契約書を相手方へ送るときは、封筒へ入れて発送したりPDFをメールへ添付したりする前に、契約書が双方で確認した最終版か、必要な署名・押印が済んでいるか、何通送って何通返送してもらうのかを確認することが大切です。
特に紙の契約書では、送付後に古い契約書だったことへ気づいたり、返送してもらう通数が相手方へ伝わっていなかったりすると、契約締結までの手続きが止まることがあります。
このページでは、契約書の送付前確認から、郵送・メール・電子契約による送付、相手方への到着・受領確認までの基本的な流れを順番に解説します。
契約書を相手に送る基本的な流れ
- 送る契約書が最終版か確認する
- 署名・押印・部数を確認する
- 送付先の会社・担当者を確認する
- 郵送・メール・電子契約から送付方法を決める
- 返送が必要な場合は手順・期限を伝える
- 契約書を送付する
- 到着・受領・返送状況を確認する
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契約書は送る前の確認が重要
契約書を相手方へ送った後に内容の間違いへ気づくと、契約書の差し替えや再送が必要になる場合があります。
そのため、契約書を送る直前に「締結する契約書として問題がないか」をもう一度確認します。
「最終版」「確定版」「修正版2」など複数のファイルが残っている場合は、ファイル名だけで判断せず、相手方が最後に確認・合意した内容と一致しているかを確認してください。
1．送る契約書が最終版か確認する
まず、送付する契約書が双方で確認した最終版であることを確認します。
送付前に確認したい項目
- 契約当事者の会社名・氏名
- 契約金額・報酬
- 支払方法・支払期限
- 契約開始日・契約期間
- 自動更新条件
- 解約・解除条件
- 最後に合意した修正内容が反映されているか
- 別紙・仕様書が揃っているか
- ページの抜けがないか
契約書だけでなく、契約内容の一部となる仕様書、料金表、別紙などがある場合は、それらも一緒に送付する必要があるか確認します。
2．契約書を送る段階を確認する
契約書を送るといっても、現在の手続き状況によって送るものが異なります。
| 送付する段階 | 主な目的 | 確認すること |
|---|---|---|
| 契約書案を送る | 相手方に内容を確認してもらう | まだ締結用ではないことを分かるようにする |
| 最終版を送る | 双方で締結前の最終確認をする | 修正が完了していることを確認する |
| 自社署名・押印済みの契約書を送る | 相手方に締結して返送してもらう | 返送する通数・方法を伝える |
| 双方締結済みの契約書を送る | 相手方の保管分を渡す | 双方の契約書が同じ内容か確認する |
契約書案を送っている段階なのか、署名・押印して返送してもらう段階なのかを明確にすると、相手方も次に何をすればよいか判断しやすくなります。
3．紙の契約書を何通送るか確認する
紙の契約書では、同じ内容の契約書を2通作成し、双方が必要な署名・押印等を行った後、それぞれ1通ずつ保管する方法があります。
この方法であれば、自社が先に手続きをする場合、契約書2通を相手方へ送り、相手方にも2通とも締結してもらったうえで、1通を相手方が保管し、もう1通を自社へ返送してもらう流れが考えられます。
送付前に確認すること
- 契約書を何通作成するか
- 自社が先に署名・押印するか
- 相手方には何通へ署名・押印してもらうか
- 相手方が何通保管するか
- 自社へ何通返送してもらうか
契約書の末尾に「本書2通を作成し、甲乙各1通を保有する」といった記載がある場合は、実際の作成・返送方法もその内容と合っているか確認します。
4．自社の署名・押印が必要か確認する
紙の契約書を自社から相手方へ送る場合は、自社側が先に署名・押印等を行ってから送る方法と、相手方に先に手続きをしてもらう方法があります。
どちらが先でなければならないという一般的な順番が一律に決まっているわけではありません。
自社・相手方の社内手続きや、誰が最初に契約書を準備したのかなどに合わせて決めます。
自社が先に締結して送る場合
- 契約書の最終版を確認する
- 必要な社内承認を完了する
- 必要な署名・押印等を行う
