建設機械・重機レンタル会社向け電子契約サービス

マイサイン（mysign）は、建設機械等レンタル基本契約書、個別レンタル契約書、注文書・注文請書、建設機械受領書、契約期間変更に関する合意書などの電子契約に利用できます。

たとえば、建設会社との継続取引を開始する際の基本契約や、油圧ショベル・高所作業車・発電機などを案件ごとに貸し出す際の個別契約に活用できます。

機械の引渡し時に受領者の署名が必要な確認書や、レンタル期間の変更について合意を得る書類にも利用可能です。

また、納品伝票、引取伝票、返却時の点検記録、事故報告書、修理費見積書など、署名を必要としない関連書類はPDFとして保管できます。

なお、マイサインは契約書の締結・保管を行うサービスです。契約書の内容を自動作成したり、記載事項の法的な妥当性を自動判定したりするものではありません。使用する書類は、各社の取引条件に合わせて用意してください。

はい。レンタル基本契約書と個別レンタル契約書を、それぞれ電子契約として取り交わせます。

建機レンタル会社では、継続取引の開始時にレンタル基本契約書で支払条件、機械の保管義務、事故発生時の対応、返却方法などの共通条件を取り決め、その後の貸出案件ごとに個別契約を結ぶ場合があります。

たとえば、同じ土木工事会社が、造成現場では0.45㎥クラスの油圧ショベル、別の道路工事現場では振動ローラーを借りる場合、共通の基本契約を維持しながら、機種・使用場所・貸出期間・料金が異なる個別契約書を案件ごとに締結できます。

基本契約書と個別契約書は、それぞれ締結済みPDFとして管理できます。

ただし、基本契約と個別契約の優先関係や、個別契約で変更できる条件については、各社の契約条項で明確に定めておくことが重要です。

個別レンタル契約書のPDFに、機械の種類・型式・数量・付属品・使用場所・貸出期間・料金などを記載して、取引先へ案内できます。

たとえば、油圧ショベルを貸し出す場合には、バケット容量、機体の型式、アタッチメントの有無、搬入予定日、返却予定日、日額または月額のレンタル料金などを確認事項として整理できます。

また、回送費・基本管理料・補償料・燃料精算・中途解約時の取り扱いなど、後日費用の認識違いが起きやすい条件を記載しておくことも重要です。

マイサインでは、用意した契約書PDFを相手へ送信し、内容を確認して署名してもらえます。

契約書に何を記載すべきかは、貸し出す機械の種類や各社の契約約款によって異なるため、実際の取引内容に合わせて書類を作成してください。

現場代理人が機械の手配を担当していても、その人がレンタル契約を締結する権限を持っているとは限りません。

たとえば、解体工事現場から油圧ショベルの貸出依頼があり、現場代理人が機種や搬入日時を指定していても、正式な契約当事者は建設会社本社で、契約書への署名は購買担当者や権限を与えられた責任者が行う運用も考えられます。

マイサインの通常契約では、契約締結の権限を持つ担当者を送信先に指定し、メールで契約書を案内できます。

一方、現場代理人に機械の受領確認だけを依頼する場合は、契約書とは別の建設機械受領書を用意する方法もあります。

契約当事者、機械の受領者、レンタル料の請求先を混同しないことが重要です。マイサインが署名者の社内権限を自動判定するわけではないため、事前に取引先へ確認してください。

はい。契約条件が確定し、契約書PDFを用意できれば、当日の貸出にも利用できます。

たとえば、道路工事で急きょ水中ポンプや発電機が必要になった場合、貸出機種・数量・レンタル期間・料金・回送条件などを記載した個別レンタル契約書を作成し、取引先へオンラインで案内できます。

