オンライン相談同意書

オンライン相談同意書（FP）とは？

オンライン相談同意書（FP）とは、ファイナンシャルプランナー（FP）がZoomなどのWeb会議システムやビデオ通話を利用して相談サービスを提供する際に、オンライン相談の方法や注意事項、個人情報の取扱い、相談業務の範囲、通信上のリスクなどについて相談者の同意を得るための書面です。近年では、FPへの相談についても対面だけでなくオンラインで行われるケースが増えています。家計改善、ライフプラン、資産形成、保険、住宅資金、教育資金、老後資金などはオンラインでも相談しやすく、相談者とFPが離れた地域にいる場合でもサービスを提供できます。一方、オンライン相談には対面相談とは異なる注意点があります。

• インターネット回線が途中で切断される可能性がある
• 相談内容が周囲の第三者に聞かれる可能性がある
• 収入や資産などの重要な情報をオンラインで送受信することがある
• 相談画面を無断で録音・録画される可能性がある
• オンライン相談で提供できる業務の範囲について認識の相違が生じることがある

このようなオンライン特有の問題について事前に説明し、相談者から同意を得ておくために活用できるのがオンライン相談同意書です。また、FP相談では、相談者の収入、支出、資産、負債、家族構成、保険契約、住宅ローンなど、プライバシー性の高い情報を取り扱うことがあります。そのため、単にオンラインで相談することへの同意だけではなく、相談者から提供される情報の取扱いやFPの責任範囲まで整理しておくことが重要です。

オンライン相談同意書（FP）が必要となるケース

オンライン相談同意書は、FPがインターネットを利用して相談者とやり取りするさまざまな場面で活用できます。

個人向けのオンラインFP相談を行う場合

家計改善やライフプラン、教育資金、住宅資金、老後資金などについて、FPが相談者とWeb会議システムを通じて相談を行うケースです。オンライン相談では、相談者が自宅から参加することも多いため、通信環境や相談場所について事前に注意事項を確認しておくことが考えられます。

資産形成や資産運用についてオンライン相談を行う場合

NISAやiDeCoを含む資産形成についてオンラインで相談を受ける場合にも、相談内容の範囲を明確にしておくことが重要です。FPによる一般的な情報提供と、法令上一定の登録等が必要となる金融商品取引に関する業務は区別する必要があります。そのため、FPがどこまで対応するのかをオンライン相談同意書や別途締結する相談契約書などで整理しておくことが重要になります。

保険や住宅ローンについて相談する場合

保険や住宅ローンの相談では、現在の契約内容や収入、借入状況などの資料をFPへ提供することがあります。オンラインで資料を共有する場合には、メール、クラウドサービスその他の方法を利用する可能性があるため、情報の取扱いについて確認しておくことが大切です。

遠方の相談者にFPサービスを提供する場合

オンライン相談の大きなメリットは、FPと相談者が同じ地域にいる必要がないことです。遠方の相談者に対してもサービスを提供できますが、対面で説明する場合と比べて、相談条件や業務範囲について認識の違いが生じる可能性があります。オンライン相談同意書を利用して重要事項を事前に示しておけば、相談開始後の認識の相違を防ぎやすくなります。

オンライン相談同意書（FP）に盛り込みたい主な事項

FP向けのオンライン相談同意書では、オンライン相談そのものに関する事項と、FP業務に関する事項の双方を整理することがポイントです。主な項目として、次のようなものが考えられます。

• オンライン相談の目的
• オンライン相談の実施方法
• 相談業務の内容
• 相談業務の範囲
• 相談者による情報提供
• 相談資料等の提供
• オンライン通信に関するリスク
• 相談場所及びプライバシーの確保
• 録音・録画等の取扱い
• 個人情報の取扱い
• 秘密保持
• 第三者の商品・サービスに関する情報
• 相談結果等の非保証
• 相談者による最終的な意思決定
• 禁止事項
• 相談の中断又は終了
• 損害賠償及び責任範囲
• 他の契約書や利用規約との関係
• 相談者による同意の確認

特に重要なのが、オンライン相談同意書だけですべての契約条件を定めようとしないことです。相談料金、キャンセル条件、契約期間、具体的な相談業務などについて別途契約書や利用規約を作成している場合には、それらとの役割分担を明確にするとよいでしょう。

オンライン相談同意書（FP）の条項ごとの解説

1. 目的

目的条項では、オンライン相談同意書によって何を確認するのかを明確にします。例えば、オンライン相談の実施方法、通信環境、個人情報、相談内容の範囲、責任範囲などについて確認することを記載します。通常のFP相談契約書とは異なり、オンライン相談同意書では、インターネットを利用して相談することに伴う注意事項を明確にすることがポイントです。

