電子契約の社内説明は何を伝える？導入前に共有したいポイント

電子契約の導入方針や利用するサービスが決まっても、社内へ「来月から電子契約を使います」と伝えるだけでは、実際の運用はなかなかそろいません。契約書を作る人、内容を確認する人、承認する人、取引先へ送る人、締結後に管理する人では、知りたいことがそれぞれ異なるためです。

現場から見れば、「今までの押印申請はどうなるのか」「誰でも契約書を送ってよいのか」「取引先が電子契約を嫌がったらどうするのか」「締結後の契約書はどこで探すのか」といった疑問が先に出ます。こうした疑問を曖昧にしたまま開始すると、担当者ごとに異なる運用が生まれたり、必要以上に紙へ戻ったりする原因になります。

社内説明で重要なのは、電子契約の仕組みを詳しく講義することではありません。なぜ導入するのか、何が変わるのか、誰が何をするのか、迷ったときにどう判断するのかを、実際の契約業務に沿って共有することです。

この記事では、電子契約の導入前に行う社員向けの社内説明・社内周知に絞り、説明する順番、共有する内容、よくある質問、説明資料の構成例まで整理します。電子契約そのものの基本を先に確認したい場合は「電子契約とは？仕組み・法的効力・導入手順をわかりやすく解説」をご確認ください。

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電子契約の社内説明では最初に「なぜ導入するのか」を伝える

社内説明でいきなり操作画面や機能一覧から始めると、社員にとって電子契約が「新しいツールを覚える仕事」に見えやすくなります。最初に共有したいのは、自社が電子契約を導入する理由です。

例えば、次のような現在の課題がある場合は、その課題と導入目的を一対一で結び付けます。

ここで避けたいのは、「DX推進のため」「ペーパーレス化のため」といった抽象的な説明だけで終えることです。導入後に社員へ求める操作が増える場合でも、現在のどの作業を減らすためなのかが分かれば、変更の理由を理解しやすくなります。

また、コスト削減だけを目的にすると、紙契約が一部残った時点で「効果がない」と受け取られることがあります。契約締結までの時間、検索性、進捗把握、在宅・外出時の対応など、金額以外に改善したい点も自社の実情に応じて伝えます。

対象書類・利用部門・開始範囲を具体的に共有する

「今後は電子契約にします」という説明だけでは、社員は自分が扱う契約書が対象なのか判断できません。導入前には、対象範囲と対象外を具体的に共有します。

最初に電子化する契約・書類を示す

対象書類は「契約書全般」ではなく、可能であれば書類名や契約類型で示します。例えば、業務委託契約書、秘密保持契約書、継続取引基本契約書、同意書など、自社で実際に扱う単位で整理します。

一方、契約・書類の種類や関係法令、業法、相手方、電子交付への承諾、公正証書等の別手続によって確認事項が異なる場合があります。社内説明では「すべての書類が電子化できる」と一括で説明せず、対象として確認済みの書類と個別確認が必要な書類を分けてください。

利用する部署と利用しない部署を明確にする

全社導入であっても、開始日から全部署が同じ運用になるとは限りません。営業部から開始し、経理・人事は後から切り替えるなど段階導入をする場合は、その順番を示します。

• 最初に利用する部署
• 対象となる契約・書類
• 利用開始日
• 対象外となる契約・書類
• 紙契約を残す条件
• 将来対象を広げる予定があるか

この情報が曖昧だと、同じ契約書についてA部署は電子、B部署は紙というようなばらつきが起こりやすくなります。

対象書類や運用ルール自体をまだ決め切れていない場合は、社内説明より先に「電子契約の導入前に社内で決めることは？対象書類・担当者・運用ルールを整理」の項目を確認してください。

「変わること」と「変わらないこと」を分けて説明する

電子契約へ切り替えると契約業務のすべてが変わるように感じられますが、実際には電子化される工程と、これまでどおり必要な工程があります。この2つを分けて説明すると、社員の誤解を減らせます。

特に伝えておきたいのは、電子契約サービスの送信ボタンを押すことと、会社として契約を承認することは同じではないという点です。紙契約で社内決裁を経てから押印していた会社であれば、電子契約でもどの承認が完了したら送信してよいかを決めます。

