電子契約が社内に定着しないときは、社員へ繰り返し操作を説明する前に、どの種類の契約が、どの工程で、どの理由によって電子化されていないのかを案件単位で調べることが改善の出発点です。対象書類の判断、社内承認、取引先への案内、担当者の役割、保管方法を分けて見ると、操作マニュアルだけでは解決しない問題を見つけられます。
本記事は電子契約を導入済みなのに一部の部署しか使っていない企業の管理担当者を想定し、原因分類、現場での聞き取り、30日間の改善計画、利用状況の指標、架空の運用例まで説明します。法令や契約類型による電子化の要件を飛ばして利用を強制する方針は採りません。
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電子契約が社内に定着しないとき最初に調べること
電子契約を導入したのに利用が広がらないとき、いきなり全社員へ再研修を行うのは得策とは限りません。社内で「使える状態なのに使わない」のか、「承認や取引先対応の事情で使えない」のかを分け、実際の案件から原因を探すことが先決です。
利用率だけでなく対象案件の母数を明確にする
まず、調査対象の部署と期間を決めます。「先月は契約が30件あった」という情報だけでは、電子契約が定着しているか判断できません。その30件のうち社内ルールと関係法令を踏まえて電子化対象と認めた案件が何件あるかを区別します。
例えば、書面での対応が必要な案件や、取引先との事前調整が完了していない案件まで機械的に電子化率の分母に入れると、担当者を不当に評価しかねません。対象外・例外・未確認を分けることが、改善に使える数値を作る第一歩です。
「使っていない」の中身を案件の状態で分ける
未利用には複数の状態があります。契約案を作っていない、社内承認を待っている、取引先に電子契約を案内できていない、送信したが相手が操作できていない、完了後の保存方法が分からない、といった状態です。すべてを「操作に慣れていない」と解釈すると対策が外れます。
実案件を数件取り上げ、最後に正常に進んだ工程と、次に進めなかった工程を書きます。担当者の感想だけで決めず、手続きの記録や本人への聞き取りと突き合わせましょう。原因が分からないものには「未確認」と記録します。
社内の事情と取引先の事情を混同しない
社内担当者が操作できても、相手方が紙による契約を希望すれば電子化が進まないことがあります。反対に、相手方が対応できても、自社の承認経路が定まっていなければ送信前で止まります。責任を担当者個人に帰す前に、どの組織が解決に動ける問題かを整理します。
日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が公表した「企業IT利活用動向調査2026」の分析でも、取引先への説明・調整、紙との併用、保管・検索・証跡管理、社内システムとの連携不足が導入後の課題に挙げられています。これは調査結果であり、自社の問題が同じ原因だと断定する根拠ではありません。
社内で電子契約が使われない6つの原因を整理する
定着しない背景には、操作そのものだけでなく、利用する場面の判断、手続き上の待ち時間、役割の分担、取引先対応、管理の仕方などが重なります。次の分類は実務で原因を整理するための枠組みであり、特定の会社で発生した事実を示すものではありません。
何を電子契約にするかの判断が人によって違う
契約の種類だけでなく、取引先・締結方法・適用法令によって扱いを分ける必要がある場合があります。担当者ごとに判断すると、同じ種類の案件が紙になったり電子になったりして、運用ルールを覚えにくくなります。
「原則電子」「例外として紙」「法令や個別要件を確認して決定」の三区分を設け、判断者を一人決める方法があります。ただしすべての書類を電子化できると決めつけず、書類の性質に応じて適用条件を調べることが前提です。
紙の承認手続きが残り二重入力になっている
締結はオンラインに変わっても、上司の押印、メールでの承認依頼、別システムへの転記がそのままだと、担当者から見た仕事が減らないことがあります。手順が一つ増えたように感じられ、紙の方法へ戻ろうとする理由になり得ます。
「承認する内容」「最終的に送るファイル」「契約済みデータ」のそれぞれに同じ情報を何回入力しているかを洗い出し、社内システムで連携できない部分は手順書や記入項目を整理します。ツールの未確認な自動連携機能があるものとして計画しないことも大切です。