取引先の契約担当者が本社にいる場合は、通常契約でメール送信して署名を取得できます。

また、契約権限を持つ担当者が営業所の窓口に来店している場合は、対面契約モードを使い、その場で契約内容の確認から署名まで進めることも可能です。

ただし、急ぎの貸出であっても、機械の在庫確認、搬入条件、安全上の説明、必要な資格の確認など、レンタル会社が通常行う手続きを省略できるわけではありません。

はい。建設機械受領書や納品確認書などをPDFで用意し、受領者に署名してもらう運用ができます。

たとえば、建築工事現場に高所作業車を搬入した際、受領者が機械の型式、数量、付属品、引渡日などを確認し、受領書へ署名する場面です。

現場で受領者と対面している場合には、レンタル会社側のスマートフォンやタブレットを使う対面契約モードで、その場で確認書への署名を取得できます。

機械を受け取った担当者のメールアドレスを契約開始時に入力する必要はなく、マイサインへの会員登録やログインも不要です。

なお、機械の受領確認と、レンタル契約そのものの締結は目的が異なります。受領者に確認してもらう事項や署名の位置づけは、各社の書類に明確に記載してください。

はい。変更後の条件を記載した契約書や合意書を用意し、電子契約で取り交わすことができます。

たとえば、掘削工事で使用する油圧ショベルについて、当初予定していた機種では現場の搬入口を通れず、小型機への変更が必要になる場合があります。

また、標準バケットから幅狭バケットへ変更する場合や、油圧ブレーカーを追加する場合も、レンタル料金や付属品の条件が変わることがあります。

このような場合には、変更後の機種・アタッチメント・数量・料金・搬入日などを記載した個別契約書や変更合意書を作成し、取引先の署名を取得できます。

まだ締結していない契約と、すでに締結済みの契約では対応方法が異なります。締結済み契約書の内容を後から書き換えるのではなく、必要に応じて変更内容を記載した新たな書類を取り交わしてください。

はい。レンタル期間の延長に関する合意書や変更契約書を電子契約で取り交わせます。

たとえば、道路舗装工事が雨天により延期され、振動ローラーの返却予定日を5日間延長する場合、延長後の返却予定日や追加レンタル料について取引先と確認する必要があります。

マイサインでは、変更後のレンタル期間・追加料金・返却条件を記載した合意書を送信し、取引先の署名を取得できます。

契約担当者が別の事務所にいる場合は通常契約で案内でき、借主側の権限を持つ担当者が営業所にいる場合は対面契約モードも利用できます。

なお、契約期間を延長する際の料金計算や延長受付の期限は、各社のレンタル基本約款・個別契約に従って取り決める必要があります。マイサインがレンタル料を自動計算したり、契約を自動延長したりするわけではありません。

はい。契約の解約やキャンセル条件を記載した合意書を用意し、電子契約で取り交わすことができます。

たとえば、解体工事が延期となり、搬入予定だった大型発電機のレンタルを取りやめる場合、キャンセルの連絡が入った時点で、すでに回送車両を手配していることがあります。

その場合、契約を取りやめる日付、発生済みの回送費、キャンセル料の有無、精算方法などを記載した解約合意書を取り交わす運用が考えられます。

契約内容を確認したうえで署名を取得できるため、口頭でのキャンセル連絡だけでは残しにくい精算条件についても記録できます。

ただし、キャンセル料を請求できるかどうかや、その金額は契約条項・取引条件によって異なります。電子契約を利用したことだけで請求権が発生するものではありません。

はい。返却確認書や返却時の検収記録などをPDFで用意し、必要に応じて受領者・返却者の署名を取得できます。

たとえば、バックホウの返却時に、燃料の残量、アワーメーターの数値、バケットの損傷、固定ピンの欠品、車体に付着したコンクリートや泥の状態などを確認する場合です。

返却日、機械の状態、確認した付属品、修理や清掃が必要な箇所などを記載した確認書を取り交わすことで、返却時点で双方が確認した内容を記録として残せます。

返却時の写真や点検記録がある場合は、関連PDFとして保管することもできます。

ただし、署名によって機械の状態が自動的に判定されるわけではありません。実際の検収や写真撮影、必要な点検は別途行い、追加費用については契約条件に基づいて確認してください。

はい。事故報告書や補償に関する確認書などを、書類の目的に応じて電子契約またはPDF保管で扱えます。

たとえば、造成工事中に油圧ショベルが転倒した場合や、夜間に工事現場から可搬式発電機が盗難に遭った場合などです。

事故報告書には、発生日時・場所・使用していた機械・事故の経緯・損傷状況などを整理し、必要に応じて関連する写真や修理費見積書を保管できます。

さらに、修理費や免責額、補償制度の適用に関する個別の取り決めを双方で確認する場合は、費用負担や精算条件を記載した合意書について電子契約を取り交わすことも可能です。

