建物設備保守契約書

建物設備保守契約書とは？

建物設備保守契約書とは、ビルやマンション、商業施設、オフィス、店舗などに設置された設備の保守点検・維持管理業務を外部業者に委託する際に、業務内容や契約条件を定める契約書です。主に建物所有者や管理会社を委託者、清掃会社やビルメンテナンス会社を受託者として締結されます。建物には空調設備、給排水設備、電気設備、消防設備、昇降設備など、多種多様な設備が設置されています。これらの設備を安全かつ適切に使用し続けるためには、定期的な点検や清掃、部品交換、不具合への対応などが欠かせません。しかし、保守業務の範囲や費用負担、設備故障時の責任分担が曖昧なまま業務を開始すると、追加料金や修繕対応、事故発生時の責任をめぐってトラブルが生じる可能性があります。建物設備保守契約書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 保守点検の対象となる建物や設備を明確にすること
• 点検内容、作業頻度、実施時間などの業務条件を定めること
• 委託料や追加作業費用の負担を明確にすること
• 設備故障や緊急事態が発生した際の対応方法を定めること
• 保守業者と建物所有者・管理会社の責任範囲を整理すること
• 契約期間、更新、解除などの条件を明確にすること

建物設備保守契約書は、単に点検業務を依頼するための書類ではなく、建物の安全性や設備の維持管理体制を支える重要な契約文書です。

建物設備保守契約書が必要となるケース

建物設備保守契約書は、建物の設備管理を外部業者へ委託するさまざまな場面で利用されます。

1. オフィスビルの設備保守を委託する場合

オフィスビルでは、空調設備、電気設備、給排水設備、消防設備などを継続的に管理する必要があります。ビル所有者や管理会社がビルメンテナンス会社へ設備保守を委託する際には、点検対象や実施頻度、故障時の対応方法を契約書で定めます。特に複数のテナントが入居する建物では、設備停止が業務に影響する可能性があるため、作業時間や事前連絡の方法を明確にすることが重要です。

2. 商業施設や店舗の設備管理を委託する場合

商業施設や店舗では、空調設備、照明設備、給排水設備、自動ドアなどの不具合が営業活動に直接影響することがあります。そのため、通常の点検業務だけでなく、緊急時の連絡体制や修繕対応の条件を契約書に盛り込むことが重要です。営業時間外の点検や休日対応が必要となる場合は、対応時間と追加料金の有無も明確にしておく必要があります。

3. マンションの共用設備を保守する場合

マンションでは、共用照明、給排水ポンプ、消防設備、エレベーター、機械式駐車設備などの維持管理が必要です。管理組合や管理会社が専門業者へ保守業務を委託する場合、対象設備、点検頻度、報告方法、費用負担を契約書で定めます。また、設備の故障が居住者の生活に影響するため、緊急時の連絡先や対応手順を整理しておくことが重要です。

4. 清掃業者が設備管理業務も受託する場合

清掃会社が日常清掃や定期清掃に加えて、設備点検、フィルター清掃、簡易的な設備管理などを受託するケースでも利用できます。清掃業務と設備保守業務では、必要な技術、資格、責任範囲が異なる場合があります。そのため、契約書では清掃業務に含まれる作業と設備保守業務に含まれる作業を区別し、専門資格が必要な作業については実施主体を明確にすることが重要です。

建物設備保守契約書に盛り込むべき主な条項

建物設備保守契約書では、業務範囲だけでなく、保守作業の実施条件、追加費用、事故発生時の責任などを体系的に定めることが重要です。主な条項は次のとおりです。

• 目的：契約の目的と保守業務の基本的な内容を定める
• 対象建物：保守対象となる建物の名称、所在地、用途などを特定する
• 対象設備：空調、給排水、電気、消防設備などの管理対象を明確にする
• 委託業務の内容：点検、清掃、調整、部品交換、報告などの業務範囲を定める
• 業務実施日時：点検頻度、作業時間、緊急対応時間を定める
• 法定点検：法令に基づく点検や資格者業務の取扱いを定める
• 保守報告：点検記録や報告書の作成・提出方法を定める
• 異常・故障対応：設備に不具合が発生した場合の連絡と対応方法を定める
• 修繕・部品交換：通常保守に含まれる作業と追加費用が必要な作業を区別する
• 委託料：保守料金、支払方法、支払期限を定める
• 再委託：外部の専門業者に業務を再委託する場合の条件を定める
• 安全管理：事故防止措置や作業員の安全管理義務を定める
• 損害賠償：設備破損や事故が発生した場合の責任範囲を定める
• 秘密保持：建物の設備情報や管理情報の取扱いを定める
• 契約期間・解除：契約の有効期間、更新、中途解約、解除条件を定める

