制作物・作品掲載同意書

制作物・作品掲載同意書とは？

制作物・作品掲載同意書とは、保育園や認定こども園などが、園児の制作した絵画、工作、書道、作文、共同作品などを、園内掲示や園だより、ホームページ、SNS、パンフレットなどへ掲載・展示する際に、保護者からあらかじめ同意を得るための書類です。保育園では、日々の保育活動の中で多くの制作物が生まれます。作品を園内に展示するだけでなく、保護者への活動報告や園の広報活動の一環として、作品の写真をホームページやSNSなどに掲載するケースもあります。一方、作品と一緒に園児の氏名やクラス名を掲載したり、作品を撮影した写真に園児本人が写り込んだりすると、著作物だけでなく個人情報やプライバシーなどにも配慮が必要になります。そのため、制作物・作品掲載同意書では、主に次の事項を明確にしておくことが重要です。

• どのような制作物・作品を対象とするのか
• どの媒体に掲載・展示するのか
• 園児の氏名やクラス名を掲載するのか
• 作品の写真を編集・加工できるのか
• ホームページやSNSへ掲載するのか
• 掲載した作品をいつまで利用するのか
• 保護者が同意を撤回できるのか

特にインターネット上への掲載は、園内掲示とは情報の公開範囲が大きく異なります。保護者が掲載範囲を理解したうえで意思表示できる仕組みを整えておくことが大切です。

制作物・作品掲載同意書が必要となるケース

制作物・作品掲載同意書は、園児の作品を園内だけでなく、保護者向けの配布物やインターネットなどで利用する場合に活用できます。

園児の作品を園内に展示する場合

保育室や廊下、玄関、掲示スペースなどに園児の絵や工作を展示するケースです。園内展示は日常的な保育活動の一部として行われることが多いものの、作品とともに園児の氏名やクラス名を掲示する場合があります。そのため、作品そのものの展示だけでなく、氏名等をどの範囲まで表示するのかについても園内でルールを決めておくと管理しやすくなります。

園だより・クラスだよりへ掲載する場合

園児の制作活動を保護者へ伝えるため、園だよりやクラスだよりに作品の写真を掲載する場合があります。園児本人が写っていなくても、作品の横に氏名が記載されている写真を掲載すると、園児を特定できる可能性があります。作品掲載について同意を取得する際には、作品だけを掲載する場合と、氏名等を一緒に掲載する場合を分けて確認する方法も考えられます。

保育園のホームページへ掲載する場合

園のホームページで保育活動を紹介するために、園児が制作した絵や工作の写真を掲載するケースです。ホームページは、原則として園の関係者以外の人も閲覧できる媒体です。そのため、園内掲示や保護者限定の配布物よりも慎重な取扱いが求められます。作品の掲載だけでなく、園児の氏名、クラス、年齢などをどこまで公開するのかについても検討しておく必要があります。

保育園のSNSへ掲載する場合

InstagramなどのSNSを利用して、園の活動や行事、園児の制作物を紹介する保育園もあります。SNSでは投稿された画像等が閲覧、保存、共有される可能性があるため、園が直接管理できる範囲には限界があります。そのため、SNSへの掲載については、園内掲示などとは分けて保護者の同意を確認できるようにしておくとよいでしょう。

パンフレットや入園案内に使用する場合

園児の作品を、入園案内、園紹介パンフレット、説明会資料などの広報物に掲載するケースもあります。

広報物は在園児の保護者以外にも配布される可能性があります。どのような目的で、どの媒体に作品を使用するのかを保護者へ説明しておくことが重要です。

制作物・作品掲載同意書に盛り込むべき主な項目

保育園向けの制作物・作品掲載同意書では、作品を掲載することへの包括的な同意だけではなく、具体的な利用条件を整理しておくことがポイントです。

主な項目として、次のような内容が挙げられます。

• 制作物・作品を利用する目的
• 対象となる制作物・作品の範囲
• 園内掲示、園だより、ホームページ、SNS等の掲載媒体
• 園児の氏名・クラス名等の取扱い
• 作品写真への園児等の写り込み
• 作品画像の編集・加工
• 制作物・作品に関する権利の取扱い
• 第三者の著作物等が含まれる場合の対応
• 掲載期間
• インターネット掲載に関する注意事項
• 同意の撤回方法
• 不同意の場合の取扱い
• 個人情報の取扱い

園ごとの運用に合わせて、必要な項目を選択・調整することが大切です。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 利用目的に関する条項

最初に明確にしておきたいのが、園児の制作物・作品を何のために使用するのかという点です。例えば、保育活動の記録、保護者への活動報告、園の広報活動などが考えられます。利用目的を明確にすることで、保護者は自分の子どもの作品がどのように使用されるのかを判断しやすくなります。また、当初説明していた目的とは大きく異なる用途で作品を使用する場合には、既存の同意だけで対応するのではなく、必要に応じて改めて保護者へ説明・確認する運用を検討することが重要です。

