居宅介護支援事業所・ケアマネ事業所向け電子契約サービス

利用者・家族との書面だけでなく、地域包括支援センターとの介護予防支援業務委託契約書、介護支援専門員との雇用契約書、外部事業者との業務委託契約書にも活用できます。

実際に電子化する書類は、指定権者の取扱い、事業所の運営規程、利用者の希望を確認したうえで選定してください。

契約期間、事業所の連絡先、利用者・事業者の役割、契約終了の条件などを記載し、内容を説明したうえで署名を受けられます。

電子契約を利用する場合も、利用者の理解度や意思を確認し、契約内容の説明を省略しないことが重要です。

マイサインでは、重要事項説明書をPDFで案内し、利用者・家族が保存・ダウンロードできる形で交付できます。説明を受けたことを確認する書面を別途締結する方法もあります。

ただし、重要事項説明書を送信するだけで説明義務そのものが完了するわけではありません。事業所の概要、利用料、苦情相談窓口などを、利用者が理解できる方法で説明してください。

承諾は、文書または電磁的方法によって確認し、事業所内で確認できる状態にしておくことが大切です。

利用者や家族から紙による交付を希望された場合は、電子契約だけを強制せず、紙での手続きに切り替えられる運用を準備してください。

マイサインでは、居宅サービス計画書の原案や同意確認書をPDFで案内し、利用者本人から電子署名を受ける方法が考えられます。

ケアプランの内容については、利用者または家族へ説明し、利用者本人の同意を確認したうえで事業所に保存してください。

マイサインへ第6表または確認用書面をPDFで登録し、利用者へ内容を案内して署名を受ける運用が考えられます。

ただし、介護ソフトへの入力やケアプランデータ連携を行う機能ではありません。書類の作成やサービス事業所へのデータ連携は、既存の介護ソフト等で行ってください。

サービス提供日時の一時的な変更などが「軽微な変更」に該当するかは、変更内容やケアプラン作成の一連の業務を再度行う必要性を踏まえて判断します。

軽微な変更に該当するかはケアマネジャーが個別に判断し、その判断根拠と変更内容を支援経過へ記録してください。新たな同意が必要な変更については、変更後の書面を案内できます。

利用者本人、家族、代理権を持つ方などを署名者として設定し、指定した順番で書類を案内できます。

ただし、家族の署名が必要かどうかは書類の内容によって異なります。利用者本人の同意を家族の署名だけで置き換えないよう、誰の意思確認が必要な書面かを明確にすることが大切です。

遠方の家族が利用者宅や事業所へ来訪しなくても、PC・スマートフォンから契約内容を確認して署名できます。

利用者本人への説明を訪問時に行い、家族には同じ書面を後から送信して確認してもらうなど、家族の居住地や参加状況に合わせた運用が可能です。

本人が内容を理解して意思表示できる場合は、ケアマネジャーが操作方法を説明しながら本人に署名してもらう方法があります。

本人による同意が難しい場合でも、家族が当然に本人の代わりに契約できるとは限りません。成年後見人等の権限、事業所の対応方針、書面の内容を確認し、必要に応じて保険者や専門家へ相談してください。

