ホテル・旅館業界向け電子契約サービス

そのほか、ペット同伴宿泊同意書、連泊・長期滞在契約書、貸切風呂・館内施設利用同意書、予約変更・キャンセル規定確認書など、宿泊者や予約代表者から確認を得る書類にも活用可能です。

旅行会社との送客契約書、客室清掃業務委託契約書、リネンサプライ契約書、送迎・警備・設備保守に関する業務委託契約書など、ホテル・旅館の運営を支える事業者間契約にも利用できます。

ビジネスホテルでは、企業との法人宿泊利用契約、長期出張者の連泊契約、客室清掃やリネンに関する委託契約などに活用できます。

シティホテルでは、団体宿泊に加え、宴会、会議、法人研修、婚礼など、宿泊以外の施設利用に関する書類も発生します。

客室数や施設規模にかかわらず、現在使用している契約関連PDFをもとに電子化できるため、施設ごとの業務内容に合わせて導入できます。

リゾートホテルでは、ペット同伴プラン、アクティビティ、貸切施設、団体ツアーなどに関する確認書類を扱うことがあります。

旅館では、団体宴会、法要、貸切風呂、送迎、食事条件などを含む予約書類に活用できます。民宿やペンションでは、少人数団体の貸切利用や長期滞在に関する書類にも利用可能です。