2. 対象となる制作物・作品の範囲

制作物・作品といっても、その種類はさまざまです。

• 絵画
• イラスト
• 工作
• 折り紙
• 造形作品
• 書道
• 作文
• 手紙
• 共同制作物
• 行事で制作した作品

などが考えられます。さらに、現物を展示するだけでなく、作品を撮影した写真や動画を掲載する場合もあります。同意書では、どこまでを対象とするのかを明確にしておくことで、掲載時の認識違いを防ぎやすくなります。

3. 掲載媒体に関する条項

制作物・作品掲載同意書の中でも特に重要なのが掲載媒体です。

例えば、

• 園内掲示
• 園だより
• クラスだより
• 保護者向けアプリ
• ホームページ
• SNS
• パンフレット
• 入園案内
• 卒園アルバム

などがあります。すべての媒体について一括して同意を取得する方法もありますが、保護者によって許容できる公開範囲が異なる場合があります。例えば、園内への展示には同意できても、不特定多数の人が閲覧できるSNSへの掲載には同意しないというケースです。そのため、実務上は「園内掲示」「園だより」「ホームページ」「SNS」など、主要な媒体ごとに同意・不同意を選択できる形式にする方法があります。

4. 園児の氏名等に関する条項

作品だけを掲載する場合と、作品とともに園児の氏名を掲載する場合では、個人を特定できる可能性が異なります。特にホームページやSNSなど不特定多数が閲覧できる媒体では、

• フルネームを掲載しない
• 名字または名前だけにする
• イニシャルを使用する
• クラス名だけにする
• 氏名を掲載しない

など、園として一定のルールを設けることも考えられます。作品掲載への同意と氏名掲載への同意を分けることで、保護者の希望にも対応しやすくなります。

5. 写真・映像への写り込みに関する条項

作品を撮影するとき、作品を持っている園児本人や、周囲にいる他の園児が写真に写ることがあります。この場合、制作物・作品の掲載だけではなく、園児の写真・動画の取扱いも問題になります。そのため、写真・動画掲載に関する同意書を別途運用している園では、その同意内容との整合性を確認しておくことが重要です。作品掲載には同意しているものの、顔写真のホームページ掲載には同意していない園児がいる場合などは、作品のみを撮影する、顔部分をトリミングするなどの対応が考えられます。

6. 編集・加工に関する条項

作品をホームページや園だよりへ掲載する場合、そのままの状態では掲載できないことがあります。例えば、画像サイズの変更、トリミング、明るさの調整、レイアウト変更などです。また、作品の横に他の園児の氏名が写り込んでいる場合には、ぼかしやマスキングが必要になることもあります。そのため、掲載に必要な範囲で園が作品画像を編集・加工できることをあらかじめ明記しておくと、実務上の取扱いが明確になります。ただし、園児の制作意図を大きく変えたり、園児の人格や尊厳を害したりするような利用を避けることも重要です。

7. 制作物・作品に関する権利の条項

作品掲載への同意と、作品に関する権利そのものを園へ譲渡することは別の問題として整理する必要があります。そのため、制作物・作品掲載同意書では、保護者から掲載・展示等について同意を取得しつつ、同意によって作品に関する権利そのものを当然に園へ譲渡するものではないことを明確にしておく方法があります。また、通常の保育活動紹介を超えて作品を商品化するなど、当初の掲載目的から大きく外れる利用を行う場合には、別途必要な権利処理や同意について検討する必要があります。

8. 第三者の著作物等が含まれる場合の条項

園児の作品には、既存のキャラクターや商品ロゴなどが描かれることがあります。保育活動として制作することと、その作品を園が広報目的でインターネット上に公開することは、利用の場面が異なります。第三者が権利を有する素材等が含まれている場合には、作品だから必ず掲載できると判断するのではなく、掲載方法や利用範囲に応じた確認が必要です。必要に応じて、該当作品の掲載を控える、該当部分が判別できない方法で掲載するなど、個別に対応することも検討しましょう。

9. 掲載期間に関する条項

ホームページやSNSに掲載された作品は、卒園後も過去の活動紹介として残る場合があります。

そこで、

• 年度終了まで掲載する
• 卒園まで掲載する
• 園が必要と判断する期間掲載する
• 過去の活動記録として卒園後も掲載する場合がある

など、園の運用に合わせて掲載期間を整理しておくことが重要です。特に卒園・退園した時点で自動的に削除するのか、それとも過去の記事については残すのかを事前に決めておくと、担当者が変わった場合でも統一した運用を行いやすくなります。

10. 同意撤回に関する条項

一度掲載に同意した後、保護者から「今後はSNSに作品を掲載しないでほしい」と申し出がある可能性があります。そのため、同意撤回の方法についても定めておくとよいでしょう。ただし、既に印刷・配布された園だよりやパンフレット、制作済みの冊子などについては、後から完全に回収することが難しい場合があります。また、インターネット上に公開した情報についても、園が管理するページから削除できたとしても、第三者が保存・共有した情報まで完全に削除できるとは限りません。こうした点も含め、同意取得時に掲載媒体の性質を説明しておくことが大切です。

