利用契約終了確認書

利用契約終了確認書は、保育園と保護者の間で締結した保育サービスの利用契約について、退園・卒園・転園などに伴う終了日や費用精算、貸与品の返却、個人情報の取扱いなどを確認するための書類です。

契約書名
利用契約終了確認書
バージョン／ファイル
1.00／ Word
作成日／更新日
2026年9月15日／ 2026年9月15日
特徴
保育園の利用契約終了に伴う終了日、費用精算、返却物、個人情報などの手続をまとめて確認できる。
利用シーン
園児の退園・転園に伴い保育園との利用契約を終了する／卒園などにより保育サービスの利用終了手続を行う
メリット
契約終了後の未払費用や返却物、個人情報の取扱いなどを明確にし、保育園と保護者間の認識違いやトラブルを防止できる。
ダウンロード数
4件

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利用契約終了確認書とは？

利用契約終了確認書とは、保育園と保護者の間で締結していた保育サービスの利用契約について、退園・卒園・転園などに伴って契約が終了することを双方で確認するための書類です。保育園の利用が終了すると、園児が通園しなくなるだけでなく、保育料や延長保育料などの精算、園から貸与された物品の返却、園児に関する記録や個人情報の取扱いなど、さまざまな事務手続が発生します。

そのため、利用契約終了確認書を作成し、

利用契約が終了する日
契約終了の理由
保育料等の精算状況
貸与品や預かり品の返却
園児に関する書類や記録の取扱い
契約終了後も継続する事項

などを整理しておくことが重要です。特に、月の途中で退園する場合や、延長保育料・給食費・教材費などの支払いが残っている場合には、契約終了後に「支払いはすべて終わっていると思っていた」「返却する物があるとは知らなかった」といった認識の違いが生じる可能性があります。利用契約終了確認書を取り交わしておけば、保育園と保護者が契約終了時点の状況を確認でき、退園後のトラブル防止にも役立ちます。

保育園で利用契約終了確認書が必要となるケース

利用契約終了確認書は、保育園と保護者との利用関係が終了するさまざまな場面で活用できます。代表的な利用ケースは次のとおりです。

保護者の申出によって園児が退園する場合
他の保育園や認定こども園などへ転園する場合
保護者の転居に伴って現在の保育園を退園する場合
卒園によって保育サービスの利用が終了する場合
保育園と保護者の合意によって利用契約を終了する場合
その他、園則や利用契約に基づいて保育サービスの提供を終了する場合

退園届だけでも保護者の退園意思を確認することはできますが、退園届と利用契約終了確認書では役割が異なります。退園届は主として保護者から園に対して「退園する」という意思を届け出るための書類です。一方、利用契約終了確認書は、契約終了日や精算、返却物、個人情報など、契約終了に伴う事項を保育園と保護者の双方で確認することを目的とします。そのため、園の運用によっては、退園届を受領した後に利用契約終了確認書を作成するという使い方も考えられます。

利用契約終了確認書を作成するメリット

契約終了日を明確にできる

利用契約終了確認書を作成する大きなメリットは、いつ保育園との利用契約が終了したのかを明確にできることです。例えば、最終登園日と契約終了日が必ずしも同じになるとは限りません。園児が実際に最後に登園した日が3月25日であっても、利用契約上の終了日が3月31日となるケースも考えられます。契約終了日が曖昧なままだと、保育料、延長保育、各種サービスなどの取扱いについて認識の違いが生じる可能性があります。確認書に具体的な年月日を記載することで、契約関係が終了する時点を明確にできます。

保育料等の未精算を確認できる

退園時には、通常の保育料だけでなく、園の料金体系によってさまざまな費用の確認が必要になる場合があります。

例えば、

保育料
延長保育料
給食費
教材費
行事費
その他園が定める利用料金

などです。利用契約終了確認書に費用の精算に関する項目を設けておけば、契約終了時に未払いとなっている費用がないか確認できます。反対に、保育園が保護者から預り金などを受け取っている場合には、園から保護者への返金が必要となる可能性もあります。契約終了時に双方の金銭関係を整理しておくことが重要です。

貸与品や預かり品の返却漏れを防止できる

保育園によっては、在園期間中に保護者や園児へカード、鍵、教材、備品などを貸与している場合があります。退園手続だけを行い、貸与品について確認しなかった場合、契約終了後に返却を依頼しなければならなくなる可能性があります。