ただし、補償制度の適用可否や損害賠償責任は、契約約款・補償規定・事故状況などによって判断されます。マイサインが事故の責任や補償金額を自動判定するものではありません。

はい。使用場所の変更や第三者への貸与について、個別の承諾書などを作成し、電子契約で取り交わすことができます。

たとえば、造成工事向けに貸し出した油圧ショベルを、借主が別の道路工事現場へ移動したいと申し出る場合です。

また、元請会社が借りた重機を協力会社に使用させる場合など、実際の使用者が当初の契約内容と異なるケースも考えられます。

レンタル基本約款で使用場所の変更や第三者への貸与に制限を設けている場合には、変更後の使用場所、使用者、管理責任、承諾条件などを明確にした書類を取り交わすことが重要です。

マイサインでは、用意した承諾書をメールで送信するほか、相手と対面している場合に対面契約モードを利用できます。

実際に移動や又貸しが認められるかどうかは、各社の契約条件に従って判断してください。

はい。マイサインの通常契約では、1つの契約につき最大5名の契約相手を指定できます。

たとえば、大規模な橋梁工事や道路工事などで、共同企業体を構成する複数の事業者が契約当事者となり、それぞれの署名を必要とする場合に利用できます。

共通の個別レンタル契約書に対して複数の署名者を設定し、それぞれの署名を取得できるため、関係する契約当事者と同じ契約条件を確認できます。

ただし、JVを構成するすべての会社の署名が必要とは限らず、代表構成員などに契約権限が与えられている場合もあります。

契約相手の設定前に、契約主体、署名権限、レンタル料の支払義務を負う事業者を確認してください。マイサインがJVの契約権限を自動的に判断することはありません。

はい。マイサインの公開契約を利用すれば、共通の書類をQRコードや紹介リンクで案内できます。

たとえば、複数の取引先へ高所作業車の使用上の注意事項や、レンタル機械の保管・返却に関する共通の確認書を案内する場合です。

同じ書類のQRコードを営業所の受付で提示したり、紹介リンクをメールで共有したりして、アクセスした相手とそれぞれ個別に締結できます。

取引先ごとに同じ確認書を作り直して送信する必要がないため、共通事項を案内する業務に適しています。

一方で、機械の種類、貸出期間、使用場所、料金などが取引先ごとに異なる個別レンタル契約書については、通常契約などで個別に条件を取り決める運用が適しています。

はい。マイサインの対面契約モードでは、レンタル会社側のスマートフォン・タブレット・PCを使って、その場で契約を締結できます。

たとえば、営業所に来店した取引先の担当者が、プレートコンパクターや小型発電機を当日レンタルする場合です。

機械の種類・貸出期間・料金・返却条件などが記載された契約書PDFを用意し、営業所側の端末を契約相手へ渡して、内容確認から同意・署名まで同じ端末で進められます。

契約開始時に相手のメールアドレスを入力する必要はなく、契約相手のマイサインへの会員登録・ログインも不要です。

締結後は、契約書をメールで送る、印刷する、PDFをダウンロードする方法から受取方法を選択できます。

なお、契約書への署名と機械の貸出手続きは別のものです。本人や契約権限の確認、機械の操作説明、必要な資格の確認などは、従来どおり行ってください。

はい。マイサインでは、契約を電子的に締結することへの同意を、独立したチェック項目で確認できます。

たとえば、これまで押印した紙のレンタル基本契約書を取り交わしてきた建設会社と、初めて電子契約で取引する場合です。

契約作成時に同意確認を有効にすると、契約相手へ電子契約による締結に同意するためのチェック項目が表示されます。

チェックしなければ締結操作に進めず、同意の有無と同意日時は管理画面の署名記録と署名記録PDFに記録されます。

通常契約・公開契約・対面契約モードで利用できます。

なお、電子契約への同意確認は、契約締結の権限を自動的に確認するものではありません。また、法令によって別途必要となる書面の電子交付に関する承諾手続などを代替するものでもありません。

