メンバー管理機能：複数人で電子契約を共同管理

オーナーがメンバーを招待すると、招待されたメンバーは同じ利用環境に参加し、契約書・下書き・保管書類などを共有しながら契約業務を行えます。

メンバーごとに別々の契約環境が作成される仕組みではありません。契約データはオーナーの利用環境にまとめて保存されるため、複数の担当者で契約業務を分担しながら、一元管理できます。

役割は「オーナー」と「メンバー」の2種類です。メンバーごとに「閲覧だけ許可する」「契約作成だけ許可する」といった細かな権限設定を行う仕組みではありません。

オーナーが必要なメンバーを招待すれば、メンバーとして利用を開始できます。細かな権限設計をせず、シンプルにチームで契約業務を分担したい場合に利用しやすい仕組みです。

主に、通常契約の作成・送信、公開契約の作成・送信、対面契約の作成、保管書類のアップロードなどを利用できます。

営業担当者、事務担当者、店舗スタッフなど、それぞれの担当者が自分の契約業務を進めることができるため、すべての契約作業をオーナー1人で行う必要がありません。

メンバーは、契約件数の追加購入、プラン変更、支払い方法の変更、有料プランの停止、請求・支払い管理、請求書・領収書の閲覧・ダウンロード、アカウント削除、レビュー投稿などを行うことはできません。

また、メンバーの招待・削除や、プロフィール・ロゴ・送信者設定の追加・編集・削除についてもオーナーが管理します。

そのため、担当するメンバーが変わっても、契約相手に表示する会社名やロゴなどを統一して運用できます。

ただし、メンバー自身がロゴ・送信者設定を新しく追加したり、既存の設定を編集・削除したりすることはできません。これらの設定管理はオーナーが行います。

招待された方には、マイサインからメンバー登録用のメールが届きます。

メールに記載された招待URLから氏名（表示名）とパスワードを設定すると、メンバー登録が完了します。登録後は、メンバー専用ログイン画面からログインして利用を開始できます。

まだ登録を完了していないメンバーも、参加済みのメンバーとは分けて確認できます。

招待・再送・取消など、メンバーを管理する操作はオーナーのみ利用できます。

招待時に登録したメールアドレスとパスワードを使用して、メンバー専用ログイン画面からログインします。

通常のオーナーアカウントとメンバーアカウントではログイン画面が異なります。誤ったログイン画面を利用した場合は、アカウントの種類に応じたログイン画面へ案内されます。

メンバーだから認証方法が簡略化されるものではなく、既存のマイサインの認証処理を利用してログインします。

すでに通常のマイサインアカウントとして登録されているメールアドレスを、そのまま別のメンバーアカウントとして重複登録することはできません。

同様に、メンバーとして登録されているメールアドレスで、新しく通常のマイサインアカウントを重複して作成することもできません。

すでに別のチームへメンバーとして参加しているメールアドレスを、別のオーナーが同時にメンバーとして招待することはできません。

別の利用環境へ参加する場合は、現在所属しているチームから退出または削除された後に、あらためて招待を受ける必要があります。

ライトプランは5名、スタンダードプランは10名、ビジネスプランは20名まで追加できます。

ビジネスプラス、600件プラン、800件プラン、1,000件プランでは、追加メンバー数は無制限です。

なお、追加メンバー数にはオーナー本人は含まれません。

ただし、フリー・スタータープランでは追加できるメンバー数が0名のため、実際にメンバーを追加することはできません。

メンバーを追加してチームで利用する場合は、ライトプラン以上へのプラン変更が必要です。

参加済みのメンバーだけでなく、現在招待中のメンバーも含めてプラン上限を判定します。

上限に達している場合は、新しいメンバーを追加する前に不要な招待を取り消すか、必要に応じて追加人数の多いプランへの変更をご検討ください。

契約書、保管書類、進行中の契約データ、下書きなどは、オーナーの利用環境にそのまま残ります。

担当者の異動や退職などでメンバーを削除した場合でも、会社として保管している契約データまで失われることはありません。

退出すると、そのメンバーのログイン状態は無効となり、それまで所属していたチームの契約書・下書き・保管書類などを閲覧できなくなります。

ただし、そのメンバーが過去に作成・送信した契約書などのデータは削除されず、オーナー側に残ります。また、メンバーが退出したことはオーナーへ通知されます。

通常契約・公開契約・対面契約の作成や送信、保管書類のアップロード・削除、CSVエクスポート、保管書類の一括ダウンロードなどが記録対象です。

操作日時、操作したメンバーの氏名・メールアドレス、操作内容、対象となった書類などを確認できるため、複数人で利用している場合でも、誰がどの操作を行ったのかを把握できます。

メンバーを削除した場合や、メンバー本人がチームから退出した場合でも、保存期間内であれば操作履歴は残ります。

そのため、担当者が変更された後でも、保存期間内の操作についてオーナーが確認できます。

実際に操作したユーザーのID・氏名・メールアドレスなどは、契約データ側にも記録して保持します。

そのため、メンバーが削除・退出した場合や、メンバー管理画面の操作履歴の保存期間を経過した後でも、契約データにひも付いた操作ユーザー情報は保持されます。