- 必要に応じて収入印紙等を確認する
- 相手方へ契約書を送付する
- 相手方に締結してもらう
- 自社保管分を返送してもらう
5．契約書の送付先を確認する
紙・メールのどちらで送る場合も、相手方の正しい送付先を確認します。
郵送の場合
- 会社の正式名称
- 郵便番号
- 所在地
- 部署名
- 担当者名
- 担当者が現在も在籍しているか
メールの場合
- 正しいメールアドレスか
- 担当者本人のアドレスか
- 必要な関係者をCCに入れるか
- 古い担当者のアドレスではないか
契約書には契約金額、取引条件など重要な情報が含まれることがあるため、宛先の入力・記載ミスには特に注意してください。
紙の契約書は「信書」に該当する場合がある
契約関係にある特定の相手方へ送る契約書は、郵便法上の「信書」に該当する場合があります。
日本郵便では、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と説明しており、契約関係等の特定の受取人へ差し出す趣旨が明らかな文書は信書に該当する例として示されています。
また、日本郵便では、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストでは信書を送付できないと案内しています。
レターパックは信書を送ることができます。その他の配送方法を利用する場合も、契約書をその方法で送付できるか事前に確認してください。
6．郵送方法を選ぶ
紙の契約書は普通郵便で送る方法もありますが、重要な契約書や署名・押印済みの原本を送る場合は、送付・配達状況を確認できる方法を検討すると管理しやすくなります。
| 送付方法 | 特徴 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 普通郵便 | 通常の郵便として送付する | 原則として追跡による配達確認はできない |
| 特定記録 | 引受けを記録し、インターネットで配達状況を確認できる | 郵便受箱へ配達され、受領印・署名は行われない |
| 簡易書留・一般書留 | 引受け・配達等の記録を残せる | 重要書類や補償を付けたい場合に検討する |
| レターパックプラス | 追跡可能で、原則として対面で配達される | 受領印または署名による受取りとなるが、損害賠償はない |
| レターパックライト | 追跡可能で郵便受けへ配達される | 対面での受領確認を必要としない場合に検討する |
日本郵便では、書留について引受けから配達までの送達過程を記録し、一定の場合に損害賠償を行うサービスとして案内しています。
また、レターパックプラスは対面で配達し、受領印または署名を受ける方法となっています。一方、レターパックについては配送途中の事故があった場合の損害賠償はないとされています。
契約書の重要度、原本の再作成が可能か、対面受領が必要かなどから送付方法を選びましょう。
7．送付状を付ける
紙の契約書を郵送するときは、相手方が受け取った後に必要な手続きを理解できるよう、送付状を同封する方法があります。
送付状に記載しておくと分かりやすい項目
- 送付日
- 宛先
- 差出人
- 契約書の名称
- 同封した契約書の部数
- 相手方に行ってほしい手続き
- 返送してほしい部数
- 返送期限
- 問い合わせ先
例えば、契約書2通を送り、相手方に2通とも署名・押印してもらい、1通を返送してほしいのであれば、その手順を明確に記載します。
返信用封筒を同封すると返送しやすい
紙の契約書を返送してもらう場合は、返送先を記載した返信用封筒を同封すると、相手方が返送しやすくなります。
返信用封筒で確認したいこと
- 自社の郵便番号・住所
- 会社名・部署名
- 受取担当者名
- 契約書が折らずに入るサイズか
- 必要に応じて利用する郵送方法
返送方法も書留などにしたい場合は、相手方へ分かるように案内します。
8．メールで契約書を送る場合
契約書案や最終確認用のPDFをメールで送る方法もあります。
メールで送る場合も、紙の契約書と同様に「どの契約書を、何のために送るのか」を明確にします。
メール送信前のチェック項目
- 添付するPDFが最終版か
- ファイル名が分かりやすいか
- 宛先メールアドレスが正しいか