利用契約終了確認書に返却物の確認欄を設け、

返却物なし
返却物あり
返却期限
返却する物品の内容

などを確認できるようにすると、実務上の管理もしやすくなります。また、園が保護者や園児から預かっている物品についても、同じタイミングで返却状況を確認するとよいでしょう。

利用契約終了確認書に盛り込むべき主な項目

保育園向けの利用契約終了確認書では、単に「契約を終了する」と記載するだけではなく、契約終了に伴って発生する事項を整理することが重要です。主な項目としては、次のものが挙げられます。

確認書の目的
対象となる園児の情報
利用契約の終了日
契約終了の理由
保育サービス終了後の取扱い
保育料等の精算
貸与品等の返却
園児に関する書類や記録の取扱い
個人情報の取扱い
写真・動画・制作物等の取扱い
未履行事項の処理
契約終了後も存続する事項
債権債務や未処理事項の確認
既存の利用契約や園則等との関係
疑義が生じた場合の協議方法

こうした項目を整理しておくことで、契約終了時に確認すべき事項を一つの書類にまとめることができます。

利用契約終了確認書の条項ごとの解説

1. 対象園児に関する条項

利用契約終了確認書では、どの園児についての契約終了なのかを特定する必要があります。

一般的には、

園児氏名
生年月日
クラス名
保護者氏名

などを記載します。兄弟姉妹が同じ保育園に在園している場合もあるため、対象となる園児を明確にしておくことが大切です。

2. 利用契約終了日に関する条項

利用契約終了日は、確認書の中心となる事項です。「退園することを確認する」だけではなく、「○年○月○日をもって利用契約を終了する」と具体的な日付を記載します。また、退園、卒園、転園、転居、保護者からの申出、双方の合意など、契約終了の理由を記録できるようにしておくと、後から確認する際にも分かりやすくなります。

3. 保育サービス終了に関する条項

利用契約が終了すれば、通常は対象園児に対する通常保育や延長保育なども終了します。ただし、一時保育や特定の行事など、通常の利用契約とは別に申し込んでいるサービスがある場合には、必ずしもすべてが同時に終了するとは限りません。そのため、通常の利用契約と個別サービスを区別しておくと、契約関係を整理しやすくなります。

4. 保育料等の精算条項

契約終了時に特に確認しておきたいのが費用関係です。保育料だけではなく、延長保育料、給食費、教材費、行事費などが別途発生している場合があります。また、月途中の退園について日割り計算を行うのか、月額料金を支払うのかについては、園の利用契約や料金規定などによって取扱いが異なります。利用契約終了確認書だけで新しい計算方法を設けるのではなく、既存の利用契約、園則、料金規定などと整合させることが重要です。

5. 貸与品等の返却条項

保育園から園児や保護者へ貸与している物品がある場合には、返却について定めます。カードや鍵など園の管理上重要な物品については、特に返却状況を確認しておく必要があります。確認書に「未返却物なし・あり」の確認欄を設けておけば、退園手続のチェックリストとしても活用できます。

6. 園児の書類・記録に関する条項

契約が終了したからといって、保育園が保有する園児の記録をすべて直ちに廃棄できるとは限りません。園では、保育に関する記録、健康情報、申込書、同意書など、さまざまな情報を管理しています。これらについては、関係法令や行政上必要となる保存期間、園の個人情報保護に関する規程などを踏まえて適切に管理する必要があります。そのため、「契約終了時にすべての個人情報を削除する」と一律に定めるのではなく、必要な保存と適切な廃棄の双方を考慮した内容にすることが重要です。

7. 個人情報に関する条項

利用契約終了後も、保育園が一定の園児情報や保護者情報を保管する場合があります。確認書では、契約終了後についても個人情報を適切に取り扱うことを確認しておくとよいでしょう。また、行政手続や法令上必要となる対応については、契約終了後も情報の利用や提供が必要となる場合があります。園のプライバシーポリシーや既存の個人情報に関する同意書との内容が矛盾しないようにすることも重要です。

