契約期間の満了が近づいたときは、相手方へ契約を更新するか確認したり、次の契約期間について協議したりする必要があります。
ただし、契約によっては何もしなくても自動更新される場合もあれば、更新するために双方の合意や新しい契約書の締結が必要な場合もあります。
そのため、契約更新を相手方へ通知するときは、現在の契約書から更新方法と期限を確認し、社内で更新方針を決めたうえで、相手方が検討できる余裕を持って更新確認を始めることが重要です。
契約更新を相手へ確認するときの基本的な流れ
- 現在の契約満了日・更新方法を確認する
- 自社で更新するか判断する
- 更新条件をそのまま継続するか確認する
- 余裕を持って相手方へ更新意思を確認する
- 必要に応じて更新条件を協議する
- 更新方法に沿って合意・締結する
- 更新後の契約期間・次回期限を管理する
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契約更新を相手へ通知する前に契約書を確認する
相手方へ「次回も契約を更新したい」と連絡する前に、まず現在の契約書を確認します。
特に重要なのが、契約更新が自動的に行われるのか、それとも改めて双方の合意が必要なのかという点です。
| 更新方法 | 基本的な対応 |
|---|---|
| 自動更新 | 契約書で定められた条件を満たすと次の契約期間へ更新される |
| 更新確認が必要 | 満了前に相手方へ更新意思を確認する |
| 双方の合意が必要 | 更新期間・条件について双方で合意する |
| 再契約が必要 | 次の期間について新しい契約書を締結する |
自動更新なのか、メール等による合意で更新するのか、新しい契約書の締結が必要なのかによって、その後の手続きが変わります。
1．現在の契約期間と満了日を確認する
最初に、現在の契約がいつまで続くのかを確認します。
確認したい資料
- 最初に締結した契約書
- 更新契約書
- 期間延長の覚書
- 変更契約書
- 過去の更新記録
契約を何度か更新している場合は、最初の契約書に記載された満了日が現在の満了日ではないことがあります。
現在有効な契約期間を特定してから、更新確認のスケジュールを決めてください。
2．更新・更新拒絶に関する期限を確認する
更新確認を始める時期を決めるために、契約書の更新期限も確認します。
確認したい項目
- 契約満了日
- 更新希望を伝える期限
- 更新しない場合の通知期限
- 更新条件について協議する期限
- 更新契約書を締結する期限
自動更新契約では、「満了日の30日前までに更新しない旨の通知がなければ更新する」などの条件が定められている場合があります。
この場合、更新を希望しているとしても、更新条件を見直すのであれば自動更新の直前まで待たずに相手方と協議を始める必要があります。
3．相手へ連絡する前に自社の更新方針を決める
相手方へ更新確認をする前に、自社として契約を継続したいのかを整理します。
社内で確認したいこと
- 現在の取引を継続する必要があるか
- これまでの取引実績
- 契約上の問題・トラブルがないか
- 現在の契約金額が適切か
- 業務範囲を変更する必要がないか
- 次の契約期間をどの程度にするか
- 更新後の予算・社内承認
「相手が更新したいなら続ける」という状態で連絡するより、自社の希望条件をある程度整理してから相手方へ確認した方が、その後の協議を進めやすくなります。
4．更新確認を始めるタイミングを決める
相手方へ更新確認をする時期について、一律に「満了日の○か月前」と決まっているわけではありません。
契約書に定められた通知期限と、双方が更新条件を検討するために必要な時間から逆算します。
時間を見込んでおきたい手続き
- 自社での更新判断
- 相手方での更新判断
- 料金・条件の交渉
- 契約書の修正
- 法務・担当部署による確認
- 社内決裁
- 署名・押印・電子契約等
特に更新と同時に料金・業務内容などを変更したい場合は、条件変更のない単純な更新より早めに確認を始める必要があります。
条件交渉や社内承認が必要になる可能性を考慮し、期限ぎりぎりにならないようスケジュールを組みます。
5．相手方へ最初に何を確認する？
更新確認の最初の連絡では、次の契約期間も取引を継続する意思があるかを確認します。
最初の連絡で伝えると分かりやすい内容
- 対象となる契約書
- 現在の契約満了日
- 自社として更新を希望していること
- 次の契約期間
- 現在の条件を継続する予定か
- 変更を希望する条件があるか
- 回答してほしい時期
同じ相手方と複数の契約を締結している場合は、契約書名や締結日などを記載し、どの契約についての更新確認なのか分かるようにします。
6．「更新できますか？」だけで終わらせない
更新確認では、単に契約を続けるかだけでなく、次の期間についてどの条件を適用するのか確認することが重要です。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 契約期間 | 次の契約期間をいつからいつまでとするか |
| 契約金額 | 現在の料金・報酬を継続するか |
| 業務内容 | 現在の業務範囲をそのまま継続するか |
| 支払条件 | 締日・支払期限等を変更しないか |
| 更新条件 | 次回も自動更新にするか |
| 解約条件 | 事前通知期間等を見直す必要がないか |
双方とも「更新するつもり」でも、片方は同じ条件、もう片方は料金変更を前提としている可能性があります。
