仏壇・仏具店向け電子契約サービス

仏壇や仏具の販売に関する契約だけでなく、位牌の文字彫り、仏壇の洗浄・修理、旧仏壇の引き取りなど、事前に内容を確認しておきたい書面にも活用可能です。

使用する書類の内容は、店舗の取引条件や提供するサービスに合わせて作成してください。

位牌作製注文書には、戒名・法名、俗名、没年月日、行年・享年、梵字、家紋、文字の配置など、お客様に確認してもらう項目を記載できます。

完成後の修正が難しい位牌では、文字彫りを始める前に、最終的な文字内容をお客様に確認してもらい、署名を受ける運用が適しています。

マイサインはPDF形式の注文書を使用するため、店舗で作成した位牌の文字原稿やレイアウトを反映した書類を案内できます。

通常契約では、仏壇購入契約書や特注仏具注文書をメールで案内し、PCやスマートフォンから内容を確認してもらえます。

1つの契約につき契約相手を最大5名まで設定できるため、注文者、支払者、喪主、施主、離れて暮らすご家族など、複数の関係者に署名を依頼することも可能です。

複数名を設定した場合は全員へ同時に署名依頼が送られ、全員の署名が完了した時点で契約が成立します。

通常契約では店舗から届いたメールを開き、案内に沿って注文内容を確認して署名できます。

公開契約では、QRコードまたは紹介リンクからアクセスし、氏名やメールアドレスなどの必要事項を入力して署名します。

お客様にアカウント作成やパスワード管理を求めないため、書類確認に必要な操作だけで手続きを進められます。

お客様側の会員登録やログインは不要で、書類の確認後に、店舗が設定した署名欄や入力欄へ必要事項を入力します。

店頭で利用する場合は、スタッフがQRコードの読み取り方法や署名箇所を案内しながら進めることもできます。

ただし、スマートフォンの操作が難しいお客様に対しては、紙の書類も選択できるようにするなど、店舗の客層に合わせた運用をご検討ください。

一方、仏壇の訪問見積申込書、引取申込書、修理受付時の共通確認書など、同じ内容を複数のお客様へ案内する書類には公開契約を利用できます。

公開契約ではQRコードを発行できるため、受付カウンターや商談スペースでQRコードを読み取ってもらい、その場で内容確認と署名を進めることが可能です。

仏壇展示会や終活相談会では、訪問見積申込書、仏壇引取申込書、商品案内に関する確認書などを公開契約として登録し、会場でQRコードを案内できます。

お客様ごとに紙の申込書を準備する必要がなく、アクセスしたお客様一人ひとりについて個別の書類が作成されます。

公開契約には公開期間があり、作成日から最大180日間の範囲で案内し、必要に応じて延長することも可能です。

たとえば、家紋入り仏具、別注寸法の商品、名入れ商品などについて、製作開始後の変更可否、キャンセル料、返品条件を事前に記載します。

また、確認が必要な項目にはチェックボックスを設定できます。

ただし、チェックボックスだけで手続きを完了させるのではなく、書類全体の確認と署名完了操作を組み合わせる必要があります。

仏壇の大きさや住宅の間口によっては、通常の搬入方法では対応できないことがあります。

そのため、商品代金だけでなく、配送範囲、設置作業、追加費用が発生する条件まで記載して確認を受けることが、納品当日の行き違い防止につながります。

書類には、引き取る仏壇・仏具の範囲、引取日、供養の有無、処分方法、費用、返却できないことなど、店舗の対応内容に応じた条件を記載します。

特に仏壇内部に位牌、過去帳、遺品などが残っていないかを確認し、何を引き取り、何をお客様へ返却するのかを作業前に明確にする運用が重要です。

受付時には、金箔、漆塗り、金具、障子、彫刻などの状態や、お客様が希望する修理範囲を記載します。

現物確認後に追加作業が必要になった場合は、当初の依頼内容とは別に、変更後の見積書や追加作業確認書を作成して案内できます。

