定期清掃年間契約書

定期清掃年間契約書とは？

定期清掃年間契約書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社が、オフィスビル、マンション、商業施設、店舗、工場などの清掃業務を年間契約で受託する際に、委託者と受託者の間で締結する契約書です。建物や施設の清潔な環境を維持するためには、床面洗浄、ワックス清掃、カーペット洗浄、ガラス清掃などを定期的に実施する必要があります。これらの清掃業務を年間を通じて継続的に依頼する場合、作業内容や実施頻度、料金、責任範囲などを明確にしておくことが重要です。定期清掃年間契約書では、主に以下の事項を定めます。

• 清掃対象となる建物や施設の名称・所在地
• 清掃箇所、作業内容及び作業範囲
• 年間清掃スケジュールと実施頻度
• 清掃作業の実施日時及び変更方法
• 年間委託料、月額料金及び支払条件
• 清掃品質の基準と作業完了後の確認方法
• 作業中の事故や設備破損に関する責任
• 契約期間、自動更新及び中途解約の条件

定期清掃は単発の清掃依頼とは異なり、一定期間にわたって継続的な業務が発生します。そのため、契約時点で年間の作業計画や費用負担を整理しておくことで、委託者と清掃業者の認識の相違を防ぐことができます。また、年間契約書を作成することは、清掃業者にとっても安定した業務計画や人員配置、売上管理を行ううえで役立ちます。

定期清掃年間契約書が必要となるケース

定期清掃年間契約書は、建物や施設の清掃を継続的に外部業者へ委託する場合に利用されます。特に、清掃対象が広範囲に及ぶ施設や、複数の清掃作業を年間スケジュールに沿って実施する施設では、契約条件を文書化しておくことが重要です。

1. オフィスビルの定期清掃を委託する場合

オフィスビルでは、エントランス、廊下、階段、共用トイレ、床面、窓ガラスなど、さまざまな箇所で定期的な清掃が必要となります。日常清掃では対応できない床面洗浄やワックス塗布、カーペット洗浄などを年間契約で委託する場合、作業内容や実施頻度を明確にする必要があります。例えば、床面洗浄を年4回、ガラス清掃を年2回実施する場合、それぞれの作業時期や対象範囲を契約書に記載しておくことで、年間を通じた計画的な清掃が可能になります。

2. マンションの共用部分を清掃する場合

マンションでは、管理組合や管理会社が清掃業者と年間契約を締結するケースがあります。主な清掃対象は、次のとおりです。

• エントランスや共用廊下の床面
• 階段や手すり
• エレベーターホール
• 共用部分のガラスやサッシ
• 駐車場や駐輪場の清掃対象区域

マンションでは居住者が日常的に共用部分を利用するため、清掃日時や作業時の安全対策についても定めておくことが望まれます。また、管理組合の予算管理に合わせて年間委託料を設定することで、清掃費用を把握しやすくなります。

3. 商業施設や店舗の清掃を委託する場合

商業施設や店舗では、営業時間中の清掃作業が利用者の通行や営業活動に影響する場合があります。そのため、営業時間外の作業、夜間清掃、休日清掃などの条件を契約書に定めることが重要です。特に、大型商業施設では清掃箇所によって作業方法が異なるため、清掃仕様書を別途作成して管理する方法が有効です。

4. 工場や事業所の定期清掃を委託する場合

工場や事業所では、床面の汚れ、粉じん、油汚れなど、施設の用途に応じた清掃が必要となります。一般的な清掃方法では対応できない特殊な汚れや設備周辺の清掃については、作業範囲、使用薬剤、安全対策などを明確にする必要があります。また、工場内の設備や機械に影響を与えないよう、立入禁止区域や作業上の注意事項を事前に共有することが重要です。

定期清掃年間契約書と単発清掃契約書の違い

定期清掃年間契約書と単発清掃契約書は、いずれも清掃業務の委託条件を定める契約書ですが、契約期間や作業回数、料金体系などに違いがあります。

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年間契約では、複数回の清掃業務をまとめて契約するため、作業頻度や年間費用を事前に把握しやすいという特徴があります。
一方、単発契約は必要なときだけ清掃を依頼する形式であり、臨時清掃や特別清掃などに適しています。