これらの条項を適切に設けることで、委託者と受託者の認識の違いを減らし、継続的な設備保守業務を円滑に進めやすくなります。

建物設備保守契約書の主な条項と実務上のポイント

1. 対象建物・対象設備に関する条項

対象建物及び対象設備の特定は、建物設備保守契約書の基本となる事項です。建物名や所在地だけでなく、設備の種類、設置場所、数量、型式などを記載することで、保守対象を明確にできます。例えば、同じ建物内に複数の空調設備がある場合でも、すべてが契約対象とは限りません。対象設備を曖昧にすると、故障時に保守業者が対応すべき設備なのかどうかをめぐって争いが生じる可能性があります。設備の種類が多い場合は、次のような対象設備一覧表を別紙として作成すると管理しやすくなります。

実際の契約では、設備ごとに必要な資格や法定点検の要否が異なるため、業務範囲を個別に確認することが重要です。

2. 委託業務の内容に関する条項

委託業務の内容を定める条項では、保守業者が実施する作業を具体的に記載します。一般的な業務には、次のようなものがあります。

• 設備の日常点検及び巡回点検
• 定期的な設備点検及び機能確認
• フィルターや設備周辺の清掃
• 機器の調整、注油及び軽微な保守作業
• 消耗部品の点検及び交換
• 異常や故障の早期発見
• 保守報告書の作成及び提出
• 設備修繕や更新に関する提案

重要なのは、通常の保守業務と追加料金が必要な作業を区別することです。例えば、空調フィルターの清掃は通常保守に含まれていても、空調機本体の交換や大規模修繕は別途契約となる場合があります。こうした区分を契約書や保守業務仕様書に明記しておくことで、追加費用をめぐるトラブルを防止できます。

3. 業務実施日時に関する条項

設備保守では、作業頻度や実施時間が建物の利用状況に大きく影響します。オフィスビルでは平日の日中、商業施設では営業時間外、マンションでは居住者への影響が少ない時間帯など、建物の用途によって適切な作業時間が異なります。契約書では、次の事項を明確にしておくことが重要です。

• 定期点検の実施頻度
• 通常作業日及び作業時間
• 休日・夜間作業の有無
• 作業日時を変更する場合の連絡方法
• 設備停止が必要な場合の事前調整方法
• 緊急対応の受付時間及び出動条件

特に、緊急対応については24時間受付と24時間現地出動を区別する必要があります。受付のみ対応するのか、実際に現地へ出動するのかによって、必要な人員体制や費用が異なるためです。

4. 法定点検に関する条項

建物設備の中には、関係法令によって点検や検査が義務付けられているものがあります。例えば、消防設備、昇降設備、電気設備などでは、設備の種類や建物の条件に応じて法定点検、資格者による作業、行政機関への報告等が必要となる場合があります。契約書では、法定点検を委託業務に含めるかどうかを明確にすることが重要です。また、法令上の点検義務や報告義務が建物所有者、管理権原者等に課されている場合、保守業務を外部委託しただけで、その法的義務が当然に移転するわけではありません。そのため、次の事項を整理しておく必要があります。

• 法定点検の対象設備
• 点検を実施する事業者及び資格者
• 点検の実施頻度
• 行政機関への報告を行う主体
• 点検費用及び追加検査費用の負担
• 不適合事項が発見された場合の改善対応

特に清掃会社が設備保守業務を受託する場合は、自社で対応可能な作業と専門業者への委託が必要な作業を明確に区別することが重要です。

5. 委託料及び追加費用に関する条項

委託料に関する条項では、保守業務の対価、支払方法、支払期限などを定めます。建物設備保守契約では、月額固定料金や年額契約などの方式が採用されることがあります。ただし、固定料金に含まれる作業範囲を明確にしなければ、修繕費用や部品交換費用をめぐる認識の違いが生じる可能性があります。特に、次の費用については契約時に確認することが重要です。

