雇用契約の電子契約・電子署名・電子化サービス

雇用契約は電子契約・
電子署名で締結できる

労働契約は、会社と従業員が労働条件について合意することで成立します。

厚生労働省は、労働契約について口頭でも成立すると説明する一方、契約内容はできる限り書面で確認することが望ましいとしています。

そのため、雇用契約書をPDFで作成し、従業員が内容を確認したうえで電子署名・電子サインを行う方法も、雇用契約を残す手段として利用できます。

ただし、雇用契約を電子化しても、賃金、労働時間、休日、契約期間などの内容自体が適切でなければならない点は、紙の契約書と変わりません。

参照：厚生労働省「労働条件の明示」

マイサインでは、雇用契約書をPDFで登録し、従業員へ送信して電子署名・電子サインまでオンラインで完結できます。締結後は契約書と署名記録を確認できるため、紙の契約書に代わる方法として活用できます。

雇用契約書と
労働条件通知書は役割が異なる

雇用契約書は、会社と従業員が雇用条件について合意した内容を残す書類です。

一方、労働条件通知書は、使用者が従業員を雇い入れる際に、契約期間、就業場所、業務内容、労働時間、賃金、退職に関する事項などを明示するための書類です。

雇用契約書への電子署名だけで、労働条件通知書に必要な明示事項を満たしているとは限りません。

1つの書類を雇用契約書兼労働条件通知書として使用する場合は、法令上必要な労働条件がすべて記載されているか確認する必要があります。

参照：厚生労働省「採用時に明示する労働条件」

マイサインでは、雇用契約書と労働条件通知書を、それぞれの目的に合わせて電子化できます。1つの書類にまとめる場合も、必要な労働条件を漏れなく記載したうえで、従業員へ案内できます。

労働条件通知書の電子化には
従業員本人の希望が必要

労働条件通知書は原則として書面で交付しますが、従業員本人が希望した場合は、電子メールなどによる電子交付が認められています。

電子交付する場合は、従業員が受け取ったデータを印刷し、書面として作成できる形式でなければなりません。

厚生労働省は、本人が電子交付を希望していることを個別かつ明示的に確認し、書類が実際に届いたことも確認するよう案内しています。

従業員が電子交付を希望しない場合は、一方的に電子化せず、原則どおり書面を交付する必要があります。

参照：厚生労働省「労働条件の明示がメール等でもできるようになります」

マイサインでは、労働条件通知書にチェックボックスを設け、従業員本人が電子交付を希望する旨を確認・同意したうえで、保存・印刷できるPDF形式で案内できます。

電子サインだけでなく
署名者と締結記録を残す

雇用契約を電子化する際は、画面上に氏名や手書きサインを入力するだけでなく、誰が、いつ、どの書類に同意したかを確認できる状態にすることが重要です。

電子署名法では、電子署名について、作成者を示すための措置であり、文書が改変されていないか確認できるものと定めています。

電子契約サービスによって本人確認やなりすまし対策の方法は異なるため、雇用契約の重要性に応じて、署名日時、署名者情報、送信履歴、締結済みPDFなどを確認できるサービスを選ぶことが大切です。

電子サインの見た目だけで判断せず、契約完了までの記録が残るかを確認しましょう。

参照：総務省・法務省・経済産業省「電子署名法に関するQ&A」

マイサインでは、契約締結後に締結済みPDFが双方にメールで送付され、送信者は署名日時や署名者情報を記録した証明PDFもダウンロードできます。誰が、いつ、どの雇用契約に署名したかを後から確認できます。

採用人数が増えても安心送信料0円
追加費用は一切なし

新卒採用、中途採用、パート・アルバイト採用が重なる時期には、雇用契約書や労働条件通知書を複数の従業員へ送る必要があります。

送信ごとに料金が発生すると、採用人数だけでなく、記載内容の修正や再案内にかかる費用も気になりやすくなります。

マイサインは、雇用契約書を送信するたびの送信料がかからないため、採用件数が変動する事業者でも費用を把握しやすい電子契約サービスです。

電子契約の送信料とは？

電子契約の送信料とは、契約書を相手に送るたびに発生する1通ごとの手数料です。
マイサインでは、雇用契約書や労働条件通知書を送信する際の送信料は発生しません。

署名記録もダウンロード可雇用契約の証跡を
書面で確認できる

雇用契約書や労働条件変更合意書は、入社後の条件確認や労務上の問い合わせが発生した際に、締結時の記録を確認することがあります。

マイサインは、電子署名法・電子帳簿保存法や民法を踏まえた立会人型電子署名方式を採用しています。

署名日時や署名者情報などが記録された証明PDFをダウンロードできるため、誰がいつ雇用契約に署名したかを確認できます。

立会人型電子署名方式とは？

立会人型電子署名方式は、契約書の送信、署名、締結完了までの記録を電子契約サービス側で保存する方式です。
マイサインでは、契約完了後に締結済みPDFと署名記録を確認できる証明PDFをダウンロードできます。

