清掃資材費に関する合意書

清掃資材費に関する合意書とは？

清掃資材費に関する合意書とは、清掃業・ビルメンテナンス業において、清掃業務に使用する洗剤、薬剤、モップ、ゴミ袋、衛生消耗品などの費用負担や調達方法、精算条件を明確にするための書類です。ビルやマンション、オフィス、商業施設などの清掃業務では、清掃会社が資材を購入する場合と、施設管理者や委託者が資材を支給する場合があります。しかし、清掃資材費の負担について明確な取り決めがないと、追加費用の請求や資材の購入範囲、在庫管理などをめぐってトラブルが発生する可能性があります。そのため、清掃業務委託契約書とは別に、清掃資材費に関する合意書を作成し、具体的な費用負担や管理方法を定めておくことが重要です。主に、次のような事項を取り決めます。

• 清掃資材の種類と対象範囲
• 委託者と清掃会社の費用負担区分
• 清掃資材の購入・調達方法
• 清掃資材費の算定方法と支払条件
• 追加資材が必要になった場合の対応
• 清掃資材の在庫管理と所有権
• 資材価格が変動した場合の費用見直し
• 契約終了時の未使用資材の取扱い

清掃資材費に関する合意書を整備することで、委託者と受託者の責任範囲が明確になり、清掃業務を円滑に進めやすくなります。

清掃資材費に関する合意書が必要となるケース

清掃資材費に関する合意書は、清掃業務を外部委託する場合や、清掃資材の購入費用を委託者と受託者で分担する場合などに活用されます。特に、次のようなケースでは作成を検討するとよいでしょう。

1. ビルやオフィスの清掃業務を委託する場合

オフィスビルや商業施設の日常清掃では、洗剤、モップ、ゴミ袋、トイレットペーパーなど、さまざまな清掃資材が必要になります。これらの費用を清掃会社が負担するのか、施設管理者が負担するのかを明確にしておくことで、委託料に含まれる費用の範囲を整理できます。

2. 清掃会社が資材を立替購入する場合

清掃会社が委託者に代わって清掃資材を購入し、後日その費用を請求する場合にも合意書が役立ちます。購入前の承認方法、請求書の提出期限、領収書の取扱い、支払期限などを定めておくことで、精算時のトラブルを防止できます。

3. 清掃資材の価格が上昇した場合

洗剤や衛生消耗品などの価格は、原材料費や物流費の変動によって上昇することがあります。清掃資材費を月額固定で設定している場合、価格上昇によって清掃会社の負担が増える可能性があります。そのため、費用の見直しを申し入れる条件や協議方法をあらかじめ定めておくことが重要です。

4. 特別清掃や緊急清掃を実施する場合

通常の清掃業務とは別に、床面のワックス剥離、感染症対策清掃、災害後の清掃などを実施する場合、特殊な薬剤や追加資材が必要になることがあります。こうした追加費用について、事前承認や精算方法を明確にすることで、想定外の費用負担を防止できます。

清掃資材費に関する合意書に記載すべき主な条項

清掃資材費に関する合意書には、費用負担だけでなく、調達、使用、管理、精算までを含めた内容を定めることが重要です。主な条項とその内容は次のとおりです。

これらの事項を整理しておくことで、清掃資材費の管理がしやすくなり、契約当事者間の認識の相違を減らすことができます。

清掃資材費に関する合意書の重要条項と解説

1. 清掃資材の範囲に関する条項

清掃資材の範囲を定める条項では、合意書の対象となる資材を具体的に明記します。清掃業務で使用するものには、洗剤や薬剤などの消耗品だけでなく、モップ、クロス、ブラシ、作業用手袋なども含まれます。一方、業務用掃除機やポリッシャー、高圧洗浄機などの清掃機械は、一般的な消耗品とは性質が異なります。そのため、次のように分類しておくと管理しやすくなります。

• 洗剤・薬剤類：洗剤、漂白剤、除菌剤、ワックスなど
• 清掃用品類：モップ、クロス、スポンジ、ブラシなど
• 衛生消耗品類：ゴミ袋、ペーパータオル、トイレットペーパーなど
• 作業用保護具：ゴム手袋、マスク、保護メガネなど
• 機械用消耗品：交換用パッド、フィルター、ブラシなど

清掃機械本体や耐久性のある設備を対象に含める場合は、その費用負担や所有権について別途定めることが望ましいでしょう。

2. 清掃資材費の負担区分に関する条項

清掃資材費の負担区分は、合意書の中でも特に重要な事項です。例えば、清掃会社が洗剤やモップを負担し、施設管理者がトイレットペーパーやゴミ袋を負担するなど、資材の種類によって負担者が異なる場合があります。費用負担の方法には、主に次のようなものがあります。

