやり取りが発生します。さらに、管理委託契約や業務委託契約など、オーナーや取引先との契約業務も日常的に行われており、不動産管理会社にとって契約管理は重要な業務の一つとなっています。

入居時の契約業務

賃貸住宅への入居時には、多くの契約書類を取り交わします。

代表的な書類としては、賃貸借契約書、重要事項説明書、入居申込書、保証委託契約書、個人情報取扱同意書などがあります。不動産管理会社は、入居審査の完了後、契約内容の確認や必要書類の回収を行い、鍵渡しまでに契約手続きを完了させなければなりません。

特に転勤や進学シーズンなどの繁忙期には、複数の契約案件が同時進行することも多く、契約書類の確認や回収業務に多くの時間が必要になります。

契約更新時の契約業務

不動産管理会社では、契約更新に関する業務も継続的に発生します。

更新時には、更新契約書や更新合意書を作成し、入居者へ案内を行います。また、更新料や契約条件の変更がある場合には、その内容について説明を行う必要があります。

管理戸数が多い場合、同じ月に多数の契約更新が集中することもあります。更新案内の発送や契約書の回収が遅れると、契約管理にも影響するため、適切なスケジュール管理が求められます。

退去時の契約業務

退去時にも契約内容の確認が必要になる場面があります。

退去立会いでは、賃貸借契約書の特約事項や原状回復に関する取り決めを確認しながら、敷金精算や修繕費用の負担区分を判断します。

また、退去確認書や原状回復に関する合意書を取り交わすケースもあります。入居時の契約内容を正確に確認できることは、退去時のトラブル防止にもつながります。

オーナーとの契約業務

不動産管理会社は、入居者対応だけでなく、物件オーナーとの契約業務も行っています。

管理委託契約書や管理業務委託契約書を締結し、募集業務、家賃回収、入居者対応、設備管理、クレーム対応などの管理内容を明確にします。

また、管理料の変更や管理範囲の見直しが発生した場合には、契約変更や覚書の締結が必要になることもあります。遠方に居住しているオーナーも多く、不動産管理会社では継続的に契約対応を行う必要があります。

法人契約・社宅契約の契約業務

法人契約や社宅契約では、個人契約とは異なる契約業務が発生します。

契約相手が法人となるため、契約担当者や総務担当者とのやり取りが必要になります。

また、入居者本人と契約主体が異なるため、契約条件や更新手続きの確認先も増える傾向があります。賃貸借契約書だけでなく、覚書や社宅利用に関する確認書を取り交わすケースもあります。

保証会社との契約業務

近年の賃貸管理では、保証会社の利用が一般的になっています。

そのため、不動産管理会社は保証会社との契約手続きや保証委託契約に関する対応を行う機会も増えています。保証審査に必要な書類の提出や契約内容の確認など、入居契約と並行して進めなければならない業務も少なくありません。

協力会社との契約業務

物件管理を行ううえでは、多くの協力会社との取引も発生します。

原状回復工事会社、設備工事会社、清掃会社、消防設備点検会社、害虫駆除会社など、さまざまな事業者と連携しながら管理業務を進めます。その際には、業務委託契約書や基本契約書、秘密保持契約書などを締結することがあります。

管理物件が増えるほど、こうした契約先も増加する傾向があります。

不動産管理会社では契約業務が日常的に発生する

不動産管理会社の業務は、単に物件を管理するだけではありません。

入居時の賃貸借契約、契約更新、退去時の合意書、オーナーとの管理委託契約、保証会社との契約、協力会社との業務委託契約など、多くの契約業務によって支えられています。

管理戸数や取引先が増えるほど契約件数も増加するため、契約書類を適切に管理し、必要なときに確認できる環境を整えておくことが重要です。

不動産管理会社が電子契約を導入するタイミング

不動産管理会社では、賃貸借契約書や更新契約書、管理委託契約書など、多くの契約書類を日常的に取り扱います。しかし、管理戸数の増加や契約件数の増加に伴い、これまでの紙中心の運用に限界を感じるケースも少なくありません。

実際に電子契約を導入している不動産管理会社の多くは、「契約件数が増えた」「更新業務が追いつかなくなった」「遠方対応が増えた」など、具体的な課題をきっかけに導入を検討しています。

