ホームページ掲載同意書

ホームページ掲載同意書とは？

ホームページ掲載同意書とは、保育園や認定こども園などが、園児の写真・動画・制作物・氏名等を園の公式ホームページへ掲載する際に、保護者から事前に同意を得るための文書です。

保育園のホームページでは、園の雰囲気や保育方針を伝えるため、運動会、遠足、季節行事、日常の遊び、制作活動などの様子を写真付きで紹介することがあります。一方、園児の顔が分かる写真や氏名などをインターネット上に公開すると、不特定多数の第三者から閲覧される可能性があります。

そのため、ホームページへの掲載について保護者の意思を事前に確認し、

• どのような情報を掲載するのか
• どのような目的で掲載するのか
• 写真や動画をどのように取り扱うのか
• 園児の氏名を掲載するのか
• 同意しない場合にどのように対応するのか
• 一度同意した後に撤回できるのか
• 掲載済みの情報について削除を申し出られるのか

といった事項を明確にしておくことが重要です。

特に保育園では、対象となる本人が乳幼児であり、自ら掲載の可否を十分に判断することが難しいため、園児のプライバシーや安全に配慮しながら、保護者の意思を適切に確認する運用が求められます。

保育園でホームページ掲載同意書が必要となるケース

ホームページ掲載同意書は、園児に関する情報を園外へ公開するさまざまな場面で活用できます。代表的なのが、保育園の公式ホームページに園児の写真を掲載するケースです。日常の保育風景だけでなく、運動会、発表会、遠足、夏祭り、クリスマス会、卒園行事などでは、多数の園児が写った写真を掲載することがあります。具体的には、次のような場面が考えられます。

• 日常の保育活動を写真付きで紹介する場合
• 運動会や発表会などの園行事を掲載する場合
• 遠足や園外保育の様子を掲載する場合
• 園児が制作した絵画や工作を紹介する場合
• 園児の活動を動画で紹介する場合
• 園児の感想や発言を掲載する場合
• クラス活動や年間行事をホームページ上で紹介する場合
• 入園希望者向けに園生活の様子を紹介する場合

園児本人の顔が明確に写っていない写真であっても、名札、クラス名、制作物、撮影場所など複数の情報を組み合わせることで本人が推測される可能性があります。そのため、顔写真だけを対象として考えるのではなく、園児に関する情報をインターネット上へ公開する場合には、情報全体について適切な取扱いを検討することが大切です。

ホームページ掲載同意書に盛り込むべき主な項目

保育園向けのホームページ掲載同意書では、単に「写真掲載に同意します」という確認だけで終わらせず、掲載対象や利用方法などを具体的に整理しておくことが重要です。主な項目として、次の内容が挙げられます。

• ホームページへ掲載する目的
• 掲載対象となる写真・動画・制作物等の範囲
• 写真や動画の編集方法
• 園児の氏名等の取扱い
• 第三者による閲覧や保存等の可能性
• 掲載期間
• 同意の任意性
• 同意を撤回する方法
• 掲載情報の削除に関する取扱い
• 個人情報の管理
• 園児の制作物の取扱い
• ホームページ管理を外部事業者へ委託する場合の取扱い
• 問題が発生した場合の対応

こうした事項をあらかじめ明確にすることで、保護者が掲載内容を理解した上で意思表示しやすくなり、保育園側も一定のルールに基づいてホームページを運営できます。

ホームページ掲載同意書の項目ごとの解説

1. 掲載目的

最初に明確にしておきたいのが、園児の写真等を何のためにホームページへ掲載するのかという点です。

例えば、

• 園の保育内容を紹介するため
• 年間行事の様子を紹介するため
• 保護者へ園生活の様子を伝えるため
• 入園希望者へ園の雰囲気を伝えるため

などが考えられます。

掲載目的を明確にしておけば、園内で写真等を選定するときにも「この写真の掲載は当初の目的に合っているか」を判断しやすくなります。

反対に、同意時に想定していなかった目的で写真等を利用する場合には、既存の同意だけで対応するのではなく、利用目的に応じて改めて確認することを検討する必要があります。

2. 写真の掲載

保育園のホームページで特に多いのが園児の写真掲載です。

日常の保育風景や行事写真には、1人だけが写っている写真だけでなく、クラス全体や複数の園児が写っている集合写真もあります。

そのため、写真掲載について保護者の同意を確認するとともに、園側でも掲載前に写真の内容を確認する運用が重要です。

特に、

• 園児の顔が大きく写っていないか
• 名札等から氏名が分からないか
• 住所や施設外の生活圏を推測できる情報が写っていないか
• 他の園児のプライバシーを害する内容が含まれていないか
• 園児や保護者が不快に感じる可能性のある写真ではないか

などを確認するとよいでしょう。

3. 動画の掲載

動画は写真以上に多くの情報が含まれる可能性があります。園児の顔だけでなく、声、名前を呼ぶ場面、他の園児との会話、園内の設備などが記録されることがあるためです。ホームページ掲載同意書では、写真と動画をまとめて一括同意にする方法もありますが、「写真は問題ないが動画は掲載してほしくない」という保護者も考えられます。そのため、実務上は写真と動画について個別に掲載可否を選択できる形式にすることも有効です。

