電子契約しない契約書も
マイサインでまとめて管理
電子契約しない契約書も
まとめて保管できる
契約書PDFをアップロードすることで、契約情報とあわせて管理可能です。
電子契約と紙契約が混在している場合でも、契約書の保管場所をまとめることができます。
契約相手・契約日ごとに
契約書を管理できる
契約書だけを保存するのではなく、「誰との契約なのか」「いつ締結した契約なのか」もあわせて管理できます。
契約内容を確認したい場合や、過去の契約を探したい場合にも分かりやすく管理できます。
いつでも確認できて
安全に保管
契約日・契約金額による検索に加え、タイトル・氏名・会社名などを対象にしたフリー検索にも対応しているため、必要な契約書を探しやすくなります。
また、保管している契約書は一括ダウンロードも可能です。電子帳簿保存法を意識した契約書管理にも活用できます。
電子帳簿保存法に配慮した設計
書類管理とは？仕組みと安全設計
電子契約で締結した契約書はもちろん、紙で締結した契約書や各種取引書類などもアップロードしてまとめてマイサイン（mysign）で管理することができます。
書類はタイトル・契約日・契約者（会社名等）・契約金額などの情報とともに保存され、必要な書類を検索してすぐに閲覧・ダウンロードすることができます。これにより、紙の契約書や取引書類を探す手間を減らし、書類管理を効率的に行うことができます。
また、電子データとして書類を保存する場合には、「電子帳簿保存法の考え方」を踏まえた管理が求められます。
マイサインでは、書類の履歴管理や検索機能、クラウド保管などの仕組みにより、電子データによる書類管理を安全に行える設計になっています。
かんたん操作！
保管書類のアップロードの流れ
1書類の準備・アップロード
保管する書類をアップロードします。アップロードできるファイルはPDF形式のみです。
2取引先情報の設定
書類タイトル、契約者（会社名等）、契約日、契約金額、備考などの情報を設定して保存します。
保管完了
書類はマイサイン上で安全に保管され、いつでも閲覧・検索することができます。保管期間は10年間です。
書類管理で
よく保管される書類
取引・契約関連
請求・証憑関連
書類保管の機能一覧
| アップロードファイル |
|
|---|---|
| 取引先情報の管理 （書類管理項目） |
※上記は管理項目として保存されます。 |
| 簡単アップロード機能 |
（例）20260101_218500_株式会社mysign |
| 書類の改ざん防止 |
※管理から除外したい場合のみ、アップロードされた保管書類のみゴミ箱へ移すことができます |
| 書類の検索 |
|
| 閲覧・ダウンロード |
※一括ダウンロードは最大50件です。 |
| 書類保存期間 |
※保存期間満了後のデータの取り扱いについては別途ご案内します。 |
| 操作履歴（ログ） |
※詳細な監査ログは、マイサイン運営により管理・記録されています |
電子帳簿保存法（e-GOV検索）では、電子データで書類を保存する場合、改ざん防止や検索性などの要件を満たす管理が求められます。その他の運用方法として、タイムスタンプの付与や事務処理規程による管理など、いくつかの方法が認められています。マイサインでは、保管書類の運用に役立つ「電子帳簿保存法の事務処理規程のひな形ダウンロード」も提供しています。マイサインをご活用いただきながら自社の運用ルールとして活用することができます。
書類管理のよくある質問
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電子帳簿保存法の運用には何が必要ですか？
- 電子帳簿保存法では、電子データとして書類を保存する場合、改ざん防止や検索機能の確保などが求められます。
詳しくは「電子帳簿等保存制度特設サイト（国税庁）」をご確認ください。
マイサイン（mysign）では、書類の履歴管理や検索機能を備えており、電子データでの書類管理を行うことができます。また、電子帳簿保存法の運用に役立つ事務処理規程のひな形も提供しています。
-
紙の契約書をPDFにして保管することはできますか？
- はい、可能です。
紙で締結した契約書をPDF化してアップロードすることで、マイサイン上で保管・管理できます。
マイサインで締結した電子契約書だけでなく、紙で締結した契約書もまとめて管理できるため、契約書の保管場所を一本化したい場合にも便利です。
-
書類管理ではどのような書類を保管できますか？
- マイサイン（mysign）の書類管理では、PDF形式の書類を保管できます。
電子契約で締結した契約書はもちろん、紙で締結した契約書をPDF化したものや、請求書、発注書、注文書、見積書などの取引関連書類も管理可能です。
電子契約の書類と紙の書類を一元管理したい場合にもご活用いただけます。
-
アップロードできるファイル形式を教えてください
- アップロードできるファイル形式はPDFのみです。
また、1ファイルあたり10MBまで、最大50ページまで対応しています。
PDF以外のファイル形式はアップロードできませんので、事前にPDFへ変換してご利用ください。
-
書類はどのくらいの期間保管されますか？
- マイサイン（mysign）では、アップロードされた書類を10年間保管しています。
電子契約で締結した契約書だけでなく、保管書類としてアップロードしたPDFも同様に管理されます。