受付時の状態、当初の作業範囲、追加で了承を得た内容を分けて残すことで、修理完了時の認識違いを防ぎやすくなります。

マイサインでは、通常契約を送信した時点で契約件数が一度仮カウントされますが、契約が却下された場合は件数が戻ります。

そのため、位牌の戒名・法名や仏具の品番を訂正し、正しい注文書を改めて送信する運用ができます。

すでに締結が完了した書類を変更する場合は、変更内容を記載した合意書や新しい注文書を作成してください。

氏名や住所はフリーテキスト欄、注文条件への同意はチェックボックス、最終確認は署名欄または押印欄というように使い分けられます。

位牌作製注文書では文字内容の確認欄、仏壇修理依頼書では作業範囲の確認欄を設けるなど、書類ごとに必要な入力項目を指定することが可能です。

お客様が電子契約の案内を受け取った際に、接客を受けた店舗のロゴが表示されるため、どこから届いた案内なのかを判断しやすくなります。

複数店舗や複数の屋号を運営している場合は、複数のロゴ・送信者設定を登録し、契約を送る際に使用する設定を選択できます。

仏壇購入契約書を案内した店舗名と、メール・契約画面に表示される名称をそろえることで、お客様の混乱を防ぎやすくなります。

店舗側はマイサインの管理画面からも契約書を確認・ダウンロードできます。

お客様にも仏壇購入契約書や位牌作製注文書の控えが届くため、注文した商品、金額、納品条件、文字内容などを後から確認できます。

店舗とお客様が同じ締結済みPDFを保有できるため、電話で確認する際にも書面を見ながら話を進められます。

証明書には、契約タイトル、契約ID、立会人記録ID、署名者の氏名・メールアドレス、署名日時、契約完了日時などが記録されます。

契約書PDFと証明書PDFは、共通の立会人記録IDによってひも付けられます。

位牌の文字内容や特注仏具の仕様について、誰がいつ署名したのかを後から確認できます。

仏壇購入契約書、位牌作製注文書、納品確認書、修理依頼書、お預かり証などを登録し、電子契約で締結した書類と同じ一覧で管理できます。

契約種類、契約日、金額などによる絞り込みや、契約タイトル、氏名、メールアドレス、備考などを対象とした検索も可能です。

以前に購入した仏壇の修理や、位牌への文字追加を依頼された際に、過去の取引書類を確認しやすくなります。

仏壇や位牌は購入後も長く使用され、数年後に修理、洗浄、文字追加、仏具交換などの相談が発生する商品です。

管理画面から必要な書類を確認し、個別にダウンロードできるほか、条件に合う書類を選択して一括ダウンロードすることもできます。

購入から時間が経過した後でも、当時の商品仕様や注文内容を確認できる状態を保ちやすくなります。

具体的には、位牌作製注文書、特注仏具注文書、仏壇購入契約書、仏壇修理依頼書などが候補になります。

すべての書類を一度に電子化する必要はありません。店頭受付はQRコード、遠方のお客様への案内はメールというように、取引場面に合わせて使い分けることも可能です。

注文間違いや条件の認識違いが起きやすい業務を優先し、店舗の接客方法を保ちながら段階的に導入することをおすすめします。

仏壇や位牌の販売は、時期や店舗によって契約件数に差があるため、まずは少ない件数で試し、利用状況に応じてプランを検討できます。

契約書を送るたびに発生する送信料はなく、基本機能として通常契約、公開契約、各種署名項目、書類管理などを利用できます。

位牌作製注文書や修理見積同意書など、使用頻度の高い書類から費用を抑えて試すことができます。

位牌作製注文書では文字彫り開始前の最終確認、特注仏具注文書では製作開始後の変更条件、仏壇購入契約書では支払方法や配送・設置条件など、取引ごとに重要な項目が異なります。

また、電子契約に適した書類か、紙での交付や別の手続きが必要な書類ではないかについても確認が必要です。

書類の法的な取り扱いや記載内容に不明点がある場合は、弁護士などの専門家へ確認したうえで運用してください。