施設の業態に合わせて、必要な契約書・申込書・同意書だけを選んで電子化できます。

宿泊日、宿泊人数、客室数、部屋割り、食事回数、バス乗務員・添乗員の宿泊、料金、人数変更期限、キャンセル条件などを契約書へ記載できます。

団体ごとに異なる宿泊条件を記載した書類を、予約代表者へ個別に送り、内容確認から署名までオンラインで完結できます。

送信後に条件が変更された場合は、変更内容を反映した契約書や覚書を新たに締結する方法があります。

法人料金、対象施設、予約方法、精算方法、請求締日、キャンセル料、利用対象者などを記載し、企業の総務担当者や出張手配担当者と締結できます。

年間を通じて利用する法人契約だけでなく、一定期間の研修や長期出張に限定した宿泊契約にも活用可能です。

料金や適用期間を変更する場合は、更新契約書や変更覚書として取り交わせます。

開催日時、会場、利用時間、予定人数、料理・飲料、席次、音響設備、追加料金、最低保証額、キャンセル条件などを記載できます。

見積書だけでは確定しにくい最終人数、会場利用時間、料理内容、取消条件を、宴会・会議室利用契約書として確認してもらえます。

幹事や企業担当者が施設へ来館できない場合でも、メールや招待リンクから契約を進められます。

修学旅行では、生徒数、教職員数、添乗員数、食事内容、アレルギー対応、入浴時間、起床・消灯時間など、一般の団体予約より確認事項が多くなる場合があります。

スポーツ合宿では、ユニフォームの洗濯、弁当、早朝の食事、送迎、会議室利用などの追加条件が発生することもあります。

団体宿泊契約書や団体予約確認書へ、宿泊施設が対応する範囲と団体側で準備する内容を明記できます。

受験、部活動の遠征、卒業旅行などで保護者が同行しない場合でも、宿泊前に書類を確認して署名してもらえます。

宿泊者本人が同意書を持参する方法だけに頼らず、ホテル・旅館から保護者へ直接署名を依頼できます。

必要な同意内容、宿泊日、宿泊者名、緊急連絡先などは、施設の運用ルールに合わせて書類へ記載してください。

保護者は、メールで届いた案内や招待リンクから書類を開き、スマートフォンやPCで内容を確認して署名できます。

保護者が別の地域にいる場合でも、宿泊日までに未成年者宿泊同意書を取り交わせます。

ただし、誰の署名が必要か、何歳未満を対象とするかなどの運用基準は、施設側であらかじめ定めてください。

犬種、体重、頭数、ワクチン接種状況などの申告欄を設け、客室内や共用スペースでの利用条件を確認してもらえます。

客室備品の破損、粗相、鳴き声、館内移動、清掃費などに関する条件を、宿泊前に書面で確認できます。

ペットの受入条件や提出を求める証明書類については、施設のルールに合わせて書類へ明記してください。

長期出張、研修、工事関係者の滞在、ワーケーションなどでは、通常の宿泊予約とは異なる料金や利用条件を定める場合があります。

滞在期間、客室料金、清掃回数、リネン交換、支払日、途中解約、延泊時の条件などを契約書として確認できます。

期間や料金を変更する場合は、変更覚書を追加で締結する運用も可能です。

フロントカウンター、貸切風呂の受付、レンタル用品の申込場所などにQRコードを提示し、宿泊者自身のスマートフォンから書類へアクセスしてもらえます。

宿泊者はQRコードを読み取った後、氏名やメールアドレスを入力し、利用条件の確認から署名まで進められます。

同じ内容の書類を複数の宿泊者へ案内する場合に適した方法です。

たとえば、ペット同伴宿泊同意書や貸切施設利用同意書を、対象となる宿泊者へ共通して案内できます。

同じ書類を利用しますが、締結済みの書類は宿泊者ごとに個別に作成されます。

複数人が1枚の書類へ順番に記入する方式ではなく、それぞれの宿泊者と同一内容の書類を個別に締結する仕組みです。

宿泊者はチェックイン前に、未成年者宿泊同意書、ペット同伴宿泊同意書、館内施設利用同意書などを確認して署名できます。

事前予約者には紹介リンクを送り、当日に申込みがあった宿泊者にはフロントでQRコードを提示するなど、受付方法を使い分けられます。

宿泊前に書類を提出してもらう場合は、予約番号や宿泊日など、施設側で照合しやすい情報を記入欄へ設ける方法があります。

メール、招待リンク、QRコードから契約画面を開き、案内に沿って内容を確認して署名できます。

専用アプリのインストールも不要で、スマートフォンまたはPCから手続きを進められます。

宿泊者の保護者、宴会幹事、学校担当者、旅行会社など、マイサインを日常的に利用しない相手にも案内できます。

たとえば、団体代表者、企業の総務担当者、旅行会社の担当者など、複数の関係者から署名を取得したい場合に利用できます。

複数人を設定した場合は、全員へ同時に署名依頼が送信され、全員の署名完了後に契約が成立します。

署名の順番を指定する方式ではないため、誰から署名を取得するかを送信前に確認してください。

本人には宿泊上の注意事項を確認してもらい、保護者には宿泊への同意や緊急連絡先を記入してもらうといった書類に活用できます。

1つの未成年者宿泊同意書に複数の署名欄を設け、本人と保護者からそれぞれ署名を取得できます。

施設の運用上、保護者のみの署名でよい場合は、保護者だけを契約相手として設定することも可能です。

団体予約確認書では、最終宿泊人数、添乗員数、客室数、食事数などの記入欄を設けられます。

未成年者宿泊同意書では、宿泊者名、宿泊日、保護者名、緊急連絡先などの入力欄を設定できます。

契約書の内容に合わせて、相手に入力してもらう項目と、ホテル・旅館側で入力する項目を分けて配置できます。

人数変更期限、取消料、無断キャンセル、宴会の最低保証額、ペット同伴時の注意事項など、重要な条件を項目ごとに確認してもらえます。

チェックボックスは任意または必須に設定できますが、単独ではなく、契約書全体の署名完了操作と組み合わせて利用します。

確認が必要な条件は、チェック項目だけでなく、元の契約書本文にも具体的に記載してください。

団体宿泊で人数・客室数・食事数が変わった場合は、変更契約書、予約変更確認書、覚書などを作成します。

宴会の場合は、最終人数、料理内容、会場時間、追加料金などを変更書面へ記載できます。

元の契約内容と変更後の内容を区別して残すことで、どの時点で何が変更されたのかを確認しやすくなります。

販売対象期間、客室タイプ、宿泊料金、送客手数料、客室在庫、手仕舞い日、精算方法、取消条件などを記載できます。

繁忙期・閑散期で販売条件が変わる場合は、シーズンごとの料金表や変更覚書を追加で締結することも可能です。

取引先ごとに条件が異なる場合は、通常契約を使って個別に案内してください。

清掃対象室数、作業完了時刻、ベッドメイク、アメニティ補充、忘れ物の取扱い、汚損品、追加清掃、繁忙期の増員などを記載できます。

リネン契約では、納品・回収日、品目、数量、単価、破損・紛失時の取扱いなどを定められます。

チェックイン時刻に直結する業務範囲と完了条件を、委託先と書面で明確にできます。

送迎業務では、運行区間、運行時間、車両、乗車人数、欠便時の対応などを記載できます。

警備業務では、巡回範囲、夜間対応、緊急連絡、鍵の取扱いなどを定められます。設備保守では、点検対象、定期点検の頻度、故障時の対応、費用負担などを契約書へ記載できます。