- 必要な別紙を添付したか
- 契約書を確認してほしいのか、締結してほしいのかを明記したか
- 回答・返送期限を記載したか
- 送信前に添付ファイルをもう一度開いて確認したか
例えば、単に「契約書を送ります」とするのではなく、「内容をご確認ください」「問題がなければ○日までにご返信ください」など、相手方に次に行ってほしいことを明確にします。
契約書をメールで送れば契約が成立する？
メールで契約書を送ったという事実だけで、必ず契約が成立するとは限りません。
一方で、一般的な契約は、法令に特別の定めがある場合を除き、当事者の意思の合致によって成立することが原則です。
民法第522条では、契約は申込みに対して相手方が承諾したときに成立することを基本としています。
そのため、契約書の返送や署名・押印を待つ前に、メール等のやり取りによって契約条件への申込みと承諾が成立しているケースも考えられます。
契約書の返送を契約成立の条件としたい場合などは、その条件を当事者間で明確にしておくことが重要です。
9．電子契約サービスから送る場合
紙の契約書を郵送したり、PDFをメール添付したりする代わりに、電子契約サービスから契約相手へ署名を依頼する方法もあります。
電子契約では、契約相手へ契約書をオンラインで送付し、内容を確認したうえで署名・同意などの手続きを行います。
電子契約で送る前に確認すること
- アップロードした契約書が最終版か
- 署名を依頼する相手が正しいか
- 相手方のメールアドレスが正しいか
- 契約当事者と署名依頼先が一致しているか
- 必要な別紙が含まれているか
- 契約開始日など重要事項に誤りがないか
電子契約の場合も、一度送信してから契約書の間違いへ気づくと、依頼の取り消しや再送が必要になる場合があります。送信直前に最終版を確認してください。
10．契約書を送付した記録を残す
契約書を送った後は、「いつ・誰に・どの契約書を送ったのか」を記録しておくと管理しやすくなります。
残しておきたい記録
- 送付日
- 送付した契約書のファイル
- 送付先
- 送付方法
- 郵便の追跡番号
- 郵便局から受け取った受領証
- 送信メール
- 電子契約の送信記録
- 返送期限
契約書を修正して再送した場合は、旧版と新版のどちらを送ったのか分かるように管理しておきましょう。
11．相手方への到着・受領を確認する
契約書を送付したら、必要に応じて相手方へ到着・受領状況を確認します。
追跡可能な郵便方法を利用している場合は、まず配送状況を確認します。
ただし、郵便追跡で「配達済み」になっていても、担当者本人が契約内容を確認したことまで意味するとは限りません。
重要な契約で確認したいこと
- 契約書が会社へ届いたか
- 担当者が受け取ったか
- 契約書の内容を確認しているか
- 署名・押印等の手続きを進めているか
- 返送予定日はいつか
メールの場合は、必要に応じて「受領しました」と返信してもらうよう依頼する方法があります。
返送期限を過ぎても戻ってこない場合
返送期限を過ぎても契約書が戻ってこない場合は、すぐに契約しない意思があると判断せず、相手方へ現在の状況を確認します。
確認する内容
- 契約書が届いているか
- 社内確認中ではないか
- 署名・押印等が済んでいるか
- 契約内容について確認事項がないか
- 契約書を紛失していないか
- 返送予定日はいつか
契約書自体を紛失している場合は、古い契約書が後から使用されないよう相手方と確認したうえで、正しい最終版を再送します。
返送された契約書を確認する
相手方から契約書が返送されたら、そのまま保管する前に内容を確認します。
返送後のチェック項目
- 送付した契約書と同じ最終版か
- 相手方の署名・押印等があるか
- 契約日等が正しく記載されているか
- ページ・別紙がすべて揃っているか
- 相手方が勝手に内容を書き換えていないか
- 必要な印紙税の手続きが行われているか
契約書の内容に手書きの修正などが加えられている場合は、そのまま締結済みとして処理せず、双方がその変更へ合意しているかを確認してください。
契約書を相手へ送る前のチェックリスト
- 契約書が双方で確認した最終版になっている
- 契約当事者・契約条件を確認した
- 別紙・仕様書が揃っている
