契約書が相手方から届いたら、すぐに署名・押印して返送するのではなく、まず「誰との契約か」「合意した条件と同じか」「締結用の最終版か」を確認することが大切です。
特に契約金額、契約期間、支払条件、業務範囲などに認識違いがある状態で署名すると、締結後に訂正や再締結が必要になったり、契約内容をめぐって問題になったりする可能性があります。
契約書を受け取った後は、契約内容を確認し、必要な社内承認を行い、問題がなければ署名・押印等を行い、相手方へ返送した後、締結済み契約書を保管するという順番で進めると分かりやすくなります。
契約書を受け取った後の基本的な流れ
- 送付元と対象となる契約を確認する
- 契約書が最終版か確認する
- 契約条件・別紙を確認する
- 必要な社内承認・締結権限を確認する
- 問題がなければ署名・押印等を行う
- 必要な部数を相手方へ返送する
- 締結済み契約書を確認・保管する
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契約書を受け取ったら、すぐ署名しない
契約書を受け取ったときに最初に行うのは、署名や押印ではなく契約内容の確認です。
一般的な契約では、法令に特別の定めがある場合を除き、契約書への署名・押印だけが契約成立の方法ではありません。民法第522条では、契約内容を示した申込みに対して相手方が承諾したときに契約が成立することを基本としています。
そのため、契約書を受け取った時点までのメール、見積書、打ち合わせなどですでにどのような条件について合意しているのかも含めて確認することが重要です。
金額や契約期間などに違いがある場合は、まず相手方へ確認し、修正版について双方が認識を合わせてから締結手続きを進めます。
1．誰から届いた契約書か確認する
最初に、送付元と契約相手を確認します。
紙の契約書で確認すること
- 差出人の会社名
- 担当部署・担当者
- 契約書に記載された契約当事者
- 自社の会社名・氏名
- 今回予定している取引の契約書か
メール・電子契約で確認すること
- 送信元のメールアドレス
- 契約を担当している会社・担当者からの連絡か
- 添付された契約書や署名依頼が今回の取引に関するものか
契約書には重要な取引条件が含まれるため、心当たりのない送信元や、予定していない契約書が届いた場合は、手続きを進める前に相手方へ確認してください。
2．確認用の契約書か締結用の最終版か確認する
次に、届いた契約書がどの段階のものなのかを確認します。
| 契約書の状態 | 次に行うこと |
|---|---|
| ドラフト・契約書案 | 契約内容を確認し、必要であれば修正を協議する |
| 最終確認版 | 双方が合意した条件がすべて反映されているか確認する |
| 締結用契約書 | 内容・社内承認等を確認して署名・押印等を行う |
| 相手方署名・押印済み | 相手方の締結内容を確認して自社側の手続きを行う |
| 電子契約の署名依頼 | 表示された最終版を確認してオンライン上で手続きを行う |
「確認してください」と送られてきた契約書へ、そのまま署名する必要があるとは限りません。
相手方が内容確認を求めているのか、正式な締結を求めているのか分からない場合は、手続きを進める前に確認しましょう。
3．契約当事者の情報を確認する
契約書の本文と署名・押印欄に記載されている当事者情報を確認します。
法人の場合
- 会社の正式名称
- 所在地
- 代表者・契約締結者の役職
- 氏名
個人の場合
- 氏名
- 必要に応じて住所
- 契約書で必要とされているその他の情報
本文では正しい会社名なのに署名欄では旧社名になっているなど、契約書内で情報が一致していない場合もあります。
誤りを見つけた場合は、署名前に修正してください。
4．金額・支払条件を確認する
契約書を受け取ったら、実際に合意した金額と契約書の記載を照合します。
金額について確認する項目
- 契約金額
- 単価
- 数量
- 税込・税抜の区分
- 追加料金が発生する条件
- 交通費・実費等の負担
支払いについて確認する項目
- 請求時期
- 締日
- 支払期限
- 支払方法
- 振込手数料等の負担
見積書では100万円となっていたのに契約書では10万円になっているなど、重要な数字に違いがある場合は、単純な誤字と判断して勝手に書き換えず、相手方へ確認します。
5．業務内容・契約の対象を確認する