宿泊者向け書類だけでなく、施設運営を支える外部事業者との契約にもマイサインを活用できます。

初回発行時の署名用リンクには標準14日間の有効期限が設定され、期限内に署名されなかった場合は、リマインド送信によって再度14日間延長できます。

団体宿泊の代表者や宴会幹事から署名が届かない場合も、管理画面から再案内できます。

宿泊日や開催日が近い契約については、署名状況を確認しながら余裕を持って案内してください。

通常契約では、下書き、相手の署名待ち、契約完了、却下などのステータスが表示されます。

どの団体宿泊契約書が未署名なのか、どの宴会利用契約書が締結済みなのかを確認できます。

複数の予約案件を同時に進める場合は、契約タイトルへ宿泊日、団体名、宴会名などを含めて登録すると識別しやすくなります。

ホテル・旅館側だけでなく、団体代表者、宴会幹事、保護者、取引先などの契約相手も、締結後の書類を確認できます。

双方が同じ契約書PDFを保有できるため、宿泊条件や利用内容を後から照合できます。

相手が入力したメールアドレスに誤りがある場合は正しく届かないため、公開契約を利用する際は入力内容を確認する運用が必要です。

証明書には、契約タイトル、契約ID、立会人記録ID、署名者の氏名・メールアドレス、署名日時、契約完了日時などが記録されます。

団体宿泊契約書や宴会利用契約書について、誰がいつ署名して契約が完了したかを後から確認できます。

契約内容そのものは契約書PDFで確認し、署名記録は立会人記録証明書PDFで確認する形になります。

過去の団体宿泊契約書、旅行会社との送客契約書、清掃業務委託契約書、リネンサプライ契約書などを、マイサインで締結した書類とまとめて管理できます。

紙で保管している契約書をPDF化し、契約タイトル・契約日・契約者などの情報とともに登録することも可能です。

アップロードの対象は、契約書、覚書、請書などの契約関連PDFです。

フリー検索では、契約タイトル、氏名、会社名、部署名、メールアドレス、備考などを対象に検索できます。

契約タイトルへ施設名や団体名を含めて登録することで、本館・別館・系列ホテルごとの書類を探しやすくできます。

複数施設で運用する場合は、契約タイトルや備考の入力ルールをあらかじめ統一しておくことが重要です。

1ファイルあたり最大10MB、200ページまでとなり、パスワードが設定されたPDFはそのままではアップロードできません。パスワードを解除したうえで登録する必要があります。

団体宿泊契約書、宴会利用契約書、業務委託契約書などを登録する前に、容量・ページ数・パスワード設定を確認してください。

アップロード時にはウイルスチェックも行われます。

過去の団体宿泊契約書、法人宿泊利用契約書、宴会利用契約書、送客契約書などを必要なときに確認できます。

紙の契約書を事務所や倉庫で長期間保管する負担を減らし、管理画面から閲覧・ダウンロードできます。

施設側で別途定めている保存期間や、契約内容に応じた保存ルールがある場合は、それらも確認したうえで運用してください。

電子契約は、契約内容や同意事項を相手へ提示し、署名を得た記録を残すための方法です。

キャンセル条件、追加料金、利用時間、禁止事項、損害発生時の取扱いなどを、相手が理解できる内容で具体的に記載する必要があります。

チェックイン時の本人確認、宿泊者への館内説明、安全管理、苦情対応などは、電子契約とは別に施設側で適切に行ってください。

そのうえで、予約ごとに個別送信する書類、事前に紹介リンクで案内する書類、フロントでQRコードを提示する書類を分けると運用しやすくなります。

予約担当・フロント・宴会・料飲・経理など、関係する部門の間で、送信時期、確認担当者、未署名時の対応を決めておくことが必要です。

契約書や同意書の内容は、ホテル・旅館のサービス、約款、キャンセルポリシー、取引条件に合わせて作成し、必要に応じて専門家へ確認してください。