特別清掃契約書

特別清掃契約書とは？

特別清掃契約書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社が、オフィスビル、商業施設、マンション、工場などの建物において、専門的な清掃業務を受託する際に締結する契約書です。特別清掃とは、日常的な掃き掃除や拭き掃除とは異なり、専用の機械、洗剤、薬剤、専門技術などを用いて実施する清掃作業を指します。代表的な業務には、床面洗浄、ワックス塗布・剥離清掃、カーペット洗浄、ガラス清掃、外壁清掃、高所清掃、空調設備清掃などがあります。特別清掃では、作業対象の材質や汚損状況、建物の構造、作業環境などによって、必要な作業方法や費用が異なります。そのため、契約内容が不明確なまま作業を開始すると、清掃範囲の認識違い、追加料金の発生、清掃品質に関するトラブル、設備や什器の損傷などが発生する可能性があります。特別清掃契約書を作成することで、次の事項を明確にできます。

• 清掃対象となる施設や作業箇所
• 特別清掃の具体的な業務内容
• 作業日時や作業時間
• 委託料と支払条件
• 追加作業や仕様変更の取扱い
• 清掃品質や作業完了の確認方法
• 事故や設備損傷が発生した場合の責任分担
• 契約解除やキャンセルに関する条件

このように、特別清掃契約書は、清掃業者と依頼者の双方が安心して取引を進めるための重要な書類です。

特別清掃契約書が必要となるケース

特別清掃契約書は、専門的な清掃作業を外部業者に依頼するさまざまな場面で利用されます。特に、作業規模が大きい場合や、高所作業、特殊な薬剤の使用、設備への影響が想定される場合には、契約条件を事前に明確にすることが重要です。

1. オフィスビルの床面洗浄やワックス清掃を委託する場合

オフィスビルでは、美観の維持や床材の保護を目的として、定期的に床面洗浄やワックス清掃が実施されます。床材の種類や既存ワックスの状態によって作業方法が異なるため、清掃対象面積、使用する洗剤、ワックスの種類、作業時間などを契約書に記載することが重要です。また、清掃作業によって床が一時的に滑りやすくなる場合や、乾燥時間中に立入りを制限する必要がある場合には、安全管理に関する条件も確認しておきます。

2. 商業施設のガラス清掃や高所清掃を依頼する場合

商業施設や大型オフィスビルでは、高所に設置されたガラスや外壁などの清掃を専門業者に委託することがあります。高所清掃では、作業員の安全確保だけでなく、施設利用者や通行人への安全対策も必要です。契約書では、次の事項を明確にしておくことが望まれます。

• 高所作業の対象範囲
• 作業方法及び使用設備
• 立入禁止区域の設定
• 施設管理者との連絡体制
• 天候不良時の作業中止条件
• 事故発生時の対応及び責任分担

特に、ロープ高所作業や足場を使用する作業では、適用される労働安全衛生関係法令を確認し、必要な安全措置を講じることが重要です。

3. マンションの共用部分を特別清掃する場合

マンションでは、エントランス、共用廊下、階段、駐車場、ゴミ置場などの特別清掃が行われます。居住者が日常的に利用する場所で作業するため、清掃日時、通行制限、騒音、洗剤の臭気などについて事前に調整する必要があります。また、管理組合や管理会社が契約当事者となる場合には、発注権限や費用負担についても確認しておくことが大切です。

4. 店舗やテナントの退去後清掃を依頼する場合

店舗やオフィスの退去時には、通常の清掃では除去できない汚れや、長期間蓄積した油汚れ、カーペットの汚損などを清掃することがあります。この場合、清掃によって対応する範囲と、補修工事や設備交換が必要となる範囲を区別することが重要です。特別清掃契約書に作業範囲を明記することで、清掃業者が原状回復工事まで負担するものと誤解されることを防ぎやすくなります。

特別清掃契約書に盛り込むべき主な条項

特別清掃契約書には、清掃業務の内容だけでなく、料金、安全管理、作業結果の確認、損害賠償など、実務上重要となる事項を盛り込む必要があります。主な条項は次のとおりです。