契約書で定められている業務・商品・サービスが、実際に話し合っていた内容と一致しているか確認します。
確認したい内容
- 業務範囲
- 成果物
- 納品方法
- 納期
- 検収方法
- 修正対応の範囲
- 契約金額に含まれる作業
- 別料金となる作業
「通常必要となる作業一式」など曖昧な表現があり、双方で範囲の認識が違う可能性がある場合は、締結前に具体的な内容を確認しておくことが大切です。
6．契約期間・自動更新を確認する
契約期間は、契約締結後の管理にも影響する重要な項目です。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 契約開始日 | いつから契約が適用されるか |
| 契約満了日 | 現在の契約期間がいつまでか |
| 自動更新 | 通知がなければ更新される契約か |
| 更新後の期間 | 更新後は何か月・何年間継続するか |
| 更新拒絶期限 | 更新しない場合にいつまでに通知する必要があるか |
自動更新条項を見落とすと、契約を終了する予定だったにもかかわらず次の契約期間へ更新されることがあります。
7．解約・解除条件を確認する
契約期間途中で契約を終了できるかについても、締結前に確認します。
確認しておきたい項目
- 中途解約できるか
- 何日前・何か月前までの通知が必要か
- 解約通知の方法
- 解約金・違約金等の定め
- 契約違反があった場合の解除条件
- 催告が必要となる条件
「不要になったらいつでも終了できる」と考えて契約したものの、実際には契約期間途中の解約が制限されていたということがないよう、締結前に確認しておきましょう。
8．別紙・仕様書がすべて揃っているか確認する
契約書本体だけでなく、契約内容の一部として扱われる別紙や仕様書がある場合は、それらも確認します。
確認したい資料
- 仕様書
- 業務内容一覧
- 料金表
- 納品物一覧
- スケジュール
- その他契約書から参照されている資料
契約書に「別紙1のとおり」と書かれているのに別紙1が届いていない場合は、そのまま署名せず相手方へ確認してください。
契約書から参照されている資料を受け取らないまま締結しないよう、添付資料を一つずつ確認しましょう。
9．空欄・手書き修正がないか確認する
契約書に重要な空欄が残っていないかも確認します。
- 契約金額
- 契約開始日
- 契約満了日
- 支払期限
- 契約当事者
- 別紙番号
重要事項が空欄のまま署名すると、後から何を記載する予定だったのかについて認識違いが生じる可能性があります。
また、相手方が手書きで契約内容を修正している場合は、その変更について自社が合意している内容か確認してください。
10．社内承認と署名・押印する人を確認する
契約内容に問題がなければ、自社内で必要となる承認・決裁を行います。
法人で確認したいこと
- 契約締結に必要な社内決裁が完了しているか
- 契約金額に応じた承認者を確認したか
- 誰が契約書へ署名するか
- 誰が押印するか
- 使用する印鑑
- 署名・押印者に契約締結権限があるか
契約書を受け取った担当者が、そのまま自分の判断で署名・押印できるとは限りません。
会社の決裁規程・職務権限規程などに従って進めてください。
11．紙の契約書では印紙税も確認する
紙で作成する契約書の中には、記載内容によって印紙税の課税文書に該当するものがあります。
契約書という名称だけで課税・非課税が決まるわけではなく、実際に記載されている契約内容から判断します。
また、同じ契約について2通の契約書を作成し、双方がそれぞれ契約成立を証明する文書として1通ずつ保有する場合は、2通それぞれについて印紙税の確認が必要になることがあります。
相手方から紙の契約書を受け取った場合は、対象となる契約書について収入印紙の要否と、当事者間で決めている負担・手続きを確認してください。
12．問題がなければ署名・押印する
契約書の内容と必要な社内手続きの確認が完了したら、予定している方法で契約書を締結します。
紙の場合
- 最終版であることを再確認する
- 署名・押印する位置を確認する
- 必要な署名・押印を行う
- 契約日など必要な記載を確認する
- 2通ある場合は双方の内容を確認する
電子契約の場合
- 画面上の契約書を開く
- 契約書の全ページ・別紙を確認する
- 契約相手・署名依頼先を確認する
- 自分に締結権限があることを確認する
- サービス上で署名・同意等の手続きを行う
