マンション清掃契約書

マンション清掃契約書とは？

マンション清掃契約書とは、マンション管理組合や管理会社などが、清掃業者・ビルメンテナンス会社に対して、マンションの共用部分の清掃業務を委託する際に締結する契約書です。マンションでは、エントランス、廊下、階段、エレベーター、ゴミ置場、駐車場など、多くの居住者が利用する共用部分を清潔に維持する必要があります。これらの清掃業務を外部業者に委託する場合、作業内容や実施頻度、委託料、責任範囲などを明確に定めておくことが重要です。マンション清掃契約書では、主に以下の事項を取り決めます。

• 清掃対象となるマンション及び共用部分の範囲
• 日常清掃・定期清掃の作業内容と実施頻度
• 清掃業務の実施日時及び作業方法
• 清掃用具・洗剤・消耗品などの費用負担
• 清掃委託料及び支払条件
• 鍵やカードキーなどの管理方法
• 事故・設備破損が発生した場合の責任範囲
• 契約期間、更新及び中途解約の条件

これらを契約書に記載することで、マンション管理者と清掃業者の認識の相違を防ぎ、継続的かつ安定した清掃業務の実施につなげることができます。

マンション清掃契約書が必要となるケース

マンション清掃契約書は、マンションの清掃業務を外部事業者へ委託するさまざまな場面で利用されます。

1. マンション管理組合が清掃業者に業務を委託する場合

分譲マンションの管理組合が、共用部分の日常清掃や定期清掃を清掃業者に直接委託するケースです。管理組合が清掃業務を発注する場合、清掃対象となる場所や作業頻度、委託料などを契約書で明確にする必要があります。特に、エントランスや廊下などの共用部分は居住者の利用頻度が高いため、清掃品質や作業時間について具体的に定めることが重要です。

2. マンション管理会社が清掃業務を外注する場合

マンション管理会社が、管理業務の一部として清掃会社やビルメンテナンス会社に清掃業務を委託するケースです。この場合、管理会社と清掃業者との間で、業務範囲、作業報告、事故対応、再委託の条件などを定めます。また、管理組合と管理会社との管理委託契約における業務範囲や再委託条件との整合性を確認することも重要です。

3. 賃貸マンションのオーナーが清掃を依頼する場合

賃貸マンションの所有者が、建物の美観維持や入居者の生活環境改善を目的として清掃業者に業務を委託するケースです。賃貸マンションでは、入居者の満足度や建物の維持管理の観点から、共用部分の清潔さが重要になります。清掃頻度やゴミ置場の管理、建物外周の清掃などを契約書で定めることで、継続的な管理を行いやすくなります。

4. 日常清掃と定期清掃をまとめて委託する場合

日常的な掃き掃除や拭き掃除に加え、床面洗浄、ワックス施工、ガラス清掃などを同じ業者に委託するケースです。日常清掃と定期清掃では、必要な作業時間、機材、費用が異なるため、それぞれの内容と実施頻度を区別して契約することが重要です。

マンション清掃契約書に盛り込むべき主な条項

マンション清掃契約書では、清掃業務の実施条件だけでなく、建物設備の管理や居住者への配慮、事故発生時の対応などについても定めておく必要があります。
主な条項とその内容は以下のとおりです。

これらの条項を整理することで、清掃業務の実施に関する基本的なルールを明確にできます。

マンション清掃契約書の重要条項と実務ポイント

1. 清掃業務の範囲を明確にする

マンション清掃契約書で特に重要なのが、清掃対象となる場所と作業内容の明確化です。マンションには、エントランス、廊下、階段、エレベーター、ゴミ置場、駐車場、駐輪場など、さまざまな共用部分があります。清掃範囲が曖昧な場合、管理者が清掃対象と考えていた場所を業者が清掃していなかったなどのトラブルにつながる可能性があります。そのため、以下の事項を具体的に記載することが望まれます。

• 清掃対象となる場所
• 各場所で実施する清掃作業
• 通常清掃に含まれない作業
• 特別清掃が必要となる場合の取扱い
• 清掃仕様書や作業予定表の位置付け

例えば、ゴミ置場の清掃についても、床面の掃き掃除のみなのか、水洗いまで含むのかによって作業内容が異なります。清掃箇所が多いマンションでは、契約書とは別に清掃仕様書を作成し、作業内容を一覧化しておくと管理しやすくなります。

2. 日常清掃と定期清掃の違いを定める

マンション清掃には、大きく分けて日常清掃と定期清掃があります。日常清掃は、日々発生するゴミや汚れを取り除き、共用部分の衛生環境を維持するための作業です。一方、定期清掃は、専用機械などを使用して、日常清掃では除去しにくい汚れを清掃する作業です。主な違いは以下のとおりです。