更新意思と更新条件を分けて確認しましょう。
7．自動更新契約でも相手へ確認した方がよい場合
自動更新条項がある契約では、契約書上は更新確認の連絡をしなくても次の期間へ移る場合があります。
ただし、次のような場合には満了前に相手方へ確認することが実務上有用です。
- 契約金額を変更したい
- 業務内容を変更したい
- 契約期間を変更したい
- 担当者・会社情報が変わっている
- 今後の取引方針を確認したい
- 契約内容と実際の運用がずれている
特に元契約が「同一条件で自動更新する」という内容で、料金等を変更したい場合は、新しい条件について相手方との合意を確認する必要があります。
8．双方の合意が必要な契約では早めに確認する
契約書に自動更新条項がなく、更新には双方の合意が必要とされている場合は、満了前に更新意思を確認します。
相手方も更新を希望していることが確認できたら、次に契約期間や条件を協議します。
更新について合意できなかった場合は、現在の契約が満了した後に取引を継続しないよう、終了日までの業務・精算等も確認してください。
9．条件変更がある場合は更新確認と同時に伝える
更新時に契約金額・業務範囲などを変更したい場合は、更新意思を伝える際に変更希望があることも知らせます。
変更提案で整理しておきたい内容
- 現在の条件
- 変更を希望する条件
- 変更後の条件
- 変更理由
- 新しい条件を適用する日
例えば、次の契約期間開始日から料金を変更する場合は、その日付と変更後の料金を明確にします。
相手方が変更条件に同意していない段階では、新しい条件が確定したものとして扱わないよう注意してください。
10．更新通知をメールで行う場合
契約書上メールによる通知・確認が可能な場合などは、メールで更新確認を行う方法があります。
メールに記載したい内容
- 対象契約
- 現在の契約満了日
- 契約更新を希望すること
- 更新後の契約期間
- 条件変更の有無
- 確認・回答してほしい事項
- 回答希望日
「契約更新の件です」だけではなく、相手方が何について回答すればよいか明確にします。
11．契約書で通知方法が指定されている場合
更新に関する意思表示について、契約書に通知方法が定められている場合は、その内容を確認します。
通知条項で確認するもの
- メールによる通知が認められているか
- 書面で通知する必要があるか
- 指定された住所があるか
- 指定されたメールアドレスがあるか
- 通知先変更の届出がないか
日常業務で利用している担当者のメールアドレスが、契約上の正式な通知先とは限りません。
12．更新に関する意思表示では到達も意識する
民法第97条では、意思表示は原則としてその通知が相手方に到達した時から効力を生ずると定められています。
そのため、特に更新拒絶や、期限までの通知が契約上重要になる場合は、単にメールを送信した日・郵便を発送した日だけではなく、相手方への到達についても確認する必要があります。 :contentReference[oaicite:1]{index=1}
期限ぎりぎりに通知せず、送付後に必要な確認ができる余裕を持って進めましょう。
13．相手方から返事がない場合
更新確認を送ったものの相手方から返信がない場合は、まず契約書の更新方法を確認します。
自動更新の場合
契約書上、更新拒絶通知がなければ自動更新する内容であれば、相手方から「更新します」という返信がないことだけで更新されないとは限りません。
双方の合意が必要な場合
相手方の合意が必要な契約では、返信がない状態のまま更新が確定したと判断しないよう注意します。
担当者へ再度連絡し、更新意思と条件を確認してください。
再確認するときに伝える内容
- 以前更新確認を送った日
- 現在の契約満了日
- 更新意思を確認したいこと
- 回答してほしい期限
14．更新条件がまとまったら記録を残す
双方で更新することと更新後の条件が決まったら、後から確認できる状態にします。
| 更新内容 | 記録方法の例 |
|---|---|
| 同条件で自動更新 | 社内で更新した契約期間・期限を記録する |
| 期間だけ変更 | 更新合意書・覚書等を作成する |
| 一部条件を変更 | 変更契約書・覚書等を作成する |
| 多数の条件を変更 | 新しい契約書を締結する方法を検討する |
文書の名称よりも、どの契約をどのような条件で更新したのかを明確にすることが重要です。
15．更新契約書等を作る場合は元契約との関係を明確にする
更新合意書・変更契約書・覚書を作成する場合は、対象となる元契約を特定します。
確認したい項目
- 元契約の名称
- 元契約の締結日
- 契約当事者
- 更新後の契約期間
- 変更する契約条件
- 変更条件の適用日
- 元契約のその他の条件を継続するか
更新書面だけを見ても、元の契約とどのような関係にあるのか分かるようにしておくと管理しやすくなります。
16．双方で最終版を確認して締結する
改めて更新契約書等を締結する場合は、双方が同じ最終版を確認してから署名・押印・電子契約等の手続きを行います。
締結前の確認事項
- 更新後の契約期間
- 契約金額
- 業務範囲
- 支払条件
- 適用日
- 契約当事者
- 別紙・仕様書
修正を何度か行った場合は、古い更新案を誤って締結しないよう注意してください。
17．更新通知・相手方の回答を保管する
契約更新について相手方とやり取りしたメールや書面も、必要に応じて契約記録として保存します。