ここでは、不動産管理会社が電子契約の導入を検討することが多い代表的なタイミングについて解説します。

管理戸数が増えてきたとき

不動産管理会社では、管理戸数が増えるほど契約業務も増加します。

管理戸数が50戸から100戸、100戸から300戸へ増えていくと、入居契約、契約更新、退去対応などの件数も比例して増加します。

当初は紙の契約書でも対応できていたものの、管理戸数の増加に伴い、契約書の印刷、郵送、回収、保管にかかる負担が大きくなることがあります。特に少人数で運営している不動産管理会社では、契約業務に時間を取られ、本来の管理業務やオーナー対応に十分な時間を確保できなくなるケースもあります。

管理戸数の増加は、電子契約を導入する大きなきっかけの一つです。

契約更新件数が増えてきたとき

不動産管理会社では、毎年多くの契約更新業務が発生します。

更新契約書や更新合意書の作成、発送、返送確認などは、管理戸数が増えるほど負担が大きくなります。更新対象の入居者が同じ時期に集中すると、契約書類の発送や回収だけでも大きな業務量になります。

また、契約更新の案内が遅れたり、契約書の回収が間に合わなかったりすると、契約管理にも影響が出る可能性があります。

更新件数の増加によって業務負担を感じ始めたタイミングは、電子契約導入を検討する企業が非常に多い傾向があります。

遠方の入居者やオーナーが増えてきたとき

近年は、転勤や進学による遠方契約や、県外オーナーによる物件所有も増えています。

そのため、来店を前提としない契約対応が求められる場面も増加しています。紙契約の場合は、契約書の郵送や返送に日数がかかり、契約締結まで時間を要することがあります。

特に入居日が近い案件や、管理委託契約の更新などでは、契約書の到着待ちが業務全体のスケジュールに影響することもあります。

遠方対応が増えてきた場合は、契約手続きの見直しを検討するタイミングになりやすいでしょう。

法人契約や社宅契約が増えてきたとき

法人契約や社宅契約では、契約担当者、総務担当者、入居者本人など、複数の関係者が契約に関わることがあります。

契約内容の確認先が増えるため、契約締結までの期間も長くなる傾向があります。また、法人によっては契約手続きのルールが異なり、確認や承認に時間を要するケースもあります。

法人契約の割合が増えてくると、契約手続きそのものを効率化したいというニーズが高まります。

そのため、法人契約や社宅契約を多く扱う不動産管理会社ほど、電子契約への関心が高くなる傾向があります。

オーナー対応の効率化を考え始めたとき

不動産管理会社では、入居者対応だけでなく、オーナーとの契約業務も重要です。

管理委託契約書、管理条件変更に関する覚書、契約更新書類など、オーナーとの契約も継続的に発生します。管理戸数の増加とともにオーナー数も増えるため、契約業務の負担も大きくなります。

特に県外オーナーや複数物件を所有するオーナーとの契約では、郵送対応が頻繁に発生します。オーナー対応を効率化したいと考え始めたタイミングも、電子契約を検討するきっかけの一つです。

複数店舗を運営するようになったとき

地域密着型の不動産管理会社でも、管理戸数の増加に伴い店舗数を増やすケースがあります。

店舗ごとに契約書を保管している場合、必要な契約書を探すために本店と支店の間で確認が必要になることもあります。

また、契約更新やオーナー対応の運用ルールが店舗ごとに異なってしまうケースもあります。複数店舗で契約業務を統一したいという課題は、多店舗展開を行う不動産管理会社によく見られます。

契約業務の標準化や運用統一を検討し始めた段階で、電子契約を検討する企業も少なくありません。

紙契約の保管スペースが増えてきたとき

不動産管理会社では、賃貸借契約書や管理委託契約書などを長期間保管する必要があります。

管理戸数が増えると、それに比例して契約書類の保管量も増えていきます。キャビネットや書庫がいっぱいになったり、過去契約の確認に時間がかかったりすることもあります。

特に退去時の精算や契約更新時には、過去の契約内容を確認する機会も多くあります。紙書類の保管や検索に課題を感じ始めたタイミングも、契約管理の見直しを検討する契機となります。

不動産管理会社にとって契約業務の見直しは重要な経営課題

不動産管理会社が電子契約を導入するきっかけは企業ごとに異なります。

しかし、管理戸数の増加、更新件数の増加、遠方対応、法人契約の増加など、契約業務の負担が大きくなったタイミングで検討を始めるケースが多く見られます。

契約業務は、入居者対応、オーナー対応、物件管理のすべてに関わる重要な業務です。

そのため、業務量が増える前に契約運用を見直し、自社に合った契約管理体制を整えておくことが重要です。