提携専門家への情報提供同意書（FP）

提携専門家への情報提供同意書（FP）とは？

提携専門家への情報提供同意書（FP）とは、ファイナンシャルプランナー（FP）が相談者から提供された相談内容や家計・資産等の情報を、弁護士、税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士などの提携専門家へ提供する際に、相談者本人から同意を得るための書面です。FPへの相談は、家計改善や資産形成だけで完結するとは限りません。例えば、相続相談から税務申告や相続登記が必要になったり、事業承継相談から税務・法務上の専門的な検討が必要になったりする場合があります。このような場合、FPが各分野の専門家と連携することで相談者を総合的に支援しやすくなりますが、その過程では相談者の個人情報や財産に関する情報を外部の専門家へ提供することがあります。
そのため、あらかじめ情報提供について同意を取得し、

• 誰に情報を提供する可能性があるのか
• どのような情報を提供するのか
• 何のために情報を提供するのか
• 提供された情報をどのように取り扱うのか
• 相談者が同意を撤回できるのか

といった事項を明確にしておくことが重要です。個人情報の取扱いについて定める一般的なプライバシーポリシーだけでなく、具体的な専門家連携について相談者から同意を得たことを記録する書面として整備しておくと、FPと相談者の双方にとって情報提供の範囲を確認しやすくなります。

提携専門家への情報提供同意書が必要となるケース

FP業務では、相談内容によって複数の専門分野が関係します。特に、次のようなケースでは提携専門家への情報提供が必要になることがあります。

• 相続対策について税理士や司法書士と連携する場合
• 遺言や相続手続について弁護士や司法書士等を紹介する場合
• 事業承継について税理士や弁護士等と検討する場合
• 社会保険や労務に関する相談について社会保険労務士と連携する場合
• 不動産を含む資産について不動産分野の専門家へ相談する場合
• 保険や金融商品に関する相談について関係事業者と連携する場合
• 相談者の課題についてFPの業務範囲を超える専門的判断が必要になった場合

例えば、相談者から「相続税を考慮して財産をどのように承継すればよいか相談したい」と依頼された場合、FPは家計や資産全体を踏まえた一般的なファイナンシャルプランニングを行うことができます。一方、具体的な税務判断や税務申告など、資格や法令上の業務範囲が問題となる事項については、該当する専門家への相談が必要になる場合があります。このとき、相談者がFPに伝えた資産構成や家族構成などを専門家に共有できれば、相談者が最初から同じ説明を繰り返す負担を軽減でき、専門家も相談内容を把握しやすくなります。ただし、円滑な連携のためだからといって、相談者の情報を無制限に提供してよいわけではありません。どの情報を、どのような目的で、誰に提供するのかを整理し、必要な同意を取得することが重要です。

FPが提携専門家へ提供する可能性がある情報

FPが取り扱う情報には、一般的な氏名や連絡先だけでなく、相談者の経済状況に深く関係する情報が含まれることがあります。同意書では、提供対象となり得る情報を可能な限り具体的に示しておくことがポイントです。例えば、次のような情報が考えられます。

• 氏名、年齢、生年月日、連絡先等の基本情報
• 家族構成や扶養関係に関する情報
• 勤務先、職業、収入に関する情報
• 生活費その他の支出に関する情報
• 預貯金、有価証券、不動産等の資産情報
• 住宅ローン、事業融資等の負債情報
• 生命保険や損害保険等の契約情報
• 年金や社会保険に関する情報
• 相続、贈与、事業承継に関する情報
• FPとの相談内容や相談記録

もっとも、同意書に記載した情報をすべての専門家へ一律に提供する必要があるわけではありません。税理士への相談であれば税務上必要な情報、司法書士への相談であれば登記等の検討に必要な情報というように、相談目的に応じた必要な範囲に限定することが重要です。

提携専門家への情報提供同意書に盛り込むべき主な条項

提携専門家への情報提供同意書を作成する場合には、単に「第三者への情報提供に同意します」と記載するだけではなく、情報提供の具体的な条件を整理することが大切です。
主な項目としては、次のようなものがあります。

• 情報提供の目的
• 提携専門家等の範囲
• 提供する情報の種類
• 情報提供の範囲
• 情報の利用目的
• 情報提供の方法
• 提携専門家等における情報の取扱い
• 専門家への相談・紹介と正式契約との区別
• FP業務と専門資格業務との区分
• 相談者が提供する情報の正確性
• 情報提供への同意の任意性
• 同意の撤回
• 情報の保存・管理
• 法令等に基づく情報提供
• 損害発生時の対応

