契約書を締結するとき、「署名だけでよいのか」「印鑑も必要なのか」「会社名を印字して押印すればよいのか」と迷うことがあります。
一般的な私法上の契約では、法令に特別の定めがある場合を除き、署名または押印のどちらか一方を必ず行わなければ契約が成立しないという一律のルールはありません。
一方で、契約書を後から確認したときに「誰が、どの内容について合意したのか」を明確にするため、署名、記名押印、署名と押印の併用などが実務で利用されています。
署名・押印を決めるときの基本的な流れ
- 契約書で締結方法が指定されていないか確認する
- 法令上特別な方式が必要な契約でないか確認する
- 自社・相手方の契約締結ルールを確認する
- 署名・記名押印・併用のどれにするか決める
- 署名者・押印者の契約締結権限を確認する
- 双方が同じ最終版へ締結手続きを行う
- 締結済み契約書を保管する
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契約書は署名と押印のどちらが必要？
一般的な契約については、「必ず署名が必要」「必ず押印が必要」と一律に決まっているわけではありません。
民法第522条では、契約内容を示した申込みに対して相手方が承諾したときに契約が成立することを基本とし、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を必要としないことが定められています。
また、法務省・経済産業省等の「押印についてのQ&A」でも、私法上の契約は原則として当事者の意思の合致によって成立し、特段の定めがある場合を除き、押印は契約成立の必要条件ではないことが示されています。
実際には、契約の種類、契約書の定め、社内規程、相手方の手続きなどを確認し、誰が合意したのかを後から確認しやすい締結方法を選びます。
署名と押印の違い
署名と押印は、契約書を締結した当事者を確認するために利用されますが、方法は異なります。
| 方法 | 基本的な内容 | 契約書での例 |
|---|---|---|
| 署名 | 本人が自分の氏名を書く | 契約当事者・代表者等が氏名を自筆する |
| 記名 | 氏名・名称を印字・入力などで表示する | 会社名・代表者名をあらかじめ印刷する |
| 押印 | 印鑑を押す | 記名された代表者名の横などへ押印する |
| 記名押印 | 印字等した氏名・名称と押印を組み合わせる | 会社名・代表者名を印字し、その横へ会社の印鑑を押す |
例えば、法人契約では会社名・所在地・代表者名をあらかじめ契約書へ印字し、その代表者名の近くへ会社の印鑑を押す「記名押印」の方法が利用されることがあります。
一方、署名を利用する場合は、代表者等が氏名を自筆する方法が考えられます。
署名だけで契約書を締結することはできる？
法令や契約書で押印が必要とされていない一般的な契約であれば、署名によって契約書を作成する方法が考えられます。
民事訴訟法第228条第4項では、私文書について本人または代理人の署名または押印があるときは、真正に成立したものと推定する旨が定められています。
つまり、同条の文言上も「署名または押印」とされており、署名と押印の両方を必ず備えることが要求されているわけではありません。
署名するときに確認したいこと
- 署名する契約書が双方で確認した最終版か
- 署名者が契約当事者本人または適切な権限を持つ者か
- 法人の場合は会社名・役職等が正しいか
- 署名欄が契約当事者と対応しているか
- 契約日・契約開始日などに誤りがないか
押印だけで契約書を締結することはできる？
法人契約などでは、会社名や代表者名をあらかじめ記載し、その部分へ押印する「記名押印」の方法が利用されることがあります。
ただし、印鑑が押されているという事実だけで、どのような場合でも契約書の作成者や契約の成立を確実に証明できるという意味ではありません。
法務省等の「押印についてのQ&A」でも、押印だけに頼るのではなく、契約成立の経緯をメールなどで残すことや、本人確認情報を記録することなど、他の方法によって文書の成立を立証する考え方が示されています。
誰の印鑑なのか、誰が押印したのか、押印者に契約締結の権限があるのかも含めて確認することが重要です。
署名と押印を両方行う必要はある？
一般的な契約について、常に「署名＋押印」の両方が必要というわけではありません。
一方で、契約書の書式や会社の社内規程によって、代表者が署名したうえで押印する方法を採用している場合もあります。
両方行うことがあるケース
- 契約書の書式で署名・押印の両方を求めている
- 自社の契約締結ルールで定められている
- 相手方から署名・押印の両方を求められている
- 重要な契約について社内で慎重な締結手続きを採用している
反対に、契約書の書式が署名のみを前提としているのであれば、押印欄を後から追加する必要があるとは限りません。
