契約を締結した後でも、業務内容の追加、発注数量の変更、契約期間の延長、原材料費や人件費の変動などによって、当初決めた契約金額を変更する必要が生じることがあります。
この場合、すでに締結した契約書の金額だけを書き換えるのではなく、変更後の金額や適用時期について契約相手と確認し、合意した内容を変更契約書や覚書などで記録することが重要です。
また、契約金額を変更すると、消費税、支払期限、請求方法などにも影響する場合があります。金額だけを見るのではなく、関連する契約条件も合わせて確認しましょう。
契約金額を変更するときの基本的な流れ
- 現在の契約内容を確認する
- 変更する金額と理由を整理する
- 契約相手と変更内容を協議する
- 変更後の金額・適用日などを合意する
- 変更契約書・覚書などを作成する
- 双方で内容を確認して締結する
- 元の契約書と変更書類を一緒に保管する
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契約金額は一方の判断だけで変更しない
すでに契約金額について合意して契約を締結している場合、通常は一方の都合だけで契約書の金額を書き換えるのではなく、契約相手と変更内容を確認したうえで手続きを進めます。
民法第521条では、法令の制限内で契約当事者が契約内容を自由に決定できることが定められています。また、第522条では、契約内容を示した申込みに対して相手方が承諾したときに契約が成立することを基本としています。
契約金額を変更するときも、いくらに変更するのか、いつから適用するのか、ほかの条件に変更があるのかを双方で確認し、その内容を記録しておくことが大切です。
契約書に価格改定、単価変更、追加業務の料金、契約更新時の料金変更などについて定めがある場合は、その条項で定められた条件や手続きも確認したうえで進めます。
1．現在の契約内容を確認する
契約金額を変更する前に、まず現在締結している契約書を確認します。
単に現在の金額を見るだけではなく、金額と関連する条件や、契約変更について定めた条項がないかも確認しましょう。
最初に確認しておきたい項目
- 現在の契約金額
- 契約金額に消費税が含まれているか
- 単価・数量・月額などの計算方法
- 支払期限・支払方法
- 契約期間
- 業務内容・納品内容
- 追加業務が発生した場合の料金
- 価格改定に関する条項
- 契約内容を変更する場合の手続き
例えば、「追加作業については別途協議する」「契約更新時に料金を見直す」といった条項がある場合は、その内容を確認してから相手方との協議を進めます。
2．変更する金額と理由を整理する
契約相手へ変更を申し入れる前に、なぜ契約金額を変更するのか、いくらへ変更するのかを整理します。
契約金額の変更が必要になる理由としては、例えば次のようなものがあります。
- 業務内容や作業範囲が増えた
- 発注数量が増減した
- 契約期間を延長した
- 人件費・原材料費などが変動した
- 当初予定していなかった追加作業が発生した
- サービス内容や提供条件を変更することになった
- 契約更新に合わせて料金を見直すことになった
変更理由と変更後の金額を整理しておくことで、相手方とも具体的な条件を協議しやすくなります。
3．契約相手と変更内容を協議する
変更内容を整理したら、契約相手へ契約金額の変更を申し入れます。
この段階では、「金額を○円へ変更したい」という話だけでなく、変更理由、変更の対象となる業務、変更後の金額をいつから適用するのかについても確認します。
相手方と確認したい内容
- 変更前の契約金額
- 変更後の契約金額
- 増額・減額となる金額
- 金額変更の理由
- 変更後の金額を適用する日
- 変更対象となる業務・商品・サービス
- 消費税の取扱い
- 支払期限・請求方法への影響
- その他の契約条件も変更するか
特に継続的な取引では、「次回請求分から変更する」のか、「特定の日以降に提供するサービスから変更する」のかによって請求額が変わる場合があります。
後から認識の違いが生じないよう、適用時期まで明確にしておきましょう。
4．変更後の金額と適用日を合意する
