清掃業務契約書

清掃業務契約書とは？

清掃業務契約書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社が、オフィスビル、マンション、店舗、商業施設などの清掃業務を受託する際に、委託者と受託者の間で締結する契約書です。日常清掃や定期清掃の業務範囲、作業日時、委託料、使用する清掃資機材、鍵の管理、事故発生時の責任などを明確にし、双方が安心して業務を進められるようにすることを目的としています。清掃業務は継続的に実施されることが多く、契約内容が曖昧なまま業務を開始すると、清掃範囲の認識違いや追加料金、作業品質、設備破損などをめぐるトラブルが発生する可能性があります。そのため、清掃業務契約書を作成し、業務内容や責任分担を事前に明確にしておくことが重要です。特にビルメンテナンス業務では、清掃対象となる施設の規模や用途によって作業内容が大きく異なるため、実際の業務に合わせた契約条件を設定する必要があります。

清掃業務契約書が必要となるケース

清掃業務契約書は、清掃業者と施設管理者との間で清掃業務を委託・受託するさまざまな場面で使用されます。代表的な利用ケースは次のとおりです。

• オフィスビルの日常清掃を委託する場合
  床面清掃、ゴミ回収、トイレ清掃、共用部分の清掃などを継続的に依頼する際に使用します。
• マンションの共用部分の清掃を委託する場合
  エントランス、廊下、階段、エレベーターなどの清掃範囲や作業頻度を明確にするために使用します。
• 商業施設や店舗の定期清掃を依頼する場合
  床面洗浄、ワックス掛け、ガラス清掃など、定期的に実施する専門清掃の条件を定めます。
• ビルメンテナンス会社が清掃業務を受託する場合
  建物管理業務の一環として清掃を請け負う際に、委託料や責任範囲を明確にします。
• 複数の清掃業務をまとめて委託する場合
  日常清掃、定期清掃、特別清掃などを組み合わせて依頼する際に、業務ごとの条件を整理します。

このように、清掃業務契約書は単発の清掃作業だけでなく、継続的な建物管理や施設運営においても重要な役割を果たします。

清掃業務契約書に記載すべき主な条項

清掃業務契約書を作成する際は、業務内容だけでなく、料金、責任分担、契約終了時の対応まで定めておくことが重要です。主な記載事項は次のとおりです。

• 契約の目的
• 対象物件及び清掃対象区域
• 委託する清掃業務の内容
• 清掃の実施日及び作業時間
• 業務遂行上の義務
• 業務責任者及び業務従事者の管理
• 清掃資機材及び消耗品の費用負担
• 廃棄物の取扱い
• 鍵及びセキュリティの管理
• 委託料及び支払条件
• 追加清掃及び業務内容の変更
• 再委託の条件
• 秘密保持及び個人情報の取扱い
• 事故発生時の対応及び損害賠償
• 清掃品質及び改善対応
• 契約期間、更新及び解除
• 反社会的勢力の排除
• 準拠法及び合意管轄

これらの事項を契約書に盛り込むことで、委託者と受託者の役割が明確になり、業務上の認識違いを防ぎやすくなります。

清掃業務契約書の主な条項と解説

1. 対象物件及び清掃範囲

清掃業務契約書では、清掃を実施する建物や施設の名称、所在地、対象区域を明確に記載します。同じ建物であっても、専有部分と共用部分では管理者や利用条件が異なる場合があります。例えば、オフィスビルの清掃では、エントランスや廊下のみを対象とする契約もあれば、各テナントの室内清掃まで含む契約もあります。対象区域を明確にしないまま契約すると、契約に含まれていない場所の清掃を求められる可能性があります。そのため、対象区域を一覧表に整理しておくと便利です。

2. 清掃業務の内容

清掃業務の内容は、契約書の中でも特に重要な項目です。清掃といっても、日常清掃、定期清掃、特別清掃など複数の種類があり、作業内容や使用する機材が異なります。例えば、日常清掃には床面の掃き掃除やゴミ回収が含まれますが、床面洗浄やワックス掛けは定期清掃として別料金になることがあります。業務範囲を明確にするため、次のような項目を整理します。

作業内容が多い場合は、契約書とは別に清掃仕様書や作業指示書を作成し、契約書と関連付ける方法も有効です。

3. 清掃の実施日時

清掃業務では、作業を実施する曜日、時間帯、頻度を明確にする必要があります。特にオフィスビルや商業施設では、利用者が多い時間帯を避けて清掃を実施することがあります。契約書には、次の事項を記載します。

• 清掃を実施する曜日
• 作業開始時間及び終了時間
• 日常清掃の実施頻度
• 定期清掃の実施回数
• 祝日や施設休業日の取扱い
• 清掃日時を変更する場合の手続き