「ハンコがなくなる＝承認がなくなる」と受け取られないよう、社内決裁と契約締結の関係を明確にします。

作成・承認・送信・締結・保存までの新しい業務フローを見せる

社員向けの説明で最も重要なのが、実際の業務フローです。文章だけで説明するより、自社で使う流れを一枚の図や一覧にすると理解しやすくなります。

基本的には、次の順番を自社用に置き換えます。

1. 担当者が契約書を作成・最終版を確認する
2. 必要な社内承認を得る
3. 電子契約サービスへ契約書を登録する
4. 送信先・契約書・署名位置等を確認する
5. 契約相手へ送信・案内する
6. 契約相手が内容を確認し、必要な署名・同意を行う
7. 締結完了を確認する
8. 締結済み契約書を決めた方法で保存・管理する
9. 必要に応じて終了日・更新期限等を管理する

誰がどの工程を担当するかを併記する

同じフローでも、担当者が曖昧では運用できません。説明資料には、工程と担当者をセットで載せます。

小規模企業では、1人が複数の工程を担当することもあります。その場合でも、「作成者」「承認者」「送信者」「管理者」という役割自体は分けて説明しておくと、担当変更時にも引き継ぎやすくなります。

契約権限・送信権限・アカウント管理を曖昧にしない

電子契約は、紙の印章を使わない分、アカウントと操作権限の管理が重要になります。社内説明では、ログイン方法だけでなく、「誰が何をしてよいか」を共有します。

送信できる人と契約を承認できる人を区別する

システム上の送信権限を持っていても、その人に会社として契約を決裁する権限があるとは限りません。送信担当者が決裁者ではない場合は、「承認完了を何で確認するか」まで決めます。

• 契約書を作成できる人
• 内容を確認できる人
• 契約締結を承認できる人
• 契約相手へ送信できる人
• 締結済み契約書を閲覧できる人
• アカウントを追加・停止できる管理者

共有アカウントを前提にしない

複数人で同じID・パスワードを共有すると、誰が操作したのか確認しにくくなり、異動・退職時の管理も複雑になります。サービスが複数ユーザー管理に対応している場合は、利用者ごとにアカウントや権限を管理する運用を基本として検討します。

また、退職・異動した人のアカウントを誰が停止するか、定期的に利用者を確認するかも社内説明に含めます。

マイサインのセキュリティに関する公開情報は「セキュリティ対策について」で確認できます。社内の情報システム・管理部門へ説明する場合は、サービス側の機能と自社側の運用ルールを分けて整理してください。

締結後の保存場所と検索方法まで説明する

電子契約の説明が「送信して署名してもらうところ」で終わると、締結後の管理が担当者任せになりやすくなります。契約書は締結した後に、更新、解約、監査、取引条件の確認などで参照する期間の方が長いため、保存・検索までを一連の業務として共有します。

正式な保存場所を決める

電子契約サービス内を正式な保存場所とするのか、社内ストレージにも保存するのか、紙契約はどこで管理するのかを決めます。複数箇所に保存する場合は、どこを基準にするかを明確にします。

検索に使う項目を統一する

検索・管理に使う項目は、例えば次のように決められます。

• 取引先名
• 契約書名
• 契約締結日
• 契約開始日
• 契約終了日・更新日
• 担当部署・担当者
• 契約種別
• 管理タグ

社員へ「締結後はシステムに入っています」とだけ伝えるのではなく、どの項目で探すか、紙契約とどう区別するかまで示すと、運用がそろいやすくなります。

マイサインでは、電子契約で締結した契約書に加えて、外部で締結したPDF等を保管書類として管理できます。書類管理の考え方は「書類管理：契約書・PDFの保管・管理」をご確認ください。

電子取引データの保存について誤解させない

税務上保存が必要な契約書等の取引情報を電子的に授受した場合には、電子帳簿保存法に基づく電子取引データの保存要件を確認する必要があります。国税庁は、電子取引データについて真実性や可視性を確保するための要件を示しています。