協議がまとまったら、変更後の契約金額と適用日を双方で確認します。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 変更前の金額 | 現在の契約書に記載されている金額 |
| 変更後の金額 | 新しく適用する契約金額・単価など |
| 適用日 | いつから新しい金額を適用するのか |
| 対象範囲 | どの商品・業務・サービスについて変更するのか |
| 支払条件 | 支払期限・締日・請求方法などを変更するか |
| その他の条件 | 金額以外の契約条項に変更があるか |
金額だけを変更し、それ以外の契約内容を維持する場合は、そのことも変更契約書や覚書で明確にしておくと分かりやすくなります。
5．変更契約書・覚書などを作成する
変更内容について合意したら、その内容を書面や電子データとして残します。
元の契約書全体を作り直す方法もありますが、契約金額だけを変更する場合は、元の契約書を特定したうえで変更内容を記載する「変更契約書」や「覚書」などを作成する方法があります。
変更契約書・覚書に記載しておきたい内容
- 元の契約書の名称
- 元の契約書を締結した日
- 契約当事者
- 変更する条項・項目
- 変更前の契約金額
- 変更後の契約金額
- 変更後の金額を適用する日
- 必要に応じて変更理由
- その他の契約条項は変更しないこと
文書の名称を「変更契約書」「覚書」「合意書」などのどれにするかだけでなく、どの契約について何を変更したのかが明確に分かることが重要です。
6．金額と一緒に支払条件も確認する
契約金額を変更するときは、支払に関する条件も確認します。
例えば月額10万円から月額15万円へ変更する場合でも、支払期限や請求方法がそのままなのか、一緒に変更するのかによって変更契約書へ記載する内容が変わります。
金額変更時に確認したい支払条件
- 税込・税抜のどちらで金額を定めるか
- 消費税の取扱い
- 請求書の発行日
- 締日
- 支払期限
- 振込方法
- 振込手数料の負担
- 変更前後の期間をまたぐ場合の計算方法
契約期間の途中から金額を変更する場合は、変更月について日割り計算をするのか、一定の日を境に旧料金と新料金を分けるのかなども必要に応じて決めておきます。
7．変更契約書を双方で確認して締結する
変更契約書や覚書を作成したら、契約相手と内容を最終確認します。
変更後の金額だけでなく、対象となる元の契約書、適用日、支払条件などに間違いがないことを確認したうえで、紙での署名・押印や電子契約など、当事者間で採用する方法によって締結します。
法令に特別の定めがある場合や、元の契約書で変更方法について特別な手続きを定めている場合には、その内容も確認してください。
紙の変更契約書では印紙税を確認する
紙で変更契約書や覚書を作成する場合は、印紙税の確認も必要です。
文書の名称が「覚書」や「合意書」であっても、原契約の重要な事項を変更する内容であれば、印紙税法上の課税文書に該当する場合があります。
国税庁では、契約金額を変更する契約書について、変更前の契約金額を記載した契約書が作成されていることが明らかかどうかによって、印紙税法上の記載金額の取扱いが異なることを示しています。
例えば、一定の要件のもとで変更前の契約書が明らかになっており、契約金額を増額する変更契約書では、その増加額が記載金額として扱われる場合があります。一方、減額する場合には記載金額がないものとして扱われる場合があります。
元の契約書の種類、変更する内容、変更前後の金額の記載方法などによって取扱いが異なります。実際に作成する文書の内容に応じて国税庁の案内を確認してください。
元の契約書と変更契約書は一緒に管理する
契約金額の変更が完了したら、変更契約書だけを単独で保管するのではなく、元の契約書と関連付けて管理します。
例えば、元の契約書だけを確認すると変更前の金額しか分からず、変更契約書だけでは元々どのような契約だったのか分からない場合があります。
一緒に管理しておきたい書類・情報
- 元の契約書
- 変更契約書・覚書
- 変更後の契約金額
- 変更の適用日
- 変更後の支払条件
- 関連する仕様書・見積書など
複数回にわたって契約金額を変更している場合は、どの変更契約書がいつ適用されたのか分かるように整理しておくことも重要です。
