清掃時間帯に関する合意書

清掃時間帯に関する合意書とは？

清掃時間帯に関する合意書とは、清掃業者と清掃業務を委託する企業・施設管理者との間で、清掃作業を実施する曜日や時間帯、作業時間の変更、営業時間外の対応などについて取り決める書類です。清掃業・ビルメンテナンス業では、オフィスビル、商業施設、マンション、病院、学校など、さまざまな施設で清掃業務が行われています。施設によって営業時間や利用者の動線、入退館のルールが異なるため、清掃作業を実施する時間帯を事前に明確にしておくことが重要です。特に、営業時間中の清掃や夜間清掃では、施設利用者への配慮、安全管理、騒音対策などが求められます。また、施設のイベントや設備点検などによって清掃時間帯を変更する必要が生じる場合もあります。清掃時間帯に関する合意書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃業務を実施する曜日や開始・終了時刻を明確にする
• 営業時間中や夜間の清掃に関する条件を整理する
• 清掃時間帯を変更する際の手続を定める
• 作業時間の延長や追加料金の取扱いを明確にする
• 入退館方法や施設利用上のルールを共有する
• 清掃業者と委託者の認識の相違によるトラブルを防止する

清掃時間帯に関する合意書は、清掃業務委託契約書を補足する書類として利用することができ、日常清掃や定期清掃などの継続的な業務において特に役立ちます。

清掃時間帯に関する合意書が必要となるケース

清掃時間帯に関する合意書は、清掃業務の実施時間について細かな調整が必要な場合や、施設運営との兼ね合いを明確にしたい場合に活用できます。

1. オフィスビルの日常清掃を委託する場合

オフィスビルでは、従業員の出勤前、昼休み、退勤後などに清掃を実施することがあります。清掃時間帯を明確にしていないと、会議中に清掃機械の音が発生したり、従業員の通行を妨げたりする可能性があります。そのため、清掃実施曜日、開始時刻、終了時刻、作業対象区域などを事前に合意しておくことが重要です。

2. 商業施設で営業時間外の清掃を実施する場合

ショッピングモールや商業施設では、来店客への影響を避けるため、開店前や閉店後に清掃業務を実施するケースがあります。このような場合、清掃時間帯だけでなく、従業員用出入口の使用方法、警備システムの解除・設定、鍵の管理などについても取り決める必要があります。また、営業時間の変更や特別営業日に合わせて清掃時間帯を調整する場合の手続も定めておくと、業務を円滑に進めやすくなります。

3. マンションや集合住宅で共用部分を清掃する場合

マンションの共用廊下、階段、エントランス、エレベーターホールなどの清掃では、居住者の生活時間への配慮が必要です。早朝や夜間に大きな音を伴う作業を行うと、騒音に関する苦情につながる可能性があります。清掃時間帯に関する合意書で作業可能な時間を定めることで、居住者への影響を抑えながら清掃業務を実施できます。

4. 病院や介護施設で清掃業務を実施する場合

病院や介護施設では、診療時間、食事時間、面会時間、利用者の休息時間などに配慮した清掃計画が求められます。施設の運営状況によっては、清掃作業を一時的に中断したり、実施時間帯を変更したりする必要があります。そのため、通常の清掃時間帯に加え、緊急時の対応や作業中断時の連絡方法などを定めておくことが有効です。

5. 夜間清掃や早朝清掃を実施する場合

夜間清掃や早朝清掃では、通常の営業時間中とは異なる管理上の注意が必要です。

• 施設の施錠及び警備管理
• 作業員の入退館記録
• 清掃機械による騒音や振動への配慮
• 作業員の安全確保
• 清掃終了後の設備確認
• 予定時間を超えた場合の対応

これらの事項を事前に取り決めることで、営業時間外の清掃に伴うリスクを軽減できます。

清掃時間帯に関する合意書に盛り込むべき主な条項

清掃時間帯に関する合意書を作成する際は、清掃業務の実施条件を具体的に記載することが重要です。主な条項は次のとおりです。

これらの条項を整理することで、清掃業者と委託者の双方が清掃業務の実施条件を把握しやすくなります。

清掃時間帯に関する合意書の条項ごとの解説

1. 清掃実施時間帯に関する条項

清掃実施時間帯は、合意書の中心となる重要な項目です。清掃作業を行う曜日、開始時刻、終了時刻、1回当たりの予定作業時間などを具体的に記載します。例えば、平日の午前7時から午前9時まで清掃する場合は、その曜日と時間を明示します。また、祝日や年末年始の清掃についても、通常どおり実施するのか、休止するのか、別途協議するのかを決めておくことが重要です。清掃時間帯には、実際の清掃作業だけでなく、機材の準備や後片付けを含めるかどうかについても確認しておくと、作業終了時刻をめぐる認識の相違を防止できます。

