ビル清掃契約書

ビル清掃契約書とは？

ビル清掃契約書とは、オフィスビルや商業施設、複合施設などの清掃業務を外部の清掃会社に委託する際に、業務内容や契約条件を明確にするための契約書です。ビルの清掃業務には、床面の掃き掃除やモップ掛け、トイレ清掃、ごみ回収などの日常清掃に加え、床面洗浄、ワックス塗布、窓ガラス清掃などの定期清掃があります。これらの業務を外部業者に委託する場合、清掃範囲や作業頻度、委託料、事故発生時の責任などを事前に取り決めておくことが重要です。ビル清掃契約書を締結する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃対象となる建物や作業範囲を明確にする
• 日常清掃・定期清掃の作業内容と頻度を定める
• 清掃業務の委託料や支払条件を明確にする
• 清掃用具や消耗品の費用負担を取り決める
• 建物設備の破損や事故発生時の責任を整理する
• 契約期間や中途解約の条件を定める

ビル清掃は継続的に実施されることが多く、清掃品質や作業範囲に関する認識の違いがトラブルにつながる場合があります。そのため、ビル清掃契約書は、建物の管理品質を維持しながら、委託者と清掃業者の双方が安心して取引を継続するための重要な書類です。

ビル清掃契約書が必要となるケース

ビル清掃契約書は、建物の所有者や管理会社が清掃業務を外部に委託するさまざまな場面で使用されます。代表的な利用ケースは次のとおりです。

1. オフィスビルの日常清掃を委託する場合

オフィスビルでは、エントランス、廊下、階段、トイレ、給湯室など、多くの人が利用する共用部分を定期的に清掃する必要があります。清掃会社に日常清掃を委託する場合は、作業箇所、作業時間、清掃頻度、ごみ回収の方法などを契約書に定めます。特に、テナントの営業時間外に作業を行う場合は、入退館管理や鍵の取扱いについても明確にしておくことが重要です。

2. 商業施設の清掃業務を委託する場合

ショッピングセンターや商業ビルでは、多数の来館者が施設を利用するため、清掃作業中の安全確保が重要になります。
床面が濡れている場合の転倒防止措置や、清掃機械の使用時間、来館者の通行を妨げない作業方法などを契約書で確認します。
また、営業時間中の巡回清掃と営業時間外の定期清掃を区別して定めることも有効です。

3. ビルの定期清掃を外部業者に依頼する場合

床面洗浄、ワックス塗布、カーペット洗浄、窓ガラス清掃など、専門的な清掃作業を外部業者に委託するケースです。
日常清掃とは異なり、清掃機械や特殊な洗剤を使用することがあるため、作業方法や安全管理、設備の保護について定めておく必要があります。

4. ビル管理会社が清掃業務を再委託する場合

ビル管理会社が建物所有者から管理業務を受託し、その一部である清掃業務を専門業者に再委託する場合にも使用できます。
この場合、元の管理委託契約で再委託が認められているかを確認し、清掃業者との間で責任範囲や報告義務を明確にすることが重要です。

ビル清掃契約書に記載すべき主な項目

ビル清掃契約書には、清掃業務の実施条件だけでなく、費用負担、安全管理、損害賠償などの事項を盛り込む必要があります。
主な記載項目は次のとおりです。

これらの事項を具体的に定めることで、契約締結後の認識の違いを減らし、清掃業務を円滑に進めやすくなります。

ビル清掃契約書の主な条項と記載ポイント

1. 対象建物に関する条項

対象建物に関する条項では、清掃業務を実施する建物を特定します。建物名称や所在地だけでなく、清掃対象となる階数、面積、共用部分などを記載することが重要です。例えば、同じオフィスビルでも、エントランスや廊下のみを清掃する場合と、テナント専有部分まで清掃する場合では、作業量や委託料が大きく異なります。清掃対象区域を明確にすることで、契約範囲外の清掃を求められるトラブルを防ぎやすくなります。