2. オンライン相談の方法

オンライン相談では、Web会議システム、ビデオ通話サービスその他のオンライン通信手段を使用します。相談者側には、パソコンやスマートフォン、インターネット回線、カメラ、マイクなど一定の利用環境が必要です。そのため、相談者自身が必要な機器や通信環境を準備することを明確にしておくことが考えられます。また、利用する外部サービスについて障害や仕様変更が発生する可能性もあるため、FPがそのサービス自体の継続性まで保証するものではないことを整理しておくことも重要です。

3. 相談業務の内容

FP相談といっても、その内容は幅広くあります。
例えば、

• 家計管理
• ライフプラン
• 資産形成
• 資産運用
• 保険
• 住宅資金
• 教育資金
• 老後資金

などがあります。どのような相談に対応するのかを明確にしておくことで、相談者が想定していたサービスと実際のサービスとの食い違いを防ぎやすくなります。

4. 相談業務の範囲

FP向けの同意書では非常に重要な項目です。FPは幅広い分野について相談を受けることがありますが、相談内容によっては弁護士、税理士、司法書士、社会保険労務士その他の専門資格を有する者による対応が必要となることがあります。そのため、FP相談がこれらの専門家のみが行うことのできる業務まで当然に含むものではないことを明確にします。また、金融商品などについても、FP資格を保有していることと、特定の金融商品について法令上必要となる登録等を有していることは別の問題です。実際の業務内容に応じて、FPが保有する資格や登録との整合性を確認することが重要です。

5. 相談者による情報提供

FPは、相談者から提供された情報を基礎として助言や試算を行うことがあります。例えば、年収が実際と異なっていたり、借入れが申告されていなかったりすれば、ライフプランや資金計画の試算結果にも影響する可能性があります。そのため、相談者には可能な範囲で正確かつ最新の情報を提供してもらうことを明記しておくことが考えられます。

6. 相談資料等の提供

オンラインFP相談では、給与明細、家計表、保険証券、金融資産に関する資料、住宅ローン関係書類などを電子データとして共有する場合があります。こうした資料には重要な個人情報が含まれる可能性があります。そのため、どのような方法で資料を受け取るのか、受け取った資料をどのように取り扱うのかについて、実際の運用と同意書の内容を一致させることが重要です。

7. オンライン通信に関するリスク

オンライン相談では、インターネット環境に起因するトラブルを完全に防ぐことは困難です。例えば、相談中に通信が切れたり、映像や音声が乱れたりする可能性があります。その場合について、再接続するのか、電話へ切り替えるのか、別日に振り替えるのかといった基本的な対応方針を定めておけば、トラブル発生時にも対応しやすくなります。

8. 相談場所とプライバシー

オンライン相談では、FP側だけでなく相談者側の環境にも注意が必要です。例えば、相談者がカフェやコワーキングスペースから参加している場合、家族構成、収入、資産、借入れなどの情報が周囲の第三者に聞かれる可能性があります。そのため、できる限り第三者に会話を聞かれない環境から参加するよう求めておくことが考えられます。FP側についても同様に、相談内容が第三者へ不必要に漏れない環境を確保することが重要です。

9. 録音・録画

オンライン相談では、パソコンやスマートフォンを使って比較的簡単に画面録画や音声録音ができます。そのため、相談者による無断録音・録画や第三者への配信を防止するためのルールを定めておくことが考えられます。一方、FP側が品質管理や相談記録などのために録音・録画を行う場合には、その目的や取扱いについて事前に説明し、相談者から必要な同意を取得することが重要です。

10. 個人情報と秘密保持

FP相談では、一般的な問い合わせよりも詳細な個人情報を取り扱う可能性があります。
氏名や連絡先だけでなく、

• 収入
• 毎月の生活費
• 預貯金
• 投資資産
• 借入金
• 保険契約
• 家族構成

などを把握する場合があります。そのため、オンライン相談同意書だけでなく、プライバシーポリシーなども整備し、実際の情報管理方法と文書の内容を一致させることが重要です。

11. 第三者の商品・サービス

FP相談では、保険、金融商品、住宅ローン、不動産など第三者の商品やサービスについて話題になることがあります。商品内容、金利、手数料、税制などは変更される可能性があるため、相談時に提供した情報が将来にわたり維持されるとは限りません。相談者自身にも契約時点の最新情報を確認してもらうことを明確にしておくとよいでしょう。

12. 相談結果の非保証

FPが行うシミュレーションや助言は、一定の前提条件に基づいて作成されます。将来の収入、物価、金利、運用利回り、税制、社会保障制度などは変化する可能性があるため、相談時点のシミュレーションどおりの結果になるとは限りません。特に資産運用では、市場環境によって利益だけでなく損失が生じる可能性もあります。そのため、FP相談によって特定の経済的成果が保証されるものではないことを明確にすることが重要です。

13. 相談者による意思決定

FPは相談者に情報や選択肢を提供できますが、最終的な判断を行うのは原則として相談者自身です。保険に加入する、住宅ローンを選ぶ、金融商品を購入する、不動産を購入するといった重要な判断について、相談者自身が内容を確認したうえで決定することを明確にしておくことが考えられます。