これらを整理しておくことで、相談者にとっても「自分の情報がどのように使われるのか」を確認しやすい同意書になります。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 情報提供の目的

最初に明確にしたいのが、なぜ専門家へ情報を提供するのかという点です。例えば、「相談者に対する適切かつ専門的な助言・支援を行うため」といった基本的な目的を定めたうえで、専門家への相談、照会、紹介、共同での検討などに必要な範囲で情報を提供することを示します。目的を明確にすることで、相談業務とは無関係な目的への利用との区別もしやすくなります。

2. 提携専門家等の範囲

情報提供先についても明確にしておく必要があります。FP相談では、弁護士、税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士、公認会計士、不動産分野の専門家など、相談内容によって異なる専門家との連携が考えられます。同意書では、想定される専門家の種類を列挙しておく方法があります。ただし、「その他の専門家」とだけ広く定めるのではなく、相談目的との関連性や情報提供の必要性を基準として限定することがポイントです。

3. 提供する情報

提供対象となる情報については、具体的な項目を示しておくと相談者が判断しやすくなります。特にFP相談では、収入・支出、預貯金、不動産、住宅ローン、保険、年金など、相談者の財産状況に関係する情報を取り扱うことがあります。そのため、「相談に必要な一切の情報」などの抽象的な表現だけに頼らず、想定される情報を列挙したうえで、実際の提供は必要な範囲に限定する設計が考えられます。

4. 必要な範囲への限定

情報提供同意書では非常に重要な部分です。相談者が専門家への情報提供に同意したとしても、FPが保有しているすべての情報を提供する必要があるとは限りません。例えば、住宅ローンについて専門家へ相談するために、相談内容とは無関係な別の財産情報まで提供する必要があるかは個別に検討する必要があります。そこで、「相談、照会、紹介その他の連携に必要な範囲に限る」といった条件を設け、目的と提供情報を対応させることが重要になります。

5. 情報提供の方法

実務では、専門家への情報提供は紙だけで行われるとは限りません。電子メール、オンライン会議、クラウドサービス、情報共有システムなどを利用するケースも考えられます。そのため同意書では、電磁的方法による提供も想定しておくと実態に合わせやすくなります。同時に、誤送信や不正アクセスなどを防止するため、情報の性質に応じた適切な安全管理を行うことも重要です。

6. 提携専門家における情報管理

FP側だけが適切に管理していても、提供先で情報が不適切に扱われれば問題につながります。そのため、専門家自身に適用される法令や守秘義務等を踏まえて情報を取り扱うことや、必要に応じて提供目的以外に利用しないことなどを確認できる体制を整えることが重要です。提携契約や業務上の取り決めを別途締結している場合には、その内容と相談者向けの同意書が矛盾しないよう確認しておきましょう。

7. 専門家の紹介と正式な依頼を区別する

FPが専門家へ相談者の情報を提供したからといって、相談者と専門家との間で当然に業務委託契約等が成立するとは限りません。例えばFPから税理士を紹介された場合でも、税務申告等を正式に依頼するのであれば、業務内容や報酬等について相談者と税理士との間で別途確認することが通常考えられます。同意書では、情報提供や紹介への同意と、専門家への正式な業務依頼を分けて整理しておくことが重要です。

8. FPの業務範囲を明確にする

FPが専門家と連携する理由の一つは、それぞれの専門分野に応じた適切な対応を行うことにあります。FPが税務、法律、登記、社会保険等に関連する相談を受けた場合、内容によっては特定の資格者による対応が必要になります。そのため、FP自身が行う相談業務と、提携専門家が担当する専門業務との区分を明確にしておくことが重要です。専門家を紹介したことによって、FP自身が当該専門家の業務結果まで保証するものではないことについても、必要に応じて整理しておきましょう。

9. 情報提供への同意を任意とする

相談者が同意するかどうかを自ら判断できるようにすることも重要です。同意しなかった場合に専門家との連携ができず、相談内容によって十分な支援が難しくなる可能性があるのであれば、その点についても説明しておくとよいでしょう。相談者に必要な情報を伝えたうえで意思確認を行うことが、実務上のトラブル防止につながります。

10. 同意の撤回

一度同意した後、相談者が「今後は専門家へ情報を提供してほしくない」と考える場合もあります。そのため、将来に向かって同意を撤回できることや、撤回後は原則として新たな情報提供を行わないことなどを定めておく方法があります。一方、撤回前にすでに適法に行われた情報提供まで遡って無効になるものではないことも整理しておくと、同意撤回の効果が明確になります。