電子署名については、電子署名法で法律上の定義や効力が定められています。利用する電子契約サービスの署名・本人確認・記録方法も確認してください。
13．契約書を何通返送するか確認する
紙の契約書を2通受け取った場合は、相手方から指定された返送方法を確認します。
双方が締結済み契約書を1通ずつ保管する一般的な方法では、2通とも必要な締結手続きを行い、自社が1通を保管し、もう1通を相手方へ返送します。
返送前に確認すること
- 受け取った契約書の部数
- 何通に署名・押印するか
- 何通を自社で保管するか
- 何通を返送するか
- 返送期限
- 指定された返送方法
送付状が同封されている場合は、相手方が指定している手続きを確認してください。
14．返送する契約書を最後に確認する
相手方へ返送する前に、契約書をもう一度確認します。
- 必要な署名・押印がある
- 契約日などに誤りがない
- ページがすべて揃っている
- 別紙・仕様書が揃っている
- 返送する契約書と自社保管分の内容が同じ
- 関係のない書類が混ざっていない
返送後に押印漏れやページ不足へ気づくと、再度契約書を往復させる必要が生じることがあります。
15．指定された方法で相手方へ返送する
返送方法について相手方から指定がある場合は、その方法に従います。
署名・押印済みの契約書は重要な原本となる場合があるため、郵送する場合は必要に応じて追跡できる方法を利用することも検討します。
返送後に残しておきたい記録
- 返送日
- 返送先
- 返送した部数
- 郵送方法
- 追跡番号
- 郵送の控え
16．相手方への到着・締結完了を確認する
返送した後は、必要に応じて相手方へ到着したことを確認します。
自社が最後に署名・押印する側で、相手方がすでに締結済みであれば、返送によって双方の契約書が揃うことになります。
一方、自社が先に署名して返送し、その後相手方が締結する流れであれば、双方の締結手続きが完了したことも確認しましょう。
17．自社保管分の契約書を確認・保存する
締結手続きが完了したら、自社保管分を契約書として適切に管理します。
契約書と一緒に管理したい情報
- 契約相手
- 契約締結日
- 契約開始日
- 契約満了日
- 自動更新の有無
- 更新拒絶期限
- 中途解約の通知期限
- 別紙・仕様書
- 送付・返送に関する記録
契約書を保管するだけでなく、更新・解約など次に確認する必要がある時期まで管理しておくと、契約締結後の対応もしやすくなります。
メールで契約書を受け取った場合
契約書PDFをメールで受け取った場合も、基本的な確認内容は紙の場合と同じです。
特に確認したいこと
- 送信元が正しい契約相手か
- PDFが最終版か
- 契約書の全ページを確認したか
- 別紙が添付されているか
- 確認用PDFか正式な締結用PDFか
- 相手方からどのような返信・手続きを求められているか
単に「受け取りました」と返信することと、契約条件に承諾することは同じではありません。
契約内容への合意が必要な場合は、双方が予定している方法で明確に締結手続きを進めます。
電子契約の署名依頼を受け取った場合
電子契約サービスから署名依頼が届いた場合は、リンクを開いてすぐ署名するのではなく、契約相手と契約内容を確認します。
電子契約でも、署名前に確認する内容は紙の契約と基本的に同じです。
- 契約相手
- 契約金額
- 業務内容
- 契約期間
- 支払条件
- 解約・解除条件
- 別紙・添付資料
- 自分の契約締結権限
すべて確認したうえで問題がなければ、利用するサービスの手順に沿って署名・同意等を行います。
契約内容に間違いを見つけた場合
受け取った契約書に間違いがある場合は、そのまま署名・押印してから直すのではなく、締結手続きを止めて相手方へ連絡します。
相手方へ伝える内容
- 対象となる契約書
- 間違っている箇所
- 契約書に現在記載されている内容
- 自社が認識している正しい内容
- 修正版を送ってほしいこと
双方が修正内容について確認した後、新しい契約書を最終版として改めて送付してもらう方法が分かりやすいでしょう。
契約条件に納得できない場合
契約書の記載自体に間違いはなくても、内容に同意できない場合は署名・押印する必要はありません。
例えば、打ち合わせでは話していなかった違約金条項や、想定より長い契約期間などが記載されている場合です。
自社が希望する条件を相手方へ伝え、双方で合意できる内容になるまで協議します。