2. 委託業務に関する条項

委託業務に関する条項では、清掃会社が実施する業務の種類と範囲を定めます。一般的なビル清掃業務には、次のようなものがあります。

• 床面の掃き清掃、吸塵、モップ掛け
• エントランス、廊下、階段の清掃
• トイレ、洗面所、給湯室の清掃
• ごみの回収、分別、搬出
• 窓ガラスや鏡の清拭
• 床面洗浄、ワックス塗布
• カーペット洗浄などの定期清掃

清掃内容を単に「建物内の清掃一式」と記載すると、どこまでが委託業務に含まれるのか不明確になるおそれがあります。
そのため、清掃箇所や作業内容をできるだけ具体的に記載することが望まれます。

3. 清掃仕様に関する条項

清掃仕様に関する条項では、作業方法や実施頻度を定めます。例えば、床面清掃であれば、掃き清掃のみなのか、水拭きや洗浄まで含むのかを明確にします。トイレ清掃では、便器、洗面台、床、鏡などの清掃対象に加え、トイレットペーパーやハンドソープの補充を含むかどうかも重要です。清掃箇所が多い建物では、契約書とは別に清掃仕様書を作成し、詳細な作業内容を整理すると管理しやすくなります。

4. 作業日時に関する条項

作業日時に関する条項では、清掃業務を実施する曜日、時間帯、頻度を定めます。オフィスビルでは、始業前や終業後に清掃を行うことがあり、商業施設では営業時間中の巡回清掃が必要になる場合もあります。作業時間が不明確な場合、テナント業務との重複や清掃作業の遅延などが問題となる可能性があります。また、祝日、年末年始、臨時休館日などの取扱いについても必要に応じて定めておくと安心です。

5. 清掃用具・消耗品に関する条項

清掃用具や消耗品に関する条項では、清掃機械、洗剤、ごみ袋、トイレットペーパーなどの費用を誰が負担するかを定めます。例えば、清掃機械や洗剤は清掃会社が用意し、トイレットペーパーやハンドソープは建物管理会社が支給する方法があります。費用負担を曖昧にすると、契約後に追加費用が発生した際のトラブルにつながります。そのため、消耗品の種類ごとに負担者を明記することが重要です。

6. 委託料に関する条項

委託料に関する条項では、清掃業務の対価として支払う金額や支払条件を定めます。月額固定料金で契約する場合は、月額委託料、支払期限、支払方法を明記します。定期清掃や臨時清掃を別料金とする場合には、その料金体系も整理しておく必要があります。また、清掃対象面積や作業頻度が変更された場合の委託料の見直しについても定めておくと、契約変更時の協議が円滑になります。

7. 鍵・入退館管理に関する条項

清掃業者が営業時間外に建物へ立ち入る場合、鍵やカードキーを預かることがあります。鍵の紛失や不正使用は、建物のセキュリティに重大な影響を与える可能性があります。そのため、契約書には次の事項を盛り込むことが重要です。

• 鍵やカードキーの保管方法
• 無断複製や第三者への貸与の禁止
• 紛失・盗難時の報告義務
• 契約終了時の返還義務

特に、複数の清掃従事者が建物に出入りする場合は、入退館記録や鍵の管理責任者についても確認しておくとよいでしょう。

8. 安全管理に関する条項

ビル清掃では、床面洗浄中の転倒事故や清掃機械による設備破損などのリスクがあります。安全管理に関する条項では、清掃業者が事故防止に必要な措置を講じることを定めます。例えば、床面洗浄中には注意表示を設置し、来館者が作業区域に不用意に立ち入らないよう配慮する必要があります。また、高所作業や特殊な薬剤を使用する場合は、関係法令や安全基準に従って作業を行うことが重要です。

9. 損害賠償に関する条項

損害賠償に関する条項では、清掃業務中に事故や設備破損が発生した場合の責任を定めます。例えば、清掃作業中に床材を損傷した場合や、清掃機械を建物設備に接触させて破損した場合などが考えられます。損害賠償の対象や範囲については、事故原因や当事者の責任に応じて判断できる内容にしておくことが重要です。また、清掃会社が賠償責任保険に加入しているかどうかを確認することも、リスク管理の観点から有効です。