定期清掃年間契約書に盛り込むべき主な条項

定期清掃年間契約書を作成する際は、清掃業務の内容だけでなく、契約期間中に発生する可能性がある変更やトラブルにも対応できる条項を設けることが重要です。主な条項は以下のとおりです。

• 目的条項：契約の目的と業務の基本的な位置付けを定める
• 対象物件条項：清掃対象となる建物や施設を特定する
• 委託業務条項：清掃業務の具体的な内容を定める
• 作業範囲条項：清掃対象箇所と実施頻度を明確にする
• 年間清掃計画条項：作業スケジュールと変更方法を定める
• 業務実施体制条項：作業責任者や人員配置について定める
• 委託料条項：年間料金、支払方法、追加費用を定める
• 清掃品質条項：作業基準と不備があった場合の対応を定める
• 損害賠償条項：事故や設備破損時の責任を明確にする
• 再委託条項：第三者への業務委託に関する条件を定める
• 秘密保持条項：施設内で知り得た情報の取扱いを定める
• 契約期間条項：年間契約の有効期間と更新条件を定める
• 中途解約条項：契約途中で終了する場合の手続きを定める
• 契約解除条項：重大な契約違反などが発生した場合の対応を定める

これらの条項を体系的に整理することで、委託者と清掃業者の双方が契約条件を把握しやすくなります。

定期清掃年間契約書の重要条項と実務上のポイント

1. 清掃範囲・作業内容に関する条項

清掃範囲は、定期清掃年間契約書の中でも特に重要な項目です。例えば、床面清掃と記載するだけでは、床面の洗浄のみを行うのか、ワックス塗布まで含むのかが明確ではありません。また、ガラス清掃についても、室内側のみなのか、外側まで含むのかによって作業内容や費用が異なります。そのため、契約書には清掃箇所、作業内容、実施頻度を具体的に記載することが重要です。必要に応じて、次のような清掃仕様書を作成します。なお、上記の実施頻度は記載例であり、実際には施設の利用状況や汚れの程度に応じて設定します。

2. 年間清掃計画に関する条項

年間契約では、清掃業務をいつ実施するのかを明確にする必要があります。例えば、床面洗浄を3か月ごとに実施する場合や、ガラス清掃を春と秋に実施する場合など、作業内容に応じた年間計画を作成します。ただし、実際の作業日は天候や施設の利用状況によって変更される場合があります。そのため、年間計画に加えて、次の事項を定めておくことが重要です。

• 作業予定日の通知期限
• 作業日時を変更する場合の連絡方法
• 悪天候などによる延期の取扱い
• 委託者の都合による変更や中止の条件
• 代替作業日の決定方法

年間スケジュールを契約書に添付することで、双方が作業予定を確認しやすくなります。

3. 委託料・支払条件に関する条項

定期清掃の年間契約では、年間委託料を設定し、月額払い又は作業ごとの支払いとするケースがあります。委託料については、次の事項を明確にする必要があります。

• 年間委託料の総額
• 月額料金又は作業ごとの料金
• 消費税の取扱い
• 支払期限及び支払方法
• 振込手数料の負担者
• 追加清掃が発生した場合の費用
• 夜間・休日作業に伴う追加料金

特に注意したいのは、契約に含まれない追加業務の取扱いです。例えば、契約時に予定していなかった特殊清掃や臨時清掃が必要となった場合、事前に見積りを提示し、委託者の承諾を得てから作業を実施する仕組みが望まれます。また、人件費や清掃資材費の変動に備え、委託料の改定について協議できる条項を設けることも有効です。

4. 清掃品質・作業完了確認に関する条項

清掃業務では、作業完了後の仕上がりについて認識の相違が生じることがあります。例えば、長期間蓄積した汚れや床材の変色は、通常の清掃では完全に除去できない場合があります。そのため、契約書では清掃業者が実施する作業の基準と、仕上がりに関する責任範囲を明確にすることが重要です。また、作業完了後には、作業報告書を提出する仕組みを設けると管理しやすくなります。作業報告書には、実施日時、作業箇所、作業内容、異常の有無などを記録します。作業不備が確認された場合の再清掃や補修の対応についても、契約書で定めておくことが望まれます。