操作できる担当者が一部に集中している
部署内に送信方法を理解している人が一人しかいなければ、休暇や異動のたびに手続きが止まります。新任者が使い方を尋ねる先も分からず、慣れた紙の手順を選ぶ可能性があります。
担当者を増やす前に、作成・社内確認・送信・完了後の管理という業務上の役割を分けましょう。ソフト上で細かな承認権限が設定できるかどうかは製品によって異なるため、会社の決裁権限とツール上の利用権限を同一視しないでください。
取引先への案内方法と例外対応が決まっていない
相手方に電子契約の案内をした際、知らない送信元から届くメールに不安を感じる、社内規程が分からない、操作する環境がない、といった事情があるかもしれません。何も聞かずに「電子化に反対している」と推定してはいけません。
案内時には送信者、対象契約、操作方法の案内先、困ったときの窓口を簡潔に知らせ、相手が紙を希望した理由を事実に基づいて記録します。例外を放置するのではなく、次回どの段階で再確認するかも決めます。
契約済み書類を探す方法が部署ごとに違う
契約が完了しても、管理番号や保管先、契約相手名の登録方法が統一されていなければ、別の担当者が必要な書類を見つけにくくなります。結果として電子契約に不便さを感じ、紙の控えを別途保管する運用が残ることも考えられます。
書類名や管理タグの付け方、担当者が変わったときの閲覧経路を揃えます。検索機能だけで解決しようとするのではなく、「保管時にどの情報を登録するか」を決めることが再発防止につながります。
改善を判断する責任者と振り返り日がない
研修を一度開催して終えると、操作に関する質問や取引先への説明負荷が何度も発生していても、そのままになりがちです。誰が問い合わせをまとめ、何を改善したかを確認するかが決まっていない状態では、定着の状況を測れません。
月に一度、数件の滞留案件と問い合わせを見直すだけでも、手順や担当窓口の課題を整理できます。改善責任者を決め、変更したルールをいつから適用するかを書面で残しましょう。
契約のどの工程で止まるかを案件ごとに切り分ける
「紙に戻っている」という結果だけでは、改善すべき作業を選べません。契約業務を準備・社内承認・取引先への送信・相手の対応・保管という工程に分け、滞留している場所を特定します。ここで得られた事実から次の対策を決めます。
送信前で止まる案件は社内承認を調べる
契約書を作成した日と送信日を区別し、送信前に時間がかかる案件を抽出します。承認者が不在なのか、契約書の修正が続いているのか、送信権限を持つ人に作業が集中しているのかで改善方法は異なります。
対応としては、申請時に必要な情報を揃える、代行確認の窓口を定める、承認済みの版を明示する方法が考えられます。契約の内容・権限を飛ばして送信を急ぐことは改善ではありません。
送信後に止まる案件は相手側の状況を調べる
送信後に完了しないとき、担当者が「未署名」とだけ記録していないか確認します。相手に案内が届いていないのか、メールを開いていないのか、必要な社内承認が終わっていないのか、契約条件に異議があるのかでは対応が変わります。
相手に失礼のない方法で事情を尋ね、分かった内容だけを記録します。連絡が取れないまま再送を繰り返したり、担当者の判断だけで締結先を変更したりしないようにしてください。
完了後に困る案件は保存と引継ぎを調べる
契約そのものは締結できても、書類の検索、担当者の交代、管理情報の入力が負担になっていれば「使いにくい」という評価につながります。完了した契約から、別の社員が実際に書類を検索できるか試してみましょう。
保管場所を把握している人だけが探せる仕組みでは属人化が残ります。管理用の情報を登録する段階、閲覧方法、退職や異動時の引継ぎを一連の運用として設計します。
原因に合わせて実行する改善方法を選ぶ
原因が異なるのに「もう一度説明会を開催する」だけで対応すると、手順の問題や取引先事情が解決しないことがあります。改善策を決める際には、確認できた問題、変更する業務、担当者、改善が分かる指標を一組にします。
利用対象が曖昧なら判断表を一枚作る
対象書類について、電子化の基本方針、例外となる条件、判断する部署を簡潔な表にします。営業、総務、法務が異なる認識を持っていた案件があれば、その原因を反映します。新しい書類が増えたときに誰が表を更新するかも明確にします。