清掃日時の変更が必要になった場合の連絡方法も定めておくと、施設利用者への影響を抑えやすくなります。

4. 清掃資機材及び消耗品の費用負担

清掃業務では、掃除機、モップ、洗剤、ワックス、ゴミ袋など、さまざまな資機材や消耗品を使用します。これらの費用を委託者と受託者のどちらが負担するかを明確にしておく必要があります。例えば、清掃機械や洗剤は清掃業者が用意し、トイレットペーパーやゴミ袋は施設管理者が支給するケースがあります。費用負担が曖昧な場合、追加請求や支給不足をめぐるトラブルにつながる可能性があります。そのため、資機材ごとに負担者を整理することが重要です。

5. 鍵及びセキュリティの管理

清掃業務では、施設の営業時間外や利用者がいない時間帯に作業を行うことがあります。その際、清掃業者に鍵やカードキー、入退館用の暗証情報を貸与する場合があります。鍵の紛失や不正使用は、施設の安全管理に大きな影響を及ぼすため、契約書で管理方法を明確にしておくことが重要です。具体的には、次の事項を定めます。

• 鍵やカードキーの貸与方法
• 鍵の保管及び管理責任
• 第三者への貸与禁止
• 紛失・盗難時の報告義務
• 契約終了時の返還義務

機密情報を扱うオフィスやセキュリティ管理が厳しい施設では、入退館記録の管理や立入禁止区域についても取り決めておくとよいでしょう。

6. 委託料及び支払条件

清掃業務契約書では、委託料の金額、支払方法、支払期限を明確に定めます。継続的な清掃業務では月額固定料金を採用することがありますが、作業回数や清掃面積に応じて料金を設定する場合もあります。契約書には、次の内容を記載します。

• 月額又は作業ごとの委託料
• 消費税の取扱い
• 支払方法及び支払期限
• 振込手数料の負担者
• 追加清掃が発生した場合の料金
• 契約期間中の料金改定条件

また、人件費や清掃資材の価格が大きく変動した場合に備え、委託料の改定について協議できる条項を設けることも有効です。

7. 事故発生時の対応及び損害賠償

清掃業務では、作業中に設備や什器を破損したり、洗剤の使用によって床材や壁面に影響が生じたりする可能性があります。そのため、事故発生時の報告義務や損害賠償の範囲を明確にしておくことが重要です。例えば、清掃業者の不適切な作業によって設備が破損した場合には、清掃業者が責任を負うことがあります。一方、建物や設備の経年劣化、通常の清掃では予見が困難な材質上の問題など、清掃業者に責任がない事情による損害については、責任範囲を慎重に判断する必要があります。契約書では、事故発生時の連絡方法、応急措置、原因調査、費用負担について整理しておくことが望まれます。

8. 清掃品質及び改善対応

清掃業務は、作業の仕上がりに対する評価が利用者の感覚によって異なることがあります。例えば、床の汚れが完全に落ちていない場合でも、経年劣化や素材の変色が原因である可能性があります。そのため、清掃品質に関する基準や、不備が発生した場合の対応方法を定めておくことが重要です。具体的には、清掃不備が確認された場合の報告方法、再清掃の実施条件、対応期限などを明確にします。また、通常の清掃では改善できない汚れや損傷については、別途専門的な作業が必要になる場合があることも確認しておくとよいでしょう。

9. 再委託に関する条件

ビルメンテナンス業務では、受託した清掃業務の一部を別の清掃業者に再委託する場合があります。再委託を認めるかどうか、事前承諾を必要とするかどうかを契約書に定めておく必要があります。また、再委託先が事故を起こした場合や秘密情報を漏えいした場合の責任関係についても整理することが重要です。なお、契約の名称が業務委託契約であっても、実際の業務運営で委託者が受託者の作業員に直接指揮命令を行うなど、実態によっては労働者派遣との区別が問題になる場合があります。そのため、清掃業者が自ら業務従事者を管理し、業務遂行上の指揮命令を行う体制を整えることが重要です。

10. 契約期間及び契約解除

清掃業務は継続的な取引になることが多いため、契約期間と更新条件を明確にする必要があります。例えば、契約期間を1年間とし、期間満了前に解約の申出がない場合は自動更新する方式が考えられます。また、契約期間中に清掃業務を終了する場合の通知期限も定めておくと、双方が人員配置や施設管理の調整を行いやすくなります。契約違反が発生した場合の解除条件や、契約終了時の鍵・貸与物の返還についても記載しておくことが重要です。

清掃業務契約書を作成する際の注意点

清掃業務契約書を作成する際は、一般的な契約条項に加え、清掃業務特有のリスクを考慮する必要があります。

1. 清掃範囲を具体的に記載する

「建物内の清掃一式」などの曖昧な表現では、業務範囲について認識違いが生じる可能性があります。清掃する場所、作業内容、実施頻度をできる限り具体的に記載し、必要に応じて清掃仕様書を添付しましょう。

