副業・兼業に関する同意書とは？
副業・兼業に関する同意書とは、従業員が会社の許可を得て副業や兼業を行う際に、その条件やルールを明確にするための書面です。近年では、働き方改革の推進や多様な働き方の普及により、副業・兼業を認める企業が増えています。一方で、情報漏えい、利益相反、長時間労働による健康障害、本業への支障など、企業が管理すべきリスクも増加しています。そのため、多くの企業では就業規則で副業・兼業のルールを定めるだけでなく、個別の案件ごとに同意書を取り交わし、具体的な業務内容や勤務時間、遵守事項を確認する運用が一般的になっています。副業・兼業に関する同意書は、単なる申請書ではなく、会社と従業員双方の認識を一致させ、トラブルを未然に防止するための重要な文書です。
副業・兼業に関する同意書が必要となるケース
副業・兼業に関する同意書は、次のような場面で活用されます。
- 従業員がアルバイトや業務委託などの副業を始める場合 →勤務先や業務内容を確認し、本業への影響を判断します。
- フリーランスとして兼業する場合 →利益相反や秘密情報の利用を防止するために活用します。
- 他社の役員や顧問へ就任する場合 →競業や利益相反の有無を確認します。
- SNS運営や動画配信など収益活動を行う場合 →会社の信用毀損や情報漏えいリスクを管理します。
- 副業制度を導入する企業が運用ルールを整備する場合 →従業員ごとに具体的な条件を確認できます。
副業を認める企業であっても、何ら条件を設けず自由に行わせるケースは少なく、多くの企業が個別の同意書を利用しています。
副業・兼業に関する同意書に盛り込むべき主な条項
一般的には次のような条項を定めます。
- 副業・兼業の目的
- 副業内容及び勤務先
- 会社への届出及び承認
- 本業優先の原則
- 勤務時間及び健康管理
- 秘密保持義務
- 利益相反及び競業の禁止
- 会社設備・情報の利用禁止
- 知的財産権の取扱い
- 法令遵守
- 報告義務
- 承認取消し事由
- 損害賠償
- 協議事項
- 合意管轄
これらを定めることで、会社と従業員双方の責任範囲が明確になります。
条項ごとの解説と実務ポイント
1．目的条項
目的条項では、副業・兼業を禁止するためではなく、適切な運用を図るための書面であることを明確にします。働き方改革により、副業を一律に禁止する運用は見直されつつあります。そのため、会社としては「本業への支障防止」「秘密保持」「健康管理」を目的としていることを記載すると実務上分かりやすくなります。
2．副業内容の届出
会社は、副業先の名称だけでなく、具体的な仕事内容や契約形態、勤務日数、勤務時間まで確認できるようにしておくことが重要です。
例えば、
- アルバイト
- 業務委託
- 会社経営
- 講師業
- 動画配信
- EC販売
など、副業の内容によって会社側が確認すべき事項は異なります。
3．会社の承認制度
副業を始める前に会社の承認を必要とすることで、利益相反や競業の有無を事前に確認できます。また、副業内容が変更された場合にも再度届け出ることを義務付けることで、運用管理が容易になります。
4．本業優先の原則
副業制度を導入していても、本業が最優先であることは変わりません。
例えば、
- 遅刻や欠勤が増えた
- 疲労により業務品質が低下した
- 残業対応が困難になった
といった場合には、副業の見直しを求められるように規定しておくことが重要です。
5．勤務時間と健康管理
企業には従業員の安全配慮義務があります。
副業によって長時間労働となり健康障害が発生した場合には、企業側の管理責任が問題となる可能性があります。
そのため、
- 総労働時間の把握
- 健康状態の確認
- 必要に応じた副業制限
などを定めておくことが望ましいでしょう。
6．秘密保持義務
副業において最も重要な条項の一つです。会社の営業秘密、顧客情報、ノウハウ、価格情報、システム情報などを副業先へ持ち出すことは禁止すべきです。また、逆に副業先の秘密情報を会社へ持ち込まないことも規定すると、双方の情報管理を徹底できます。
7．利益相反・競業避止
副業先が競合会社である場合や、自社顧客を対象とする事業である場合には利益相反が生じる可能性があります。
例えば、
- 競合企業で同じ業務を行う
- 自社顧客へ営業活動を行う
- 会社で得たノウハウを副業へ利用する
などは、会社に大きな損害を与えるおそれがあります。利益相反の判断基準をあらかじめ明確にしておくことが重要です。
8．会社設備の利用禁止
副業のために、
- 会社のパソコン
- 会社のメールアドレス
- 会社のクラウドサービス
- 会社のソフトウェアライセンス
などを利用することは禁止しておくべきです。情報漏えいやライセンス違反を防止できます。
9．知的財産権
副業で制作した成果物については、副業先との契約が優先されることが一般的ですが、会社の設備やノウハウを利用した成果物については帰属が問題となる場合があります。そのため、会社業務との関係を明確に定めておくことが望まれます。
10．承認取消し
副業は一度承認したら永久に継続できるものではありません。
例えば、
- 虚偽申請が判明した場合
- 本業へ支障が生じた場合
- 健康状態が悪化した場合
- 利益相反が判明した場合
- 秘密保持義務違反があった場合
には、会社が承認を取り消せるようにしておくことが重要です。
副業・兼業に関する同意書を作成する際の注意点
- 就業規則との内容を一致させる 同意書だけで運用せず、就業規則との整合性を確保しましょう。
- 副業を一律禁止する内容にならないよう注意する 合理的な理由なく全面禁止とすると、運用上の問題となる場合があります。
- 利益相反の判断基準を具体化する 競業だけでなく、自社顧客との関係や会社の信用を害する行為も対象にすると運用しやすくなります。
- 健康管理を軽視しない 長時間労働による健康障害は企業にもリスクが及ぶため、勤務時間の把握体制を整備しましょう。
- 秘密保持条項を十分に整備する 副業制度で最も多いトラブルは情報漏えいです。営業秘密や個人情報の取扱いを明確に定めることが重要です。
- 定期的な見直しを行う 副業内容や法令改正、就業規則の改定に合わせて、同意書の内容も更新しましょう。
まとめ
副業・兼業に関する同意書は、企業が副業制度を適切に運用するための重要な書面です。副業を認めるだけではなく、申請手続、本業優先の原則、秘密保持、利益相反の防止、健康管理などを具体的に定めることで、会社と従業員双方が安心して制度を利用できます。特に近年は副業・兼業が一般化しており、就業規則だけでは十分に対応できないケースも増えています。個別の同意書を活用することで、案件ごとの条件を明確にし、情報漏えいや労務トラブルなどのリスクを未然に防止できます。企業の実態に合わせて内容を調整し、必要に応じて専門家の確認を受けながら運用することが望ましいでしょう。