制作物・作品掲載同意書を作成する際の注意点

掲載媒体を具体的に記載する

「園の広報活動に使用します」とだけ記載すると、保護者が実際の公開範囲を判断しにくくなります。園内掲示、園だより、ホームページ、SNS、パンフレットなど、実際に利用する媒体をできるだけ具体的に記載すると分かりやすくなります。

ホームページとSNSは分けて確認する

インターネット上の媒体をすべて一括して扱うのではなく、ホームページとSNSを分けて意思確認する方法もあります。保護者によっては「ホームページは問題ないがSNSには掲載してほしくない」と考える場合があるためです。園の実際の広報方法に応じて、同意欄を設計しましょう。

写真・動画掲載同意書との整合性を確認する

作品の写真に園児本人が写っている場合には、作品掲載だけでなく写真・動画の掲載に関する同意内容も確認する必要があります。例えば、作品掲載は可、園児の顔写真掲載は不可という保護者がいる場合、作品だけを撮影するなどの対応が必要です。複数の同意書を使用する場合は、それぞれの内容が矛盾しないよう管理することが重要です。

同意しない園児への対応方法を決めておく

保護者が掲載に同意しなかった場合でも、それを理由として通常の保育活動への参加に不利益が生じないよう配慮することが大切です。例えば共同制作の場合、掲載不同意の園児が参加しているからといって制作活動自体から外すのではなく、公開用の写真では個人を特定できないようにするなど、活動への参加と外部公開を分けて考える必要があります。

年度ごとの確認も検討する

園のホームページやSNSの運用方法は変更されることがあります。また、保護者の意向が変化する可能性もあります。そのため、入園時に一度だけ同意を取得して卒園まで使用するのか、毎年度確認するのかなど、園として同意の有効期間や更新方法を決めておくと管理しやすくなります。

同意状況を職員間で共有する

同意書を取得していても、実際に写真や作品を掲載する職員が同意状況を確認できなければ、誤掲載につながる可能性があります。

• 園内のみ掲載可能
• 園だより掲載可能
• ホームページ掲載可能
• SNS掲載不可
• 氏名掲載不可

など、園児ごとの同意状況を適切に管理し、掲載担当者が確認できる運用体制を整えておくことが重要です。

制作物・作品掲載同意書と写真・動画掲載同意書の違い

制作物・作品掲載同意書は、主として園児が制作した絵画、工作、作文などの作品を掲載・展示することについて確認する書類です。一方、写真・動画掲載同意書は、園児本人の姿を撮影し、その写真や映像を園だより、ホームページ、SNS等へ掲載することについて確認することが中心となります。両者は対象が異なりますが、実際の保育現場では重なる場面があります。例えば、園児が自分の作品を手に持った写真をホームページに掲載する場合です。この場合、制作物の掲載と園児本人の写真掲載の両方が関係します。そのため、それぞれの同意書を別々に運用する場合には、掲載前に双方の同意状況を確認できる仕組みを設けることが重要です。

制作物・作品掲載同意書を運用する際のポイント

同意書は、保護者から署名をもらうだけで完結するものではありません。取得後の管理まで含めて運用方法を整える必要があります。例えば、次のような流れが考えられます。

• 入園時または年度初めに掲載方針を説明する
• 掲載媒体ごとに同意・不同意を確認する
• 取得した同意内容を園児ごとに管理する
• 作品を掲載する前に担当者が同意状況を確認する
• 同意内容に変更があった場合は速やかに管理情報を更新する
• ホームページやSNSの運用変更時には必要に応じて再確認する

特にSNSを複数の職員が更新している園では、掲載担当者が保護者の同意状況を確認できる仕組みが重要になります。また、園児の作品を掲載すること自体に同意していても、氏名の掲載については同意していないケースも考えられます。「作品掲載」と「個人を特定できる情報の掲載」を分けて管理することで、より安全な運用につながります。

まとめ

制作物・作品掲載同意書は、保育園で園児が制作した絵画、工作、書道、作文、共同作品などを園内外へ掲載・展示する際に、利用目的や掲載範囲を明確にし、保護者の意思を確認するための重要な書類です。特にホームページやSNSなどインターネット上で作品を公開する場合には、園内掲示とは公開範囲が大きく異なります。

そのため、

• 何を掲載するのか
• どこに掲載するのか
• 氏名等を掲載するのか
• 写真に園児が写る場合はどうするのか
• どの程度の編集・加工を認めるのか
• いつまで掲載するのか
• 同意を撤回する場合はどうするのか

といった点をあらかじめ整理しておくことが重要です。また、作品掲載への同意、園児本人の写真・動画掲載への同意、氏名等の個人情報の掲載は、それぞれ区別して管理することが望まれます。園の実際の広報媒体や保護者向けサービスに合わせて同意項目を設定し、取得した同意内容を職員間で適切に共有することで、掲載ミスや保護者との認識のずれを防ぎやすくなります。制作物・作品掲載同意書を単なる形式的な書類として扱うのではなく、園児の作品やプライバシーに配慮しながら、保育活動を安心して発信するための運用ルールとして整備することが大切です。