4. 園児の氏名等の掲載

写真掲載とあわせて注意したいのが氏名の取扱いです。例えば、園児の顔写真にフルネームまで掲載すると、本人を特定できる可能性が高まります。そのため、ホームページへ園児の氏名を掲載する必要がある場合には、下の名前、イニシャル、クラス名など、園児の特定可能性に配慮した方法を検討します。住所、電話番号、生年月日その他ホームページで公開する必要性の低い情報については、安易に掲載しない運用が重要です。

5. 園児の制作物の掲載

保育園では、園児が描いた絵や工作などをホームページで紹介することもあります。制作物そのものだけでなく、作品と一緒に園児の名前を表示するケースもあるため、制作物の掲載と氏名の掲載は分けて考えることが大切です。

例えば、

• 制作物のみ掲載する
• 制作物とクラス名を掲載する
• 制作物と下の名前を掲載する

など、園の運用方針に応じて掲載範囲を設定できます。また、園の活動紹介を超えて制作物を広告や商品などに利用する場合には、ホームページ掲載とは利用目的が異なるため、必要に応じて別途同意を取得することを検討します。

6. 第三者による閲覧・保存への注意

ホームページ掲載同意書では、インターネット公開の性質についても説明しておくことが重要です。一般公開されたホームページの場合、保護者や入園希望者だけではなく、不特定多数の人が閲覧できます。

また、掲載された写真や動画が第三者によって、

• 端末へ保存される
• スクリーンショットを撮影される
• SNS等へ転載される
• 共有される
• 加工される

可能性を完全に排除することは困難です。園側が第三者による不適切な利用を把握した場合には、状況に応じて削除依頼等の対応を検討することになります。こうしたインターネット公開特有の性質についてあらかじめ説明しておけば、保護者も公開範囲を理解した上で掲載可否を判断しやすくなります。

7. 同意しない園児への対応

ホームページへの掲載について「同意しない」という選択肢を設けることも重要です。掲載に同意しないことを理由として、園児を保育活動や行事そのものから外すような運用は避け、写真の掲載段階で対応する方法を検討します。

例えば、

• 本人が識別できる写真を掲載しない
• 別の写真を使用する
• 顔部分等を必要に応じて加工する
• 個人を特定しにくい写真を使用する

といった方法があります。特に集合写真では、掲載不同意の園児が写り込む可能性があるため、撮影時だけではなく、ホームページへの掲載前にも確認する仕組みを設けることがポイントです。

8. 同意の撤回

一度掲載に同意した保護者が、後から考えを変える場合もあります。そのため、ホームページ掲載同意書では、同意後の撤回についても定めておくと運用しやすくなります。例えば、保護者から撤回の申出があった場合には、その後新たに掲載する写真等について本人が識別できる掲載を行わないよう管理します。「年度途中では変更できない」と一律に扱うのではなく、園児のプライバシーに関わる事項であることを踏まえて、変更の申出を受け付けられる仕組みを整えておくことが重要です。

9. 掲載済み情報の削除

同意撤回とあわせて決めておきたいのが、既にホームページへ掲載されている写真等の取扱いです。保護者から削除の申出を受けた場合、園が管理しているホームページについては、対象となる情報を確認し、合理的な期間内に削除するなどの対応を検討します。ただし、一度インターネット上に公開された情報については、第三者が保存していたり、検索サービス等に情報が一時的に残ったりする可能性があります。そのため、「園のホームページから削除すればインターネット上から完全に消去できる」と誤解されないよう、園の管理が及ばない情報について完全な削除が難しい場合があることも説明しておくとよいでしょう。

ホームページ掲載同意書は項目別に選択できるようにする

保育園のホームページ掲載同意では、すべての利用方法について一括して「同意する・同意しない」とするだけではなく、掲載対象ごとに意思確認を行う方法があります。

例えば、

• 写真の掲載：同意する・同意しない
• 動画の掲載：同意する・同意しない
• 制作物の掲載：同意する・同意しない
• 氏名等の掲載：同意する・同意しない

という形式です。保護者によって「写真は掲載してよいが、動画は避けてほしい」「制作物は掲載してよいが、名前は掲載してほしくない」など希望が異なる可能性があります。項目ごとに意思表示できる形式にしておけば、こうした希望を園側でも把握しやすくなります。さらに「その他、掲載に関する希望・配慮事項」の記入欄を設けておけば、個別事情にも対応しやすくなります。

