契約書を受け取り、内容確認や署名・押印等が終わったら、次は相手方への返送です。
返送するときは、単に契約書を送り返すのではなく、署名・押印等に漏れがないか、何通返すのか、自社で保管する契約書を残しているか、どの方法で返送するのかを確認してから進めることが大切です。
また、紙の契約書を郵送で返す場合と、署名済みPDFなどをメールで返す場合では確認するポイントが異なります。このページでは、契約書を返送する前の確認から、郵送・メールによる返送、相手方への到着確認までの基本的な流れを解説します。
契約書を返送するときの基本的な流れ
- 返送する契約書が正しい最終版か確認する
- 署名・押印等に漏れがないか確認する
- 返送する部数と自社保管分を確認する
- 返送先・返送期限を確認する
- 郵送・メールなど指定された方法で返送する
- 返送した記録を残す
- 相手方への到着・契約締結完了を確認する
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契約書は返送する前にもう一度確認する
契約書へ署名・押印した後は、そのまま封筒へ入れたりメールへ添付したりせず、返送する契約書をもう一度確認します。
返送後に署名漏れ、押印漏れ、ページ不足などへ気づくと、再度契約書を往復させなければならない場合があります。
契約条件が正しくても、必要な署名・押印や別紙が不足していれば、相手方で再確認・再返送が必要になることがあります。
1．返送する契約書が最終版か確認する
最初に、返送する契約書が相手方から受け取った締結用の最終版であることを確認します。
確認したい項目
- 契約当事者の会社名・氏名
- 契約金額・報酬
- 支払条件
- 契約期間
- 自動更新条件
- 解約・解除条件
- ページ数
- 別紙・仕様書
- 双方で最後に確認した修正が反映されているか
特に、契約書をメールでも何度かやり取りしていた場合は、紙で届いた契約書と最後に確認したPDFの内容が同じか確認するとよいでしょう。
2．署名・押印等に漏れがないか確認する
紙の契約書では、予定している締結方法に従って必要な署名・押印等が完了しているか確認します。
返送前の確認事項
- 署名する人が正しい
- 会社名・役職・氏名に誤りがない
- 必要な署名を行った
- 必要な押印を行った
- 契約日等の記載に誤りがない
- 必要に応じた契印等を確認した
- 紙の課税文書では収入印紙等の手続きを確認した
一般的な私法上の契約では、法令に特別の定めがある場合を除き、署名・押印そのものが一律に契約成立の必須要件となるわけではありません。
ただし、契約書や当事者間の取り決めで署名・押印等を行うこととしている場合は、その方法に沿って手続きを完了してから返送します。
3．契約書を何通返送するか確認する
紙の契約書を2通受け取った場合は、2通とも返送するのか、1通を自社で保管して1通だけ返送するのかを確認します。
双方が締結済みの契約書を1通ずつ保管する方法では、例えば次のように進みます。
- 相手方から同じ契約書を2通受け取る
- 自社で2通とも必要な署名・押印等を行う
- 自社で1通を保管する
- もう1通を相手方へ返送する
一方、相手方がまだ契約書へ署名・押印しておらず、自社が先に2通とも返送する運用もあります。
| 契約書の状態 | 返送方法の例 |
|---|---|
| 相手方がすでに2通とも締結済み | 自社も2通とも締結し、1通を自社保管、1通を返送する |
| 相手方はまだ未締結 | 自社が2通とも締結して返送し、相手方から自社保管分を後日返してもらう場合がある |
| 原本を1通だけ作成 | 誰が原本を保管するのかに応じて返送方法を確認する |
送付状や相手方からのメールに返送部数の指定がある場合は、その内容も確認してください。
自社で保管する契約書を返しすぎない
契約書を2通受け取ったからといって、必ず2通とも相手方へ返送するとは限りません。
双方が1通ずつ保管する予定で、相手方がすでに2通とも署名・押印済みであれば、自社側の締結後に1通を自社で保管し、もう1通だけ返送する方法があります。
返送前に契約書末尾の「本書○通を作成し、各当事者が○通を保有する」などの記載も確認しておきましょう。