判断表は法律上の適用可否を機械的に決める道具ではありません。電子交付の要件や相手方の承諾など、個別の確認が必要なものは担当部署へ回す運用にし、例外理由が分からない場合は無理に埋めないようにします。
二重作業が原因なら業務フローを短くする
送信者が毎回入力する取引先情報や、部門内の承認を得たファイルを再取得する作業を点検します。同じ情報を異なる帳票へ重複して記録している場合は、どこを正本にするか決め、手順の見直しを検討します。
改修や追加ツールを前提にしなくても、入力項目を最小限にする、承認済み版を一つに定める、完了時の連絡先を固定する、といった改善は考えられます。ただし社内の監査や確認に必要な工程を勝手に削除しないことが条件です。
一部の社員に集中するなら小さな演習を設ける
全機能を一度に覚えさせず、普段扱う種類の契約書で、下書きの準備から送信前確認までを実際に練習します。誤送信を避けるため、練習用データや検証環境を用い、本番の取引先へ無断送信しないでください。
「できたかどうか」だけでなく、どこで迷ったか、何を調べたかを記録して手順書を見直します。複雑な操作の説明を追加するより、現場で最初に見る一枚の案内を整えた方が扱いやすい場合もあります。
取引先の問い合わせが多ければ説明を定型化する
取引先から繰り返し聞かれる質問を集め、送信者、操作の進め方、登録の要否、連絡窓口などを正式なサービス仕様に合わせて整理します。社内でばらばらに回答するより、担当者が共有できる文案を一つ用意すると説明漏れを減らせます。
ただし相手の本人確認や契約書の要件を省略してよいと案内してはいけません。相手が紙を希望する場合も、理由を尋ねて事実を記録し、社内の例外手順に従って処理することが望まれます。
問い合わせを改善につなげる運用と担当の分け方
使い方を問い合わせた社員に毎回長いマニュアルを送り返すだけでは、同じ質問が繰り返されます。最初に相談を受ける窓口と、契約条件・権限・システム操作を判断する担当を分けておくと、回答の迷いを減らせます。
質問を操作・契約内容・社内権限に分類する
「ログインできない」は操作上の問い合わせ、「相手の記載内容を直したい」は契約条件の問題、「誰が送信してよいか」は社内ルールの問題であり、同じ窓口だけでは答えられないことがあります。まず質問の種類を記録し、必要に応じて担当部署へ引き継ぎます。
よくある質問の件数だけでなく、回答できなかった理由や二次対応を要した件数も見ましょう。対応に時間を要したのが操作の難しさなのか、社内の判断不足なのかを整理できれば、改善の順番を決めやすくなります。
送信前のチェック項目を短く統一する
確認項目が多すぎると、担当者が形式だけでチェックを済ませる可能性があります。最低限、送信先、契約書の版、社内承認の有無、別紙の組み合わせ、相手への案内方法など、重大な取り違えにつながる事項を優先的にまとめます。
チェック表の目的は契約の内容を審査する人を減らすことではありません。作成者、条件を確認する人、締結権限を持つ人の責任を曖昧にしない範囲で、送信直前の確認を簡潔にします。
月次で問い合わせ内容と改善履歴を更新する
問い合わせ表には、受け付けた日、部署、症状、原因の確定状況、対応者、解決方法、手順書を直す必要があるかを残します。個人情報や契約内容の詳細を不要に転記せず、閲覧できる範囲も適切に限定しましょう。
毎月すべてを修正する必要はありません。頻度が高いもの、重大な誤送信につながるもの、複数部署で同じ問題が起きているものを優先します。改善後は次回の定例で同様の問い合わせが減ったかを確認します。
30日で立て直すための改善計画
次の計画は、社内運用を見直すときに使える提案例です。すべての企業に同じ期間で成果が出ることを保証するものではありません。取り扱う契約の量や社内決裁の事情に応じて期間と作業を変更してください。
1週目は案件を調べて最初の原因を確定する
対象部署を一つ選び、直近の契約の状態と紙の利用理由を整理します。どこまでの記録が残っているかを調べ、未確認のものはそのまま表示します。ヒアリングで得た意見と実際の手続き状況は分けて記録してください。
この週の成果物は原因別の一覧です。例えば「社内承認待ち」「取引先への説明待ち」「対象可否が未定」と分けることで、次週以降に誰が対応すべきか明確になります。
2週目は優先度の高い障害を一つ直す