実施頻度は、マンションの規模、居住者数、利用状況、予算などによって異なります。契約書では、日常清掃と定期清掃を区別し、それぞれの作業内容と料金を明確にすることが重要です。

3. 清掃委託料と追加料金を定める

清掃委託料は、契約上の重要な条件の一つです。マンション清掃では、月額固定料金で契約する場合もあれば、清掃回数や作業内容に応じて料金を設定する場合もあります。契約書には、以下の事項を記載します。

• 月額委託料及び消費税の取扱い
• 定期清掃費用が月額料金に含まれるかどうか
• 支払方法及び支払期限
• 振込手数料の負担者
• 追加清掃が発生した場合の料金
• 人件費や資材費の変動に伴う料金改定の方法

例えば、通常の清掃では対応できない大量の汚損や、臨時の高圧洗浄などが発生した場合、別途料金が必要になることがあります。追加業務を実施する際には、事前に作業内容と見積金額について合意する仕組みを設けておくことが重要です。

4. 清掃用具や消耗品の費用負担を決める

マンション清掃では、モップ、ほうき、洗剤、ゴミ袋、清掃機械など、さまざまな用具や消耗品を使用します。これらの費用を管理者と清掃業者のどちらが負担するかは、契約内容によって異なります。費用負担を明確にしないまま業務を開始すると、消耗品の補充や特殊洗剤の購入などをめぐってトラブルが発生する可能性があります。また、清掃に必要な電気や水道についても、使用条件を契約書に定めておくとよいでしょう。

5. 鍵やカードキーの管理責任を定める

マンション清掃では、管理室、ゴミ置場、設備室などに立ち入るため、清掃業者に鍵やカードキーを預ける場合があります。鍵の紛失や不正使用は、マンションの防犯上重大な問題につながる可能性があります。そのため、契約書には以下の事項を定めることが重要です。

• 預託する鍵やカードキーの種類と数量
• 鍵の保管方法と管理責任者
• 無断複製や第三者への貸与の禁止
• 紛失・盗難が発生した場合の報告義務
• 契約終了時の返還方法

特にオートロック付きマンションでは、カードキーや暗証番号の管理が建物全体の安全に関わるため、厳格な管理体制が求められます。

6. 事故や設備破損時の責任範囲を定める

清掃業務中には、床面が濡れて居住者が転倒したり、清掃機械が設備に接触して破損したりする可能性があります。このような事故に備え、契約書では事故発生時の報告方法や損害賠償責任について定めます。特に重要なのは、清掃業者の責任によって発生した損害と、建物の経年劣化や既存の不具合による損害を区別することです。また、清掃業者が施設賠償責任保険や請負業者賠償責任保険などに加入している場合は、補償対象や保険金額について確認しておくと安心です。ただし、保険への加入によって、契約上又は法律上の損害賠償責任が当然に免除されるわけではありません。

7. 契約期間と中途解約条件を定める

マンション清掃は継続的に実施する業務であるため、契約期間や更新方法を明確にする必要があります。契約書では、契約開始日と終了日、自動更新の有無、更新拒絶の通知期限などを定めます。また、清掃品質の問題や管理方針の変更などによって契約を終了する場合に備え、中途解約の条件も記載しておくことが重要です。例えば、契約終了日の30日前までに通知するなど、具体的な予告期間を設ける方法があります。予告期間は契約当事者間で合意して設定するものであり、契約形態や適用法令に応じて適切に判断する必要があります。

マンション清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃対象外となる業務を明確にする

マンション清掃契約書では、実施する業務だけでなく、契約に含まれない業務についても明確にすることが重要です。例えば、以下のような業務は通常の清掃契約とは別に取り扱う場合があります。

• 専有部分の室内清掃
• 高所でのガラス清掃
• 外壁洗浄や特殊な床面洗浄
• 害虫駆除や消毒作業
• 粗大ゴミや産業廃棄物の収集運搬・処分
• 建物設備の修理や専門点検

これらを追加で依頼する場合は、作業内容、費用、必要な資格や許可などを確認し、別途合意することが望まれます。

2. 居住者への配慮と安全対策を定める

マンションは多くの人が日常生活を送る場所であるため、清掃業務中の安全確保が欠かせません。特に、床面洗浄中の転倒事故、清掃機械による騒音、作業用具による通行障害などには注意が必要です。契約書では、作業時間、注意表示の設置、通行経路の確保などについて定めるとともに、必要に応じて居住者への事前周知方法も取り決めます。

