契約書へ署名するときは、署名欄に氏名を書くだけでなく、署名する契約書が双方で確認した最終版か、契約当事者や金額、契約期間などに誤りがないかを確認してから手続きを進めることが大切です。
特に、契約書を何度か修正している場合は、古いファイルや印刷物へ誤って署名してしまうことがあります。また、法人の契約では、会社名や役職、契約を締結する担当者の権限についても確認が必要です。
このページでは、契約書へ署名する前の確認から、実際の署名、相手方との取り交わし、締結後の保管までの基本的な手順を順番に解説します。
契約書に署名するときの基本的な流れ
- 署名する契約書が最終版か確認する
- 契約当事者・契約条件を確認する
- 署名する人と契約締結権限を確認する
- 署名欄・契約日などを確認する
- 紙または電子的な方法で署名する
- 相手方の署名・締結状況を確認する
- 締結済み契約書を保管する
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契約書への署名は何のためにする？
一般的な契約では、法令に特別の定めがある場合を除き、契約書への署名そのものが契約成立の必須要件となるわけではありません。
民法第522条では、契約は契約内容を示した申込みに対して相手方が承諾したときに成立することを基本とし、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を必要としないことが定められています。
一方、契約書へ署名することは、誰がその契約書を作成・確認したのかを後から確認するうえで重要です。
民事訴訟法第228条第4項では、私文書について、本人または代理人の署名または押印があるときは、真正に成立したものと推定する旨が定められています。
契約の成立と、契約書を証拠として残すための署名は分けて考えます。契約や取引の種類によって特別な方式が必要な場合もあるため、個別に確認してください。
1．署名する契約書が最終版か確認する
署名する前に最も重要なのが、手元にある契約書が双方で合意した最終版かを確認することです。
契約書の修正を何度か行っている場合、パソコンやメールに複数のファイルが残っていることがあります。
最終版の確認ポイント
- 相手方へ最後に提示した契約書と同じ内容か
- 相手方から了承を得た修正が反映されているか
- 古い契約金額や契約期間が残っていないか
- 削除する予定だった条項が残っていないか
- 別紙・仕様書も最終版になっているか
- ページの抜けがないか
ファイル名が「最終版」「確定版」になっているだけで判断せず、実際の内容を確認してください。
署名前に最終版を1つに決め、紙であればそのデータから印刷し、電子契約であればそのPDFを使用すると取り違えを防ぎやすくなります。
2．契約当事者に間違いがないか確認する
次に、契約書に記載された当事者を確認します。
法人の場合
- 会社の正式名称
- 所在地
- 契約書に記載する役職
- 署名する人の氏名
個人の場合
- 氏名
- 必要に応じて住所
- 契約書で求められているその他の情報
法人名を略称やサービス名だけで記載すると、どの法人が契約当事者なのか分かりにくくなる場合があります。
契約書本文の当事者名と署名欄の名称が一致しているかも確認しましょう。
3．署名前に契約条件をもう一度確認する
署名する直前には、契約書を最初から確認し、重要な契約条件に認識違いがないか確認します。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 契約当事者 | 氏名・会社名・所在地などが正しいか |
| 業務・取引内容 | 実際に合意した業務範囲や商品・サービスになっているか |
| 契約金額 | 金額・単価・税込税抜などに誤りがないか |
| 支払条件 | 締日・支払日・支払方法などが合っているか |
| 契約期間 | 開始日・満了日が正しいか |
| 自動更新 | 更新条件・更新拒絶期限を確認したか |
| 解約・解除 | 中途解約や解除の条件を確認したか |
| 別紙・仕様書 | 契約の一部となる資料が揃っているか |
署名した後に金額や契約期間の間違いへ気づくと、相手方との確認や訂正、再締結などが必要になる場合があります。
重要な条件は、署名直前にもう一度確認しておきましょう。
4．署名する人に契約締結の権限があるか確認する
法人同士の契約では、「誰が署名するか」についても確認します。
契約書へ署名する人は、会社を代表してその契約を締結する権限を持つ人、または適切な権限を与えられている人であることを確認することが重要です。
確認しておきたい事項
- 自社の契約締結ルール
- 契約金額による決裁権限
- 署名者の役職
- 必要な社内承認が終わっているか
- 代理人が署名する場合の権限