8. 写真・動画・制作物に関する条項

保育園では、園児の写真や動画を園だより、ホームページ、卒園アルバムなどで利用する場合があります。ここで注意したいのは、保育園の利用契約が終了することと、過去に行った写真等の利用に関する同意の取扱いは、必ずしも同じ問題ではないという点です。写真掲載等について別途同意書を取得している場合には、その同意内容や利用期間、撤回に関する定めなどとの整合性を確認します。利用契約終了確認書だけで一律に「退園後も永久に利用できる」としたり、「退園した時点ですべて削除する」としたりするのではなく、既存の同意内容に沿って整理することが重要です。

9. 未履行事項に関する条項

利用契約が終了しても、未払いの費用や未返却の貸与品などが残っている場合があります。そのため、契約終了によって未履行の義務まで当然になくなるものではないことを確認しておく必要があります。例えば、3月31日で利用契約が終了していても、3月分の未払い料金について後日支払う必要がある場合には、その支払義務について整理しておきます。

10. 契約終了後も存続する事項

契約の終了後にも性質上継続すべき事項があります。

代表的なものとして、

未払金の支払い
個人情報の適切な管理
秘密保持に関する事項
既に発生した損害に関する事項

などが考えられます。既存の利用契約に存続条項がある場合には、その内容と確認書の記載を一致させることが大切です。

退園届と利用契約終了確認書の違い

退園時には「退園届」を使用する保育園も多いため、利用契約終了確認書との違いを整理しておく必要があります。退園届は、基本的に保護者が保育園へ退園の意思や希望日などを届け出るための書類です。これに対して利用契約終了確認書は、保育園と保護者の双方が、利用契約の終了とそれに伴う処理を確認するための書類として利用できます。

つまり、

退園届：保護者から園への退園の届出
利用契約終了確認書：園と保護者による契約終了事項の確認

という形で役割を整理できます。必ず両方を作成しなければならないという意味ではなく、園の契約形態や既存の書類体系に合わせて使い分けることが重要です。

利用契約終了確認書を作成するときの注意点

既存の利用契約書や園則と整合させる

利用契約終了確認書だけを独立して作成すると、既存の利用契約書や園則と内容が食い違う可能性があります。

特に確認したいのは、

契約終了の手続
退園申出の期限
月途中で退園する場合の料金
未払金の取扱い
貸与品の返却
個人情報の保存

などです。既存の契約書に具体的な規定がある場合には、その内容を前提として確認書を作成します。

未精算事項を具体的に記録する

契約終了確認書を作成する際には、「契約終了を確認しました」だけで終わらせず、未精算事項や未返却物の有無を確認できるようにしておくと実務的です。

例えば、

未精算事項：なし／あり
未返却物：なし／あり
その他未処理事項：なし／あり

という確認欄を設け、必要に応じて具体的な内容を記載します。これにより、退園後に残っている手続を双方で把握しやすくなります。

個人情報を一律に削除すると定めない

契約終了時に「保護者の個人情報はすべて削除する」と記載してしまうと、園が保存する必要のある記録との関係で問題になる可能性があります。園児に関する記録については、関係法令、自治体の運用、施設区分、園内規程などによって取扱いを確認する必要があります。そのため、確認書では「関係法令等に従い適切に保管又は廃棄する」といった形で整理し、実際の園の運用と一致させることが重要です。

行政上の退園手続とは区別する

利用契約終了確認書は、保育園と保護者との契約関係を確認するための書類として利用するものです。一方で、施設の種類や利用形態によっては、自治体への届出など別の手続が必要になる場合があります。そのため、この確認書を作成しただけですべての行政手続が完了すると考えず、必要となる届出や手続を別途確認することが重要です。

電子契約で利用契約終了確認書を取り交わす場合

利用契約終了確認書は、紙だけではなく、園の運用に応じて電子的に取り交わすことも考えられます。

電子化する場合には、

対象となる園児
契約終了日
保護者本人の確認
未精算事項の有無
未返却物の有無
確認書を取り交わした日時

などが後から確認できるようにしておくことがポイントです。特に退園や転園の時期には、保護者側でも引越しや新しい園への手続などが重なり、書類の提出が増えやすくなります。契約終了確認書を電子化することで、園と保護者双方の書類管理を効率化しやすくなります。ただし、電子化する場合も、園の既存の利用契約や各種規程、行政上必要となる手続との整合性を確認する必要があります。