電子契約の導入前に社内で決めることは？対象書類・担当者・運用ルールを整理

電子契約サービスを選んでも、すぐに社内運用が整うとは限りません。実際の契約業務では、契約書を作る人、内容を確認する人、送信する人、締結後に保管する人が分かれていたり、書類によって紙を残す必要があったりします。

導入前に決めておきたいのは、「どのサービスを使うか」だけではありません。どの書類を電子契約の対象にするか、誰が何を担当するか、送信前に誰が確認するか、締結後の契約書をどこで管理するかまで整理しておくと、運用開始後の迷いを減らせます。

特に中小企業では、法務・総務・情報システムの専任担当者をそれぞれ置かず、同じ人が複数の役割を兼ねることも珍しくありません。その場合でも、役割そのものを曖昧にしないことが重要です。

この記事では、電子契約の仕組みそのものではなく、導入する会社が社内で先に決めておきたい実務ルールに絞って整理します。電子契約の基本や法的な考え方を先に確認したい場合は、「電子契約とは？仕組み・法的効力・導入手順をわかりやすく解説」もあわせてご確認ください。

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電子契約の導入前に社内で決めることを最初に整理する

電子契約を導入すると、紙の契約書で行っていた印刷、押印依頼、郵送、返送、ファイリングなどの工程が変わります。ただし、契約内容を確認すること、社内で必要な承認を得ること、権限のある相手と契約すること、締結後の契約書を管理することまで不要になるわけではありません。

むしろ、オンラインで短時間に送信できるからこそ、「誰が送信してよいのか」「何を確認した後に送るのか」を決めていないと、確認前の契約書を送る、送信先を間違える、担当者しか契約状況を把握できない、といった運用上の問題が起こりやすくなります。

電子契約導入前の準備は、大きく分けると次の順番で考えると整理しやすくなります。

1. 電子契約を導入する目的と、最初に使う部署・契約範囲を決める
2. 電子契約の対象にする書類と、紙・別手続を残す書類を分ける
3. 契約業務に関わる担当者と、契約締結を判断する権限を整理する
4. 作成・確認・承認・送信・締結までの流れを決める
5. 契約相手への案内方法と、相手が電子契約を希望しない場合の対応を決める
6. アカウント、利用権限、退職・異動時の管理方法を決める
7. 締結後の保存場所、検索項目、契約期限の管理方法を決める
8. 紙契約との併用、差し戻し、再送、訂正などの例外処理を決める
9. 社内規程、操作マニュアル、問い合わせ窓口を整える
10. 本番前に一連の流れをテストし、運用ルールを見直す

最初から細かな規程を何十ページも作る必要はありません。まずは「誰が」「何を」「どの順番で」行うかを明文化し、実際に利用する契約書から運用できる状態にすることが出発点です。

導入目的と開始範囲を決める

対象書類を決める前に、まず「電子契約を導入して何を改善したいのか」と「最初にどこまで使うのか」を社内でそろえておきます。目的が曖昧なままサービス選定を進めると、機能の多さや料金だけで比較しやすくなり、実際の契約業務で必要な条件とのずれが生じます。

現在の契約業務で困っていることを具体化する

導入目的は「ペーパーレス化」の一言で終わらせず、現在の業務で発生している負担や管理上の問題まで具体化します。例えば次のように整理できます。

複数の目的があっても構いません。ただし、何を優先して改善するのかは決めておきます。例えば「郵送コスト削減」が最優先なのか、「締結までの日数短縮」なのか、「締結後の契約書管理」なのかによって、必要な機能や運用の組み方が変わります。

最初に使う部署・契約・利用者の範囲を決める

導入初日から全社・全契約を同じルールへ切り替える必要はありません。まず利用する部署、対象にする契約書、利用する担当者、開始時期を決め、対象外も明確にしておくと運用を切り分けやすくなります。