• 委託者が清掃資材を購入し、清掃会社に支給する方法
• 清掃会社が資材を購入し、その費用を負担する方法
• 清掃会社が資材を立替購入し、委託者に実費請求する方法
• 資材の種類ごとに費用負担者を分ける方法

清掃業務委託料に資材費が含まれている場合は、二重請求が発生しないよう、委託料に含まれる資材の範囲を明確にする必要があります。

3. 清掃資材の調達方法に関する条項

清掃資材の調達方法を定める条項では、誰が資材を購入するのか、購入前に承認が必要か、どのような製品を使用するのかを取り決めます。特に、委託者が費用を負担する場合、清掃会社が自由に資材を購入できる仕組みでは、想定外の費用が発生する可能性があります。そのため、購入前に次の事項を確認する運用が考えられます。

• 購入する資材の種類
• メーカー・製品名・規格
• 購入予定数量
• 単価及び合計金額
• 使用目的
• 購入予定日

また、施設の床材や設備に適さない薬剤を使用すると、変色や腐食などの問題が発生する可能性があります。清掃資材の価格だけでなく、安全性や施設への適合性も考慮して選定することが重要です。

4. 清掃資材費の算定及び精算に関する条項

清掃資材費の算定方法には、実費精算方式、月額固定方式、業務委託料込み方式、個別見積方式などがあります。それぞれの特徴は次のとおりです。

実費精算方式では、領収書や購入明細などの証憑書類を提出する仕組みが適しています。月額固定方式では、通常の清掃に必要な資材費を予測しやすい一方、資材価格の変動によって実際の費用との差が生じることがあります。また、清掃会社が資材費に管理手数料を加算する場合は、その計算方法や金額について事前に合意しておくことが重要です。

5. 追加資材費に関する条項

通常の清掃業務では使用しない特殊な薬剤や資材が必要になった場合、その費用を誰が負担するかが問題となることがあります。例えば、床面の剥離洗浄や大規模な汚損対応では、通常より多くの薬剤や清掃用品が必要になる場合があります。このような場合に備え、追加資材の購入前に見積書を提出し、委託者の承認を得ることを原則として定めておくとよいでしょう。ただし、漏水事故や災害対応など緊急性が高い場合には、事前承認が困難なこともあります。そのため、緊急時の購入権限、事後報告の期限、費用負担の協議方法なども整理しておくことが重要です。

6. 在庫管理及び所有権に関する条項

清掃資材の在庫管理についても、合意書で取り決めておくことが望ましいでしょう。特に、委託者が購入した資材を清掃会社が保管・使用する場合、資材の所有権と管理責任を区別する必要があります。例えば、委託者が購入した洗剤や衛生消耗品については、原則として委託者に所有権を帰属させる方法が考えられます。一方、清掃会社が自己負担で購入した資材については、清掃会社に所有権を帰属させることが一般的な整理方法の一つです。また、契約終了時に未使用の資材が残っている場合に備え、返還、引取り、処分の方法を明確にしておくことも重要です。

7. 価格変動及び費用改定に関する条項

清掃資材の価格は、原材料価格、為替相場、物流費、製造コストなどの影響を受けて変動します。長期間にわたる清掃業務委託契約では、契約締結時の資材価格と実際の購入価格に大きな差が生じる可能性があります。そのため、一定の条件を満たした場合に清掃資材費の見直しを申し入れることができる条項を設けておくとよいでしょう。費用改定の際には、次の事項を確認します。

• 価格改定の対象となる清掃資材
• 価格上昇又は下落の内容
• 改定を必要とする理由
• 新たな費用負担額
• 改定後の適用開始日
• 改定内容の合意方法

なお、取引内容や当事者の規模によっては、中小受託取引適正化法などの関係法令への対応が必要になる場合があります。価格協議に関する法令上の義務がある場合は、合意書の定めにかかわらず、適切に対応する必要があります。

清掃資材費に関する合意書を作成する際の注意点

清掃資材費に関する合意書を作成する際には、単に費用負担者を記載するだけでなく、既存の清掃業務委託契約との整合性や実際の業務運用を確認することが重要です。特に、次の点に注意しましょう。

1. 清掃業務委託契約書との整合性を確認する

清掃資材費に関する合意書は、清掃業務委託契約書に付随して作成されることが多い書類です。そのため、既存契約で清掃資材費が委託料に含まれている場合、新たな合意書で別途請求する内容を定めると、契約内容に矛盾が生じる可能性があります。既存契約との優先関係を明確にし、必要に応じて契約変更の手続きを行いましょう。