会社によっては、契約金額や契約種類に応じて、部長、役員、代表者など署名できる人を社内規程で決めている場合があります。
契約書を準備した担当者が、そのまま自分の判断で署名してよいとは限りません。社内ルールを確認してください。
5．署名欄の記載内容を確認する
契約書の署名欄には、契約当事者を確認するための情報が記載されています。
法人の場合は、会社名、所在地、役職、氏名などが記載されることがあります。
署名欄で確認したい項目
- 契約当事者名
- 住所・所在地
- 署名者の役職
- 署名者の氏名
- 署名する位置
- 押印欄が設けられている場合の取扱い
契約書本文では「株式会社○○」となっているのに、署名欄では別会社名になっているといったミスがないか確認します。
署名と押印は必ず両方必要？
一般的な契約について、署名に加えて必ず印鑑を押さなければ契約が成立しないというわけではありません。
内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」でも、私法上の契約は原則として当事者の意思の合致によって成立し、特段の定めがある場合を除き、押印を必要とするものではないことが示されています。
ただし、契約書で署名・押印の方法を定めている場合、社内ルールで押印が必要な場合、契約や手続きの種類によって法令上特別な方式が設けられている場合があります。
「押印は絶対に不要」と判断するのではなく、対象となる契約と自社・相手方の手続きを確認してください。
6．契約日・署名日を確認する
署名するときは、契約書の日付欄も確認します。
ここで注意したいのは、「契約書へ署名した日」「契約締結日」「契約の効力が始まる日」が必ずしも同じとは限らないことです。
| 日付 | 意味 |
|---|---|
| 署名日 | 実際に契約書へ署名した日 |
| 契約締結日 | 契約書上、契約を締結した日として扱う日 |
| 効力発生日・契約開始日 | 契約上の権利義務を開始する日として定めた日 |
例えば、3月25日に双方が契約書へ署名し、契約開始日は4月1日と定めることもあります。
日付を空欄のまま署名し、後から一方だけで記入するような運用は、認識違いの原因になる場合があります。日付の扱いを双方で確認したうえで締結しましょう。
7．紙の契約書へ署名する
確認が終わったら、最終版の紙の契約書へ署名します。
紙で署名するときの基本的な流れ
- 最終版の契約書を確認する
- 必要な部数を用意する
- ページ・別紙が揃っているか確認する
- 指定された署名欄へ署名する
- 必要に応じて押印する
- 日付欄など未記入箇所を確認する
- 相手方へ契約書を渡す
双方が原本を1通ずつ保管する場合は、同じ内容の契約書を2通作成し、それぞれについて必要な締結手続きを行います。
2通作成する場合は、片方だけ条項や別紙が違う状態にならないよう確認してください。
署名するときに空欄を残さない
契約書に金額、契約期間、契約相手など重要な項目の空欄が残っている場合は、そのまま署名しない方が安全です。
署名後に一方が内容を書き加えると、どの内容について合意したのか分からなくなる可能性があります。
署名前に確認したい空欄
- 契約金額
- 契約期間
- 契約開始日
- 契約当事者
- 支払期限
- 別紙番号・仕様書番号
記入予定のない欄についても、そのままで問題ないか双方で確認しておきましょう。
署名前に手書きで修正した箇所がある場合
印刷後に契約書を手書きで修正している場合は、署名前に相手方もその修正内容を確認しているか確認します。
一方の契約書だけ修正されている、相手方が修正を認識していないといった状態で署名すると、後から契約内容について争いになる可能性があります。
可能であれば元データを修正し、修正後の契約書を改めて最終版として用意すると管理しやすくなります。
電子契約で署名する場合の確認ポイント
電子契約を利用する場合も、契約内容を確認してから署名するという基本的な考え方は紙と同じです。
電子署名法では、電子署名について法律上の定義や効力が定められており、一定の要件を満たす本人による電子署名が行われた電子文書については、真正に成立したものと推定する規定があります。
電子署名前に確認したい項目
- 表示されている契約書が最終版か
- 契約書の全ページを確認したか
- 別紙・添付資料を確認したか
- 署名を依頼された相手・会社が正しいか
- 自分が署名する権限を持っているか
- 契約金額・期間など重要条件を確認したか
署名を完了した後は、締結済みの契約データを双方で確認できる状態にし、必要な期間保存します。
署名後に間違いを見つけたら勝手に書き換えない
署名後に会社名、金額、日付などの間違いへ気づいた場合は、自社が保管する契約書だけを書き換えることは避けます。
まだ相手方が署名していない場合は、誤った契約書への手続きを止め、正しい契約書を作り直して再度署名する方法が分かりやすいでしょう。