• 最初に利用する部署・拠点
• 最初に電子化する契約書・同意書
• 電子契約を操作する担当者
• 紙契約を残す範囲
• 本番運用の開始時期
• 運用を見直す時期・担当者

ここで決めるのは詳細な導入スケジュールではなく、社内で「どこから始めるか」を一致させるための範囲です。対象を限定しておけば、実際の運用で見つかった問題を修正してから利用範囲を広げられます。

電子契約にする対象書類を決める

最初に行いたいのは、社内で扱っている書類の棚卸しです。電子契約の導入というと、すべての契約書を一度に電子化したくなりますが、書類ごとに相手、契約頻度、社内承認、法令上の確認事項が異なります。

そのため、「電子契約にできるか」だけではなく、今の業務で電子化する効果が大きいか、社内で無理なく運用できるかも含めて対象を決めます。

現在使っている書類を一覧にする

契約担当者だけでなく、営業、総務、人事、購買、店舗など、契約や同意取得が発生する部署から書類を集めます。例えば次のような書類です。

• 業務委託契約書
• 秘密保持契約書（NDA）
• 取引基本契約書
• 発注書・注文書
• 雇用契約書・労働条件に関する書類
• 申込書
• 利用同意書
• 個人情報や写真利用などの同意書
• 覚書・変更合意書
• 更新契約書

ここでは「契約書」という名前が付いた書類だけに限定しないことがポイントです。実務上、相手の同意や合意を残している書類まで含めて洗い出すと、電子化の対象を判断しやすくなります。

書類ごとに電子化の可否と条件を確認する

電子的な方法を利用できるかどうかは、契約・書類の種類や取引方法によって条件が変わります。書面交付が関係する契約、相手の承諾が必要な手続き、公正証書など別の方式が関係する契約もあるため、「契約書なら全部電子化できる」と一括で決めるのは避けます。

法律・制度上の確認が必要な書類は、所管官庁の最新情報や専門家の確認を入れたうえで対象を決めてください。電子署名の基本的な法制度については、デジタル庁が電子署名法や電子契約サービスに関するQ&Aを公開しています。

参考：デジタル庁「電子署名」

最初に電子化する書類を絞る

対象候補が多い場合は、頻度が高く、現在の負担が分かりやすい書類から始めると整理しやすくなります。例えば、毎月繰り返し発生する業務委託契約やNDA、同じ内容を多数の相手へ案内する同意書などです。

一方、発生頻度が低い特殊契約や、個別の法的確認が多い契約まで最初から同じルールに入れる必要はありません。対象外とする理由を記録し、後から見直せるようにしておく方が運用しやすくなります。

電子契約を担当する人と役割を決める

対象書類が決まったら、次に「誰が電子契約を操作するか」ではなく、契約業務全体の役割を整理します。1人が複数役を兼任しても構いませんが、何を担当しているのかは明確にします。

IPAは、クラウド等の外部サービス選定において、システム部門だけでなく法務部門など複数部門が関与する事例を紹介しています。電子契約でも、システムの安全性だけでなく契約条件・責任範囲・実際の業務運用を確認する必要があるため、必要に応じて関係部署を早めに巻き込む方が整理しやすくなります。

参考：IPA「外部サービスの選定でIT部門だけでは対応が困難である」

役割は「作成・確認・承認・送信・管理」に分けて考える

少人数の会社で代表者が作成から送信まで行う場合でも、「作成したら契約条件をもう一度確認してから送信する」「締結後は決めた場所で管理する」といった役割上の区切りは残せます。

最終的に誰が契約を締結する権限を持つか確認する

電子契約サービスの操作権限と、会社として契約を締結する権限は同じものではありません。システム上で送信ボタンを押せるからといって、その人がすべての契約を会社の意思として締結してよいとは限りません。

既存の職務権限規程、稟議、決裁ルールがある会社では、それと電子契約の操作を一致させます。例えば「一定金額以上は役員承認後に送信」「特定の契約類型は法務確認後に送信」など、現在のルールを電子契約用に置き換えます。