2. 清掃時間帯の変更に関する条項

施設の営業時間変更、イベント開催、設備点検などにより、通常の清掃時間帯で作業できない場合があります。そのため、清掃時間帯を変更する際の通知期限や承諾方法を定めておくことが重要です。例えば、変更希望日の3営業日前までに相手方へ連絡し、双方の合意を得て変更する方法が考えられます。ただし、通知期限は施設の運営状況や清掃業者の人員配置に応じて設定する必要があります。継続的に清掃時間帯を変更する場合は、変更後の条件を電子メールや合意書などで記録しておくとよいでしょう。

3. 営業時間中の清掃に関する条項

営業時間中に清掃を実施する場合、施設利用者の安全と利便性への配慮が必要です。特に、床面洗浄、ワックス塗布、大型清掃機械の使用などは、通行制限や騒音が発生する可能性があります。合意書には、必要に応じて次の事項を定めます。

• 清掃作業を実施できる区域
• 清掃機械を使用できる時間帯
• 利用者の通行を確保する方法
• 作業中断を求められた場合の対応
• 作業時間が延長した場合の費用負担

施設の運営を優先する必要がある場合でも、清掃業者に過度な負担が生じないよう、時間変更や追加費用について双方で協議できる仕組みを設けることが重要です。

4. 夜間清掃・早朝清掃に関する条項

夜間清掃や早朝清掃では、防犯管理や騒音対策が重要になります。特に、施設の営業時間外に作業員が入館する場合は、出入口の指定、警備システムの操作、鍵の管理などを明確にする必要があります。また、清掃機械の稼働音や振動が近隣住民に影響を及ぼす可能性がある場合は、作業方法や実施時間帯を調整することが望まれます。なお、清掃業者が従業員を深夜時間帯に勤務させる場合は、労働基準法に基づく深夜割増賃金など、労務管理上の義務にも注意が必要です。

5. 入退館に関する条項

清掃作業員が施設に入退館する際の手続も重要な確認事項です。特に、オフィスビルや商業施設では、施設管理者が定める入退館ルールに従う必要があります。合意書では、入館可能時刻、退館期限、使用する出入口、鍵やカードキーの管理方法などを明確にします。清掃終了後の施錠、消灯、警備システムの設定などについても定めておくことで、防犯上のトラブルを防止できます。

6. 作業時間の延長に関する条項

清掃対象箇所の汚損状況や設備の不具合などにより、予定時間内に清掃が完了しない場合があります。このような場合に備えて、作業時間を延長する条件や追加料金の取扱いを明確にしておくことが重要です。例えば、清掃業者が延長の必要性を委託者に報告し、事前承諾を得た場合に延長作業を実施する方法が考えられます。ただし、清掃業者自身の作業管理上の不備によって時間が延長した場合などは、当然に追加料金が発生するとは限りません。延長の原因と費用負担の関係を明確にすることで、請求時のトラブルを防止できます。

7. 緊急清掃に関する条項

漏水、汚物の発生、事故、災害などによって、通常の清掃時間帯以外に緊急清掃が必要となる場合があります。合意書では、緊急清掃の依頼方法、対応可能な時間帯、追加料金の算定方法などを定めることができます。ただし、緊急清掃への対応可否は、作業員の確保や安全性などによって異なります。そのため、清掃業者がすべての緊急依頼に対応することを無条件に約束するのではなく、対応可能な範囲や条件を明確にすることが重要です。

8. 費用及び追加料金に関する条項

清掃時間帯の変更や延長作業に伴う追加料金は、委託者と清掃業者の間で認識の相違が生じやすい項目です。追加料金が発生する条件として、次のようなケースが考えられます。

• 委託者の依頼による清掃時間帯の変更
• 通常の契約時間外に実施する追加清掃
• 清掃対象区域の追加による作業時間の延長
• 施設側の事情による待機時間の発生
• 緊急清掃に伴う特別な人員配置

追加料金については、発生条件だけでなく、金額又は算定方法を事前に明確にしておくことが望まれます。

清掃時間帯に関する合意書と清掃業務委託契約書の違い

清掃時間帯に関する合意書と清掃業務委託契約書は、取り決める内容や役割が異なります。

清掃業務委託契約書は、清掃業務の内容、契約期間、報酬、損害賠償、契約解除などを定める基本契約です。一方、清掃時間帯に関する合意書は、清掃を実施する時間や変更時の対応など、時間管理に関する事項を具体的に取り決めるために利用します。両者を併用する場合は、どちらの書類を優先するかについても明確にしておくことが重要です。

清掃時間帯に関する合意書を作成する際の注意点

1. 清掃開始時刻と終了時刻を具体的に記載する

清掃時間帯を「午前中」「営業時間外」などの曖昧な表現だけで定めると、双方の認識に違いが生じる可能性があります。原則として、開始時刻と終了時刻を具体的に記載し、清掃準備や後片付けを含むかどうかも確認しましょう。

2. 施設の営業時間や管理規則を確認する

施設によっては、清掃可能な時間帯や使用できる出入口が制限されている場合があります。特に、テナントビルや商業施設では、施設管理者の承認が必要となるケースもあるため、管理規則との整合性を確認することが重要です。

