紙の契約書を郵送で取り交わす場合は、契約書を相手方へ送って終わりではありません。契約書の内容と部数を確認し、自社側で必要な署名・押印等を行い、相手方にも締結してもらったうえで、自社保管分を返送してもらうところまで管理する必要があります。
特に、同じ契約書を2通作成して双方が1通ずつ保管する場合は、「何通送るのか」「相手方に何通へ署名・押印してもらうのか」「何通返送してもらうのか」を明確にしておくことが重要です。
このページでは、契約書を郵送で取り交わすときの送付前の確認から、相手方による署名・押印、自社への返送、締結済み契約書の確認・保管までを順番に解説します。
契約書を郵送で取り交わす基本的な流れ
- 契約書の最終版・必要部数を確認する
- 自社で必要な署名・押印等を行う
- 送付状・返信用封筒などを準備する
- 追跡できる方法などで相手方へ郵送する
- 相手方に契約書を確認・締結してもらう
- 自社保管分を返送してもらう
- 返送された契約書を確認して保管する
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郵送で契約書を取り交わす一般的な流れ
紙の契約書では、同じ内容の契約書を2通作成し、双方が必要な署名・押印等を行ったうえで、それぞれ1通ずつ保管する方法があります。
例えば、自社が契約書を準備して先に締結手続きを行う場合は、次のように進めます。
- 同じ最終版の契約書を2通用意する
- 自社で2通とも必要な署名・押印等を行う
- 契約書2通を相手方へ郵送する
- 相手方が2通とも内容を確認して署名・押印等を行う
- 相手方が1通を自社保管分として残す
- もう1通を自社へ返送してもらう
- 返送された契約書を確認して自社で保管する
返送方法を伝えていないと、相手方が2通とも保管したり、1通だけ署名・押印したりするなど、締結手続きが途中で止まることがあります。
1．送る契約書を最終版に確定する
郵送する前に、契約書が双方で確認した最終版になっているかを確認します。
一度郵送すると、間違いが見つかった場合に相手方へ連絡して旧契約書の使用を止めてもらい、修正版を再送する必要が生じることがあります。
送付前に確認したい契約内容
- 契約当事者の会社名・氏名
- 契約金額・報酬
- 支払条件
- 契約開始日・契約期間
- 自動更新条件
- 解約・解除条件
- 最後に合意した修正が反映されているか
- 別紙・仕様書が揃っているか
- ページの抜けがないか
ファイル名が「最終版」「確定版」となっているだけで判断せず、相手方との最後のやり取りと実際の契約書内容を照らし合わせて確認します。
2．契約書を何通作るか確認する
紙の契約書を郵送で取り交わす場合は、最初に作成する部数を決めます。
| 作成方法 | 保管方法 | 郵送時の考え方 |
|---|---|---|
| 2通作成 | 双方が締結済み契約書を1通ずつ保管 | 2通を相手へ送り、締結後1通を返送してもらう方法がある |
| 1通作成 | 一方が原本、他方が写し等を保管 | 誰が原本を保管するか事前に確認する |
契約書の末尾に「本書2通を作成し、甲乙各1通を保有する」と記載しているのであれば、実際の部数・保管方法もその記載と一致しているか確認してください。
3．紙の契約書は印紙税も確認する
紙で作成する契約書の中には、契約内容によって印紙税の課税文書に該当するものがあります。
国税庁では、一つの契約について2通以上の文書を作成した場合でも、それぞれが契約成立を証明する目的で作成された課税文書であれば、それぞれが印紙税の課税対象になるとしています。
また、「写し」「副本」などと表示されていても、相手方の署名・押印等があり、契約成立を証明する目的で作成されている場合は課税文書となることがあります。
契約書を2通作成するときは、契約書の名称だけではなく記載内容から印紙税の対象となる文書か確認してください。
4．自社側の署名・押印等を行う
自社が先に契約書を送付する場合は、契約内容や自社の締結ルールに応じて、必要な署名・押印等を行います。
締結前に確認すること
- 署名・押印する契約書が最終版か