4．別紙・仕様書も返送対象か確認する
契約書本体に別紙や仕様書が添付されている場合は、それらも返送する必要があるか確認します。
確認したい資料
- 仕様書
- 料金表
- 業務内容一覧
- 納品物一覧
- スケジュール
- 契約書から参照されているその他の資料
契約書本体だけを返送し、契約内容の一部となっている別紙を自社に残してしまわないよう注意してください。
5．返送先を確認する
郵送で返す場合は、相手方が指定した返送先を確認します。
宛先で確認したい項目
- 郵便番号
- 住所
- 会社の正式名称
- 部署名
- 担当者名
相手方から返信用封筒が同封されている場合は、記載された宛先が今回の契約担当部署になっているか確認して利用します。
返信用封筒がない場合は、相手方から案内された住所・部署へ返送します。普段の請求書送付先と契約書返送先が異なることもあるため注意してください。
6．返送期限を確認する
相手方から「○月○日までにご返送ください」と期限を指定されている場合は、その日までに対応できるよう進めます。
ただし、社内決裁、契約内容の確認、押印手続きなどに時間が必要で、期限までに返送できない場合もあります。
その場合は、何も連絡せず期限を過ぎるのではなく、早めに相手方へ現在の状況と返送予定日を伝えておくとよいでしょう。
郵送で返送する場合の流れ
紙の契約書を郵送する場合は、次の順番で進めると分かりやすくなります。
- 返送する契約書を最終確認する
- 必要な契約書・別紙を揃える
- 返送する部数を確認する
- 必要に応じて送付状を用意する
- 封筒へ契約書を入れる
- 返送先を確認する
- 適切な郵送方法で発送する
- 発送記録を保存する
7．契約書を送付できる郵便方法か確認する
契約関係にある特定の相手方へ送る契約書は、郵便法上の信書に該当する場合があります。
日本郵便では、信書に該当する文書の例として契約書を挙げています。
また、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストでは信書を送付できないと案内しています。
紙の契約書を返送するときは、利用予定のサービスで契約書を送れるか確認してください。
契約書が信書に該当する場合は、信書を取り扱える郵便サービスなどを利用します。レターパックでは信書を送ることができます。
8．重要な原本は追跡できる方法も検討する
署名・押印済みの契約書原本は、紛失すると再度締結手続きが必要になることがあります。
そのため、重要な契約書では、普通郵便だけでなく追跡できる方法を利用することも検討します。
| 方法 | 主な特徴 |
|---|---|
| 普通郵便 | 通常の郵便。一般には追跡による配達確認を行わない |
| 特定記録 | 引受けを記録し、配達状況を確認できる |
| 簡易書留・一般書留 | 引受け・配達等の送達過程を記録できる |
| レターパック | 信書を送付でき、追跡サービスを利用できる |
どの方法を利用するかは、契約書の重要度、原本を再作成できるか、相手方から指定があるかなどを踏まえて選びます。
9．送付状は必要？
契約書を返送するときに、法律上一律に送付状を付けなければならないというものではありません。
ただし、相手方が封筒を開けたときに返送内容を確認しやすいよう、送付状を添える方法があります。
返送時の送付状に記載すると分かりやすい内容
- 返送日
- 宛先
- 差出人
- 契約書名
- 返送する部数
- 同封した別紙等
- 問い合わせ先
例えば、「必要事項を記入・押印しましたので、契約書1通を返送いたします」といった形で、何を返しているのかが分かるようにします。
10．封入前に契約書をもう一度確認する
契約書を封筒へ入れる直前に、最終確認を行います。
- 返送する契約書が正しい
- 必要な署名・押印等が完了している
- 返送部数が合っている
- 自社保管分を誤って入れていない
- 別紙が揃っている
- 送付状を必要に応じて入れた
- 関係のない書類が混ざっていない
契約書を2通扱っている場合は、特に自社保管分と返送分を取り違えないよう注意しましょう。
11．郵送した記録を保存する
発送したら、後から返送状況を確認できるよう記録を残します。
記録しておきたいもの
- 返送日
- 返送先