- 契約書の必要部数を確認した
- 自社側の署名・押印等が必要か確認した
- 紙の場合は信書を送付できる方法か確認した
- 送付先の住所・担当者を確認した
- メールの場合は送信先・添付ファイルを確認した
- 相手方に行ってほしい手続きを明確にした
- 返送する部数を伝えた
- 返送期限を伝えた
- 必要に応じて返信用封筒を用意した
- 送付日・送付方法を記録した
- 受領確認を行う方法を決めた
よくある質問
契約書は普通郵便で送ってもよいですか？
信書を送付できる郵便方法であれば普通郵便を利用することもできます。
ただし、普通郵便では追跡による配達状況の確認ができないため、署名・押印済みの原本など重要な契約書では、書留やレターパックなど追跡できる方法も検討してください。
契約書は宅配サービスで送れますか？
契約書は内容によって信書に該当するため、利用する配送サービスが信書を取り扱えるか確認する必要があります。
日本郵便では、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストでは信書を送付できないと案内しています。契約書を送る前に、利用するサービスの取扱いを確認してください。
契約書はレターパックで送れますか？
日本郵便では、レターパックで信書を送ることができます。
レターパックプラスは原則として対面で配達し、受領印または署名を受ける方法です。レターパックライトは郵便受けへの配達となります。
契約書2通を送ったら何通返してもらいますか？
双方が1通ずつ保管する契約であれば、相手方に2通とも必要な締結手続きを行ってもらい、1通を相手方が保管し、もう1通を自社へ返送してもらう方法があります。
実際の契約書に定めた部数や当事者間の取り決めを確認してください。
契約書に返信用封筒は必ず入れますか？
法律上一律に返信用封筒を同封しなければならないというものではありません。
ただし、紙の契約書を相手方から返送してもらう場合には、返信用封筒を用意しておくと手続きを進めてもらいやすくなります。
メールでPDFを送れば紙の契約書を郵送しなくてもよいですか？
対象となる契約や当事者間の締結方法によって異なります。
契約書案を確認するだけであればPDFでやり取りする方法がありますが、紙の原本を双方が締結・保管する取り決めであれば、その後の紙の手続きが必要になる場合があります。
郵便追跡で配達済みなら受領確認は不要ですか？
郵便物が配達されたことと、契約担当者が内容を確認したことは必ずしも同じではありません。
重要な契約や返送期限がある場合は、担当者へ到着・受領状況を確認する方法も検討してください。
契約書が返送されない場合はどうしますか？
まず、契約書が到着しているか、相手方の社内確認や署名・押印がどこまで進んでいるかを確認します。
契約内容に確認事項がある場合もあるため、単なる返送忘れと決めつけず、現在の状況と返送予定日を確認してください。
契約書を相手へ送る流れをまとめると
契約書を相手方へ送るときは、単に発送するのではなく、最終版・部数・締結方法・送付先・返送手順を確認し、相手方が次に何をすればよいか分かる状態で送ることが重要です。
- 契約書を最終版に確定する
- 署名・押印・部数を確認する
- 正しい送付先を確認する
- 紙・メール・電子契約から送付方法を決める
- 返送方法・期限を相手方へ伝える
- 送付記録を残す
- 到着・受領・返送状況を確認する
特に紙の契約書では、郵送した後の返送待ちまで含めて契約手続きとして管理すると、書類の紛失や締結漏れを防ぎやすくなります。
契約書をオンラインで送って署名を依頼する方法
紙の契約書では、印刷、署名・押印、封入、郵送、返送といった作業が必要になります。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
紙・電子のどちらで送る場合でも、送信・発送する前に契約書が正しい最終版であることを確認し、誰へ送ったのか、いつ相手方が受領・締結したのかを後から確認できる状態にしておきましょう。
法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要
マイサイン（mysign）はフリープランでも機能が充実！
