カウンセリングシート兼同意書とは？
カウンセリングシート兼同意書とは、施術、指導、相談、コーチング、カウンセリングなどのサービスを提供する事業者が、利用者にサービスを開始する前に、現在の状態や要望を確認するとともに、サービス内容や免責事項について説明し、同意を得るための書面です。
単なるアンケートや問診票とは異なり、
・利用者から情報を取得する
・事業者が説明責任を果たす
・双方の認識を文書として残す
という法的・実務的な役割を同時に果たします。近年では、美容サロン、整体院、パーソナルトレーニング、コーチング、オンライン相談など、医療行為ではないが身体・精神・生活に影響を与えるサービスが増えており、カウンセリングシート兼同意書の重要性は年々高まっています。
なぜカウンセリングシート兼同意書が必要なのか
カウンセリングシート兼同意書が必要とされる最大の理由は、トラブルの予防です。
サービス提供後に、
・思っていた内容と違った
・効果がなかった
・体調が悪化した
・説明を受けていない
といったクレームが発生するケースは少なくありません。これらの多くは、サービス開始前の説明不足や、利用者の状態把握不足が原因です。同意書を作成し、事前に説明と同意を文書で残しておくことで、後日の認識違いや責任範囲を明確にできます。また、事業者側が説明義務を果たした証拠としても機能し、万一の紛争時に重要な判断材料となります。
利用される主な業種・サービス例
カウンセリングシート兼同意書は、以下のような幅広い業種で活用されています。
- 美容サロン、エステ、脱毛サロン
- 整体院、リラクゼーションサロン、マッサージ
- パーソナルトレーニング、ヨガ、ピラティス
- メンタルカウンセリング、キャリア相談
- コーチング、コンサルティング
- オンライン相談サービス
共通しているのは、「医療行為ではないが、個人差やリスクが存在するサービス」である点です。そのため、事前の説明と同意取得が極めて重要になります。
カウンセリングシート兼同意書に盛り込むべき必須項目
1. カウンセリングの目的と位置付け
本サービスが治療行為ではないこと、特定の結果を保証するものではないことを明確にします。これにより、過度な期待や誤解を防ぐことができます。
2. 利用者による情報提供義務
健康状態、既往歴、体調、悩み、要望などを正確に記入する義務を明記します。虚偽や記載漏れがあった場合の責任の所在も明確にしておくことが重要です。
3. サービスの効果に関する説明
効果には個人差があること、必ずしも期待した結果が得られるとは限らないことを明示します。これにより、結果に対するトラブルを防止します。
4. 免責事項
事業者に故意または重過失がない限り、一定の責任を負わない旨を定めます。ただし、過度な免責は無効と判断される可能性があるため、合理的な範囲に留めることが重要です。
5. サービス中止・制限に関する条項
利用者の体調や状況により、事業者の判断でサービスを中止・制限できる旨を定めておくことで、安全性を確保できます。
6. 個人情報の取扱い
カウンセリングシートに記載された情報の利用目的、管理方法、第三者提供の有無を明確にします。信頼性の向上にもつながります。
条項ごとの実務ポイントと注意点
説明義務を果たした証拠として残す
口頭説明だけでは、後日「聞いていない」と主張されるリスクがあります。同意書により、説明内容を文書化し、署名や同意取得を行うことが重要です。
業種ごとに内容をカスタマイズする
美容、運動、メンタルなど、業種によってリスクは異なります。テンプレートをそのまま使うのではなく、自社サービスに合わせて表現を調整しましょう。
強すぎる免責表現は避ける
すべての責任を免除するような記載は、無効と判断される可能性があります。現実的かつ合理的な範囲で定めることが重要です。
電子契約・オンライン同意との相性
近年では、対面だけでなくオンラインでサービスを提供するケースも増えています。カウンセリングシート兼同意書は、電子契約サービスを利用することで、オンライン完結が可能です。
電子契約を利用することで、
・署名や保管の手間を削減できる
・履歴が残り証拠性が高まる
・遠方の利用者ともスムーズに契約できる
といったメリットがあります。
作成・運用時の注意点
- 他社の同意書をコピーしない
- 実際の運用と内容が乖離しないようにする
- サービス内容変更時は必ず見直す
- 法令改正や判例動向に注意する
- 不安がある場合は専門家に確認する
特に、内容が古いまま運用されている同意書は、かえってリスクになる場合があります。
まとめ
カウンセリングシート兼同意書は、単なる事務書類ではなく、事業者と利用者の信頼関係を築き、トラブルを未然に防ぐための重要なツールです。事前にしっかりと説明し、同意を得ることで、安心してサービスを提供できる環境が整います。自社サービスに合った形で整備し、継続的に見直していくことが、長期的な事業運営において欠かせません。