作成から送信・締結までの運用フローを決める

担当者を決めても、送信のタイミングが曖昧では運用が安定しません。そこで、契約書の作成から締結完了までを一つの流れとして決めます。

基本形は、次のように整理できます。

送信前に確認する項目を固定する

電子契約では、郵便物の封入作業がない代わりに、システム上の宛先設定や契約データの選択を間違えない仕組みが必要です。送信担当者の経験だけに任せず、最低限の確認項目を固定します。

• 契約相手の会社名・氏名は正しいか
• 送信先メールアドレスや案内先は正しいか
• 最終承認済みの契約書ファイルか
• 契約金額、契約期間、更新条件は確定しているか
• 署名・同意してもらう相手は正しいか
• 必要な添付書類が揃っているか
• 社内承認が完了しているか

重要なのは、確認項目を増やしすぎないことです。全契約で共通する必須項目と、契約類型ごとに追加する項目を分けると、チェックが形骸化しにくくなります。

差し戻し・再送・送信後の訂正ルールも決める

実運用では、送信前の差し戻しだけでなく、送信後に契約内容の誤りが見つかることもあります。そこで、次のような例外時の処理をあらかじめ決めておきます。

• 社内確認で修正が必要になった場合、誰へ戻すか
• 送信先を誤った場合、誰へ報告するか
• 送信後に契約内容を修正する場合、旧データをどう扱うか
• 契約相手が署名前に変更を希望した場合、再作成・再送をどう行うか
• 締結後に変更が必要な場合、変更契約・覚書などをどう作るか

「エラーが起きたときに考える」のではなく、少なくともよくある例外だけは決めておくと、担当者ごとに処理が変わるのを防ぎやすくなります。

契約相手への案内方法を決める

電子契約は、契約相手が操作する仕組みです。自社の担当者だけが使いやすくても、相手が「どこから開くのか」「アカウント登録が必要なのか」「スマートフォンで進められるのか」で迷えば、問い合わせ対応が増えます。

導入前に、誰とどの場面で契約するかを整理し、案内方法を決めておきます。

マイサインでは、特定の相手へメールで送る「通常契約」、URL・QRコードから受け付ける「公開契約」、店舗や訪問先などで担当者の端末を使う「対面契約モード」を用意しています。

例えば、法人取引はメール送信、店舗の利用同意は対面、会員向けの共通同意書はQRコードというように、同じ会社でも契約場面に応じて方法を分けられます。

契約相手に何を説明するか決める

初めて電子契約を受け取る相手には、最低限次の内容を案内できるようにします。

• 電子契約で手続きを行うこと
• どの送信元・方法で案内が届くか
• どの端末から確認できるか
• 会員登録やログインが必要か
• 署名・同意後に契約書をどのように確認できるか
• 不明点がある場合の連絡先

営業担当者ごとに説明が異ならないよう、短い案内文や社内向け説明メモを用意しておくと運用しやすくなります。

アカウント・権限・セキュリティのルールを決める

電子契約では、契約書だけでなく、契約相手の氏名・メールアドレス、契約内容、金額などをシステム上で扱うことがあります。そのため、誰がアカウントを持ち、どの情報へアクセスできるかを導入前に決めます。

利用アカウントの管理者を決める

少なくとも、次の処理を誰が行うかを決めてください。

• 新しく利用する人の追加
• 部署異動による権限・利用範囲の見直し
• 退職者の利用停止
• 管理者変更
• 二要素認証など認証設定の案内
• 定期的な利用者確認

担当者が退職した後もアカウントが利用できる状態を残す、複数人で同じパスワードを共有する、といった運用は避けます。サービス側に用意されている認証・管理機能と、自社のアカウント管理ルールを組み合わせて運用します。

マイサインの公開しているセキュリティ対策は「セキュリティ対策について」で確認できます。

メールアドレスも情報管理の対象として扱う

個人情報保護委員会は、メールアドレスについて、ユーザー名やドメイン名から特定の個人を識別できる場合には、そのメールアドレス自体が個人情報に該当すると説明しています。また、単独では識別できなくても、他の情報と容易に照合して個人を識別できる場合があります。