双方がすでに署名済みの場合は、相手方と間違いを確認し、必要に応じて訂正文書、覚書、正しい契約書の再締結などを検討します。
相手方の署名も確認する
自社側の署名が終わったら、相手方の締結手続きが完了しているか確認します。
確認したい項目
- 相手方が同じ最終版へ署名しているか
- 相手方の会社名・氏名が正しいか
- 必要な日付が記載されているか
- 別紙を含めて契約書が揃っているか
- 双方が締結済み契約書を保有できるか
紙の契約書を郵送する場合は、返送されてきた契約書が送付したものと同じ内容かも確認してください。
署名した契約書は締結後も保管する
署名・締結が完了した契約書は、契約期間中だけでなく、契約終了後も必要に応じて確認できる状態で保管します。
契約書と一緒に、別紙・仕様書・変更契約書なども関連付けて管理します。
契約書と一緒に管理したい情報
- 契約相手
- 契約締結日
- 契約開始日
- 契約満了日
- 自動更新の有無
- 更新・解約期限
- 締結済み契約書
- 別紙・仕様書
電子契約の場合も、契約サービス上だけでなく、自社で必要な保存・管理方法を確認しておきましょう。
契約書へ署名する前のチェックリスト
- 契約書が双方で確認した最終版になっている
- 契約相手の会社名・氏名が正しい
- 契約金額・支払条件を確認した
- 契約期間・自動更新条件を確認した
- 解約・解除条件を確認した
- 別紙・仕様書が揃っている
- 自分に契約締結の権限があることを確認した
- 署名欄の会社名・役職・氏名を確認した
- 契約日・開始日の扱いを確認した
- 重要な空欄が残っていない
- 必要な契約書の部数を確認した
- 締結後の保管方法を確認した
よくある質問
契約書はフルネームで署名する必要がありますか？
契約書や手続きで特別な指定がある場合は、その方法に従います。
契約当事者や署名者を後から確認できることが重要であるため、契約書に記載された氏名と対応する形で署名すると分かりやすいでしょう。
契約書に署名すれば印鑑はいりませんか？
一般的な契約について、署名と押印の両方が常に契約成立の必須条件となるわけではありません。
ただし、契約書、社内ルール、取引の種類などによって押印が必要な場合があります。対象となる契約について確認してください。
会社の契約書は代表取締役だけが署名できますか？
一律に代表取締役だけが署名できるとは限りません。
実際に誰が会社を代表して契約を締結できるかは、会社の権限関係、代理権、社内規程などを確認する必要があります。
契約書へ先に自社だけ署名して相手へ送ってもよいですか？
紙の契約書では、一方が先に署名・押印した契約書を相手方へ送り、相手方が署名等を行って返送する方法があります。
その場合も、送付前に契約書が最終版であることを確認し、何通返送してもらうのかを明確にしておきましょう。
契約書の日付が空欄のままでも署名できますか？
物理的には署名できても、後から誰がどの日付を記入するのかについて認識違いが生じる可能性があります。
契約締結日や効力発生日の扱いを双方で確認してから署名する方が分かりやすいでしょう。
署名後に契約書の間違いへ気づいた場合はどうしますか？
一方だけで契約書を書き換えることは避けます。
相手方がまだ署名していない場合は正しい契約書へ差し替え、双方が署名済みの場合は訂正方法や再締結について相手方と確認してください。
電子契約で名前を入力するだけでも電子署名になりますか？
画面上に氏名を入力したという事実だけで、すべて電子署名法上の電子署名に該当すると一律に判断することはできません。
電子署名法では電子署名について一定の要件が定められています。利用する電子契約サービスの署名方法や記録の仕組みを確認してください。
契約書へ署名するときの手順をまとめると
契約書への署名で最も重要なのは、署名する直前に「誰と、どの内容で、どの契約書を締結するのか」を最終確認することです。
- 署名する契約書を最終版に確定する
- 契約当事者と重要条件を確認する
- 署名者の権限を確認する
- 署名欄・契約日を確認する
- 紙または電子的な方法で署名する
- 相手方の署名・締結状況を確認する
- 締結済み契約書を保管する
署名後の訂正を減らすためにも、契約金額、期間、別紙、署名者などを一つずつ確認してから締結手続きを進めましょう。
契約書への署名をオンラインで依頼する方法
紙の契約書では、契約書を印刷して署名・押印し、郵送して相手方から返送してもらう方法があります。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
紙・電子のどちらで契約する場合でも、署名を行う前に最終版の契約書を確認し、締結後に双方が契約内容を確認できる状態にしておくことが重要です。
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