契約を解除・解約するときは、自社で「契約を終了する」と決めるだけではなく、契約書や法律上必要となる手続きを確認し、相手方へ適切に通知する必要があります。
特に確認したいのが、「いつまでに通知するのか」「誰に送るのか」「何を伝えるのか」「どの方法で通知するのか」という4つのポイントです。
また、通常の中途解約と、相手方の契約違反などを理由とする解除では、通知までに必要となる手続きが異なる場合があります。このページでは、契約解除・解約を相手方へ伝えるときの基本的な進め方を解説します。
解除・解約を通知するときの基本的な流れ
- 契約を終了する理由を整理する
- 解除・解約に関する契約条項を確認する
- 通知期限・事前通知期間を確認する
- 催告が必要か確認する
- 通知内容・契約終了日を整理する
- 契約書に沿った方法で相手方へ通知する
- 通知・到達・相手方の回答を記録する
法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要
マイサイン（mysign）はフリープランでも機能が充実！
まず解除・解約のどちらの手続きか確認する
相手方へ通知する前に、今回の契約終了がどのような理由によるものなのかを整理します。
相手方に契約違反があるため契約上・法律上の解除権を行使する場合と、契約書で認められた中途解約を利用する場合では、通知前に確認する事項が異なります。
| 終了する理由 | 主に確認する手続き |
|---|---|
| 契約期間途中で通常どおり終了したい | 中途解約条項・事前通知期間 |
| 相手方が契約を履行しない | 解除条項・催告の要否・解除要件 |
| 重大な契約違反等がある | 無催告解除が可能な条件を満たすか確認 |
| 双方が契約終了に合意している | 終了日・精算条件などの合意内容を確認 |
| 契約満了で終了したい | 自動更新・更新拒絶の通知期限を確認 |
中途解約条項を利用できる場合もあれば、契約違反を理由とする解除として催告などが必要になる場合もあります。まず、どの条項・権利を使って契約を終了するのかを確認します。
1．契約書の解除・解約条項を確認する
最初に、締結済みの契約書から契約終了に関係する条項を確認します。
確認したい主な条項
- 契約期間
- 自動更新
- 中途解約
- 解除
- 通知
- 違約金・解約金
- 契約終了後の精算・返却
- 契約終了後も存続する条項
例えば、中途解約について「30日前までに書面で通知することにより解約できる」と定められているのであれば、希望する契約終了日だけでなく、30日前という通知期限と書面による通知という条件を確認します。
解除についても、「一定期間内に是正されない場合に解除できる」「重大な契約違反がある場合は催告せず解除できる」など、独自の条件が契約書に定められている場合があります。
2．解約通知は希望する終了日から逆算する
契約書の中途解約条項を利用する場合は、希望する契約終了日から事前通知期間を逆算します。
例えば、「1か月前までに通知することで解約できる」と定められている契約について、9月30日で終了したい場合は、契約書の文言に沿って通知期限を確認し、それより前に手続きを進めます。
解約通知前に確認する項目
- 希望する契約終了日
- 必要な事前通知期間
- 通知期限
- 通知方法
- 通知先
- 解約理由の記載が必要か
- 解約金・違約金などが発生しないか
「30日前」と「1か月前」など、似ていても計算結果が異なる表現があります。契約書に記載された条件をそのまま確認してください。
3．解除の場合は通知前に催告が必要か確認する
相手方が契約上の義務を履行しないことを理由に解除する場合は、直ちに解除通知を送れるとは限りません。
民法第541条では、当事者の一方が債務を履行しない場合、相手方が相当の期間を定めて履行を催告し、その期間内に履行がないときは、原則として契約を解除できると定めています。
ただし、その時点の不履行が契約や取引上の社会通念に照らして軽微である場合は、同条による解除はできません。
催告するときに明確にしたい内容
- 対象となる契約
- 履行されていない義務
- 現在の状況
- 相手方へ求める対応
- 履行を求める期限
- 期限までに履行されない場合に解除を検討すること
催告後、設定した期間内に履行が行われた場合は、解除できるかどうかについて改めて確認する必要があります。
催告をせず解除できる場合もある
民法第542条では、一定の場合について、履行の催告をすることなく契約を解除できる旨が定められています。
例えば、債務の全部の履行が不能である場合や、債務者が全部の履行を拒絶する意思を明確に表示した場合などです。
ただし、具体的な状況が同条や契約書の無催告解除条項に該当するかは、事実関係によって判断が必要です。
解除による影響が大きい契約や、相手方と解除理由について争いがある場合は、通知前に弁護士などの専門家へ確認することも検討してください。
4．解除・解約通知には何を書く？
相手方へ通知するときは、どの契約について、いつ終了させる意思なのかを明確にします。