- 署名者・押印者に契約締結権限があるか
- 必要な社内決裁が完了しているか
- 2通作成する場合は2通とも同じ内容か
- 署名・押印欄に誤りがないか
- 契約日など必要な日付を確認したか
一般的な私法上の契約では、法令に特別の定めがある場合を除き、署名・押印そのものが一律に契約成立の必須要件となるわけではありません。
ただし、契約書や当事者間の取り決め、社内規程等で署名・押印を行うこととしている場合は、その方法に沿って手続きを進めます。
自社と相手方のどちらが先に署名・押印する？
紙の契約書について、自社と相手方のどちらが必ず先に署名・押印しなければならないという一般的な順番が一律に決まっているわけではありません。
自社が契約書を作成して相手方へ送る場合は、自社が先に締結して2通を送り、相手方が締結後に1通を返送する流れが分かりやすい場合があります。
一方、相手方の社内規程などによって、相手方が先に締結して自社へ送ってくる運用もあります。
どちらが先になる場合でも、最終的に双方が同じ契約内容を確認し、必要な締結手続きを完了した契約書を保管できるようにします。
5．契印・別紙なども送付前に確認する
複数ページの契約書では、ページのつながりを確認しやすくするために契印を行うことがあります。
また、別紙、仕様書、料金表などが契約内容の一部となっている場合は、契約書本体だけを郵送しないよう注意します。
封入前に確認する書類
- 契約書本体
- 別紙
- 仕様書
- 料金表
- 必要な添付資料
2通作成する場合は、それぞれに同じ別紙・仕様書が付いているか確認してください。
6．送付状を用意する
契約書だけを封筒へ入れるのではなく、相手方に行ってほしい手続きを記載した送付状を添えると分かりやすくなります。
送付状に記載すると分かりやすい項目
- 送付日
- 相手方の会社名・担当者名
- 自社名・担当者名
- 契約書の名称
- 同封した契約書の部数
- 相手方に行ってほしい署名・押印等
- 返送してほしい部数
- 返送期限
- 問い合わせ先
例えば、「契約書を2通同封しております。2通ともご署名・ご押印のうえ、1通を貴社にて保管いただき、1通をご返送ください」といった形で、次に行ってほしい手続きを明確にします。
7．返信用封筒を同封する
相手方から契約書を返送してもらう場合は、自社の住所を記載した返信用封筒を同封すると手続きを進めてもらいやすくなります。
返信用封筒の確認項目
- 自社の郵便番号
- 住所
- 会社名
- 部署名
- 担当者名
- 契約書が入るサイズか
- 返送方法について指定が必要か
重要な原本を返送してもらう場合は、普通郵便でよいのか、追跡できる方法を利用してもらうのかも事前に決めておくと管理しやすくなります。
8．郵送先を確認する
封入前には、送付先の会社・部署・担当者を確認します。
宛先で確認する項目
- 郵便番号
- 会社所在地
- 会社の正式名称
- 部署名
- 担当者名
- 担当者が現在も在籍しているか
契約書には取引条件など重要な情報が含まれていることがあります。古い住所や別会社、別担当者へ誤送付しないよう注意してください。
9．契約書を送れる郵送方法を選ぶ
特定の契約相手に対して契約内容等を伝える紙の文書は、内容により郵便法上の「信書」に該当する場合があります。
日本郵便では、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」としています。
また、日本郵便では、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストでは信書を送付できないと案内しています。
紙の契約書を郵送するときは、利用予定のサービスでその文書を送付できるか確認してください。
重要な契約書は追跡できる方法も検討する
署名・押印済みの原本など重要な契約書では、いつ発送し、いつ相手方へ届いたかを確認できる方法を利用すると管理しやすくなります。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| 普通郵便 | 一般的な郵便。通常は追跡による配達確認を行わない |