最も件数が多い課題が利用対象の判断であれば判断表を更新し、送信前の滞留なら承認の引継ぎルールを整えます。原因の確定が難しい場合は現場の担当者に追加確認を依頼し、見込みだけで全社ルールを変更しないでください。
変更点は旧手順と新手順を並べ、影響する部署へ案内します。法的な要件や契約権限に触れる事項は、必要な社内承認や専門家の確認を経てから適用します。
3週目は小さい範囲で改善策を試す
まず特定の部署、取引先の合意が得られる契約など、条件を限定して改善した手順を試します。実案件で行う場合は通常の承認・送信確認を守り、送信ミスを防ぐために二重チェックを残しましょう。
試行中に聞かれた質問や進行が止まった理由を記録します。運用を増やした結果かえって担当者の作業が増えた場合は、改善策を見直す必要があります。
4週目は指標を見て継続・修正を判断する
改善前後の対象案件数、電子契約を利用した件数、紙契約の例外理由、問い合わせや差し戻しの状況を同じ条件で比較します。件数が少ない部署では比率が大きくぶれるため、一か月の数字だけで効果を断定しません。
結果をもとに「継続する」「追加調査する」「別の対策を試す」を決め、翌月の責任者と実施日を残します。研修の実施回数ではなく、現場の業務が実際に進むかを判断材料にします。
電子契約の社内定着をどう測る？指標と数え方
定着の度合いを見たい場合は、電子契約で締結した件数だけでなく、対象案件に対する利用の割合、手続きが止まった理由、問い合わせの内容を組み合わせると改善につなげやすくなります。以下の数式と数値は測定方法の提案であり、マイサイン利用者の実績ではありません。
対象案件に対する電子契約利用率を出す
利用率の計算例は「電子契約で進めた対象案件数 ÷ 電子化対象案件数 × 100」です。ここでの「電子契約で進めた」は、作成しただけではなく、実際に所定の手続きまで進めたという定義にするなど、計測する前に決めます。
架空の例として、ある月の電子化対象案件が20件、実際に電子契約で進めた案件が12件なら、利用率は60％です。残り8件を一律に担当者の未利用と扱わず、取引先事情、社内承認待ち、操作問題などに分けます。
差し戻しと問い合わせの件数を理由別に数える
差し戻しは、契約書の内容変更によるものと、宛先や操作手順の誤りによるものを区別します。後者が多いなら、送信前の説明やチェック項目を見直す余地があります。前者は契約条件の交渉に伴う正常な修正の場合もあり、必ずしもツールの定着失敗を意味しません。
問い合わせ件数も、社員数や案件数が増えれば自然に増えることがあります。単純な件数だけでなく、問い合わせ理由、対象案件数、同じ問題の再発の有無を並べて読みます。
月ごとの比較条件を合わせて判断する
繁忙月は単発契約が多く、閑散月は更新契約が中心というように、案件の種類が変われば利用率も変動します。部署・対象書類・期間・対象外の基準を記録したうえで比較し、変わった点があれば報告資料へ注記します。
締結時間や担当者の実作業時間まで詳しく測りたい場合は、別記事の「電子契約の導入効果をどう測る？」を参考にしてください。本記事では定着の障害を見つけて改善につなげる指標に絞ります。
架空の実務例で定着しない状態から改善するまでを考える
ここでは例を具体化するために、実在しないB社の取引管理部を想定します。以下の人物・案件・件数はすべて架空の設定であり、マイサイン利用企業の事例でも調査結果でもありません。
架空のB社は電子契約を導入したが利用が広がらない
架空のB社では営業部が新しい取引契約を扱い、総務部が送信の実務を担当しています。電子契約サービスの導入後も営業部が紙の契約書を持ってくることがあり、「電子契約に慣れていない」という説明で片付けられていました。
担当者が最近の案件を一件ずつ調べると、実際には送信前に承認を待っていたものと、取引先の電子契約への対応可否を調べていなかったものが混在していました。操作が分からない案件は少数にとどまりました。
原因別に担当を分けて改善したと仮定する
B社は承認待ちを減らすため、送信前に必要な情報と最終版の置き場を一つに統一しました。取引先の確認が未了の場合は、連絡先と確認日を記録する簡単な表を設けます。操作の質問については、総務部が短い手順書を作成する想定です。
この例で優先するのは、社員に電子化を強制することではありません。止まる場所を分類し、責任を持って対処できる部門へ問題を渡すことです。