そのため、「電子契約サービスを使えば、会社のすべての電子帳簿保存法対応が自動的に完了する」と説明しないようにします。自社の対象データ、保存場所、検索方法、会計・文書管理との関係を別途確認してください。

参考：国税庁「電子取引関係」

紙契約・差し戻し・誤送信など「例外時の対応」を先に共有する

通常時の操作だけを説明しても、実際の運用では例外が必ず出ます。導入直後に社員が迷いやすい場面を先に決めておくと、担当者ごとの判断を減らせます。

特に誤送信については、「注意してください」だけでは対策になりません。最終版の確認、宛先確認、承認完了確認を送信前チェックとして固定し、問題発生時の連絡先まで決めておきます。

電子契約の法的な説明は「必要な範囲」で正確に行う

社員からは「電子契約は法的に大丈夫なのか」「ハンコがなくても契約になるのか」といった質問が出やすいため、最低限の説明は用意しておきます。ただし、社内説明会を法律講義にする必要はありません。

デジタル庁は、電子署名法に基づき、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は真正に成立したものと推定される制度を説明しています。また、電子契約サービスについては、契約等の性質や必要な本人確認レベルに応じて適切なサービスを選択することが示されています。

参考：デジタル庁「電子署名」、経済産業省「電子契約サービスに関するQ&A」

社内説明では、次のように整理すると過度な断定を避けられます。

• 電子契約は法律上利用されている契約手段である
• 電子署名法では一定要件を満たす電子署名が行われた電子文書について真正な成立の推定が定められている
• どの契約・書類でも同じ条件で電子化できるわけではない
• 契約類型、業法、当事者、電子交付への承諾、公正証書等で個別確認が必要になる場合がある
• 不明な契約は担当者個人で判断せず、社内の確認先へ回す

「電子契約なら全部法的に問題ない」「電子署名があれば必ず有効」といった説明は避けます。社員が覚えるべきなのは、法律の細部よりも、対象として確認済みの契約を決めた手順で処理し、不明なものは確認先へ回すことです。

社員から出やすい質問を先に用意しておく

説明会では、操作手順よりも「これまでと違う場面」に質問が集まります。質問と回答を事前に用意しておけば、説明担当者によって回答が変わることを防げます。

社内説明資料は「1枚の全体像」と「操作手順」を分ける

電子契約の説明資料を一つに詰め込みすぎると、利用開始後に必要な情報を探しにくくなります。おすすめは、全社員向けの全体説明と、実際に操作する担当者向けの手順書を分けることです。

全社員・関係部署向けの1枚資料

全体説明では、次の項目が一枚で分かる状態を目指します。

1. 導入目的
2. 対象部署・対象書類
3. 開始日
4. 従来の紙契約から変わること
5. 作成→承認→送信→締結→保存の全体フロー
6. 役割・権限
7. 紙契約を使う条件
8. 問い合わせ先

全社員がサービスの詳細操作を覚える必要がない場合は、ここで画面キャプチャを大量に載せる必要はありません。

実際に操作する担当者向けの手順書

送信担当者・管理者には、全体資料とは別に操作手順を用意します。

• ログイン方法
• 契約書の登録方法
• 送信先の設定
• 署名位置等の設定
• 送信前チェック
• 再送・差し戻しの方法
• 締結完了の確認
• 契約書の検索・ダウンロード
• アカウント・権限の管理

操作画面はサービスの更新で変わる可能性があるため、「社内ルール」と「画面操作」を別資料にすると更新しやすくなります。

導入直前は説明会より「実際の1件」を通して確認する

説明資料を読んだだけでは、作成から締結後の保存までの流れを理解しきれないことがあります。本番開始前に、テスト用の契約書・テスト用の宛先を使って一連の流れを確認すると、説明の抜けを見つけやすくなります。

テスト中に担当者が質問した箇所は、本番開始後も他の社員が迷う可能性が高い箇所です。操作の問題だけでなく、社内ルールが曖昧なのか、説明資料が不足しているのかを切り分けて修正します。