| 特定記録 | 引受けを記録し、配達状況を確認できる |
| 簡易書留・一般書留 | 引受け・配達等の送達過程を記録する |
| レターパック | 信書を送付でき、追跡サービスを利用できる |
日本郵便の書留では、引受けから配達までの送達過程が記録されます。
契約書の重要度、原本を再作成できるか、対面での受取りを必要とするかなどを考えて方法を選びましょう。
10．送付した記録を残す
契約書を郵送したら、発送した事実を記録します。
保存しておきたい記録
- 発送日
- 送付先
- 契約書名
- 送った部数
- 郵送方法
- 追跡番号
- 郵便局等から受け取った控え
- 返送期限
契約書を修正して再送した場合は、いつ、どの版を送ったのかも記録しておきます。
11．相手方への到着を確認する
追跡可能な方法で送った場合は、まず郵便物が相手方へ届いているか確認します。
ただし、追跡情報で配達済みとなっていても、契約担当者本人が内容を確認したとは限りません。
返送期限がある場合や重要な契約では、必要に応じて担当者へ連絡し、契約書を受領しているか確認します。
相手方へ確認する内容
- 契約書が届いたか
- 契約書が2通揃っているか
- 別紙等が揃っているか
- 契約内容に確認事項がないか
- 署名・押印の手続きをいつ行う予定か
- 返送予定日はいつか
12．相手方に2通とも締結してもらう
双方が締結済みの契約書を1通ずつ保管する方法の場合は、相手方にも2通とも必要な署名・押印等を行ってもらいます。
その後、相手方は1通を自社保管分として残し、もう1通を返送します。
双方が保管する契約書について、同じ内容・同じ締結状態になっていることを確認することが重要です。
13．契約書を返送してもらう
相手方の締結手続きが終わったら、自社保管分の契約書を返送してもらいます。
返送期限を決めている場合は、期限までに返送されたか確認します。
追跡可能な方法で返送してもらう場合は、必要に応じて相手方から追跡番号を共有してもらうと管理しやすくなります。
返送期限を過ぎても契約書が届かない場合
返送期限を過ぎても契約書が届かない場合は、相手方へ現在の状況を確認します。
確認したいこと
- 契約書への署名・押印等が完了しているか
- すでに発送したか
- 発送日はいつか
- 追跡番号があるか
- 社内承認で止まっていないか
- 契約内容について確認事項がないか
- 契約書を紛失していないか
返送が遅れているだけで、直ちに契約する意思がないと判断することは避けましょう。
14．返送された契約書を確認する
契約書が返送されたら、すぐにファイルへ入れるのではなく、締結内容を確認します。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 契約書 | 自社から送った最終版と同じか |
| 相手方 | 会社名・役職・氏名等に誤りがないか |
| 署名・押印 | 必要な締結手続きが完了しているか |
| 契約日 | 日付に認識違いがないか |
| ページ | 抜け・差し替えがないか |
| 別紙 | 仕様書等がすべて揃っているか |
| 修正 | 相手方が未確認の追記・訂正をしていないか |
相手方が手書きで契約内容を修正している場合は、そのまま締結済み契約書として扱わず、変更内容について双方が合意しているか確認してください。
15．双方の締結済み契約書を保管する
返送された契約書の確認が終わったら、締結済み契約書として保管します。
契約書だけでなく、契約内容の一部となる別紙・仕様書や、その後に作成した変更契約書・覚書なども関連付けて管理してください。
契約書と一緒に管理したい情報
- 契約相手
- 契約締結日
- 契約開始日
- 契約満了日
- 自動更新の有無
- 更新・解約期限
- 郵送・返送記録
- 締結済み契約書・別紙
郵送で契約書を取り交わすチェックリスト
- 契約書が最終版になっている
- 契約当事者・契約条件を確認した
- 必要な契約書の部数を確認した
- 2通作成する場合は内容が完全に同じである
- 必要な署名・押印等を行った
- 印紙税の対象となる契約書か確認した