なお、10年経過後の取り扱いについては利用状況に応じてご相談が可能です。
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電子帳簿保存法には対応していますか？
- マイサイン（mysign）の書類管理は、電子帳簿保存法の考え方を踏まえて設計されています。
履歴管理や検索機能、クラウド上での保管などにより、電子データによる書類管理を行うことができます。
また、電子帳簿保存法の運用に役立つ事務処理規程のひな形も提供しています。詳しくは「電子帳簿保存法の事務処理規程ひな形ダウンロード」をご確認ください。
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書類をアップロードした後に内容を変更することはできますか？
- 書類保管後は、書類タイトルや契約者情報、契約日などの管理項目を変更することはできません。
変更できる項目は備考のみです。
書類情報の変更を制限することで、保管後の書類管理や履歴管理の信頼性を維持しています。
なお、内容を変更したい場合は、対象の保管書類をゴミ箱へ移し、新しい書類として再度アップロードしてください。
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書類を削除することはできますか？
- マイサイン（mysign）で締結した契約書およびアップロードされた保管書類は削除することができません。
書類の改ざん防止や履歴管理の観点から、削除できない設計になっています。
なお、アップロードした保管書類については、管理画面上でゴミ箱へ移動し表示対象から除外することが可能です。
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書類はどのように検索できますか？
- フリー検索および条件検索に対応しています。
タイトル、氏名、会社名、部署名、メールアドレスなどによる検索のほか、契約日や契約金額による絞り込みも可能です。
さらに、通常契約・公開契約・保管書類などの書類種別でも絞り込むことができます。
-
書類を一括でダウンロードすることはできますか？
- はい、可能です。
書類は個別にPDFを閲覧・ダウンロードできるほか、複数の書類をまとめてZIP形式で一括ダウンロードすることもできます。
一括ダウンロードは最大50件まで対応しています。
-
ファイル名から書類情報を自動設定できますか？
- はい、可能です。
ファイル名を「日付_金額_取引先名」の形式で設定してアップロードすると、契約日や契約金額、契約者情報などを自動で読み取り、入力内容へ反映できます。
例：20260101_218500_株式会社mysign
毎回手入力する手間を減らしたい場合にも便利な機能です。
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書類の履歴は確認できますか？
- はい、確認できます。
書類の登録や契約、更新などの履歴はログとして記録されます。
更新履歴や契約履歴を確認できるため、いつどのような操作が行われたかを把握しやすくなっています。
なお、詳細な監査ログについてはマイサイン運営側で管理・記録されています。
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タイムスタンプは付与されますか？
- マイサイン（mysign）ではタイムスタンプ機能は提供していません。
電子帳簿保存法の運用では、タイムスタンプ以外にも履歴管理や事務処理規程などによる運用方法が認められています。
詳しくは「タイムスタンプ機能について」をご確認ください。
-
電子契約で締結した契約書も自動で保存されますか？
- はい、自動で保存されます。
マイサイン（mysign）で通常契約または公開契約によって締結された契約書は、自動的に書類管理へ保存されます。
電子契約と保管書類を別々のサービスで管理する必要がなく、一つの管理画面でまとめて管理できます。
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保管した書類のセキュリティは大丈夫ですか？
- マイサイン（mysign）では、クラウド上で書類を管理しています。
アップロードされた書類は履歴管理やログ管理の仕組みによって管理されており、保管後の書類管理を行いやすい設計になっています。
電子契約書と保管書類をまとめて管理したい場合にもご利用いただけます。
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契約書以外の書類も保管できますか？
- はい、PDF形式であれば契約書以外の書類も保管できます。
請求書、発注書、注文書、見積書などの取引関連書類をアップロードし、契約書とあわせて管理することが可能です。
取引に関する書類をまとめて保管したい場合にも活用されています。
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電子契約を利用していなくても書類管理だけ利用できますか？
- はい、ご利用いただけます。
マイサインで電子契約を締結していない書類であっても、PDFをアップロードすることで保管・管理できます。
紙で締結した契約書や既存のPDF書類をクラウド上でまとめて管理したい場合にもご活用いただけます。