ホームページ掲載同意書と園だより掲載同意書の違い

保育園では、ホームページ以外にも園だより、クラスだより、掲示物などで園児の写真を使用することがあります。

ホームページと園内・保護者向け媒体では、情報の公開範囲が異なる場合があります。

特に一般公開されているホームページは、不特定多数の第三者が閲覧できることが大きな特徴です。

そのため、園だよりへの掲載について同意を取得しているからといって、その同意内容が当然にホームページ掲載まで含んでいるとは限りません。

媒体ごとの公開範囲や利用目的を整理した上で、

• 園だよりへの掲載
• ホームページへの掲載
• SNSへの掲載
• パンフレット等への掲載

について、必要に応じてそれぞれ意思確認を行える仕組みにすると管理しやすくなります。

保育園がホームページ掲載同意書を運用する際の注意点

同意書を取得するだけで終わらせない

ホームページ掲載同意書は、署名を取得すればそれだけで十分というものではありません。

実際に写真等を掲載する担当者が、園児ごとの同意状況を確認できる仕組みが必要です。

例えば、年度ごとに同意状況を一覧化し、ホームページ担当者が掲載前に確認できるようにする方法が考えられます。

年度更新時に意思を再確認する

園児は複数年度にわたって在園することがあります。入園時に一度だけ同意を取得する方法も考えられますが、園のホームページ運用や保護者の意向が変わる可能性があります。そのため、園の運用方針に応じて、年度更新時など一定のタイミングで掲載意思を再確認する方法も検討するとよいでしょう。

卒園・退園後の掲載について決めておく

ホームページの記事は、公開から数年間残ることがあります。そのため、園児が卒園または退園した後も過去の記事を掲載し続けるのか、一定期間後に削除するのかについて、園内でルールを決めておくことが重要です。同意書にも掲載期間について記載しておけば、保護者にとって取扱いが分かりやすくなります。

ホームページ制作会社等への委託にも注意する

保育園がホームページの制作や更新を外部の制作会社等へ委託している場合、園児の写真等を外部事業者が取り扱うことがあります。その場合には、園側だけでなく委託先における情報管理も重要になります。どの情報を委託先へ渡すのか、どのような方法で受け渡すのか、業務終了後のデータをどのように取り扱うのかなどについて、委託契約等とあわせて確認しておくと安心です。

園の個人情報保護方針と内容を合わせる

ホームページ掲載同意書だけを独立して作成するのではなく、園が定めている個人情報保護方針や写真・動画の取扱方針などとの整合性も確認します。例えば、個人情報保護方針では「園児の写真を第三者に提供しない」と記載している一方、ホームページ掲載同意書では一般公開を予定しているなど、文書間で内容が矛盾しないよう注意が必要です。

ホームページとSNSの掲載同意は分けるべき？

保育園がInstagramなどのSNSも運用している場合は、ホームページ掲載とSNS掲載を区別して同意を取得する方法も検討できます。ホームページとSNSでは、情報の拡散方法や利用環境が異なるためです。例えば、ホームページへの掲載だけに同意した保護者について、その同意をそのままSNSへの掲載にも利用するのではなく、SNSについて別途掲載意思を確認する運用が考えられます。

園が複数の媒体を利用している場合には、

• 公式ホームページ
• 公式SNS
• 園だより
• パンフレット
• 園内掲示
• その他の広報媒体

など、利用媒体を整理した上で同意範囲を明確にすることが重要です。

ホームページ掲載同意書を作成するときの実務ポイント

実際に同意書を作成する際には、園側の管理のしやすさだけではなく、保護者が内容を理解しやすいかという視点も重要です。特に次のポイントを確認しましょう。

• 掲載目的が具体的に書かれているか
• 写真・動画・制作物など掲載対象が明確になっているか
• 園児の氏名等をどの範囲まで掲載するか決めているか
• インターネット上で第三者が閲覧できることを説明しているか
• 掲載への同意が任意であることが分かるか
• 不同意の場合の園側の対応を決めているか
• 同意撤回の方法を定めているか
• 掲載済み情報の削除申出への対応を決めているか
• 卒園・退園後の掲載についてルールを設けているか
• ホームページとSNS等の利用範囲を区別しているか

また、園児の写真等の取扱い方法は園によって異なります。そのため、ひな形をそのまま利用するのではなく、自園のホームページ運営方法や写真管理体制に合わせて内容を調整することが大切です。

まとめ

ホームページ掲載同意書は、保育園が園児の写真・動画・制作物・氏名等を公式ホームページへ掲載する際に、保護者の意思を事前に確認し、掲載範囲や取扱方法を明確にするための文書です。保育園のホームページは、園の保育方針や日々の活動を保護者や入園希望者へ伝える重要な情報発信手段です。一方で、一般公開されたホームページは不特定多数の第三者が閲覧できるため、園児のプライバシーや安全への十分な配慮が欠かせません。

特に、

• 掲載する情報の種類
• 写真・動画の利用範囲
• 氏名等の取扱い
• 同意しない園児への対応
• 同意の撤回
• 掲載済み情報の削除
• 卒園・退園後の取扱い

などについて、あらかじめ園内のルールを整理しておくことが重要です。また、ホームページ、SNS、園だよりなど複数の媒体を利用している場合には、それぞれの公開範囲や利用目的を踏まえ、保護者がどの範囲まで同意しているのかを明確に管理する必要があります。ホームページ掲載同意書を適切に整備し、保護者の意思を確認した上で写真等を取り扱うことで、園児のプライバシーに配慮しながら、保育園の魅力や日々の活動を適切に発信しやすくなります。