3. ゴミの収集・運搬・処分を安易に業務範囲へ含めない

ゴミ置場の清掃と、廃棄物の収集運搬・処分は異なる業務です。清掃業者がゴミ置場内の整理や床面清掃を行うことと、廃棄物を施設外へ運搬・処分することでは、必要となる法的条件が異なる場合があります。特に、一般廃棄物や産業廃棄物の収集運搬・処分を委託する場合には、廃棄物処理法などに基づく許可や委託基準の確認が必要です。清掃契約を締結しただけで、廃棄物の収集運搬・処分まで自由に依頼できるわけではない点に注意しましょう。

4. 管理組合や管理会社の契約権限を確認する

分譲マンションでは、管理組合が直接契約する場合と、管理会社が清掃業者へ委託する場合があります。管理会社が契約する場合には、管理組合との管理委託契約において、清掃業務の外部委託が認められているかを確認する必要があります。また、管理組合が直接契約する場合には、管理規約や総会・理事会の決議事項などを踏まえ、適切な権限に基づいて契約することが重要です。

5. 契約書と清掃仕様書の内容を一致させる

マンション清掃では、契約書のほかに清掃仕様書、見積書、作業予定表などを作成することがあります。これらの書類で清掃範囲や作業回数が異なると、業務実施後のトラブルにつながる可能性があります。そのため、契約締結前に各書類の内容を確認し、必要に応じて書類間の優先順位を定めておくことが望まれます。

マンション清掃契約書を電子契約で締結するメリット

マンション清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。電子契約を利用することで、契約書の送付、確認、締結、保管などの手続きをオンラインで進められます。主なメリットは以下のとおりです。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の管理会社や清掃業者とも契約を進めやすい
• 契約書の保管・検索・管理を効率化できる
• 契約更新や委託条件の変更手続きを進めやすい
• 紙の契約書と異なり、印紙税の取扱いで利点が生じる場合がある

特に、複数のマンションを管理する管理会社や、多数の清掃契約を取り扱うビルメンテナンス会社では、電子契約の導入によって契約管理の効率化が期待できます。ただし、電子契約の利用にあたっては、契約当事者の権限、本人確認、電子署名の方法、契約データの保存方法などを適切に確認する必要があります。

マンション清掃契約書に関するよくある質問

Q1. マンション清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な清掃業務委託契約について、すべての場合に書面の契約書作成が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、業務内容、委託料、事故対応、契約解除などを明確にするため、契約書を作成することが推奨されます。なお、当事者の属性や取引形態によっては、取引条件の明示などに関する別途の法的義務が生じる場合があります。

Q2. 日常清掃と定期清掃は同じ契約書にまとめられますか？

はい、まとめることができます。ただし、それぞれの作業内容、実施頻度、料金を区別して記載することが重要です。清掃仕様書を添付することで、具体的な業務内容を整理しやすくなります。

Q3. 清掃業者が設備を破損した場合はどうなりますか？

清掃業者の責めに帰すべき事由によって設備が破損した場合、契約内容や民法などに基づき、修理費用その他の損害について賠償責任が生じることがあります。一方、経年劣化や既存の不具合など、清掃業者の責任によらない損害については、個別の事情に応じて判断する必要があります。

Q4. 清掃契約の途中で清掃回数を変更できますか？

甲乙双方が合意すれば、清掃回数や作業内容を変更することができます。変更する場合は、委託料への影響も確認し、変更合意書や覚書などの書面又は電磁的記録に残しておくと安心です。

Q5. マンション清掃契約書は電子契約でも有効ですか？

はい。契約当事者の有効な合意が成立していれば、一般的なマンション清掃契約書は電子契約でも締結できます。ただし、電子署名の方法や契約記録の保存については、関連法令及び実際の契約運用に適した方法を選択することが重要です。

まとめ

マンション清掃契約書は、マンション管理組合や管理会社と清掃業者・ビルメンテナンス会社との間で、清掃業務の内容や実施条件を明確にするための重要な契約書です。特に、清掃対象範囲、日常清掃・定期清掃の頻度、委託料、鍵の管理、事故発生時の責任、契約期間などは、トラブル防止の観点から具体的に定めることが望まれます。また、マンションごとに建物規模や設備、居住者数、清掃条件が異なるため、契約書のひな形をそのまま使用するのではなく、実際の業務内容に合わせて調整することが重要です。清掃仕様書や作業予定表と組み合わせて契約内容を整理することで、管理者と清掃業者の双方が業務内容を把握しやすくなり、安定したマンション管理につながります。電子契約サービスを活用すれば、契約締結や更新、保管などの手続きを効率化することも可能です。