「署名」「記名押印」「署名＋押印」はどう使い分ける？
| 方法 | 利用を検討する場面 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 署名 | 本人等が契約書へ直接氏名を書く場合 | 署名者本人・権限を確認する |
| 記名押印 | 会社名・代表者名等を印字した契約書を使用する場合 | 使用する印鑑と押印権限を確認する |
| 署名＋押印 | 契約書・社内規程等で両方行う運用の場合 | 署名者と押印権限を確認する |
| 電子契約 | 紙を使わずオンラインで締結する場合 | 電子署名・署名記録等の仕組みを確認する |
どの方法が「絶対に正しい」というものではなく、対象となる契約に必要な方式と、自社・相手方の手続きを確認して選びます。
法人契約では誰が署名・押印するかを確認する
会社同士の契約では、署名か押印かを決めるだけでなく、誰が会社を代表して契約を締結するのかを確認することが重要です。
確認したい項目
- 署名者・押印者の役職
- 契約締結の権限
- 契約金額に応じた社内決裁
- 使用する印鑑
- 代理人が締結する場合の権限
契約担当者だからという理由だけで、当然に会社を代表して契約締結できるとは限りません。
自社の決裁規程や職務権限規程などを確認し、必要な承認を終えてから署名・押印の手続きを進めます。
実印・認印・角印のどれが必要？
一般的な契約について、「契約書には必ず実印を使用する」「角印だけでは契約できない」と一律に決まっているわけではありません。
使用する印鑑は、契約の内容、自社の社内ルール、相手方との取り決めなどによって決めます。
印鑑を決める前に確認したいこと
- 契約書で使用する印鑑が指定されているか
- 相手方から実印を求められているか
- 印鑑証明書の提出が必要か
- 自社で契約用の印鑑を定めているか
- 押印者にその印鑑を使用する権限があるか
特に重要な契約では、実印と印鑑証明書を組み合わせて本人・代表者等を確認する運用が採られることもありますが、すべての契約で必要というわけではありません。
署名と押印の証拠としての考え方
契約書では、「その文書が本当に本人の意思に基づいて作成されたものか」が問題になることがあります。
民事訴訟法第228条第4項では、本人または代理人の署名または押印がある私文書について、真正に成立したものと推定する規定があります。
ただし、署名や押印さえあれば、契約内容に関するすべての問題が解決するわけではありません。
契約締結までのメール、見積書、社内承認、本人確認、契約書の送付記録なども、後から契約成立の経緯を確認する材料になる場合があります。
誰に契約書を送り、どの内容を確認し、いつ相手方が合意したのかを確認できるようにしておくと、契約書だけに頼らず契約締結の経緯を管理できます。
契約書で署名・押印方法が指定されている場合
契約書の書式に署名欄や押印欄が設けられている場合は、その方法を確認します。
例えば「甲及び乙は、本契約締結の証として本書2通を作成し、記名押印の上、各1通を保有する」といった記載がある場合は、契約書自体が記名押印による締結を予定しています。
一方、「双方が署名する」と定めている契約書であれば、その署名方法を確認します。
締結直前になって一方だけ署名、一方だけ押印など異なる方法へ変更する場合は、双方で問題がないか確認しておくと分かりやすくなります。
法令上特別な方式が必要な契約・手続きもある
一般的な契約は方式自由が原則ですが、契約や手続きの種類によっては法令上特別な方式が定められていることがあります。
例えば会社法第26条では、株式会社の設立時に作成する定款について、発起人全員が署名し、または記名押印しなければならない旨が定められています。
このように、個別の法令で署名・記名押印などを求めている場合は、その要件に従う必要があります。
「普通の契約では押印不要だから、すべての書類で不要」と考えないようにしてください。
電子契約では紙の署名・押印とは別に考える
電子契約では、紙へ手書きで署名したり、印鑑を押したりする代わりに、電子的な方法で契約締結の記録を残します。
電子署名法では電子署名について法律上の定義と効力が規定されています。
デジタル庁では、一定の要件を満たす本人による電子署名が行われた電子文書について、真正に成立したものと推定されることを案内しています。
ただし、画面上に氏名を入力したり、印影画像を貼ったりすれば、すべて電子署名法上の電子署名になるという意味ではありません。
電子契約で確認したいこと
- 誰に署名・同意を依頼しているか
- 本人確認の仕組み
- 署名・同意した日時を確認できるか
- 契約書の改変有無を確認できるか
- 締結済みデータを双方で確認できるか
署名・押印前に最終版を確認する
署名・押印のどちらを利用する場合でも、実際に締結する契約書の内容確認が最も重要です。