5. 事故・損害賠償に関する条項

定期清掃では、床面洗浄機や脚立、清掃薬剤などを使用することがあり、作業中に事故や設備破損が発生する可能性があります。想定される事故には、次のようなものがあります。

• 清掃機械による床材や壁面の損傷
• 洗剤や薬剤による設備・備品の変色
• 作業中のガラスや什器の破損
• 濡れた床面での転倒事故
• 高所清掃中の器具の落下
• 鍵や入館カードの紛失

契約書では、清掃業者の故意又は過失によって損害が発生した場合の責任を定めます。
一方、既存設備の経年劣化や、清掃業者の責任によらない損傷については、責任の有無を適切に区別する必要があります。
また、賠償責任保険への加入状況を確認しておくことで、事故発生時の対応を円滑に進めやすくなります。

6. 再委託に関する条項

清掃業者が専門的な作業を別の業者へ依頼する場合、再委託に関するルールを定めておくことが重要です。例えば、高所ガラス清掃や特殊な床面洗浄などを専門業者へ依頼するケースがあります。再委託を認める場合は、事前承諾の要否、再委託先の管理、事故発生時の責任などを明確にします。また、再委託先に対しても、秘密保持義務や安全管理義務を遵守させる必要があります。

7. 契約期間・自動更新に関する条項

定期清掃年間契約書では、契約期間を1年間とし、一定の条件で自動更新する形式が考えられます。例えば、契約満了日の30日前までに更新拒絶の通知がない場合、同一条件でさらに1年間更新するという定め方です。ただし、自動更新を採用する場合は、更新拒絶の通知期限や通知方法を明確にする必要があります。また、更新時に清掃範囲や委託料を変更する可能性がある場合は、双方の合意によって契約条件を改定できる仕組みを設けておくことが望まれます。

8. 中途解約に関する条項

年間契約では、契約期間の途中で清掃業務を終了する場合があります。例えば、建物の売却、管理会社の変更、施設の閉鎖、清掃業務の内製化などが考えられます。このような場合に備えて、契約書には中途解約の条件を定めておくことが重要です。具体的には、次の事項を整理します。

• 中途解約の事前通知期限
• 解約通知の方法
• 実施済み清掃業務の料金精算
• 前払委託料の返還方法
• 既に発生した合理的な費用の負担
• 貸与物品や鍵の返還方法

中途解約の条件を明確にすることで、契約終了時の費用や手続きに関するトラブルを防ぎやすくなります。

定期清掃年間契約書を作成する際の注意点

1. 日常清掃と定期清掃の範囲を区別する

清掃業務には、日常清掃と定期清掃があります。日常清掃は、床の掃き拭き、ゴミ回収、トイレ清掃など、日常的に実施する清掃業務を指すことが一般的です。一方、定期清掃は、床面の機械洗浄、ワックス塗布、ガラス清掃など、一定の周期で実施する専門的な清掃を指します。年間契約書を作成する際は、どちらの業務が含まれているのかを明確にすることが重要です。

2. 清掃対象外の箇所を明確にする

清掃対象の範囲が曖昧な場合、契約後に追加作業を求められることがあります。例えば、窓ガラス清掃を契約していても、高所部分や外壁面、サッシ内部まで含まれるとは限りません。そのため、清掃対象箇所だけでなく、対象外となる箇所についても必要に応じて明記することが望まれます。

3. 作業日時と施設利用者への配慮を定める

オフィスビルや商業施設、マンションなどでは、清掃作業が利用者の通行や施設の運営に影響する場合があります。作業時間帯、立入制限、騒音対策、安全表示などについて、事前に取り決めておくことが重要です。特に床面洗浄やワックス清掃では、作業後の乾燥時間を考慮した計画が必要となります。

4. 清掃業務に関係する法令を確認する

清掃業務では、作業内容や施設の種類に応じて、関係法令の確認が必要となります。例えば、建築物における衛生的環境の確保に関する法律（建築物衛生法）、労働安全衛生法、廃棄物処理法、個人情報保護法などが関係する場合があります。また、建築物清掃業の登録制度は、清掃業務を行うすべての事業者に一律に登録を義務付けるものではありませんが、登録事業者として業務を行う場合は所定の基準を満たす必要があります。廃棄物の収集運搬や処分を清掃業務に含める場合は、必要な許可や処理責任についても確認しなければなりません。