これらの条項を整理することで、契約当事者間の認識を統一し、清掃業務に伴うトラブルを予防しやすくなります。

特別清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象施設及び作業範囲に関する条項

特別清掃契約書では、清掃対象となる施設や作業箇所を具体的に特定することが重要です。例えば、同じオフィスビルでも、共用廊下のみを清掃する場合と、エントランス、階段、トイレ、会議室などを含めて清掃する場合では、必要な作業量が大きく異なります。そのため、契約書には施設名称、所在地、作業箇所、対象面積などを記載します。清掃範囲が広い場合には、建物の図面や清掃仕様書を別紙として添付する方法も有効です。また、作業対象外となる場所を明示することで、契約後に清掃範囲をめぐる認識違いが生じることを防ぎやすくなります。

2. 清掃業務の内容に関する条項

清掃業務の内容は、契約書の中心となる重要な事項です。単に「床清掃一式」や「建物特別清掃」と記載するだけでは、具体的な作業内容が明確にならない場合があります。そのため、次の事項を可能な限り具体的に定めることが望まれます。

• 清掃対象となる床材や設備
• 洗浄、剥離、ワックス塗布などの作業内容
• 使用する洗剤や薬剤の種類
• 使用する機械や清掃資機材
• 作業回数や施工範囲
• 仕上がりの確認方法

特に、特殊な材質や高価な設備を清掃する場合には、作業方法について事前に合意しておくことが重要です。

3. 委託料及び追加料金に関する条項

特別清掃では、現地調査時に確認できなかった汚損や設備の不具合が、作業開始後に判明することがあります。例えば、床面のワックスを剥離する際に、想定以上のワックス層が存在した場合や、厨房設備に大量の油汚れが蓄積していた場合などです。こうした状況では、当初の見積金額を超える追加作業が必要になることがあります。契約書では、追加作業が発生する条件、追加料金の算定方法、依頼者の承諾方法を明確にしておくことが重要です。特に、追加費用が発生する場合には、作業開始前に書面又は電磁的方法で承諾を得る仕組みを設けると、料金トラブルの防止につながります。

4. 清掃品質及び仕上がりに関する条項

特別清掃では、清掃作業を実施しても、すべての汚れや変色を完全に除去できるとは限りません。例えば、長期間放置された染み、床材内部に浸透した汚れ、経年劣化による変色、腐食などは、通常の清掃方法では改善が困難な場合があります。そのため、契約書では、清掃によって期待できる効果と、清掃では改善できない可能性がある状態を区別しておくことが重要です。ただし、清掃業者が合意した作業を適切に実施しなかった場合や、不適切な作業方法によって損傷を生じさせた場合まで、一律に免責されるわけではありません。清掃品質に関する条項は、依頼者の期待と実際の作業結果との認識を調整する役割を持ちます。

5. 安全管理に関する条項

特別清掃では、高所作業、重量機械の使用、薬剤の取扱いなど、通常の清掃よりも高い安全管理が必要となる場合があります。清掃業者は、作業内容に応じて適切な安全対策を実施し、作業員だけでなく施設利用者や第三者の安全にも配慮する必要があります。特に、商業施設やマンションなど、多くの人が利用する場所では、作業区域の区画、立入禁止表示、滑り防止措置などが重要です。また、事故が発生した場合の報告方法や連絡体制についても、契約書又は作業計画書で明確にしておくことが望まれます。

6. 損害賠償に関する条項

清掃作業中には、床材、ガラス、設備、什器などを損傷させる可能性があります。そのため、損害が発生した場合の責任分担を事前に定めておくことが重要です。例えば、清掃業者の不適切な薬剤使用によって床材が変色した場合や、作業中に設備を破損した場合には、清掃業者の責任が問題となることがあります。一方、清掃開始前から存在していた損傷や、清掃業者の責めに帰することのできない経年劣化については、責任の所在を区別して検討する必要があります。実務上は、作業前後の写真を記録し、対象物の状態を確認しておくことが有効です。