電子契約の社内説明で使える共有チェックリスト

• 電子契約を導入する目的を自社の課題と結び付けて説明した
• 対象部署と対象書類を具体的に示した
• 対象外・個別確認が必要な契約の扱いを示した
• 利用開始日を示した
• 紙契約から変わる工程を説明した
• 社内承認など変わらず必要な工程を説明した
• 作成・承認・送信・締結・保存の全体フローを示した
• 契約を承認できる人と送信できる人を区別した
• アカウント・権限管理の担当者を決めた
• 退職・異動時のアカウント処理を決めた
• 締結後の正式な保存場所を示した
• 契約書の検索方法・管理項目を示した
• 紙契約へ切り替える条件を示した
• 誤送信・差し戻し・再送時の連絡先を示した
• 電子化可否が不明な契約の確認先を示した
• 社員から出やすい質問への回答を用意した
• 全体説明資料と操作手順を必要に応じて分けた
• 本番開始前に一連の操作をテストした
• 導入後の問い合わせ窓口を周知した
• 運用開始後にルールを見直す担当者・時期を決めた

電子契約の社内説明に関するよくある質問

電子契約の社内説明は全社員に必要ですか？

利用範囲によります。直接操作しない社員でも、契約を承認する人、締結済み契約書を参照する人、取引先から質問を受ける人には関係する場合があります。全社員へ同じ操作研修を行うのではなく、全体方針を共有する対象と、実際に操作研修が必要な対象を分ける方法があります。

社内説明では電子署名法まで詳しく説明する必要がありますか？

通常は法律の細かな条文まで全員へ説明する必要はありません。電子契約・電子署名に関する基本的な考え方、対象として確認済みの契約、個別確認が必要な場合の社内窓口を示すことが実務上重要です。法務・管理部門には必要に応じて一次情報やサービス資料を別途共有します。

電子契約へ移行したら紙契約は禁止にした方がよいですか？

一律に禁止するかどうかは自社の運用方針によります。取引先の希望や契約類型、業法上の確認、障害時の対応などで紙を残す場合は、紙へ切り替えられる条件と判断者を決めてください。担当者ごとに自由に紙へ戻せる状態は避けた方が運用を統一しやすくなります。

社員向けマニュアルはどこまで作ればよいですか？

全社員向けには導入目的、対象範囲、全体フロー、役割、例外対応、問い合わせ先が分かる資料を用意し、実際に操作する人には別途画面操作の手順を用意すると整理しやすくなります。サービスの全機能を網羅するより、自社で使う操作と判断に絞る方が実務で参照しやすくなります。

導入前の説明会は1回だけで十分ですか？

利用人数や導入範囲によります。説明会1回で終わらせるより、本番開始前のテスト、開始直後の問い合わせ対応、一定期間後のルール見直しまでをセットにすると、実際の運用で発生した疑問を反映できます。

取引先への説明も社内説明と一緒に決めるべきですか？

はい。社員が取引先へ電子契約を案内する場合は、誰が、どのタイミングで、何を伝えるかを社内で統一しておく必要があります。ただし、社員向けの社内説明と取引先向けの説明は目的が異なるため、資料や案内文は分けて作る方が分かりやすくなります。

まとめ：社内説明では電子契約の「操作」より先に運用の共通認識を作る

電子契約の導入前に社内へ伝えるべきなのは、操作方法だけではありません。導入目的、対象書類、利用部署、開始日、業務フロー、役割と権限、保存方法、紙契約を残す条件、トラブル時の対応までを共有し、社員が同じ判断基準で動ける状態を作ることが重要です。

特に、電子化によって変わる工程と、社内承認・契約内容の確認など変わらず必要な工程を分けて説明することがポイントです。電子契約を導入したことで承認や管理まで不要になるわけではありません。

社内説明資料は、まず全体像を一枚で示し、その後に実際の操作担当者向け手順へ分けると管理しやすくなります。本番開始前には、テスト契約を1件通して、作成から承認、送信、締結、保存までの流れに抜けがないか確認してください。

マイサインを利用する場合は、実際に使う契約方法や書類管理の範囲を決めたうえで、「機能一覧」「セキュリティ対策について」「書類管理」など、社内の担当者に必要な公式情報だけを補足資料として共有すると説明を整理しやすくなります。

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