• 通常点検及び保守作業の費用
• 消耗品及び交換部品の費用
• 夜間・休日の緊急出動費用
• 設備修繕及び更新工事の費用
• 法定検査及び専門業者への委託費用
• 特別清掃や臨時点検の費用

追加作業が発生する場合には、原則として事前に見積書を提示し、委託者の承諾を得る仕組みを設けるとよいでしょう。

6. 異常・故障対応に関する条項

設備保守業務では、点検中に設備の異常や故障が発見されることがあります。このような場合に備え、保守業者の報告義務、応急措置の範囲、修繕の承認方法などを定めておく必要があります。例えば、給水ポンプの異常や電気設備の不具合が発見された場合、保守業者は状況を確認し、必要に応じて設備停止や関係者への連絡などの措置を講じます。ただし、すべての修繕作業が通常の保守契約に含まれるわけではありません。応急措置を超える修繕や設備交換については、別途見積り及び承諾を必要とする旨を定めておくことが重要です。また、人身事故や火災などの危険が差し迫っている場合には、事前承諾を待たずに必要最小限の緊急措置を講じられるようにしておくことも考えられます。

7. 損害賠償及び責任分担に関する条項

建物設備保守契約では、作業中の事故や設備破損などによって損害が発生する可能性があります。そのため、委託者と受託者の責任範囲を明確にしておくことが重要です。例えば、保守業者の作業ミスによって設備が破損した場合には、保守業者に損害賠償責任が生じる可能性があります。一方、設備自体の経年劣化や、保守業者の責めに帰することのできない第三者の行為による故障については、保守業者が当然に責任を負うわけではありません。契約書では、次の事項を整理しておくことが重要です。

• 作業ミスによる設備破損の責任
• 第三者に損害が発生した場合の対応
• 経年劣化や既存不具合の取扱い
• 損害賠償の対象となる損害の範囲
• 事故発生時の報告及び再発防止措置
• 賠償責任保険の加入状況

なお、免責条項や責任制限条項を設ける場合でも、故意又は重過失による損害などについては、その有効性を慎重に検討する必要があります。

8. 契約期間及び解除に関する条項

建物設備保守契約は、継続的な維持管理を目的とするため、一定期間の契約として締結されることが一般的です。契約期間を定める際には、開始日と終了日だけでなく、契約更新の方法も明確にする必要があります。例えば、契約満了日の30日前までに更新拒絶の通知がない場合、同一条件で1年間更新するという方法が考えられます。また、契約期間中に解約する場合の予告期間や、重大な契約違反が発生した場合の解除条件も定めておくことが重要です。設備保守業務は建物の安全管理に関わるため、契約終了時の引継ぎについても規定しておくと、管理業務の空白を防ぎやすくなります。

建物設備保守契約書と清掃業務委託契約書の違い

建物設備保守契約書と清掃業務委託契約書は、どちらもビルメンテナンス業で利用される契約書ですが、主な業務対象が異なります。

清掃会社が設備保守業務も受託する場合には、1つの契約書にまとめる方法と、それぞれ別の契約書を作成する方法があります。業務内容が大きく異なる場合や、設備保守に専門資格が必要となる場合には、契約書や仕様書を分けて管理することも有効です。

建物設備保守契約書を作成する際の注意点

1. 保守対象設備を具体的に特定する

設備名だけでなく、設置場所、数量、型式などを記載し、どの設備が契約対象となるのかを明確にすることが重要です。特に大型施設では、同じ種類の設備が複数存在するため、対象設備一覧表を活用すると管理しやすくなります。

2. 法定点検と任意点検を区別する

建物設備の点検には、法令に基づき実施が必要なものと、設備の維持管理を目的として任意に実施するものがあります。契約書では両者を区別し、必要な資格、点検頻度、報告義務及び費用負担を確認することが重要です。

3. 修繕費用の負担を明確にする

通常の保守点検費用と、故障時の修繕費用や部品交換費用を区別する必要があります。特に高額な部品交換や設備更新については、事前見積りと承認を必要とする仕組みを設けることで、予期しない費用負担を防止できます。

4. 緊急対応の範囲を明確にする

設備故障が発生した場合、保守業者がどこまで対応するのかを明確にしておく必要があります。受付時間、現地出動の条件、追加料金、対応可能な作業範囲などを具体的に定めることが重要です。