参考：個人情報保護委員会「メールアドレスだけでも個人情報に該当しますか。」

契約相手の連絡先を入力・共有する運用では、必要以上に転記・共有しないこと、送信前に宛先を確認すること、利用目的に沿って取り扱うことも社内ルールに含めておくとよいでしょう。

締結後の保存・検索・期限管理を決める

電子契約の導入では、送信と署名に注目しがちですが、契約書は締結後に確認する機会の方が長く続きます。契約内容の問い合わせ、更新判断、監査、税務、取引終了時の確認などに備えて、保管場所と検索方法を決めます。

「締結済み」をどこで管理するか統一する

例えば、契約書を電子契約サービス内で管理するのか、社内ストレージへも保存するのか、紙契約をどこで管理するのかを決めます。保存場所が複数になる場合は、どれを正式な管理場所として扱うかを明確にします。

マイサインでは、電子契約で締結した契約書に加えて、外部で締結したPDFなどを「保管書類」として管理できます。紙契約や他の方法で締結した書類も電子化して一緒に探したい場合は「書類管理：契約書・PDFの保管・管理」をご確認ください。

検索に使う項目を決める

担当者の記憶だけで探す状態を避けるため、契約管理に必要な項目を決めます。例えば次のような項目です。

• 取引先名
• 契約書名
• 契約締結日
• 契約開始日
• 契約終了日・更新日
• 契約金額
• 担当部署・担当者
• 契約種別
• 管理タグ・分類

すべてを必須項目にする必要はありません。後から検索・更新判断に使う情報だけを決め、入力ルールを統一します。

電子帳簿保存法の対象になる電子取引データを確認する

税務上の保存義務者が電子取引を行った場合、契約書などの取引情報に係る電磁的記録について、一定の要件に沿った保存が必要になる場合があります。国税庁は、電子メールの添付ファイルやインターネット上のサイトを通じて取引情報を授受する取引も電子取引に含まれると説明しています。

保存要件には改ざん防止や検索に関する要件があり、適用条件や取扱いは事業者の状況によって異なります。電子契約サービスを導入しただけで、自社のすべての保存要件が自動的に満たされると判断せず、現在の国税庁資料と自社の保存方法を照合してください。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」、電子帳簿保存法一問一答

紙契約と電子契約が混在する場合のルールを決める

電子契約を導入しても、すべての契約を同時に切り替えるとは限りません。契約相手の希望、契約類型、社内事情によって、紙契約を残す場面があります。

このとき重要なのは、「紙か電子か」が担当者の気分で決まらないようにすることです。

紙を利用する条件を決める

例えば、次のような条件を社内で決めておきます。

• 契約相手が電子契約を利用できない、または紙を希望する場合
• 法令・業法・社内ルール上、個別確認が必要な契約
• 公正証書など電子契約サービス以外の手続きが必要な場合
• 一時的なシステム障害等により別の手段を取る場合

紙契約を例外にする場合は、紙で締結した契約書の所在と管理方法も決めます。電子契約だけ検索できても、紙の契約書が別管理で見つからなければ、契約管理全体としては改善しません。

取引先が電子契約を希望しない場合の対応を決める

取引先へ電子契約を案内しても、社内ルールや担当者の事情により紙契約を希望されることがあります。そこで、電子契約を必須にするのか、紙契約へ切り替えられるのか、誰が判断するのかを決めます。

特に既存取引先では、契約手段の変更そのものに不安を感じる場合があります。相手へ電子契約を強制する前提ではなく、契約内容と相手の状況に応じた対応ルールを設ける方が実務的です。

導入前に最低限作っておきたい社内ルール

ここまでの内容を、実際に社内文書へ落とし込みます。最初から詳細な規程を作らなくても、以下の項目が1枚にまとまっていれば、運用開始時の共通認識を作りやすくなります。