7. 作業完了及び検収に関する条項

清掃作業が完了した後は、依頼者が作業結果を確認する手続を設けることが望まれます。契約書には、作業完了報告の方法、検収期間、不備が発見された場合の対応などを定めます。例えば、清掃完了後に依頼者が作業対象箇所を確認し、契約内容に適合していない部分があれば清掃業者へ通知する方法が考えられます。清掃業者の責めに帰すべき不備が確認された場合には、再清掃や補修などの対応について協議することになります。検収手続を明確にすることで、作業完了の判断をめぐるトラブルを防ぎやすくなります。

8. 契約解除及びキャンセルに関する条項

特別清掃では、作業予定日の直前に依頼者の都合でキャンセルが発生することがあります。清掃業者は、作業員の確保、機材の手配、薬剤の準備などを事前に行うため、キャンセルによって費用が発生する場合があります。そのため、契約書では、キャンセルの通知期限やキャンセル料の発生条件を定めておくことが重要です。ただし、キャンセル料の定めは、契約当事者の属性や適用法令によって有効性が左右される場合があります。特に、消費者との契約では消費者契約法などに注意し、平均的な損害を超えるキャンセル料を設定しないよう検討する必要があります。

特別清掃契約書と定期清掃契約書の違い

特別清掃契約書と定期清掃契約書は、いずれも清掃業務の委託に使用される契約書ですが、主な対象業務や契約条件に違いがあります。

ただし、特別清掃を年間契約で定期的に実施する場合もあります。
そのため、契約書の名称だけで判断するのではなく、実際の清掃内容や契約期間に応じて適切な条項を定めることが重要です。

特別清掃契約書を作成する際の注意点

特別清掃契約書を作成する際には、一般的な業務委託契約書とは異なる、清掃業務特有のリスクを考慮する必要があります。

1. 清掃対象と作業範囲を明確にする

清掃範囲が不明確な場合、依頼者が想定していた作業と、清掃業者が見積りに含めていた作業が一致しない可能性があります。施設図面、清掃仕様書、見積書などを活用し、作業箇所と作業対象外の範囲を具体的に示すことが重要です。

2. 事前調査で確認できないリスクを想定する

清掃作業では、作業開始後に初めて判明する汚損や設備上の問題があります。こうした場合の追加作業や料金変更について、事前に協議方法を定めておくことが望まれます。

3. 清掃対象物の材質を確認する

床材、壁材、ガラス、金属、木材などは、それぞれ適切な清掃方法が異なります。不適切な洗剤や薬剤を使用すると、変色、腐食、表面の損傷などが発生するおそれがあります。清掃業者は対象物の材質を確認し、必要に応じて試験施工やメーカーへの確認を行うことが重要です。

4. 廃棄物処理の責任を明確にする

特別清掃では、汚泥、使用済み資材、廃液その他の廃棄物が発生する場合があります。廃棄物の種類によって、処理方法や法令上の手続が異なるため、契約書では処理責任と費用負担を明確にしておく必要があります。産業廃棄物に該当する場合には、排出事業者の責任、収集運搬業者や処分業者の許可、委託契約、マニフェストなどについても確認が必要です。

5. 清掃業務に必要な資格や許可を確認する

清掃業務の種類によっては、作業方法、使用設備、廃棄物処理などに関して、法令上の資格、特別教育、許可その他の要件が関係する場合があります。また、建築物清掃業などの建築物衛生法に基づく事業登録制度については、登録の有無と個別業務の実施に必要な法的要件を区別して確認することが重要です。特に、高所作業や特殊設備の清掃を依頼する場合には、作業者の技能、安全管理体制、保険加入状況などを確認しておくことが望まれます。

6. 契約内容と見積書・仕様書を一致させる

契約書、見積書、清掃仕様書の内容に食い違いがあると、作業範囲や料金に関するトラブルが発生する可能性があります。そのため、契約締結前に各書類の記載内容を確認し、必要に応じて優先順位を定めておくことが重要です。

特別清掃契約書を電子契約で締結するメリット

特別清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。清掃業・ビルメンテナンス業では、複数の施設や取引先と契約を締結する機会があるため、電子契約を活用することで契約管理の効率化が期待できます。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷、郵送、返送にかかる手間を削減できる
• 遠方の施設管理会社や清掃業者とも契約手続きを進めやすい
• 契約書の保管や検索を効率化できる
• 契約締結状況を確認しやすくなる
• 紙の契約書の紛失や管理漏れのリスクを軽減できる
• 契約変更や追加作業に関する合意内容を記録しやすい