改善できたかは次の月のデータで判断する
例えば架空のB社が翌月の対象案件と実際の電子契約利用を集計したとします。前後の利用率だけを見るのではなく、紙契約が残った理由、問い合わせの種類、契約完了までに止まった工程も一緒に比較します。
仮に利用が増えても、契約書の保管漏れや誤送信が増えたら成功と判断できません。改善の効果は適切な業務品質を守れたかも含めて評価し、次に手直しする工程を決めます。
紙希望・メール不達・担当変更があった場合の例外処理
電子契約が社内で使われるようになっても、例外をなくすこと自体が目的ではありません。取引先の希望や技術的な状況に応じて安全に対応できることが、業務を継続するために欠かせません。
相手が紙契約を希望するときは理由と次回の確認を残す
取引先が紙での契約を希望する場合、担当者の判断で無理に電子契約へ誘導するのではなく、実際に聞いた理由を記録し、社内の例外手順に従って扱います。契約類型に固有の要件がある場合はそちらを優先して確認してください。
電子化対象だった案件が紙になった理由を、取引先の希望・法令上の確認・社内承認などの区分で記録できれば、翌月の改善課題を見つける材料になります。紙と電子を併用するときの管理方法の詳細は、既存の関連解説に譲ります。
署名案内が届かないときは宛先と送信状況を調べる
案内メールが届かないときは、宛先、相手の迷惑メール設定、社内のメール環境などを調べます。システムで配信状態を確認できる場合はその表示と照合しますが、確認できない情報を推測で「配信済み」と記録してはいけません。
送信先を変更する際は、担当者が独断で第三者へ契約内容を送らないようにします。本人確認や情報共有の手順、相手方の了承など、社内で必要な確認を経て対応することが安全です。
担当者が異動したときは業務と契約データを引き継ぐ
契約作成者の異動や退職後も、契約書が誰の管理下にあるか、未完了案件を誰が引き受けるかを決めておきます。単なるログイン情報の受け渡しではなく、閲覧権限と契約の状態を組にして引き継ぐ方が業務を止めにくくなります。
サービスごとのアカウント管理の仕組みは異なります。マイサインのメンバー管理機能にはオーナーとメンバーの共有環境がありますが、利用できるプランや役割を公式の現行案内で確かめてから、実際の運用に適用してください。
マイサインの既存機能を改善にどう役立てる？
電子契約の社内定着では、全員にすべての機能を使わせる必要はありません。契約の進め方と課題に合う機能を選び、設定できる範囲と社内ルールで補う部分を区別します。以下は2026年10月29日時点に確認したマイサイン公式ページに基づく案内です。
複数の担当者に分担するならメンバー管理の対象プランを確かめる
マイサインのメンバー管理機能は、ライトプラン以上の対象プランで、オーナーがメンバーを招待して同じ利用環境を共有するものです。メンバーも契約作成・送信や保管書類の利用に対応しますが、プラン変更や請求管理などはオーナーが担当します。
一方、細かな承認ルートや任意の閲覧権限を自由に設定できる製品だと説明してはいけません。社内での契約承認や送信可否の判断は、実際の製品仕様と自社の社内規程を照らし合わせて設計しましょう。
書類検索に困るなら管理項目の付け方を統一する
マイサインの書類管理では、契約書PDFの保管・検索に加え、契約終了日や管理タグなどの管理情報を扱えます。契約に関する書類を後から検索できるよう、部署ごとにタイトルやタグの付け方を決める使い方が考えられます。
管理項目の設定は契約方式によって入力できる段階が異なります。例えば通常契約と公開契約では、設定可能なタイミングが一致しません。機能が利用できるかどうかは、現在の仕様ページをもとに確認することを推奨します。
機能追加より手順の改善が先になることもある
サービスにある機能を増やしても、取引先への案内や社内承認の責任者が曖昧なままなら問題は残ります。まず、契約1件の業務でどこに滞留が生じるのかを調べ、改善したい工程に関係する機能だけを試すのが合理的です。
マイサインの現行機能は「機能一覧」「メンバー管理」「書類管理」の各公式ページで確認できます。記載された仕様と自社の運用要件が合わない場合は、必要な社内手順を別に用意してください。
電子契約の社内定着についてよくある質問