保存しておきたいもの
- 自社から送った更新確認
- 相手方からの回答
- 条件変更に関するやり取り
- 最終条件を確認した記録
- 更新契約書・変更契約書・覚書
「更新することには合意したが金額については合意していない」といった認識違いを防ぐため、最終的に合意した内容まで確認できる状態にしておきましょう。
18．更新後は次回の期限を登録する
契約更新が確定したら、新しい契約期間を契約管理情報へ登録します。
| 管理項目 | 更新する内容 |
|---|---|
| 契約開始日 | 更新後の契約期間の開始日 |
| 契約満了日 | 次回の満了日 |
| 更新拒絶期限 | 次回更新しない場合の通知期限 |
| 更新判断日 | 次回社内で更新確認を始める日 |
| 契約条件 | 変更した料金・業務内容等 |
今回の更新が終わった時点で、次回の確認時期まで設定しておくと更新忘れを防ぎやすくなります。
契約更新を相手へ通知するときのチェックリスト
- 現在の契約満了日を確認した
- 自動更新・合意更新など更新方法を確認した
- 更新に関する通知期限を確認した
- 自社として更新するか判断した
- 現在の契約条件を見直した
- 変更したい条件を整理した
- 相手方が検討できる余裕を持って連絡した
- 対象となる契約を明確にした
- 更新後の契約期間を伝えた
- 条件変更の有無を伝えた
- 回答してほしい時期を伝えた
- 契約書指定の通知方法・通知先を確認した
- 相手方の更新意思を確認した
- 変更条件について双方が合意した
- 必要な更新書面を締結した
- 通知・回答・更新書面を保存した
- 更新後の満了日・次回期限を登録した
よくある質問
契約更新の確認はいつ相手へ連絡すればよいですか？
すべての契約に共通する連絡時期が決まっているわけではありません。
契約書で定められた更新・更新拒絶期限と、双方の条件確認・社内承認に必要な期間から逆算し、余裕を持って連絡してください。
自動更新の契約でも相手へ更新確認をする必要がありますか？
契約書上、自動更新に必要な確認手続きがなければ、必ず更新確認しなければならないとは限りません。
ただし、料金・業務内容等を変更する場合や、取引継続の意思を実務上確認したい場合には、満了前に相手方へ連絡する方法があります。
更新確認はメールでもよいですか？
契約書の通知条項を確認してください。
通常の更新協議をメールで行うことは考えられますが、契約書上正式な通知方法が指定されている場合は、その方法との関係も確認する必要があります。
相手から「更新します」とメールが来れば更新完了ですか？
契約内容によって異なります。
メールによる合意で足りる契約も考えられますが、更新契約書の締結など別の手続きを予定している場合は、その手続きまで完了したか確認してください。契約は原則として申込みと承諾によって成立することが民法522条に定められています。 :contentReference[oaicite:2]{index=2}
相手から更新確認の返事が来ません。自動的に終了しますか？
契約書の更新条項によります。
更新拒絶がなければ自動更新する契約であれば、返信がないことだけで契約が終了するとは限りません。双方の合意が必要な契約であれば、更新意思を改めて確認してください。
更新と同時に料金を変更するときはどうしますか？
更新後の新しい料金と適用日を相手方へ提示し、双方で合意します。
必要に応じて変更契約書・覚書・新しい契約書などで変更内容を記録してください。
契約更新の連絡と更新拒絶の通知は同じですか？
同じではありません。
更新確認は次の期間も契約を継続するかを確認する手続きで、更新拒絶は現在の契約期間満了後に次の期間へ更新しない意思を伝えるものです。
更新通知は相手に届けば返信がなくてもよいですか？
どのような手続きで更新が成立する契約なのかによります。
単なる通知で更新できるのか、相手方の承諾が必要なのか、新しい契約書の締結が必要なのかを確認してください。
契約更新を相手へ確認する流れをまとめると
契約更新を相手方へ通知するときは、「更新しますか」と連絡するだけではなく、現在の更新条件を確認し、自社の方針と更新後の条件を整理したうえで、相手方が検討できる余裕を持って確認を始めることが重要です。
- 現在の契約期間・更新方法を確認する
- 社内で更新方針を決める
- 更新後の条件を整理する
- 相手方へ更新意思を確認する
- 必要な条件変更を協議する
- 更新方法に沿って合意・締結する
- 更新記録を保管し、次回の期限を登録する
特に条件変更がある場合は、契約満了直前に更新確認を始めるのではなく、双方の確認・承認・締結に必要な期間を考えて早めに進めましょう。
更新する契約書をオンラインで取り交わす方法
契約更新に合わせて更新契約書・変更契約書・覚書などを作成する場合は、双方が同じ最終版を確認して締結することが重要です。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
契約更新の書面を作成する場合も、元契約の名称・締結日、更新後の契約期間、変更条件、適用日を確認した最終版を用意し、元の契約書と関連付けて管理しましょう。
法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要
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