この段階で決め切れない項目があれば、「未定」のまま放置せず、誰がいつ判断するかを決めます。特に契約権限、法令上の条件、保存要件は、利用開始前に確認しておきたい項目です。

社内規程・マニュアル・問い合わせ窓口を整える

日常の運用ルールが決まったら、既存の社内規程やマニュアルと矛盾しないかを確認します。電子契約専用の文書を増やすこと自体が目的ではありません。現在の決裁・権限・文書管理のルールの中で、電子契約へ切り替わる部分を特定し、必要な箇所だけ更新・補足します。

既存の社内規程で影響する箇所を確認する

会社によって名称は異なりますが、次のような規程・ルールがある場合は電子契約の運用と照合します。

• 職務権限規程・決裁規程
• 稟議・承認に関するルール
• 印章管理規程
• 文書管理規程・契約書管理ルール
• 情報セキュリティ規程
• 個人情報・取引先情報の取扱いルール
• 退職・異動時のアカウント管理ルール

特に確認したいのは、「契約締結を承認できる人」と「電子契約サービス上で送信できる人」の関係です。紙契約で使っていた押印・決裁の考え方がある場合は、それを電子契約の操作権限へどう対応させるかを明確にします。

JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）も、2026年3月公開の「電子契約活用ガイドライン Ver.3.0」の案内で、社内の権限管理、保存方法、アクセス管理、監査対応などを電子契約の導入・運用時に整理する論点として挙げています。

参考：JIIMA「電子契約活用ガイドライン Ver.3.0」公開案内

操作マニュアルと問い合わせ先を決める

実際に電子契約を使う担当者向けには、サービスの全機能を説明する長いマニュアルより、自社で行う操作と判断を迷わない形にする方が実務で使いやすくなります。

• どの契約書を電子契約で扱うか
• 誰の承認を得たら送信できるか
• 送信先・契約書・添付書類をどう確認するか
• 差し戻し・再送・訂正が必要な場合にどうするか
• 締結完了後にどこを確認し、どこで管理するか
• 判断できない場合に誰へ問い合わせるか

問い合わせ窓口も導入前に決めます。操作上の質問、契約内容・権限に関する質問、アカウントやセキュリティに関する質問では回答できる担当者が異なる場合があるため、必要に応じて社内の振り分け先まで整理しておきます。

本番運用前に一連の流れをテストして見直す

ルールを文書にしただけでは、実際の操作で抜けがないかまでは確認できません。本番利用を始める前に、テスト用の契約書とテスト用の宛先を使い、作成から締結後の検索までを一度通して確認します。

テストで迷った箇所は、そのまま本番運用でも質問やミスが発生しやすい箇所です。操作だけを直すのではなく、必要に応じて社内ルール、マニュアル、担当者の役割まで戻って見直します。

電子契約導入前チェックリスト

実際にサービスを使い始める前に、次の項目を確認します。すべての会社で同じ答えになる必要はありません。自社の契約業務について、担当者間で同じ答えができる状態になっているかがポイントです。

• 電子契約を導入する目的と、最初に利用する範囲が決まっている
• 現在の契約業務で改善したい課題を整理している
• 電子契約の対象にする書類が決まっている
• 対象外にする書類と理由を確認している
• 契約書を作成する担当者が決まっている
• 内容を確認・承認する人が決まっている
• 契約相手へ送信できる人が決まっている
• 送信前の確認項目が決まっている
• メール・URL・QRコード・対面などの利用方法を決めている
• 契約相手への基本的な案内方法が決まっている
• アカウントを追加・変更・停止する担当者が決まっている
• 退職・異動時のアカウント処理を決めている
• 締結済み契約書の正式な保存場所が決まっている
• 契約書を探すための管理項目が決まっている
• 契約終了日・更新期限を誰が確認するか決まっている
• 紙契約を残す条件が決まっている
• 誤送信・差し戻し・再送が必要な場合の連絡先と処理を決めている
• 法令・業法上の個別確認が必要な契約を把握している
• 既存の社内規程と電子契約の運用に矛盾がないか確認している
• 利用者向けの操作手順と問い合わせ窓口が決まっている
• 本番前に作成・承認・送信・締結・保存・検索までテストしている
• テストで見つかった課題を誰が運用ルールへ反映するか決まっている

