広報素材使用同意書

広報素材使用同意書とは？

広報素材使用同意書とは、企業や団体が写真、動画、音声、コメント、インタビュー記事などの広報素材を広告宣伝や広報活動に利用する際に、素材提供者から事前に利用の同意を得るための書面です。近年では、企業のホームページやSNS、YouTube、プレスリリースなど、さまざまな媒体で人物や企業の情報を掲載する機会が増えています。一方で、本人の同意なく写真やコメントを掲載すると、肖像権やプライバシー権、著作権などに関するトラブルへ発展する可能性があります。そのため、広報素材を利用する前に利用範囲や利用期間、編集の可否などを明確に定めた広報素材使用同意書を取り交わしておくことが重要です。広報素材使用同意書を作成する主な目的は次のとおりです。

• 広報素材の利用目的を明確にすること
• 利用できる媒体や範囲を明確にすること
• 肖像権・著作権などのトラブルを防止すること
• 企業と素材提供者双方の認識違いを防ぐこと
• 安心して広告・広報活動を実施できるようにすること

広報活動では、一度公開した写真や動画がインターネット上で長期間閲覧されるケースも多いため、事前に利用条件を定めておくことは企業のリスク管理としても重要です。

広報素材使用同意書が必要となるケース

広報素材使用同意書は、単に写真撮影を行う場合だけでなく、さまざまな広報活動で利用されています。

企業ホームページへ掲載する場合

会社紹介ページや導入事例、お客様の声、採用ページなどへ人物写真やコメントを掲載する際には、本人の同意を取得しておくことが望まれます。

SNSで情報発信する場合

Instagram、X、Facebook、TikTok、YouTubeなどへ写真や動画を投稿する場合にも利用されます。SNSは拡散性が高いため、利用範囲を事前に明確にしておくことが重要です。

プレスリリースを配信する場合

新商品やイベント情報を報道機関へ配信する際に、顧客や取引先、出演者などの写真やコメントを掲載するケースがあります。

パンフレット・チラシを制作する場合

会社案内、営業資料、展示会資料などに写真やインタビュー記事を掲載する際にも利用されます。

イベント・セミナーを開催する場合

イベントの様子を撮影し、後日ホームページやSNS、広告などへ掲載するケースでは、参加者への同意取得が重要になります。

採用活動で利用する場合

社員インタビューや社内風景、社員紹介動画などを採用サイトへ掲載する場合にも広報素材使用同意書が活用されています。

広報素材使用同意書に盛り込むべき主な条項

一般的には次のような条項を記載します。

• 利用目的
• 対象となる広報素材
• 利用できる媒体
• 利用期間
• 編集・加工の可否
• 第三者への提供
• 著作権・肖像権等の取扱い
• 利用停止の取扱い
• 秘密保持
• 損害賠償
• 反社会的勢力の排除
• 準拠法・合意管轄

これらを定めることで、広報素材の利用に関する権利義務を明確にできます。

条項ごとの解説と実務ポイント

1．利用目的

利用目的は最も重要な条項です。

例えば、

• 企業ホームページ
• SNS
• 広告
• 営業資料
• 採用活動
• プレスリリース

など、具体的な利用目的を記載することで、後日のトラブルを防止できます。「広報活動全般」とだけ記載するよりも、利用媒体をできるだけ具体的に記載する方が望ましいでしょう。

2．利用できる素材の範囲

写真だけなのか、動画も含むのか、コメントやプロフィールも対象なのかを明確にします。

対象が曖昧なままでは、

• 動画は利用できるのか
• 音声も利用できるのか
• ロゴは使用可能なのか

といった認識違いが生じることがあります。

3．編集・加工

広報素材はデザイン上、

• トリミング
• サイズ変更
• 色調補正
• 字幕追加
• 複数写真の組み合わせ

などを行うことが一般的です。そのため、通常の編集についてあらかじめ同意を取得しておくことが重要です。一方、大幅な加工や本人の意図を損なう編集は避けるべきであり、その範囲についても必要に応じて定めておくと安心です。

4．利用媒体

利用媒体を具体的に定めることも重要です。

例えば、

• ホームページ
• SNS
• YouTube
• 新聞・雑誌
• テレビ
• デジタル広告
• パンフレット
• 営業資料
• 展示会パネル

などを記載しておくことで、想定外の利用を防止できます。

5．著作権・肖像権

写真や動画には、

• 著作権
• 著作隣接権
• 肖像権
• 商標権
• パブリシティ権

など、さまざまな権利が関係する場合があります。

広報素材使用同意書では、

• 利用許諾なのか
• 権利譲渡なのか
• 利用できる範囲はどこまでか

を明確に記載することが重要です。一般的には「権利譲渡ではなく利用許諾」とするケースが多く見られます。

6．利用期間

広報素材は長期間利用されることもあります。

例えば、

• 期間を定めない
• 契約終了まで
• 3年間
• 5年間

など、自社の運用に応じて定めます。また、既に配布済みのパンフレットや公開済みの記事については、そのまま利用を継続できる旨を記載するケースも少なくありません。

7．第三者への提供

広告代理店や制作会社、印刷会社などへ広報素材を提供するケースもあります。

そのため、

• 委託先への提供を認めること
• 委託先にも秘密保持義務を課すこと

などを規定しておくことが望まれます。

広報素材使用同意書を作成する際の注意点

本人が理解したうえで同意を取得する

利用目的を十分説明せずに署名だけ取得すると、後日「そのような利用は聞いていなかった」というトラブルになる可能性があります。利用媒体や掲載期間などは事前に丁寧に説明しましょう。

個人情報との関係にも注意する

氏名や所属、プロフィールなどは個人情報に該当する場合があります。個人情報保護法や社内規程との整合性も確認することが重要です。

未成年者の場合は保護者の同意を取得する

未成年者が出演する写真や動画を利用する場合は、本人だけでなく保護者からも同意を取得することが望まれます。

著作権者を確認する

写真をカメラマンが撮影している場合などは、著作権者が誰なのかを確認し、必要な許諾を得ることが重要です。

利用停止への対応を決めておく

掲載後に利用停止の要望があった場合、

• 削除可能な媒体は削除する
• 印刷物は対象外とする
• 公開済み資料の扱いを定める

など、実務に合わせたルールを定めておくことで混乱を防げます。

広報素材使用同意書と混同されやすい書類との違い

まとめ

広報素材使用同意書は、写真や動画、コメントなどを安心して広告・広報活動へ利用するための重要な書面です。特に、企業のWebサイトやSNS、プレスリリース、採用ページなどでは、一度公開した素材が長期間利用されることも少なくありません。そのため、利用目的や利用媒体、利用期間、編集の可否、著作権・肖像権などを事前に明確に定めておくことが、企業・素材提供者双方の安心につながります。適切な広報素材使用同意書を整備しておくことで、法的リスクを軽減するとともに、円滑で信頼性の高い広報活動を実現できるでしょう。