5. 再委託の条件を確認する

ビルメンテナンス業では、専門的な設備点検を外部業者へ再委託する場合があります。その際には、再委託の承諾方法、資格要件、秘密保持義務、事故発生時の責任などを契約書で整理しておく必要があります。

6. 建物管理情報の取扱いに注意する

設備保守業者は、建物の図面、鍵、暗証番号、防犯設備情報、入退室管理情報などを取り扱う場合があります。これらの情報が漏えいすると、建物の安全管理に重大な影響を及ぼす可能性があります。そのため、秘密保持条項や情報管理条項を設け、情報の利用目的、第三者提供の制限、契約終了時の返還・消去などを定めることが重要です。

建物設備保守契約書を電子契約で締結するメリット

建物設備保守契約書は、電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用することで、契約書の印刷、郵送、押印、返送などの手続きを削減し、契約締結までの時間を短縮しやすくなります。特に、複数の建物や施設を管理する企業では、契約書の電子化によって管理業務の効率化が期待できます。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷・郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の建物所有者や管理会社とも契約を締結しやすい
• 契約書の保管や検索を効率化できる
• 契約更新時の書類管理を簡素化できる
• 契約書の紛失や保管場所の分散を防ぎやすい
• 電子契約の締結履歴を管理しやすい

また、一定の要件を満たす電子契約では、紙の契約書に必要となる印紙税が課されないという利点もあります。ただし、電子契約を利用する場合には、契約当事者の意思確認、電子署名の方式、契約データの保存方法などについて適切に管理することが重要です。

建物設備保守契約書に関するよくある質問

Q1. 建物設備保守契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な設備保守業務の委託について、すべてのケースで特定の名称の契約書を作成することが一律に義務付けられているわけではありません。ただし、業務範囲、委託料、責任分担などを明確にするため、書面又は電子契約で契約条件を記録しておくことが望まれます。なお、取引内容や当事者の属性によっては、関係法令に基づく取引条件の明示等が必要となる場合があります。

Q2. 建物設備保守契約書には法定点検も含まれますか？

法定点検が含まれるかどうかは、契約内容によって異なります。通常の保守点検と法定点検を一括して委託することも可能ですが、法令上の資格要件や報告義務を確認し、契約書又は仕様書に対象業務を明記する必要があります。

Q3. 設備が故障した場合、保守業者が必ず修理する必要がありますか？

保守業者の修理義務は、契約で定められた業務範囲や故障原因などによって異なります。保守契約に修繕業務が含まれていない場合、修理には別途見積りや契約が必要となることがあります。一方、保守業者の作業ミスが原因で故障した場合には、損害賠償や是正対応の責任が生じる可能性があります。

Q4. 清掃会社でも建物設備保守契約を締結できますか？

清掃会社でも、対応可能な設備保守業務を受託することは可能です。ただし、電気設備、消防設備、昇降設備などの業務には、法令上の資格や登録等が必要となる場合があります。そのため、自社で実施可能な作業と、資格者又は専門業者による対応が必要な作業を区別することが重要です。

Q5. 契約期間中に保守対象設備を追加できますか？

甲乙双方が合意すれば、契約期間中でも対象設備を追加することができます。その際には、対象設備一覧表や保守業務仕様書を更新し、必要に応じて委託料、点検頻度、責任範囲などを変更することが望まれます。

まとめ

建物設備保守契約書は、清掃会社やビルメンテナンス会社が、建物の空調、給排水、電気、消防設備などの保守点検・維持管理業務を受託する際に、契約条件を明確にするための重要な書類です。特に、保守対象設備、業務範囲、点検頻度、委託料、追加修繕費用、緊急対応、損害賠償、契約期間などを具体的に定めることで、委託者と受託者の認識の違いを減らすことができます。また、建物設備の中には法定点検や専門資格が必要となるものもあるため、関係法令を確認し、適切な管理体制を整えることが重要です。建物設備保守契約書のひな形を活用する際には、対象建物の用途や設備構成、実際の業務内容に合わせて条項を調整し、必要に応じて対象設備一覧表や保守業務仕様書を添付するとよいでしょう。電子契約サービス「mysign」を活用すれば、建物設備保守契約書の締結や保管を電子化し、複数施設に関する契約管理の効率化にもつなげられます。