3. 時間変更の通知方法を明確にする

口頭だけで清掃時間帯を変更すると、後から変更内容を確認できなくなる可能性があります。そのため、電子メール、業務連絡システム、電子契約サービスなどを活用し、変更内容を記録することが望まれます。

4. 追加料金の発生条件を明確にする

時間変更や延長作業が発生した場合に、追加料金を請求できる条件を明確にしておくことが重要です。特に、夜間・休日の特別対応、緊急清掃、待機時間などについては、事前に料金体系を確認しておくとよいでしょう。

5. 労働関係法令への対応を確認する

清掃業者が従業員を雇用している場合、清掃時間帯の設定にあたって労働基準法その他の関係法令を遵守する必要があります。深夜労働、休憩時間、時間外労働などについて適切な労務管理を行うことが重要です。また、委託者が清掃作業員に直接指揮命令を行う運用は、契約形態や実態によって労働者派遣等に関する問題が生じる可能性があるため、清掃業者を通じた連絡・調整を基本とすることが望まれます。

6. 原契約との整合性を確認する

清掃時間帯に関する合意書を既存の清掃業務委託契約書に追加する場合は、契約内容が矛盾しないよう注意が必要です。特に、作業時間、追加料金、契約期間、変更手続については、原契約と合意書の内容を照合しましょう。

清掃時間帯に関する合意書を電子契約で締結するメリット

清掃時間帯に関する合意書は、紙の書類だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。清掃業・ビルメンテナンス業では、複数の施設を管理し、それぞれ異なる清掃時間帯を設定するケースも少なくありません。電子契約を活用することで、施設ごとの合意内容を管理しやすくなります。主なメリットは次のとおりです。

• 清掃時間帯の変更に関する合意をオンラインで締結できる
• 契約書の印刷、郵送、保管にかかる手間を削減できる
• 複数施設の合意書を電子データとして管理できる
• 過去の合意内容や変更履歴を確認しやすくなる
• 遠隔地の施設管理者や清掃業者とも契約手続を進めやすい

電子契約サービス「mysign」を活用すれば、清掃時間帯に関する合意書を電子的に締結・保存する運用が可能です。ただし、電子契約の利用にあたっては、当事者の合意確認、署名権限、電子記録の保存方法などを適切に管理することが重要です。

清掃時間帯に関する合意書についてよくある質問

Q1. 清掃時間帯に関する合意書は必ず作成する必要がありますか？

清掃時間帯に関する合意書の作成が、すべての清掃業務について法律上一律に義務付けられているわけではありません。ただし、清掃業務委託契約書だけでは実施時間帯や変更条件が十分に明確でない場合、別途合意書を作成することでトラブルの予防につながります。

Q2. 清掃時間帯を変更する場合は毎回合意書が必要ですか？

必ずしも毎回新しい合意書を作成する必要はありません。一時的な変更であれば、原契約や合意書に定めた方法に従い、電子メールなどで双方の承諾を確認する方法も考えられます。一方、清掃曜日や実施時間帯を継続的に変更する場合は、変更合意書などを作成することが望まれます。

Q3. 清掃時間が延長した場合、追加料金は発生しますか？

追加料金の発生は、契約内容や延長の原因によって異なります。委託者の依頼による追加作業や時間変更であれば、別途料金が発生する場合があります。一方、清掃業者側の作業管理上の問題による延長については、契約条件を踏まえて判断する必要があります。

Q4. 夜間清掃にも同じ合意書を使用できますか？

夜間清掃にも利用できます。ただし、通常の清掃時間帯に関する条件に加えて、入退館管理、施錠、警備システム、騒音対策、安全管理などの事項を具体的に定めることが重要です。

Q5. 清掃時間帯に関する合意書は電子契約でも有効ですか？

清掃時間帯に関する合意書は、原則として電子的な方法でも締結できます。ただし、契約の成立や証拠としての取扱いを明確にするため、当事者の意思確認や電子記録の適切な保存が重要です。

まとめ

清掃時間帯に関する合意書は、清掃業者と委託者の間で、清掃業務を実施する曜日や時間帯、変更手続、作業時間の延長、入退館方法、追加料金などを明確にするための書類です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院などでは、施設の利用状況や営業時間に応じた清掃計画が求められます。清掃時間帯に関する合意書を整備することで、清掃業務の実施条件を双方で共有し、時間変更や追加費用をめぐるトラブルを予防できます。また、既存の清掃業務委託契約書と併用することで、清掃業務全体の契約条件と時間管理に関する具体的なルールを整理できます。合意書を作成する際は、施設ごとの運営状況、清掃業務の内容、入退館ルール、労働関係法令などを考慮し、実際の業務に適した内容に調整することが重要です。電子契約サービスを活用すれば、合意書の締結や保管、変更履歴の管理を効率化でき、複数施設を管理する清掃業者やビルメンテナンス会社にとっても便利です。