- 別紙・仕様書を同封した
- 送付状を用意した
- 相手方に行ってほしい手続きを記載した
- 返送してほしい部数を記載した
- 返送期限を記載した
- 必要に応じて返信用封筒を用意した
- 信書を送付できる郵送方法か確認した
- 送付先を確認した
- 発送記録・追跡番号を保存した
- 返送された契約書を確認した
よくある質問
契約書は自社と相手方のどちらが先に押印しますか？
一般的な契約について、必ずどちらが先という一律のルールがあるわけではありません。
自社が契約書を作成して送る場合は、自社が先に必要な締結手続きを行い、相手方へ2通送って1通を返送してもらう方法があります。
契約書は2通とも相手方へ送りますか？
双方が締結済みの契約書を1通ずつ保管する場合は、同じ契約書2通を送付し、相手方に2通とも締結してもらった後、そのうち1通を返送してもらう方法があります。
契約書に定めた作成部数・保管方法も確認してください。
2通とも収入印紙が必要ですか？
その契約書が印紙税の課税文書に該当し、2通とも契約成立を証明する目的で作成される場合は、それぞれが課税対象となります。
実際の課税関係は契約書の記載内容によって確認してください。
契約書は普通郵便で取り交わしてもよいですか？
信書を送付できる郵便方法であれば普通郵便を利用することもできます。
ただし、重要な原本の場合は、送付・返送状況を確認できる書留やレターパックなどを検討すると管理しやすくなります。
契約書はゆうパックで送れますか？
日本郵便では、ゆうパックでは信書を送付できないと案内しています。
契約書が信書に該当する場合は、信書を送付できる郵便サービスを利用してください。
返信用封筒は必ず必要ですか？
法律上一律に返信用封筒が必要というものではありません。
ただし、相手方に自社保管分を返送してもらう場合は、宛先を記載した返信用封筒を同封すると手続きを進めてもらいやすくなります。
契約書の返送期限は何日後にすればよいですか？
一般的な契約書について、法律上一律の返送期限があるわけではありません。
相手方の社内決裁・押印に必要な期間と契約開始日などを考慮して、双方が対応できる期限を設定します。
相手方が契約書を2通とも保管してしまった場合は？
相手方が2通とも保管しているのであれば、自社保管分として1通を返送してもらいます。
新しい契約書を作り直す前に、まず送付した2通が相手方の手元に残っていないか確認してください。
返送された契約書へ相手方が修正を書き込んでいた場合は？
自社が合意していない変更が加えられている場合は、そのまま締結済みとして処理しないようにします。
変更内容を確認し、双方が合意できるのであれば、正しい契約書の再作成・再締結などを検討してください。
郵送で契約書を取り交わす流れをまとめると
契約書を郵送で取り交わすときは、契約書を発送するところだけではなく、相手方の署名・押印、自社保管分の返送、返送後の最終確認までを一つの契約手続きとして管理することが重要です。
- 契約書を最終版に確定する
- 必要部数と印紙税を確認する
- 自社で必要な署名・押印等を行う
- 送付状・返信用封筒を準備する
- 相手方へ契約書を郵送する
- 相手方に締結して1通を返送してもらう
- 返送された契約書を確認して保管する
特に紙の契約書を2通作成する場合は、送付状に「2通とも締結し、1通を返送する」ことを明記しておくと、郵送による契約締結を進めやすくなります。
郵送せずオンラインで契約書を取り交わす方法
紙の契約書を郵送する場合は、印刷、署名・押印、封入、発送、受領確認、返送、再度の受領確認といった作業が発生します。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
郵送による契約書の往復が多い場合は、対象となる契約を電子化できるか確認したうえで、電子契約を利用する方法も検討できます。
法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要
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