| 記載項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 通知日 | 通知書を作成・送付する日 |
| 宛先 | 契約相手の正式名称・指定された通知先 |
| 対象契約 | 契約書名・締結日など契約を特定できる情報 |
| 終了の意思 | 解除・解約する意思を明確にする |
| 根拠 | 必要に応じて契約条項・解除理由など |
| 契約終了日 | いつ契約を終了させるのか |
| 終了後の対応 | 精算・返却・引き継ぎなど必要な事項 |
解除の場合は、契約違反など解除の根拠となる事実や、それまでに催告を行っている場合はその経緯を明確にすることがあります。
一方、契約書上、理由を問わず中途解約できる場合は、必ずしも詳細な解約理由が必要とは限りません。
必要以上の主張を追加すると、新たな争点が生じることもあるため、契約書と実際の状況に必要な内容を整理して通知します。
5．契約終了日を曖昧にしない
通知書では、「契約を終了します」だけでなく、いつ終了するのかを確認できるようにします。
解約の場合は、契約書で定められた事前通知期間を考慮して終了日を設定します。
解除の場合は、解除通知の効力が生じる時期について、解除の根拠、契約条項、通知内容などを確認する必要があります。
民法第540条では、解除権の行使は相手方に対する意思表示によって行うことが定められています。
また、民法第97条では、意思表示は原則としてその通知が相手方に到達した時から効力を生ずるとされています。
解約では事前通知期間がある場合があり、解除では相手方への意思表示の到達が問題になります。通知日・到達日・契約終了日を分けて管理すると分かりやすくなります。
6．契約書で通知方法を指定していないか確認する
解除・解約の意思を伝える方法についても、契約書を確認します。
通知方法として考えられるもの
- 書面
- 郵送
- 書留郵便
- メール
- 契約書で指定されたその他の方法
契約書に「書面で通知する」「指定住所へ送付する」などの定めがある場合は、その条件に沿って通知します。
日常的にメールで連絡しているからという理由だけで、契約書で指定された正式な通知方法を省略しないよう注意してください。
解除・解約通知はメールでもよい？
契約書でメール通知が認められている場合や、通知方法が特に限定されていない場合には、メールで解除・解約の意思を伝える方法が考えられます。
ただし、解除・解約は契約関係を終了させる重要な意思表示です。
後から「メールを受け取っていない」「その内容では解約通知だと分からなかった」といった問題が生じる可能性もあるため、重要な契約では通知内容と到達を確認できる方法を検討します。
メールで通知する場合の確認事項
- 契約書上メールで通知できるか
- 指定されたメールアドレスか
- 対象となる契約を特定しているか
- 解除・解約の意思が明確か
- 契約終了日を明確にしているか
- 送信日時を確認できるか
- 送信済みメールを保存しているか
- 必要に応じて相手方へ受領確認を依頼したか
7．重要な通知では内容証明郵便を検討する
解除通知など、いつ・どのような内容を相手方へ通知したのかを記録として残す必要性が高い場合には、内容証明郵便を利用する方法があります。
日本郵便の内容証明は、いつ、どのような内容の文書を誰から誰宛てへ差し出したのかを証明する制度です。
ただし、内容証明によって、その文書に書かれた主張が正しいことまで証明されるわけではありません。
また、内容証明だけでは相手方へ配達されたことまで証明するものではないため、配達された事実を記録したい場合は配達証明を併用する方法があります。
日本郵便によると、配達証明は一般書留郵便物を配達したという事実を証明するサービスであり、実際の受取人が誰であるかまで証明するものではありません。
メールと郵送を併用する方法もある
契約書で定められた通知方法を満たしたうえで、相手方へ早く内容を伝えるためにメールも併用する方法があります。
例えば、正式な解除通知書を契約書に従って郵送し、同じ日に担当者へメールで通知書を発送したことを伝える方法です。
複数の方法で通知する場合は、解除・解約理由、契約終了日などの内容が食い違わないようにしてください。
8．通知後は相手方への到達・回答を確認する
解除・解約通知を送った後は、送った時点で管理を終わらせず、その後の状況も記録します。
保存しておきたい記録
- 通知書の控え
- 通知を送付した日
- 送付先
- 郵便の受領証
- 配送・配達に関する記録
- 送信したメール
- 相手方からの返信
- 電話・面談で確認した内容
特に相手方が解除・解約の有効性を争っている場合は、これらの記録を削除せず保管しておきましょう。
相手方から異議を受けた場合
解除・解約を通知した後、相手方から「解除理由がない」「解約期限を過ぎている」「契約書上途中で終了できない」といった回答を受けることがあります。
この場合は、一方的に「通知したから契約は終了した」と処理せず、契約書の条項とこれまでの経緯を改めて確認します。
確認する資料
- 締結済み契約書
- 変更契約書・覚書
- 契約違反に関する記録
- 催告の記録
- 解除・解約通知書