オンライン相談同意書とFP相談契約書の違い

オンライン相談同意書とFP相談契約書は、役割が異なります。FP相談契約書は、相談業務の内容、報酬、契約期間、解除、損害賠償など、FPと相談者との契約関係そのものを定めるために利用されます。一方、オンライン相談同意書は、オンラインという方法で相談することに伴う注意事項やリスクについて、相談者の理解と同意を確認する役割を持ちます。
したがって、本格的な有料FPサービスでは、

• FP相談契約書
• オンライン相談同意書
• プライバシーポリシー
• 必要に応じて利用規約やキャンセルポリシー

などを組み合わせて運用することが考えられます。オンライン相談同意書だけですべての契約条件をカバーしようとするのではなく、それぞれの文書の役割を整理することがポイントです。

オンライン相談同意書を作成する際の注意点

実際に使用するオンライン相談方法に合わせる

ひな形をそのまま利用するのではなく、実際のサービスに合わせて内容を調整する必要があります。例えば、ビデオ通話のみなのか、電話相談にも対応するのか、資料をメールで送るのか、専用システムを利用するのかによって必要な規定は変わります。

FPの資格・登録と業務範囲を確認する

FPが対応できる範囲と、他の専門資格や法令上の登録等が必要となる業務を区別することが重要です。特に税務、法律、金融商品、不動産などが相談内容に含まれる場合には、実際のサービス内容が関係法令に抵触しないか確認する必要があります。

個人情報の管理方法と一致させる

同意書に厳格な情報管理を記載していても、実際の運用が伴っていなければ意味がありません。相談資料をどこに保存するのか、誰がアクセスできるのか、どのような方法で相談者から受け取るのかなど、実際の運用ルールも整備することが重要です。

録音・録画の運用を明確にする

FP側で相談内容を録画する運用を行っている場合には、録画する目的、保存方法、利用範囲などを整理しておく必要があります。相談者側の録音・録画について禁止又は事前承諾制とする場合も、同意書や利用規約などに明記しておくと認識の相違を防ぎやすくなります。

免責条項だけに頼らない

FP側の責任をすべて免除するような規定を設ければ安全になるとは限りません。契約当事者の属性や契約内容、適用される法令などによっては、責任を制限する条項の全部又は一部がそのまま認められない場合があります。そのため、免責を広く設定することよりも、FPが何を行い、何を行わないのか、どのような前提で助言するのかを具体的に明示することが重要です。

他の契約書や利用規約との内容を統一する

オンライン相談同意書では録画禁止となっている一方、利用規約では録画について別の条件が定められているなど、複数の文書で内容が食い違うとトラブルの原因になります。FP相談契約書、利用規約、申込書、プライバシーポリシー、キャンセルポリシーなどを併用する場合には、文書間の整合性を確認しましょう。

オンライン相談同意書を電子契約で取得するメリット

オンライン相談を利用する相談者に対し、同意書だけ紙で郵送して署名してもらう方法では、相談開始までに時間がかかる場合があります。オンライン相談の申込みから同意までを電子化すれば、遠方の相談者とも手続きを進めやすくなります。また、相談開始前にオンライン相談同意書を提示して同意を取得する運用にすることで、いつ、どの内容について相談者が確認したのかを管理しやすくなります。特に複数の相談者へ継続的にオンラインFPサービスを提供する場合には、同意書の作成、送付、確認、保管までの流れを統一しておくことが重要です。

まとめ

オンライン相談同意書（FP）は、ファイナンシャルプランナーがWeb会議システムなどを利用して相談サービスを提供する際に、オンライン相談特有の条件やリスクについて相談者の理解と同意を確認するための書面です。オンラインFP相談では、通信障害だけでなく、収入や資産などの個人情報、相談資料のオンライン共有、録音・録画、第三者の商品・サービスに関する情報提供、FPの業務範囲など、対面相談とは異なる観点からルールを整理する必要があります。
特に重要なのは、

• オンライン相談の実施方法を明確にすること
• FPが対応する相談業務の範囲を明確にすること
• 相談者から提供される情報や資料の取扱いを定めること
• 通信障害やプライバシーに関するリスクを説明すること
• 録音・録画のルールを決めること
• 相談結果や将来の経済的成果を保証するものではないことを明確にすること
• 最終的な意思決定は相談者自身が行うことを確認すること

です。また、オンライン相談同意書は、FP相談契約書や利用規約を完全に代替するものではありません。相談料金、契約期間、キャンセル、具体的な業務内容などを別の文書で定める場合には、それぞれの内容を整合させることが重要です。オンライン相談を継続的に提供するFP事務所や個人FPは、相談開始後の認識の相違を防ぐためにも、自らのサービス内容や運用方法に合わせたオンライン相談同意書を整備しておくとよいでしょう。