― 電子帳簿保存法に配慮した設計書類管理とは？仕組みと安全設計
電子契約で締結した契約書はもちろん、紙で締結した契約書や各種取引書類などもアップロードしてまとめてマイサイン（mysign）で管理することができます。
書類はタイトル・契約日・契約者（会社名等）・契約金額などの情報とともに保存され、必要な書類を検索してすぐに閲覧・ダウンロードすることができます。これにより、紙の契約書や取引書類を探す手間を減らし、書類管理を効率的に行うことができます。
また、電子データとして書類を保存する場合には、「電子帳簿保存法の考え方」を踏まえた管理が求められます。
マイサインでは、書類の履歴管理や検索機能、クラウド保管などの仕組みにより、電子データによる書類管理を安全に行える設計になっています。
書類保管の機能一覧
| アップロードファイル |
|
|---|---|
| 取引先情報の管理 （書類管理項目） |
※上記は管理項目として保存されます。 |
| 簡単アップロード機能 |
（例）20260101_218500_株式会社mysign |
| 書類の改ざん防止 |
※管理から除外したい場合のみ、アップロードされた保管書類のみゴミ箱へ移すことができます |
| 書類の検索 |
|
| 閲覧・ダウンロード |
※一括ダウンロードは最大50件です。 |
| 書類保存期間 |
※保存期間満了後のデータの取り扱いについては別途ご案内します。 |
| 操作履歴（ログ） |
※詳細な監査ログは、マイサイン運営により管理・記録されています |
電子帳簿保存法（e-GOV検索）では、電子データで書類を保存する場合、改ざん防止や検索性などの要件を満たす管理が求められます。その他の運用方法として、タイムスタンプの付与や事務処理規程による管理など、いくつかの方法が認められています。マイサインでは、保管書類の運用に役立つ「電子帳簿保存法の事務処理規程のひな形ダウンロード」も提供しています。マイサインをご活用いただきながら自社の運用ルールとして活用することができます。
― かんたん操作保管書類のアップロードの流れ
1書類の準備・アップロード
保管する書類をアップロードします。アップロードできるファイルはPDF形式のみです。
2取引先情報の設定
書類タイトル、契約者（会社名等）、契約日、契約金額、備考などの情報を設定して保存します。
保管完了
書類はマイサイン上で安全に保管され、いつでも閲覧・検索することができます。保管期間は10年間です。
― 書類管理よく保管される書類
取引・契約関連
請求・証憑関連
公開契約の良くある質問
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電子帳簿保存法の運用には何が必要ですか？
- 電子帳簿保存法では、電子データとして書類を保存する場合、改ざん防止や検索性などの要件を満たす管理が求められます。
詳しくは「電子帳簿等保存制度特設サイト（国税庁）」を確認してください。
マイサイン（mysign）では、書類の履歴管理や検索機能などにより電子データでの書類管理が可能です。また、運用に役立つ事務処理規程のひな形も提供しています。
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紙の契約書をPDFにして保管することはできますか？
- はい、可能です。
紙で締結した契約書をPDF化してアップロードすることで、マイサイン（mysign）上でまとめて管理することができます。
電子契約の書類とあわせて一元管理することができます。
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書類管理ではどのような書類を保管できますか？
- マイサイン（mysign）の書類管理では、PDF形式の契約書や取引書類などを保管することができます。
マイサインで電子契約した書類はもちろん、紙で締結した契約書や請求書、発注書などをPDF化してアップロードし、まとめて管理することが可能です。
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アップロードできるファイル形式を教えてください
- アップロードできるファイルはPDF形式のみです。
1ファイルあたりの容量は10MBまで、ページ数は最大50ページまで対応しています。
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書類はどのくらいの期間保管されますか？
- マイサイン（mysign）では、アップロードされた書類を10年間保管します。
保存期間満了後の取り扱いについては、利用者と相談のうえ対応を決定します。
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電子帳簿保存法には対応していますか？
- マイサイン（mysign）の書類管理は、電子帳簿保存法の考え方を踏まえた設計になっています。
書類の履歴管理、検索機能、クラウド保管などにより、電子データでの書類管理を安全に行うことができます。電子帳簿保存法の運用に役立つ事務処理規程のひな形も提供しています。詳しくは「電子帳簿保存法の事務処理規程ひな形ダウンロード」をご確認ください。
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書類をアップロードした後に内容を変更することはできますか？
- 書類保管後は、書類タイトルや契約者情報、契約日などの管理項目を変更することはできません。
変更できるのは備考のみです。
書類の内容が変更されないようにすることで、書類管理の信頼性を保つ仕組みになっています。
※書類を変更したい場合は、現在の書類をゴミ箱に入れ、新たに書類をアップロードし、管理してください。
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書類を削除することはできますか？
- マイサイン（mysign）で契約した書類およびアップロードされた保管書類は削除することができません。
書類の改ざん防止や履歴管理の観点から、削除不可の設計になっています。
なお、管理画面から表示を除外したい場合は、アップロードされた保管書類のみゴミ箱へ移すことができます。
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書類はどのように検索できますか？
- 書類はフリー検索や条件検索で探すことができます。
タイトル、氏名、会社名、部署名、メールアドレスなどによる検索のほか、契約日や契約金額による絞り込み、書類の種類（通常契約・公開契約・保管書類）による絞り込みが可能です。
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書類を一括でダウンロードすることはできますか？
- はい、可能です。
書類は個別にPDFを閲覧・ダウンロードできるほか、複数の書類をまとめてZIP形式で一括ダウンロードすることもできます。
一括ダウンロードは最大50件まで対応しています。
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ファイル名から書類情報を自動設定できますか？
- はい、可能です。
ファイル名を「日付_金額_取引先名」の形式で設定してアップロードすると、契約日・契約金額・契約者などの情報を自動で読み取り、書類アップロード時の設定に反映することができます。
例：20260101_218500_株式会社mysign
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書類の履歴は確認できますか？
- はい、書類の登録や契約、更新などの履歴はログとして記録され、更新履歴や契約履歴などを確認することができます。
詳細な監査ログについては、マイサイン（mysign）運営側で管理・記録されています。
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タイムスタンプは付与されますか？
- マイサイン（mysign）ではタイムスタンプ機能は提供していません。
電子帳簿保存法の運用では、タイムスタンプ以外にも履歴管理や事務処理規程などによる運用方法が認められています。
マイサインでの対応方針については「タイムスタンプ機能について」のページで詳しく説明しています。
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電子契約の書類も自動で保存されますか？
- はい、マイサイン（mysign）で通常契約または公開契約によって締結された契約書は、自動的に書類管理に保存されます。
電子契約と書類管理を一つのサービスでまとめて管理することができます。
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保管した書類のセキュリティは大丈夫ですか？
- マイサイン（mysign）では、クラウド上で書類を安全に管理しています。
アップロードされた書類は履歴管理やログ記録などの仕組みにより管理され、書類の改ざんや削除を防ぐ設計になっています。