締結前の確認項目
- 契約当事者
- 契約金額
- 支払条件
- 契約期間
- 自動更新条件
- 中途解約・解除条件
- 別紙・仕様書
- 契約締結日
- 署名者・押印者
署名・押印した後に重要な間違いへ気づくと、訂正文書や再締結が必要になる場合があります。
最後に契約書全体を確認してから締結しましょう。
契約書を2通作る場合の注意点
紙の契約書では、同じ契約書を2通作り、双方が1通ずつ保管する方法があります。
この場合は、2通とも同じ最終版であることを確認し、それぞれについて予定している署名・押印の手続きを行います。
片方だけ署名や押印が抜けている場合や、片方だけ古い契約書になっている場合がないよう確認してください。
署名・押印後は契約書を保管する
契約締結後は、双方が最終的な契約内容を確認できる状態で契約書を保管します。
契約書だけではなく、契約の一部となる別紙・仕様書や、その後作成した変更契約書・覚書なども関連付けて管理します。
契約書と一緒に管理したい情報
- 契約相手
- 契約締結日
- 契約開始日
- 契約満了日
- 自動更新の有無
- 更新・解約期限
- 締結済み契約書
署名・押印を決めるチェックリスト
- 契約書で締結方法が指定されているか確認した
- 法令上特別な方式が必要な契約でないか確認した
- 署名・記名押印・併用のどれにするか決めた
- 相手方の締結方法を確認した
- 署名者・押印者の契約締結権限を確認した
- 押印する場合は使用する印鑑を確認した
- 必要な社内承認が完了している
- 契約書が最終版になっている
- 契約金額・期間等を確認した
- 別紙・仕様書が揃っている
- 必要な契約書の部数を確認した
- 締結後の保管方法を決めた
よくある質問
署名があれば押印はいりませんか？
一般的な契約について、署名に加えて押印まで必ず必要というわけではありません。
ただし、契約書、法令、社内規程、相手方との取り決めなどで押印を必要としている場合は、その条件を確認してください。
押印があれば署名はいりませんか？
会社名・代表者名等を記載したうえで押印する記名押印の方法が利用されることがあります。
ただし、どの方法で契約を締結するかは契約書や当事者間の取り決めによって確認してください。
署名と押印を両方すれば契約書として強くなりますか？
両方行ったからといって、契約内容の有効性やすべての証拠上の問題が自動的に解決するわけではありません。
契約締結権限、契約内容、締結までのやり取りなども合わせて確認・記録しておくことが重要です。
契約書には実印を押した方がよいですか？
すべての契約に実印が必要というわけではありません。
重要な契約等で相手方から実印・印鑑証明書を求められる場合もありますので、契約内容や自社・相手方の手続きを確認してください。
会社名を印刷して代表者印を押す方法でもよいですか？
法人契約では、会社名・代表者名を記名し、その近くへ会社の印鑑を押す方法が利用されます。
その場合も、押印する人に適切な契約締結・押印権限があるか確認してください。
電子契約でも印鑑は必要ですか？
電子契約では、紙の契約書へ物理的な印鑑を押す方法とは別に、電子署名やオンライン上の同意などの仕組みを利用します。
利用する電子契約サービスの署名・本人確認・記録方法を確認してください。
契約書の署名・押印の使い分けをまとめると
契約書を締結するときは、「署名と押印のどちらが絶対に必要か」と考えるのではなく、契約書・法令・社内ルールを確認したうえで、当事者の合意を後から確認できる適切な方法を選ぶことが重要です。
- 契約書で締結方法を確認する
- 法令上の特別な要件がないか確認する
- 自社・相手方の締結ルールを確認する
- 署名・記名押印・併用の方法を決める
- 署名者・押印者の権限を確認する
- 最終版の契約書へ締結手続きを行う
- 締結済み契約書を双方で保管する
署名・押印の形式だけでなく、誰がどの契約内容へ合意したのかを確認できるよう、契約締結までの記録も合わせて管理しておきましょう。
紙の署名・押印を使わずオンラインで締結する方法
紙の契約書では、署名や押印を行ったうえで、対面・郵送などで双方が契約書を取り交わす方法があります。
マイサイン（mysign）では、PDFの契約書をアップロードし、契約相手へオンラインで署名を依頼できます。契約相手はマイサインへの会員登録やログインをする必要がなく、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで契約内容を確認し、署名・同意できます。
紙・電子のどちらを利用する場合でも、契約書の最終版と契約当事者を確認し、締結後に契約内容と締結記録を確認できる状態にしておくことが重要です。
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