例えば、複数のビルや商業施設を管理する企業が、それぞれの清掃業者と契約を締結する場合、電子契約を利用することで契約書の管理を一元化しやすくなります。また、特別清掃では、作業内容の変更や追加料金の承諾が必要になる場合があります。電子契約サービスを活用すれば、こうした合意内容を電子的に記録し、後から確認することも可能です。ただし、電子契約を利用する場合には、契約当事者の本人確認、電子署名等の方法、記録の保存、電子帳簿保存法その他適用される法令への対応を確認する必要があります。

特別清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 特別清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？

特別清掃契約について、すべての取引で独立した契約書の作成が一律に義務付けられているわけではありません。ただし、取引内容によっては、適用法令に基づく取引条件の明示や書面等の交付が必要になる場合があります。また、契約書を作成することで、作業範囲、料金、安全管理、責任分担などを明確にできるため、実務上は書面又は電子契約によって契約内容を記録しておくことが望まれます。

Q2. 特別清掃契約書と清掃業務委託契約書は同じですか？

特別清掃契約書は、清掃業務委託契約書の一種と考えられます。一般的な清掃業務委託契約書が日常清掃や定期清掃を含む幅広い業務を対象とするのに対し、特別清掃契約書は専門的な清掃作業に必要な条件を重点的に定めるものです。

Q3. 清掃後に汚れが残った場合、再清掃は必要ですか？

再清掃が必要かどうかは、契約内容、清掃対象物の状態、作業方法、清掃業者の責任の有無などによって異なります。契約で合意した清掃内容が適切に実施されていない場合には、再清掃などの対応が必要となる可能性があります。一方、経年劣化や素材内部への汚れの浸透など、通常の清掃では改善が困難な状態については、契約上の保証内容を踏まえて判断する必要があります。

Q4. 作業開始後に追加料金を請求できますか？

追加料金の請求は、契約内容や追加作業に関する合意の有無によって判断されます。清掃業者が一方的に追加作業を実施して料金を請求すると、トラブルにつながる可能性があります。そのため、追加作業が必要になった場合には、作業内容、追加金額、作業時間などを依頼者に説明し、事前に承諾を得ることが重要です。

Q5. 特別清掃契約書は電子契約でも有効ですか？

特別清掃契約書は、法令上特別な方式が必要とされる場合を除き、電子契約によって締結することができます。ただし、電子契約の有効性や証拠力を確保するためには、契約当事者の意思確認、契約内容の記録、適切な保存方法などに注意する必要があります。

まとめ

特別清掃契約書は、清掃業者やビルメンテナンス会社が専門的な清掃業務を受託する際に、作業内容、委託料、安全管理、責任分担などを明確にするための重要な契約書です。床面洗浄、ワックス清掃、ガラス清掃、高所清掃などの特別清掃では、作業対象物の状態や施設環境によって、作業方法や費用が変わる場合があります。そのため、契約書を作成する際には、特に次の事項を確認することが重要です。

• 清掃対象施設と作業範囲を具体的に定める
• 作業内容、清掃方法、使用資機材を明確にする
• 委託料と追加料金の発生条件を整理する
• 清掃品質と仕上がりに関する認識を統一する
• 安全管理と事故発生時の対応を定める
• 設備損傷や清掃不備に関する責任分担を明確にする
• 作業完了後の検収方法を定める
• キャンセルや契約解除の条件を確認する

これらの事項を契約書に盛り込むことで、依頼者と清掃業者の双方が契約条件を理解し、清掃業務を円滑に進めやすくなります。また、電子契約サービスを活用すれば、契約締結から保管、管理までの手続きを効率化することも可能です。特別清掃契約書のひな形を利用する際には、実際の作業内容、施設の状況、取引条件に合わせて条項を調整し、必要に応じて弁護士その他の専門家に確認することをおすすめします。