2. 費用負担の対象を具体的に記載する

「清掃資材費は委託者が負担する」とだけ記載した場合、どの資材まで対象となるのか判断が難しくなることがあります。洗剤、ゴミ袋、衛生消耗品、機械用消耗部品など、資材の種類ごとに費用負担者を明記することが重要です。必要に応じて、清掃資材一覧表を別紙として添付すると管理しやすくなります。

3. 請求書や領収書の取扱いを定める

実費精算方式を採用する場合、購入金額を確認するための資料が必要になります。請求書、領収書、納品書、購入明細などの提出方法を定め、費用の透明性を確保しましょう。また、消費税の取扱いやインボイス制度への対応についても、実際の取引内容に応じて確認することが重要です。

4. 清掃資材の安全性を確認する

清掃業務では、洗剤や薬剤の誤使用によって、施設の設備や利用者に損害が生じる可能性があります。清掃資材の選定、保管、使用、廃棄については、関係法令や製品の安全基準に従う必要があります。特に化学物質を含む薬剤については、安全データシート（SDS）などを確認し、適切な管理を行いましょう。

5. 契約終了時の資材の取扱いを決める

清掃業務委託契約が終了した際、未使用の洗剤や消耗品が残ることがあります。これらの資材について、所有者への返還、引取り、処分などの方法を事前に決めておくことが重要です。また、未精算の清掃資材費がある場合の請求期限や支払方法も整理しておくと、契約終了後のトラブルを防止しやすくなります。

清掃資材費に関する合意書を電子契約で締結するメリット

清掃資材費に関する合意書は、紙の書面だけでなく、電子契約によって締結することもできます。特に、複数の建物や施設を管理する清掃会社では、施設ごとに資材費の負担条件が異なることがあります。電子契約を活用することで、合意書の作成、締結、保存、検索などを効率化できます。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷・郵送・保管にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の委託者や清掃会社とも契約を締結しやすい
• 施設ごとの清掃資材費の負担条件を管理しやすい
• 資材価格の変更に伴う合意書の更新を進めやすい
• 契約内容や締結履歴を確認しやすい
• 紙の契約書の紛失リスクを軽減できる

電子契約サービス「mysign（マイサイン）」を活用すれば、清掃資材費に関する合意書を電子的に締結・管理する運用を検討できます。なお、電子契約を利用する場合も、契約当事者の意思確認や締結権限、電子データの保存方法などについて適切に対応する必要があります。

清掃資材費に関する合意書についてよくある質問

Q1. 清掃資材費に関する合意書は必ず作成する必要がありますか？

清掃資材費に関する独立した合意書の作成が、すべての清掃業務委託契約で法律上義務付けられているわけではありません。ただし、資材費の負担区分や精算方法が不明確な場合には、トラブルを防止するために書面で取り決めておくことが望ましいでしょう。また、取引に適用される法令によっては、取引条件の明示などが必要になる場合があります。

Q2. 清掃資材費は清掃業務委託料に含めてもよいですか？

清掃資材費を清掃業務委託料に含めることは可能です。ただし、どの資材が委託料に含まれるのか、追加資材費を別途請求できるのかなどを明確にしておく必要があります。

Q3. 清掃資材の価格が上がった場合、追加請求できますか？

追加請求の可否は、原契約や合意書の内容、当事者間の協議結果、適用される法令などによって異なります。価格上昇が生じた場合には、購入価格の変動を示す資料を用意し、費用改定について協議することが重要です。

Q4. 清掃資材費に関する合意書は電子契約でも有効ですか？

当事者間で適切に合意が成立していれば、電子契約によって締結することも可能です。ただし、電子署名の方法、締結権限、本人確認、電子データの保存などについて、実際の契約に適した方法を選択する必要があります。

まとめ

清掃資材費に関する合意書は、清掃業・ビルメンテナンス業において、清掃資材の費用負担や調達方法、精算条件を明確にするための重要な書類です。特に、清掃会社と施設管理者の間で資材費を分担する場合や、清掃会社が資材を立替購入する場合には、具体的なルールを定めておくことがトラブル防止につながります。合意書を作成する際には、次の事項を確認しましょう。

• 清掃資材の種類と対象範囲を明確にする
• 委託者と清掃会社の費用負担区分を定める
• 購入前の承認方法と精算条件を整理する
• 追加資材費の取扱いを決める
• 在庫管理と所有権の帰属を明確にする
• 価格変動時の費用見直し方法を定める
• 既存の清掃業務委託契約書との整合性を確認する

清掃資材費に関する合意書を適切に整備することで、費用負担の透明性が高まり、委託者と清掃会社の双方が安心して取引を継続しやすくなります。また、電子契約サービスを活用すれば、合意書の締結や更新、管理の効率化も期待できます。清掃業務の内容や施設の規模に応じて必要な条項を調整し、実際の運用に適した合意書を作成しましょう。