- 相手方への到達記録
- 相手方からの回答
解除の要件や契約終了の有効性について意見が一致しない場合は、弁護士などの専門家へ相談することも検討してください。
9．契約終了後の精算・返却も通知時に整理する
解除・解約通知では契約終了そのものだけでなく、終了後に必要となる手続きについても整理しておくとスムーズです。
終了前後に確認したい事項
- 未完了業務
- 最終納品
- 未払い・未請求金額
- 最終支払期限
- 貸与物・預かり物の返却
- 秘密情報・資料の返却・廃棄
- アカウント・アクセス権の停止
- 契約終了後も存続する義務
特に契約解除では、契約の種類や解除理由によって返還・精算などが問題になる場合があります。
通知書へすべて記載する必要があるとは限りませんが、契約終了までに双方で確認すべき事項として整理しておきましょう。
解除・解約を通知する前のチェックリスト
- 契約を終了する理由を整理した
- 解除・解約のどちらの手続きを確認するか決めた
- 締結済みの契約書を確認した
- 中途解約条項を確認した
- 解除条項を確認した
- 事前通知期間を確認した
- 催告が必要か確認した
- 通知期限を確認した
- 通知方法を確認した
- 正しい通知先を確認した
- 対象となる契約を通知書で特定した
- 契約終了日を明確にした
- 通知・到達を確認できる方法を検討した
- 契約終了後の精算・返却を整理した
よくある質問
契約解除はいつ通知すればよいですか？
解除理由や契約書の解除条項によって異なります。
債務不履行について民法第541条による解除を行う場合は、原則として相当の期間を定めて履行を催告し、その期間内に履行がないことなどを確認してから解除を検討します。
一方、民法第542条や契約条項により催告なしで解除できる場合もあります。個別の状況を確認してください。
解約はいつ通知すればよいですか？
契約書の中途解約条項で定められた事前通知期間を確認します。
「30日前まで」「1か月前まで」などの条件があれば、希望する解約日から逆算して余裕を持って通知してください。
解除・解約の理由は必ず書く必要がありますか？
一律ではありません。
契約違反を理由に解除する場合は、どのような事実・条項を根拠に解除するのかを明確にすることが重要です。
一方、契約書上理由を問わず中途解約できる場合などは、詳細な理由を求められていないこともあります。契約条項を確認してください。
メールで「契約を終了します」と送るだけでもよいですか？
契約書で指定されている通知方法を最初に確認してください。
メールによる通知が認められている場合もありますが、書面・郵送などを指定している契約もあります。
また、契約書名や契約終了日などが分からない通知では、どの契約についての意思表示なのか曖昧になる可能性があります。
内容証明郵便を使えば解除が有効になりますか？
内容証明を利用したという理由だけで解除の要件が満たされるわけではありません。
内容証明は、いつ、どのような内容の文書を誰から誰宛てに差し出したのかを日本郵便が証明する制度です。解除自体が有効かどうかは、解除権の有無や必要な手続きを満たしているかなどによって判断されます。
内容証明を送れば相手が受け取ったことも証明できますか？
内容証明だけでは、相手方へ配達されたことまで証明できません。
日本郵便では、配達された事実を証明するサービスとして配達証明を提供しています。必要に応じて内容証明との併用を検討してください。
相手が解除通知を受け取っていないと言った場合はどうしますか？
通知方法、送付先、配達記録、メールの送信記録などを確認します。
解除の効力や通知の到達について争いがある場合は、具体的な事実関係に基づく判断が必要になるため、専門家への相談を検討してください。
解除・解約の通知方法をまとめると
契約解除・解約を相手方へ通知するときは、通知書を作ることから始めるのではなく、契約を終了する根拠、通知時期、事前手続き、通知方法を確認したうえで内容を整理することが重要です。
- 契約を終了する理由を確認する
- 解除・解約に関する条項を確認する
- 通知期限・催告の要否を確認する
- 通知する内容と契約終了日を整理する
- 契約書に沿った方法で通知する
- 通知が相手方へ到達したことを確認する
- 通知書・回答・終了後の記録を保管する
解除・解約は契約関係を終了させる重要な手続きです。特に解除理由について争いがある場合や、取引金額が大きい場合は、通知前に専門家へ確認することも検討してください。
契約終了の手続きに備えて契約書を管理する
契約を解除・解約するときは、契約期間、中途解約、解除、通知方法など複数の条項を確認する必要があります。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
契約締結後も契約書を適切に管理し、解除・解約が必要になったときに該当する条項や締結済みの内容を確認できる状態にしておきましょう。
法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要
マイサイン（mysign）はフリープランでも機能が充実！