急な採用にも対応しやすい会員登録で
今日から使える

小規模事業者や個人事業主では、欠員補充や繁忙期の増員により、採用決定から勤務開始までの期間が短くなることがあります。

マイサインは、専用システムの構築や導入時のヒアリングを必要とせず、会員登録後から利用できます。

急きょ採用が決まった場合でも、雇用契約書のPDFを準備すれば、入社前の契約手続きをすぐに開始できます。

PC・スマホから署名可能従業員は
会員登録・ログイン不要

雇用契約の相手には、入社前の内定者、店舗勤務のアルバイト、建設現場や訪問先で働く従業員など、日常的にパソコンを使用しない方も含まれます。

マイサインでは、契約相手が専用アカウントを作成したり、サービスへログインしたりする必要はありません。

従業員は届いた案内から雇用契約書を開き、自分のスマートフォンやパソコンで内容確認と電子署名を行えます。

複数名の署名にも対応契約は1度に
最大5名まで対応

雇用契約では、従業員本人だけでなく、契約内容によって身元保証人や保護者など、複数名の署名が必要になる場合があります。

マイサインの通常契約では、1つの契約につき最大5名まで署名者を設定できます。

雇用契約書と身元保証に関する書類など、複数の関係者による確認が必要な契約も、1つの契約手続きとして進められます。

マイサインの「通常契約」とは？

通常契約は、契約相手を指定して契約書PDFをメールで送信し、オンライン上で署名完了まで進める基本機能です。
1対1の雇用契約だけでなく、1つの契約につき最大5名まで署名者を設定できます。
契約相手は会員登録やログインをせずに署名できます。

複数従業員への案内に対応QRコード・URLで
誓約書や同意書を回収

新入社員研修や一斉入社の際には、秘密保持誓約書、情報セキュリティ誓約書、就業規則への同意書など、同じ内容の書類を複数名から回収することがあります。

マイサインの公開契約では、登録した書類からQRコードや紹介リンクを発行できます。

研修会場でQRコードを提示したり、対象従業員へURLを共有したりすることで、従業員ごとに個別の署名を受け取れます。

マイサインの「公開契約」とは？

公開契約は、同一内容の契約書を使い、複数の相手と1名ずつ個別に締結する契約方式です。
契約書は、紹介リンク（URL）やQRコードを通じて共有できます。
入社時の誓約書や社内規程への同意書など、共通書類の案内に活用できます。

契約書に合わせて選べる電子署名・電子サインに
複数の入力方法を用意

雇用に関する書類では、氏名の記入、契約内容への同意確認、誓約事項のチェックなど、書類ごとに必要な入力内容が異なります。

マイサインでは、手書きサイン、押印、フリーテキスト、チェックボックスを契約書上に設定できます。

雇用契約書では氏名入力、入社誓約書では手書きサイン、社内規程への同意書ではチェックボックスなど、書類の目的に合わせて使い分けられます。

正式な雇用契約だと伝わるメール＆契約画面に
会社のロゴを表示

入社前の従業員へ電子契約の案内が届いた際、送信元の会社が分かりにくいと、不審なメールと判断される可能性があります。

マイサインでは、契約案内メールや契約画面に、自社のロゴを表示できます。

採用された会社から届いた正式な雇用契約であることが伝わりやすくなり、従業員が安心して契約内容を確認できます。

条件修正・再送にも対応送信数ではなく
契約完了件数でカウント

雇用契約書を送った後に、入社日、賃金、勤務時間、就業場所、契約期間などの記載内容を修正することがあります。

マイサインでは、契約送信時に件数が一度カウントされますが、契約を却下した場合は使用した件数が自動的に戻ります。

従業員への送信後に雇用条件の誤りが見つかった場合でも、契約件数を無駄にせず、修正した雇用契約書を改めて案内できます。

（※プランで決められた契約件数の未使用分を翌月へ繰り越すことはできません。）

採用が重なる月にも対応契約件数を
10件単位で追加できる

新店舗の開設、繁忙期の増員、新卒・中途採用の集中などにより、通常より多くの雇用契約が発生する月があります。

マイサインでは、月間プランの契約件数とは別に、必要な分だけ10件単位で契約件数を追加できます。

一時的に採用人数が増えた場合でも、上位プランへ変更せず、雇用契約書の締結に必要な件数だけを確保できます。

追加した契約件数には利用期限がないため、今月使い切らなかった分を次回の採用や契約更新に利用できます。

紙の契約書もPDFで登録雇用契約書や関連書類を
まとめて管理

従業員一人に対して、雇用契約書、労働条件通知書、入社誓約書、秘密保持誓約書、労働条件変更合意書など、複数の書類が発生します。

マイサインでは、電子契約で締結した書類だけでなく、過去に紙で締結した雇用契約書もPDFとしてアップロードできます。

採用時から契約更新・勤務条件変更・退職時までの書類をまとめて保存し、従業員名や契約日などから必要な書類を確認できます。

退職後の条件確認にも備える雇用契約書を10年間
安全に保管

雇用契約書や労働条件変更合意書は、在職中だけでなく、退職後に賃金、契約期間、職務内容などを確認する際にも必要になることがあります。

マイサインで締結した契約書やアップロードした書類は、国内データセンターで10年間保管されます。

過去の雇用条件を確認する必要が生じた場合でも、保管期間中は契約書を閲覧・ダウンロードでき、紙書類の紛失や保管場所の分散を防げます。