マイサインでは、実際に署名操作を行った方の氏名・メールアドレス・署名日時などが記録されます。

代理で契約する正当な権限を持つ方が署名する場合は、代理人自身の情報で署名し、本人との関係や代理権を確認できるようにすることが重要です。

通常契約ではメールで届いた案内から、公開契約ではQRコードまたは紹介リンクから書類を開きます。

PC・スマートフォンで内容を確認し、必要事項を入力して署名完了まで進められます。

家族が署名者となる書類であれば、家族の端末へ個別に送信できます。ただし、利用者本人の同意が必要な書類を、家族の端末操作だけで済ませないよう注意が必要です。

電子契約を利用できない方へ紙の手続きを残し、利用者ごとに方法を選べる運用が適しています。

利用者宅で個人情報の利用目的や情報提供先を説明した後、利用者または同席する家族が自分のスマートフォンでQRコードを読み取り、書面を確認して署名できます。

QRコードは、個人情報使用同意書など、複数の利用者へ同一内容を個別に案内する書面に適しています。

同じQRコードからアクセスした場合でも、署名した利用者ごとに別の契約として記録されます。

ただし、利用者ごとに契約条件が異なる居宅介護支援利用契約書などは、相手を指定して個別送信できる通常契約の利用が適しています。

個人情報の利用目的、情報提供先、事業所名などを変更する場合は、修正版を新しい公開契約として作成してください。

変更前の公開契約を終了し、適用開始日を明記した新しいQRコード・紹介リンクを案内することで、旧版と新版の混在を防ぎやすくなります。

主治医、訪問看護事業所、通所介護事業所、福祉用具貸与事業所、地域包括支援センターなど、情報提供先や利用目的ごとに確認欄を設けられます。

チェックボックスだけで同意を完了するのではなく、書類全体を確認したうえで最後に署名完了操作を行ってもらう運用となります。

病院、診療所、訪問看護事業所、薬局、介護サービス事業所へ共有する情報の目的と範囲を記載し、利用者本人へ案内できます。

診療情報や健康情報を含む場合は、支援に必要な範囲を超えて情報を記載・共有しないよう、書面の内容と送信先を十分に確認してください。

変更日、新しい担当者名、連絡先、引継ぎ方法などを記載し、必要に応じて確認・署名を受けられます。

退職・異動・休職による担当変更を利用者と家族へ明確に伝え、相談先が不明になる期間を作らないことが大切です。

委託する業務、報告方法、提出期限、委託料、事故発生時の連絡方法などを記載し、相手方の担当者から署名を受けられます。

市区町村や地域包括支援センターから指定様式・締結方法を求められている場合は、相手方の運用に電子契約を利用できるか事前に確認してください。

委託件数、調査方法、調査票の提出期限、委託料、個人情報の取扱いなどを記載したPDFを送信できます。

ただし、自治体ごとに契約方法や指定書式が異なるため、電子契約の可否と必要な提出書類を契約前に確認してください。

契約期間、就業場所、勤務時間、賃金、担当業務、訪問区域、利用者情報の取扱いなどを記載し、採用者へ個別に送信できます。

労働条件通知書を電子交付する場合は、本人の希望を確認し、保存・印刷できる形式で交付するなど、必要な条件を満たす運用を行ってください。

利用者名、家族の連絡先、契約開始日、担当介護支援専門員名などに誤りがある場合は、そのまま署名を完了させずに修正版を作成してください。

却下した契約は件数が戻るため、誤った書類によって契約件数を無駄に消費する負担を抑えられます。

利用者本人、家族、代理権を持つ方などのうち、誰がいつ署名操作を完了したかを確認できます。

複数の署名者を設定した書類でも、署名者ごとの氏名・メールアドレス・署名日時を確認できます。

過去の居宅介護支援利用契約書、個人情報使用同意書、情報提供同意書、契約変更合意書などを、マイサインで締結した書類とまとめて保管できます。

利用者名、契約日、書類タイトルなどから対象書類を検索できるため、担当変更や家族からの問い合わせ時にも確認しやすくなります。

契約終了後や担当ケアマネジャーの変更後にも、保管期間内であれば書類を閲覧・ダウンロードできます。

ただし、介護保険制度上の記録保存期間や自治体条例、法人の文書保存規程が別に定められている場合があるため、自事業所に必要な保存期間もあわせてご確認ください。

アセスメント、ケアプラン作成、サービス利用票・提供票の自動作成、給付管理、介護報酬請求などの機能はありません。

ケアプランや請求データは介護ソフトで作成し、署名・同意を得たいPDF書類をマイサインで案内するという使い分けになります。

電子契約を利用しても、利用者本人の意思確認、重要事項の説明、ケアプラン内容の説明、必要な書類の交付を省略することはできません。

また、認知症などにより本人の意思確認が難しい場合や、家族・成年後見人等の権限判断が必要な場合は、事業所だけで判断せず、保険者・地域包括支援センター・顧問弁護士等へ確認してください。