契約書を受け取ったからといって、提示された条件をそのまま受け入れなければならないわけではありません。
契約書を受け取った後のチェックリスト
- 送付元・契約相手を確認した
- 締結用の最終版か確認した
- 契約当事者の会社名・氏名を確認した
- 契約金額・支払条件を確認した
- 業務内容・契約範囲を確認した
- 契約開始日・満了日を確認した
- 自動更新・更新拒絶期限を確認した
- 中途解約・解除条件を確認した
- 別紙・仕様書が揃っている
- 重要な空欄が残っていない
- 手書き修正がないか確認した
- 必要な社内承認を完了した
- 署名・押印する人の権限を確認した
- 紙の場合は印紙税を確認した
- 返送する部数・方法・期限を確認した
- 自社保管分を確保した
よくある質問
契約書が届いたらすぐ押印して返送してよいですか？
まず契約内容を確認してください。
契約金額、期間、支払条件、業務内容、別紙などが実際に合意していた内容と一致していることを確認し、必要な社内承認を経てから締結手続きを進めます。
契約書を2通受け取ったのはなぜですか？
双方が締結済み契約書を1通ずつ保管するため、同じ契約書を2通作成している可能性があります。
送付状などを確認し、2通とも署名・押印するのか、何通返送するのかを確認してください。
2通とも署名・押印する必要がありますか？
双方が締結済みの契約書を1通ずつ保管する方法であれば、通常は2通とも予定された締結手続きを行います。
実際の契約書や相手方からの案内を確認してください。
契約書に間違いがあります。手書きで直して返してもよいですか？
一方だけで契約内容を書き換えることは避けましょう。
相手方へ間違いを伝え、双方で修正内容を確認したうえで、正しい最終版を作成してもらう方法が分かりやすいでしょう。
契約書の内容に納得できなければ署名しなくてもよいですか？
提示された契約条件について合意していないのであれば、内容を確認・協議してから締結手続きを進めます。
署名・押印する前に、納得できない条項や認識の違う条件について相手方へ確認してください。
相手方がすでに押印している契約書でも内容を変更できますか？
自社がまだ締結していない段階で内容の変更が必要になった場合は、相手方へ連絡し、変更内容について改めて合意します。
相手方が押印済みの契約書へ自社だけで修正を加えるのではなく、正しい内容の契約書を改めて用意する方法を検討してください。
メールで契約書を受け取ったら返信だけでよいですか？
相手方が何を求めているのかによります。
内容確認だけであれば返信で済む場合がありますが、正式な契約締結として署名、電子契約、紙の原本交換などを予定している場合は、その手続きを進めます。
電子契約の依頼が届いたらそのまま署名してよいですか？
紙の契約書と同様、まず契約内容と契約相手を確認してください。
契約金額・期間・業務内容・解約条件などを確認し、自分に契約締結権限があることを確認した後に手続きを行います。
契約書を受け取った後の手順をまとめると
契約書を受け取ったときは、「届いたから署名する」のではなく、契約相手・最終版・重要条件・別紙・社内承認を確認したうえで締結し、指定された方法で返送することが重要です。
- 契約相手と送付元を確認する
- 契約書が締結用の最終版か確認する
- 金額・業務内容・期間・解約条件等を確認する
- 別紙・空欄・修正箇所を確認する
- 必要な社内承認と締結権限を確認する
- 問題がなければ署名・押印等を行う
- 必要な契約書を返送し、自社分を保管する
契約書に少しでも認識違いがある場合は、署名後に訂正するよりも、締結前に相手方へ確認して正しい契約書へ差し替える方が手続きを整理しやすくなります。
オンラインで届いた契約書を確認・署名する方法
紙の契約書では、契約書を受け取り、内容を確認し、署名・押印して1通を返送するといった手続きが発生します。
マイサイン（mysign）では、契約相手から送られたPDFの契約書について、受け取った案内からスマートフォンやパソコンで内容を確認し、署名・同意できます。契約相手として利用する場合、マイサインへの会員登録やログインは必要ありません。
紙・電子のどちらで契約書を受け取った場合でも、契約内容を十分に確認し、問題がないことを確認してから締結手続きを行うことが重要です。
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