2. 追加清掃の料金を明確にする

契約期間中に、通常の清掃範囲に含まれない特別清掃や臨時清掃を依頼されることがあります。追加作業の実施条件や料金の決定方法を定めておくことで、無償作業や追加請求をめぐるトラブルを防ぎやすくなります。

3. 廃棄物の取扱いに注意する

清掃業務に伴って発生するゴミや廃棄物については、分別、集積、収集、運搬、処分のどこまでを委託するのか明確にする必要があります。特に産業廃棄物の収集運搬や処分には、廃棄物処理法に基づく許可や委託契約などが必要となる場合があります。通常の清掃契約だけで、すべての廃棄物処理業務を実施できるわけではないため、注意が必要です。

4. 労務管理と指揮命令関係を整理する

清掃業務を外部委託する場合、委託者と受託者の業務従事者との関係を明確にしておくことが重要です。業務従事者の勤務管理や具体的な作業指示は、原則として受託者が行う体制を整える必要があります。契約書の記載だけでなく、実際の業務運営についても適切な管理が求められます。

5. 清掃業務に関連する法令を確認する

清掃業務の内容によっては、建築物衛生法、労働安全衛生法、廃棄物処理法などの関係法令が適用される場合があります。また、一定の建築物清掃業等については、建築物衛生法に基づく登録制度がありますが、登録の要否や法的位置付けは業務内容によって異なります。高所での窓ガラス清掃、特殊な薬剤の使用、危険を伴う作業などについては、安全管理体制や必要な資格・教育等を事前に確認することが重要です。

清掃業務契約書を締結するメリット

清掃業務契約書を締結することには、委託者と受託者の双方にメリットがあります。

• 業務範囲の明確化
  清掃する場所や作業内容を明確にすることで、業務上の認識違いを防ぎやすくなります。
• 料金トラブルの防止
  委託料や追加清掃の料金を事前に定めることで、支払条件を明確にできます。
• 責任分担の整理
  設備破損や事故発生時の対応を定めることで、トラブル発生時の対応を円滑に進めやすくなります。
• 清掃品質の維持
  作業内容や改善対応を明確にすることで、一定の清掃品質を維持しやすくなります。
• 継続的な取引の安定化
  契約期間や更新条件を定めることで、長期的な業務委託関係を構築しやすくなります。

特に継続的な清掃業務では、契約書を整備することが安定した施設管理と取引関係の維持につながります。

清掃業務契約書と清掃業務委託契約書の違い

清掃業務契約書と清掃業務委託契約書は、実務上、ほぼ同じ目的で使用されることがあります。いずれも清掃業務を外部の事業者に依頼する際に、業務内容や委託料、責任分担などを定める契約書です。ただし、契約の名称だけで法的性質が決まるわけではありません。清掃業務の契約には、一定の作業結果の完成を重視する請負契約の性質を持つものや、継続的な業務遂行を重視する準委任契約の性質を持つものなどがあります。実際の法的性質は、契約内容や業務の実態に基づいて判断されます。そのため、契約書の名称よりも、どのような業務を、どのような責任のもとで実施するのかを明確にすることが重要です。

清掃業務契約書は電子契約でも締結できる？

清掃業務契約書は、原則として電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用すれば、紙の契約書を印刷して郵送する必要がなくなり、契約締結までの手続きを効率化できます。特に複数の施設で清掃業務を受託するビルメンテナンス会社では、契約書の管理や更新手続きの負担軽減が期待できます。電子契約には、次のようなメリットがあります。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の取引先とも契約を締結しやすい
• 契約書を電子データとして管理できる
• 契約内容の確認や検索を効率化できる
• 契約更新時の事務作業を軽減できる

なお、電子契約を利用する場合は、契約当事者の合意を適切に確認できる方法を選択し、電子署名や電子記録の保存方法についても検討する必要があります。また、契約書の法的性質や取引内容によっては印紙税の取扱いが異なるため、個別に確認することが重要です。

まとめ

清掃業務契約書は、清掃業者やビルメンテナンス会社が、オフィスビル、マンション、店舗、商業施設などの清掃業務を受託する際に、業務内容や契約条件を明確にするための重要な書類です。特に、清掃範囲、作業日時、委託料、資機材の費用負担、鍵の管理、事故発生時の責任、契約解除などについて具体的に定めておくことで、委託者と受託者の認識違いを防ぎやすくなります。また、清掃業務は継続的な取引となることが多いため、契約期間や更新条件、追加清掃の取扱いについても事前に整理しておくことが大切です。清掃業務契約書のひな形を活用する際は、対象施設の規模や用途、清掃内容、作業頻度などに応じて必要な条項を調整し、実際の業務に適した契約書を作成しましょう。