契約金額の「変更」と「記載ミスの訂正」は分けて考える
契約金額を変更する場合と、契約書へ誤った金額を書いてしまった場合では考え方が異なります。
| ケース | 内容 |
|---|---|
| 契約金額の変更 | 締結時に合意した金額から、双方の新たな合意によって金額を変更する |
| 契約金額の記載ミス | 実際に合意していた金額と契約書に記載した金額が異なっている |
単なる記載ミスの場合は、実際に双方がどの金額で合意していたのかを確認したうえで、訂正文書や修正版の契約書などによって対応することを検討します。
当事者間で「本来合意していた金額」について認識が異なる場合は、単純な訂正として処理できない可能性があります。個別の契約について判断が難しい場合は、弁護士などの専門家へ確認してください。
契約金額を変更するときのチェックリスト
- 元の契約書を確認した
- 価格改定・契約変更に関する条項を確認した
- 金額を変更する理由を整理した
- 変更前の契約金額を確認した
- 変更後の契約金額を決めた
- 変更後の金額を適用する日を決めた
- 消費税・支払条件への影響を確認した
- 契約相手と変更内容について合意した
- 変更契約書・覚書などに記録した
- 紙で作成する場合は印紙税を確認した
- 元の契約書と変更書類を一緒に管理した
よくある質問
契約金額は口頭で合意すれば変更できますか？
契約については、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成など特定の方式が常に必要になるわけではありません。
ただし、契約金額は重要な条件の一つです。後から「いくらへ変更したのか」「いつから変更したのか」を確認できるよう、変更契約書や覚書などで記録を残しておくことが実務上重要です。
契約書全体を作り直す必要がありますか？
金額だけを変更する場合に、必ず元の契約書全体を作り直す必要があるとは限りません。
元の契約書を特定したうえで、変更する金額や適用日などを変更契約書・覚書として別途取り交わす方法もあります。
一方、金額だけでなく業務内容、契約期間、支払条件など多数の項目を変更する場合は、新しい契約書として整理し直した方が分かりやすいこともあります。
「覚書」という名前なら収入印紙は不要ですか？
文書の名称だけで印紙税の対象になるかどうかが決まるわけではありません。
覚書であっても、課税文書に該当する原契約の重要な事項を変更する内容であれば、課税文書に該当する場合があります。作成する文書の内容に応じて確認してください。
契約金額を減額する場合も変更契約書を作った方がよいですか？
増額・減額のどちらであっても、変更後の契約金額について双方で合意した内容を後から確認できるようにしておくことが重要です。
減額する場合も、変更後の金額、適用日、対象範囲などを変更契約書や覚書などに記録しておくと、請求時の認識違いを防ぎやすくなります。
契約期間の途中から金額を変更できますか？
契約内容や法令上の制限、元の契約書に定めた条件などを確認したうえで、契約相手との合意により途中から金額を変更することが考えられます。
その場合は、変更日を明確にし、変更日前後の料金をどのように計算するのかについても必要に応じて決めておきます。
契約金額を変更するときの手続きをまとめると
契約金額を変更するときは、単に元の契約書の数字を書き換えるのではなく、変更後の金額と適用時期について契約相手と合意し、その内容を記録することが重要です。
- 元の契約書と変更ルールを確認する
- 変更理由と変更後の金額を整理する
- 契約相手と協議する
- 変更後の金額・適用日・支払条件を確認する
- 変更契約書・覚書などを作成する
- 双方で確認して締結する
- 元の契約書と変更書類を一緒に保管する
特に、契約期間の途中で金額を変更する場合は、いつから新しい金額を適用するのかを明確にしておくことで、請求時の認識違いを防ぎやすくなります。
契約金額を変更した書類もオンラインで締結・管理する
契約金額の変更について合意し、変更契約書や覚書を作成した場合は、その書類についても双方が確認できる形で締結・保管します。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員