- 返送した契約書名
- 返送部数
- 郵送方法
- 追跡番号
- 受領証などの控え
契約管理表を利用している場合は、「自社締結済み」「返送済み」「相手方到着確認済み」などの状態を記録しておくと管理しやすくなります。
メールで契約書を返す場合の流れ
相手方から契約書PDFをメールで受け取り、署名済みPDFなどをメールで返す方法を案内されている場合があります。
この場合は、紙の契約書の郵送とは分けて確認します。
- 返送するPDFが正しい契約書か確認する
- 必要な署名等が行われているか確認する
- PDFを開いて全ページを確認する
- メールの宛先を確認する
- メール本文に返送する契約書を明記する
- PDFを添付して送信する
- 送信済みメール・PDFを保存する
12．メール添付するPDFを確認する
メールで返送する場合は、添付ファイルの取り違えに注意します。
送信直前に確認すること
- 正しい契約書PDFを添付している
- 相手方から受け取った最終版と一致している
- 必要な署名等が反映されている
- 全ページが入っている
- 別紙が必要な場合は含まれている
- 関係のないファイルを添付していない
メールへ添付した後に、添付ファイルを実際に開いて確認すると取り違えを防ぎやすくなります。
13．メール本文には何を書く？
契約書をメールで返す場合は、何の契約書を返送しているのか分かるようにします。
記載しておきたい内容
- 対象となる契約書名
- 必要な手続きを完了したこと
- 契約書PDFを添付していること
- 相手方に確認してほしいこと
- 必要に応じて受領確認をお願いすること
相手方がさらに署名・電子署名等を行う必要がある場合は、その後の手続きについても確認します。
メールでPDFを返せば紙の原本は返さなくてよい？
必ずしもそうとは限りません。
紙の原本を双方で取り交わす契約として進めている場合は、署名済みPDFをメールで先に送ったとしても、その後に紙の原本を郵送する必要がある場合があります。
例えば、「PDFを先にメールで送付し、原本は後日郵送する」といった方法です。
PDFだけで手続きを完了するのか、紙の原本も返送するのかについて、相手方からの案内や当事者間の取り決めを確認してください。
紙の原本を交換する契約として進めているのであれば、PDFを返送しただけで紙の手続きまで完了したと判断しないよう注意します。
PDFをメールで返すことと電子契約は同じではない
紙へ署名・押印した契約書をスキャンしてPDF化し、メールへ添付して返送する方法と、電子契約サービスを利用して電子的に署名する方法は同じではありません。
電子署名では、電子文書について署名者や改変の有無などを確認するための仕組みが利用されます。
単に署名済みの紙をスキャンしたPDFをメールで送る場合は、電子契約サービス上の電子署名とは分けて考えてください。
メールで返送した契約書は電子データの保存にも注意する
所得税・法人税に関する保存義務者が、契約書などの取引情報を電子メールの添付ファイルなどで授受した場合は、電子帳簿保存法上の電子取引に該当することがあります。
国税庁では、契約書などに通常記載される取引情報を電子メールの添付ファイルで授受する取引も電子取引に含むと案内しています。
対象となる事業者は、相手方へメールで返した契約書データや受け取った契約データについて、電子取引データの保存要件を確認してください。
14．返送後に相手方への到着・受領を確認する
郵送・メールのいずれの場合でも、必要に応じて相手方が契約書を受け取ったことを確認します。
郵送の場合
- 郵便追跡を確認する
- 重要な契約では担当者へ受領確認する
- 配達済みになっても担当者が確認したかは必要に応じて別途確認する
メールの場合
- 送信エラーになっていないか確認する
- 必要に応じて受領確認を依頼する
- 相手方から返信があった場合は保存する
「届いたこと」と「契約締結が完了したこと」は同じではありません。
相手方側に追加の署名・押印等が必要な場合は、その手続きが完了したことも確認しましょう。
15．返送後に自社の契約書を保管する
双方の締結手続きが完了したら、自社保管分の契約書を適切に保管します。
契約書と一緒に管理したい情報
- 契約相手