個人情報保護方針との違い

提携専門家への情報提供同意書と、事業者が公表するプライバシーポリシー・個人情報保護方針は、関連していますが役割が異なります。プライバシーポリシーは、事業者が個人情報をどのような目的で取得・利用・管理するかなどについて広く示すものです。これに対して提携専門家への情報提供同意書は、特定の相談者について、専門家との連携に伴う具体的な情報提供への意思を確認するために利用できます。したがって、どちらか一方だけを整備すればよいと考えるのではなく、実際の情報の取得方法、利用目的、第三者提供の方法等に応じて、それぞれの文書の内容を整合させることが大切です。

FPが情報提供同意書を作成する際の注意点

提供先を必要以上に広げない

情報提供先を「当社が必要と判断するすべての第三者」などと極端に広く設定すると、相談者にとって情報の提供先が分かりにくくなります。提携する専門家の種類や情報提供の目的を可能な範囲で具体化し、相談者が内容を理解したうえで判断できる形にすることが重要です。

提供情報を相談目的に合わせる

FPは相談者から多くの情報を取得する可能性がありますが、それらすべてが専門家への相談に必要とは限りません。「取得しているから提供する」のではなく、「専門家への相談に必要だから提供する」という考え方で情報を選定することが大切です。

専門家ごとの業務範囲を確認する

FPと提携専門家との連携では、誰がどの業務を担当するのかを整理する必要があります。税務、法律、登記、社会保険などについて専門資格者の業務に該当する場合には、適切な専門家へつなぐことが重要です。FP向けの情報提供同意書には、この役割分担を明確にする条項を設けておくと実務上も分かりやすくなります。

同意書を取得するだけで終わらせない

書面上の同意を取得したとしても、その後の情報管理が不要になるわけではありません。電子メールで資料を送る際の宛先確認、共有範囲の設定、アクセス権限の管理、不要となった情報の削除・廃棄など、実際の運用まで含めて情報管理体制を整えることが重要です。

提携関係が変更された場合は見直す

提携する専門家や提供方法が変わった場合には、既存の同意書が現在の運用と一致しているか確認しましょう。新しい専門家との連携、新たな情報共有システムの導入、相談サービスの変更などがあった場合には、同意書やプライバシーポリシー等の見直しが必要になる可能性があります。

提携専門家への情報提供同意書を電子契約で取得するメリット

FP相談では、オンライン面談やメール等を利用して相談者とやり取りするケースもあります。その場合、情報提供同意書についても電子的に取得・保存する方法が考えられます。電子化することで、相談開始時や専門家への連携前に同意手続きを行いやすくなり、同意を取得した日時や対象となった文書を管理しやすくなります。特に重要なのは、「いつ、どの内容について同意したのか」を後から確認できる状態にしておくことです。同意書を改定した場合には、どのバージョンについて相談者が同意したのか分かるように管理することも、実務上のポイントになります。

提携専門家への情報提供同意書とあわせて整備したい書類

FP業務では、情報提供同意書だけを単独で用意するのではなく、相談内容に応じて関連書類を組み合わせることで、相談者との関係をより明確にできます。例えば、次のような書類が考えられます。

• FP相談契約書
• 相談内容確認書
• 相談業務の範囲に関する確認書
• 家計情報提供同意書
• 資産・負債情報提供同意書
• 収入・支出情報提供同意書
• 保険契約情報提供同意書
• 年金情報提供同意書
• 住宅ローン情報提供同意書
• 相続財産情報提供同意書

相談者から情報を取得する段階の同意と、その情報を外部の専門家へ提供する段階の同意を整理しておくことで、FP事業者側でも情報の流れを管理しやすくなります。

まとめ

提携専門家への情報提供同意書（FP）は、FPが相談者の情報を弁護士、税理士、司法書士、社会保険労務士その他の専門家へ提供し、連携して相談対応を行う場合に重要となる書面です。FP相談では、家計、資産、負債、保険、年金、相続など幅広い情報を取り扱います。そのため、専門家との連携を円滑にするだけでなく、どの情報を、誰に、何の目的で提供するのかを明確にすることが重要です。同意書を作成する際には、情報提供先、提供する情報、利用目的、提供方法、情報管理、同意の任意性、撤回方法などを具体的に定めましょう。また、専門家への情報提供に同意したことと、相談者がその専門家へ正式に業務を依頼することは別の問題です。FPと各専門家の業務範囲を整理し、必要に応じて専門家との契約を別途締結することも重要になります。提携専門家への情報提供同意書を適切に整備し、プライバシーポリシーやFP相談契約書などの関連文書と整合させることで、相談者が安心して情報を提供できる環境を整えやすくなります。