はい。契約相手は、スマートフォンやパソコンから契約内容を確認して署名できます。

たとえば、現場対応が多い土木工事会社の担当者が、事務所に戻る前に個別レンタル契約書の内容を確認する場合です。

通常契約では、送られてきた契約案内から手続きを進められ、契約相手がマイサインへの会員登録やログインを行う必要はありません。

また、契約締結後は締結済み契約書PDFと署名記録PDFを保存できます。署名記録には署名日時や署名者に関する情報などが記録されるため、後日、契約の締結状況を確認する際にも利用できます。

ただし、署名記録が残ることと、すべての契約について法的な有効性が保証されることは別です。契約当事者の権限や契約内容などは、取引の実態に応じて確認してください。

はい。過去に紙で締結した書類をスキャンしてPDF化すれば、マイサインへアップロードして保管できます。

たとえば、建設機械等レンタル基本契約書、個別レンタル契約書、納品伝票、引取伝票、返却確認書などが対象です。

機械の定期点検記録や修理履歴などもPDFとして用意すれば、関連書類として管理できます。

マイサインで締結した電子契約書と、過去の紙の契約書・貸出関連書類をPDFでまとめて管理できるため、古い貸出案件について取引条件や機械の状態を確認したい場合に活用できます。

マイサインに保存された契約書やアップロードした書類は、国内データセンターで10年間保管されます。

ただし、紙の契約書をPDFとしてアップロードしても、その契約書に新しく電子署名が付与されるわけではありません。また、原本の保管義務や電子帳簿保存法上の要件については、書類の種類や保存方法に応じた確認が必要です。

はい。ライトプラン以上で利用できるメンバー管理機能により、複数の担当者で同じ利用環境の契約業務を分担できます。

たとえば、営業所の担当者がバックホウや高所作業車の個別レンタル契約書を作成・送信し、本社の事務担当者が締結済み契約書や保管書類を確認する運用ができます。

オーナーがメンバーを招待すると、各担当者が専用アカウントでログインし、契約書の作成・送信・閲覧や保管書類のアップロードなどを行えます。

契約データはオーナーの利用環境にまとめて保存され、メンバーの操作履歴も確認できます。

追加できるメンバー数は、ライトプラン5名、スタンダードプラン10名、ビジネスプラン20名、ビジネスプラスプラン以上は無制限です。オーナーの人数は含みません。

なお、プラン変更や請求情報の管理など、オーナー専用の操作もあります。

マイサインでは、契約書や保管書類に契約終了日を設定し、終了前の自動リマインドを利用できます。

たとえば、造成工事向けに6か月間貸し出している発電機や、建築現場に長期設置している高所作業車などについて、契約満了前に延長の有無を確認したい場合です。

契約終了日の1日前・30日前・60日前・90日前から通知のタイミングを選択し、オーナーへ自動メール通知できます。

また、「長期レンタル」「道路工事」「発電機」などの管理タグで契約書を分類したり、契約終了日で絞り込んだりすることも可能です。

契約情報や管理項目はCSV形式でダウンロードできるため、長期貸出案件の契約台帳の作成にも活用できます。

ただし、契約終了日の通知は、実際の機械の返却状況を自動判定するものではありません。返却予定日の変更や契約期間の延長については、取引先との確認や必要な契約手続きを別途行ってください。

マイサインでは、契約書を送信するたびに発生する送信料は0円です。

たとえば、建設機械の搬入先やレンタル期間の記載を修正し、取引先へ契約書を送り直す場合でも、送信回数に応じた手数料は発生しません。

契約可能件数は、送信時に一時的に確保されますが、契約が却下された場合は、その件数が戻る仕組みです。

また、月間の契約可能件数が不足した場合には、10件単位・2,980円（税抜）で契約件数を追加購入できます。追加購入した件数には利用期限がありません。

道路舗装工事や建物解体工事などの案件が同じ月に重なり、個別レンタル契約書の締結件数が増える場合にも、必要に応じて追加できます。

ただし、各プランに毎月含まれる未使用の契約件数は、翌月へ繰り越せません。また、締結済みの契約を変更する場合は、必要に応じて新たな変更合意書などを取り交わしてください。