10. 契約期間・契約解除に関する条項

ビル清掃契約は、継続的な業務委託契約として締結されることが一般的です。そのため、契約開始日、終了日、自動更新の有無、中途解約の条件などを明確にしておく必要があります。例えば、契約期間満了日の一定期間前までに更新拒絶の通知がない場合、自動更新する仕組みを設けることがあります。また、清掃品質の重大な問題や委託料の不払いなどが発生した場合の契約解除条件も定めておくことが重要です。

ビル清掃契約書を作成する際の注意点

ビル清掃契約書を作成する際は、業務内容を明確にするだけでなく、実際の建物の利用状況や清掃作業の特性を踏まえて条件を調整する必要があります。特に注意したいポイントは次のとおりです。

• 清掃対象範囲を具体的に定める共用部分、専有部分、トイレ、階段、ガラスなど、清掃対象を明確にし、契約範囲外の作業が発生しないようにします。
• 日常清掃と定期清掃を区別する毎日実施する清掃と、月1回や年数回実施する専門的な清掃を区別し、それぞれの料金や作業内容を整理します。
• 追加清掃の料金を明確にするイベント後の清掃、臨時清掃、特別な汚れの除去などについて、追加料金が発生する条件を定めます。
• 事故発生時の対応を確認する設備破損や人身事故が発生した場合の報告方法、初期対応、責任分担を明確にします。
• 清掃品質の確認方法を決める作業日報やチェックシートなどを活用し、契約内容に沿った清掃が実施されているか確認できる仕組みを整えます。
• 関係法令への対応を確認する建築物衛生法、労働安全衛生法、廃棄物処理法など、業務内容に応じて適用される法令を確認し、必要な登録、許可、資格、管理体制を整えます。

特に、建物の用途や規模によっては、衛生管理に関する法令上の義務が発生する場合があります。また、廃棄物の収集運搬や処分を清掃業者に委託する場合は、単なるごみの回収・分別とは区別し、必要な許可や委託手続を確認する必要があります。

ビル清掃契約書と清掃業務委託契約書の違い

ビル清掃契約書と清掃業務委託契約書は、いずれも清掃業務を外部に委託する際に使用される契約書です。ただし、一般的には対象となる施設や業務範囲に違いがあります。

なお、契約書の名称によって法律上の性質が一律に決まるわけではありません。実際の業務内容や契約条件によって、請負、準委任などの性質が判断されます。そのため、契約書の名称だけでなく、具体的な業務内容や責任範囲を確認することが重要です。

ビル清掃契約書を電子契約で締結するメリット

ビル清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。電子契約を利用することで、契約書の作成から締結、保管までの業務を効率化できます。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷、郵送、押印にかかる作業を削減できる
• 遠隔地のビル管理会社や清掃業者とも契約を締結しやすい
• 契約書の保管や検索を効率化できる
• 契約更新や変更契約の管理を行いやすくなる
• 契約締結までの時間を短縮できる

複数のビルや商業施設を管理する企業では、清掃会社ごとに契約条件や更新時期が異なる場合があります。電子契約サービス「mysign」を活用することで、契約締結や書類管理の負担を軽減し、清掃業務に関する契約管理を効率化できます。なお、電子契約を利用する際は、本人確認や締結権限の確認、電子署名の方法、電子取引データの保存要件などにも注意が必要です。

まとめ

ビル清掃契約書は、オフィスビルや商業施設などの清掃業務を外部業者に委託する際に、業務内容や契約条件を明確にするための重要な契約書です。清掃対象区域、作業内容、清掃頻度、委託料、費用負担、安全管理、損害賠償、契約期間などを具体的に定めることで、委託者と清掃業者の認識の違いによるトラブルを防ぎやすくなります。特に、継続的な清掃業務では、清掃品質の確認方法や追加作業の取扱い、事故発生時の対応を事前に整理しておくことが重要です。ビル清掃契約書を作成する際は、対象建物の規模や用途、清掃業務の内容に応じて条項を調整し、必要に応じて清掃仕様書などの関連書類を併用するとよいでしょう。適切な契約書を整備することで、建物の衛生環境を維持するとともに、清掃業務の安定した運営と取引関係の円滑化につなげることができます。