- 契約締結日
- 契約開始日
- 契約満了日
- 自動更新の有無
- 更新拒絶期限
- 解約通知期限
- 別紙・仕様書
- 返送日・返送方法
相手方が最後に締結する流れの場合は、双方の締結が完了した契約書を自社でも確認・保管できるようにします。
契約書を返送する前のチェックリスト
- 返送する契約書が正しい最終版である
- 契約内容を確認した
- 必要な署名・押印等が完了している
- 契約日等の記載を確認した
- 別紙・仕様書が揃っている
- 返送する部数を確認した
- 自社保管分を確保した
- 返送先を確認した
- 返送期限を確認した
- 郵送の場合は信書を送付できる方法か確認した
- 必要に応じて追跡できる方法を選んだ
- メールの場合は添付PDFを開いて確認した
- メールで完了するのか紙の原本も必要か確認した
- 返送記録を残す準備をした
よくある質問
契約書を2通受け取ったら何通返しますか？
双方が締結済みの契約書を1通ずつ保管する方法で、相手方がすでに2通とも締結済みであれば、自社も2通とも必要な手続きを行い、1通を自社で保管して1通を返送する方法があります。
相手方がまだ未締結の場合などは流れが異なるため、送付状や相手方からの案内を確認してください。
返信用封筒が入っていたらそのまま使ってよいですか？
宛先が今回の契約書の返送先として正しいことを確認したうえで利用します。
相手方から返送方法について別途指定されている場合は、その案内も確認してください。
契約書は普通郵便で返してもよいですか？
信書を送付できる郵便方法であれば普通郵便を利用することもできます。
ただし、重要な原本の場合は追跡できる書留やレターパックなどを検討すると返送状況を確認しやすくなります。
契約書はゆうパックで返せますか？
日本郵便では、ゆうパックでは信書を送付できないと案内しています。
契約書が信書に該当する場合は、信書を送付できる方法を利用してください。
契約書をメールで返送してもよいですか？
相手方がPDFによる返送を認めている場合や、双方がその方法で進めることを確認している場合には、メールで返送する方法があります。
ただし、紙の原本を別途交換する契約でないかも確認してください。
メールで返すPDFには印鑑画像を入れればよいですか？
契約書へどのような方法で署名・押印等を行うかは、相手方との取り決めや利用している手続きによります。
また、PDFへ印影画像を貼っただけで、すべて電子署名法上の電子署名になるわけではありません。
返送したら契約手続きは完了ですか？
相手方がすでに締結済みで、自社の返送によって双方の契約書が揃う場合もあります。
一方、返送後に相手方が署名・押印等を行う場合は、その後の締結完了を確認する必要があります。
相手に届いたことはどう確認しますか？
郵送の場合は追跡サービスを利用している場合に配達状況を確認できます。
メールの場合は、必要に応じて受領確認を依頼します。ただし、受領したことと契約締結が完了したことは分けて確認してください。
契約書を返送する方法をまとめると
契約書を返送するときは、署名・押印後に送り返すだけではなく、返送部数、自社保管分、返送先、返送方法、相手方への到着まで確認することが重要です。
- 返送する契約書を最終確認する
- 必要な署名・押印等を完了する
- 返送部数と自社保管分を確認する
- 返送先・返送期限を確認する
- 郵送またはメールで返送する
- 返送記録を保存する
- 相手方への到着・契約締結完了を確認する
紙で返送する場合は原本の紛失に注意し、メールで返す場合は添付するPDFと紙の原本の扱いを明確にしておくと、返送後の認識違いを防ぎやすくなります。
郵送・メールで往復せずオンラインで契約する方法
紙の契約書では、相手方から契約書を受け取り、署名・押印等を行い、自社分を残して相手方へ返送するといった手続きが発生します。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
紙の原本を郵送・返送する手続きが多い場合は、対象となる契約を電子化できるか確認したうえで、電子契約を利用する方法も検討できます。
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