5. 契約内容と清掃仕様書を一致させる

年間契約書とは別に清掃仕様書や年間作業計画表を作成する場合、各書類の内容に矛盾が生じないよう注意が必要です。特に、清掃面積、作業頻度、実施時間、料金、追加作業の取扱いについては、契約書と仕様書を照合することが重要です。変更が発生した場合は、口頭でのやり取りだけでなく、変更合意書や電子メールなど、内容を確認できる方法で記録を残すことが望まれます。

定期清掃年間契約書を電子契約で締結するメリット

定期清掃年間契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。清掃業者やビルメンテナンス会社では、複数の顧客や管理物件について年間契約を締結することがあるため、契約書の管理を効率化することが重要です。電子契約を活用することで、次のようなメリットが期待できます。

• 契約書の印刷、郵送、保管にかかる作業を削減できる
• 遠方の管理会社や施設所有者とも契約を締結しやすい
• 契約締結日や契約内容を電子データで確認できる
• 年間契約の更新時に過去の契約内容を参照しやすい
• 契約書の紛失や保管場所の分散を防ぎやすい
• 契約変更時の合意内容を記録として残しやすい

また、一定の要件を満たす電子契約であれば、紙の課税文書に対する印紙税が発生しないという利点もあります。ただし、電子契約の法的有効性や証拠力、保存方法については、利用する電子契約サービスの仕組みや関係法令を確認することが重要です。

定期清掃年間契約書に関するよくある質問

Q1. 定期清掃の年間契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な定期清掃の委託契約について、すべての場合に書面による契約書の作成が義務付けられているわけではありません。ただし、継続的な清掃業務では、作業内容、料金、契約期間、責任範囲などについて認識の相違が生じる可能性があります。そのため、年間契約書を作成し、双方の合意内容を明確にしておくことが推奨されます。なお、取引当事者や契約内容によっては、別途、取引条件の明示などに関する法令上の義務が生じる場合があります。

Q2. 年間契約でも毎回の作業報告書は必要ですか？

すべての定期清掃契約で作業報告書の提出が法令上義務付けられているわけではありませんが、作業内容や実施状況を確認するために作成することが望まれます。特に、複数の清掃箇所や作業項目がある場合、作業報告書を残すことで履行状況を把握しやすくなります。

Q3. 年間契約の途中で清掃回数を変更できますか？

甲乙双方が合意すれば、契約期間中に清掃回数や作業内容を変更することができます。ただし、作業回数の変更によって委託料が変わる場合は、変更後の料金や適用開始日についても合意する必要があります。変更内容は、契約変更合意書などで記録しておくことが望まれます。

Q4. 定期清掃の年間契約は自動更新できますか？

契約書に自動更新条項を設けることで、一定の条件に従って契約を更新することができます。ただし、更新拒絶の通知期限、更新後の契約期間、料金変更の方法などを明確にしておくことが重要です。

Q5. 清掃中に建物や設備を破損した場合はどうなりますか？

清掃業者の故意又は過失によって建物や設備に損害が発生した場合、契約内容や関係法令に従い、清掃業者が損害賠償責任を負うことがあります。一方、既存設備の経年劣化や清掃業者の責任によらない損傷については、具体的な事情に応じて責任の有無を判断する必要があります。

まとめ

定期清掃年間契約書は、清掃業者やビルメンテナンス会社が、建物や施設の清掃業務を継続的に受託する際に、業務内容や取引条件を明確にするための重要な契約書です。特に、年間の清掃スケジュール、清掃対象範囲、実施頻度、委託料、作業品質、事故対応、契約更新及び中途解約について、具体的に定めておくことが重要です。また、清掃仕様書や年間作業計画表を併用することで、実際の作業内容をより明確に管理できます。定期清掃年間契約書を適切に整備することは、委託者にとっては施設管理の安定化につながり、清掃業者にとっては継続的な取引関係の構築や業務管理の効率化につながります。契約内容は施設の用途や清掃業務の特性によって異なるため、ひな形をそのまま使用するのではなく、実際の取引条件に合わせて調整することが大切です。