原因により最適な対策は異なります。次の回答は一般的な業務の見直し方であり、個別の法的要件や契約権限の判断を代替するものではありません。
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社員が電子契約を使いたがらないときは研修を増やすべきですか？
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研修の前に未利用案件を調べ、操作の不明点、社内承認、取引先の希望などを切り分けてください。操作が原因と確認できた場合は、実際の作業に即した短い演習が候補になります。
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導入したのに紙の契約が残っているのは失敗ですか？
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紙が残っているという事実だけでは判断できません。契約類型の要件、取引先の希望、社内の運用上の理由を区別し、電子化対象と例外を分けて管理することが先決です。
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社内定着率の目標は何％に設定すべきですか？
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全社共通の正解はありません。電子化対象案件の定義、取引先の状況、例外の扱いを先に決め、現状値と改善可能な工程を踏まえて社内で目標を検討してください。
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取引先が電子契約へ対応しない場合はどうしますか？
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相手方の理由を実際に確認し、紙を利用する社内の例外手順と照らし合わせます。本人確認や書面交付など個別の要件がある場合は、それに従って対応してください。
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社内承認が紙のままでも電子契約を使えますか？
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送信や締結の電子化と社内承認手続きは別の工程です。どこが二重作業になっているかを把握し、社内の決裁権限を維持しながら見直せる項目を検討してください。
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改善の成果は何を記録すれば分かりますか？
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対象案件数、電子契約を実際に利用した件数、例外理由、滞留工程、問い合わせの内容などを同じ定義で記録します。単月の件数が小さい場合は比率の変動に注意してください。
まとめ：使われない理由を一件ずつ調べて改善する
電子契約の社内定着は、システム導入の完了や説明会の開催だけでは判断できません。対象案件を決め、使われない理由を社内承認、操作、取引先対応、保管などに分け、実際の手続きで確認できた事実から対策を選びます。
最初の一歩は、直近の対象契約を数件選び、「最後に進んだ工程」「止まった理由」「次に確認する人」を一行ずつ記録することです。改善を試したら同じ条件で翌月の案件を振り返り、使いやすさと契約業務の安全性を両立させてください。
参考情報と関連する記事
調査資料として、JIPDEC「企業IT利活用動向調査2026」電子契約の利用状況編（2026年4月16日公開）を確認しました。以下の業務改善策・判断表・30日計画は調査の実証効果を示すものではなく、記事独自の実務提案です。
あわせて、導入前の社内準備は電子契約の導入前に社内で決めること、紙との併用の管理は電子契約と紙契約は併用できる？、作業時間などの効果測定は電子契約の導入効果をどう測る？で詳しく扱っています。
マイサインの機能については、メンバー管理機能・書類管理機能・機能一覧の公式情報をご参照ください（確認日：2026年10月29日）。
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