データ返還 契約書の条項・条文例

データ返還の条項・条文の役割

データ返還条項は、契約終了時や請求時に相手方から受領した資料や電子データの返却・削除方法を明確にするための条文です。返還や削除の範囲が不明確なままだと、情報の不適切な保管や漏えいリスクにつながる可能性があります。

そのため、本条項では、返還対象となるデータの範囲、削除義務の有無、複製物の取扱いなどを事前に整理しておくことが重要です。業務委託契約やシステム利用契約、秘密情報を扱う契約などで特に重要となります。

データ返還の書き方のポイント

• 返還対象データの範囲を明確にする
  資料だけでなく電磁的記録や複製物を含むかを明記しておくことで、返還漏れや解釈の違いを防げます。
• 返還と削除のどちらを求めるか整理する
  返還のみか、削除も含むのかを定めておくことで、契約終了後のデータ管理を明確にできます。
• 複製物の取扱いを定める
  バックアップデータやコピーの削除義務を明記することで、情報の残存リスクを低減できます。
• 削除完了報告の有無を決める
  削除完了の報告や証明書提出を定めておくと、実務上の確認が容易になります。
• 法令保存義務との関係を整理する
  会計帳簿など保存義務があるデータについて例外を設けることで、実務との整合性が取れます。

データ返還の注意点

• 保存義務のあるデータを誤って削除しない
  法令上保存が必要なデータまで削除対象に含めないよう、例外規定を設けることが重要です。
• バックアップデータの扱いを曖昧にしない
  バックアップ領域のデータを削除対象に含めるかどうかを明確にしておかないとトラブルの原因になります。
• 返還期限を必要に応じて設定する
  期限がないと対応が遅れる可能性があるため、重要度に応じて期間を定めることが有効です。
• 削除方法の実務負担を考慮する
  完全削除や証明提出を義務付ける場合は、相手方の実務対応可能性も踏まえて設計する必要があります。