チェックが付かない項目が多い場合は、電子契約サービスの設定を先に進めるより、現在の契約業務を一度整理した方が導入後の手戻りを減らせます。

電子契約の導入前によくある質問

最後に、社内ルールを整理するときに出やすい疑問をまとめます。契約類型や業法によって条件が変わるものは、個別確認を前提にしてください。

最初からすべての契約書を電子契約にする必要がありますか？

ありません。契約件数が多い書類、紙での郵送・回収負担が大きい書類などから対象を絞り、運用を確認しながら範囲を広げる方法があります。契約・書類によって電子化の条件が異なるため、対象書類ごとに確認してください。

電子契約の送信担当者と契約の承認者は同じ人でよいですか？

会社の規模や既存の決裁ルールによって異なります。同じ人が兼任すること自体ではなく、誰に契約締結の権限があり、どの確認を終えたら送信してよいかが明確になっていることが重要です。既存の職務権限・稟議・決裁ルールがある場合は、それと電子契約の操作を整合させます。

電子契約用のアカウントは複数人で共有してもよいですか？

アカウント管理や操作記録を明確にする観点から、サービスが複数ユーザー管理に対応している場合は、利用者ごとに管理できる形を基本として検討してください。共通アカウントやパスワード共有を行うと、誰が操作したか分かりにくくなり、退職・異動時の管理も複雑になります。

紙で締結した過去の契約書はどうすればよいですか？

紙の原本をどのように保存するかと、検索・管理のために電子化するかを分けて考えます。既存PDFや紙契約のスキャンデータを電子契約サービス等で管理する場合も、原本の保存義務や社内ルールを確認したうえで運用してください。マイサインでは外部PDFなどを保管書類として管理できます。

電子契約サービスを決めてから社内ルールを作ってもよいですか？

サービスの機能を見ながら具体化する方法もありますが、少なくとも対象書類、利用人数、承認・送信の流れ、保存方法は選定前に整理しておく方が比較しやすくなります。自社の運用要件が分からないまま選ぶと、必要な機能が不足したり、使わない機能に費用をかけたりする可能性があります。

電子契約のために新しい社内規程を必ず作る必要がありますか？

新しい規程を一律に作るのではなく、まず既存の職務権限、決裁、印章管理、文書管理、情報セキュリティなどのルールと電子契約の運用を照合します。既存規程で扱えない部分や、紙の押印を前提にしている部分があれば、必要な範囲で改定・補足を検討します。契約類型や業法による個別要件がある場合は別途確認してください。

まとめ：電子契約の導入前に対象書類・担当者・運用ルールを言語化する

電子契約の導入前に社内で決めておきたいのは、サービス名や料金だけではありません。対象書類、担当者、承認・送信フロー、契約相手への案内方法、アカウント管理、締結後の保存、紙契約を残す条件までを一つの業務として整理する必要があります。

特に重要なのは、「誰が判断し、誰が操作し、どこに記録を残すか」を曖昧にしないことです。少人数の会社で1人が複数の役割を担う場合でも、役割と確認手順が明確であれば、担当者の記憶だけに頼らない運用にできます。

まずは現在扱っている契約書・同意書を一覧にし、電子化する書類を決めてください。そのうえで、作成から承認、送信、締結、保存までの流れを一枚に整理すると、自社に必要な電子契約サービスの条件も見えやすくなります。

マイサインの導入を検討する場合は、「料金・プラン一覧」だけでなく、通常契約・公開契約・対面契約モード・書類管理など、自社の契約場面に必要な機能を確認したうえで運用を組み立ててください。

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