客室清掃契約書

客室清掃契約書とは？

客室清掃契約書とは、ホテル・旅館・宿泊施設などの運営事業者が、清掃業者やビルメンテナンス会社に客室清掃業務を委託する際に締結する契約書です。清掃業務の範囲、作業時間、品質基準、委託料、事故発生時の責任などを明確に定め、委託者と受託者の間で生じるトラブルを防止する役割があります。宿泊施設において、客室の清潔さは宿泊客の満足度や施設の評価に直結する重要な要素です。そのため、客室清掃を外部の専門業者へ委託する場合には、単に清掃を依頼するだけでなく、具体的な作業内容や品質管理の方法を契約書で取り決めておくことが重要です。客室清掃契約書では、主に次の事項を定めます。

• 清掃対象となる施設、客室及び作業範囲
• チェックアウト清掃、連泊清掃、簡易清掃などの業務区分
• 清掃の実施日、作業時間及び完了期限
• 清掃品質及び衛生管理に関する基準
• 清掃用具、洗剤、リネン類などの費用負担
• 委託料の算定方法及び支払条件
• 客室の鍵、宿泊客の私物及び忘れ物の取扱い
• 設備破損、清掃不備及び事故発生時の責任分担
• 秘密保持、個人情報保護及び契約解除の条件

これらを事前に明確化することで、清掃品質の安定化、業務効率の向上、費用管理の適正化につながります。

客室清掃契約書が必要となるケース

客室清掃契約書は、宿泊施設が外部の清掃会社に業務を委託する場合や、清掃業者が継続的に客室清掃サービスを提供する場合に使用されます。特に、次のようなケースで作成が推奨されます。

• ホテルが清掃専門会社に客室清掃を委託する場合
  チェックアウト後の客室清掃、ベッドメイク、浴室清掃、アメニティ補充などを一括して委託する際に使用します。
• 旅館がビルメンテナンス会社と継続契約を締結する場合
  和室の清掃、布団の上げ下ろし、水回り清掃など、施設特有の作業内容や品質基準を明確にします。
• ビジネスホテルが清掃業務を外部委託する場合
  限られた時間内に多数の客室を清掃する必要があるため、作業時間、完了期限、清掃単価などを取り決めます。
• 宿泊施設が繁忙期のみ清掃業者を利用する場合
  繁忙期の追加人員、清掃対象室数の変動、追加料金及びキャンセル条件を定めます。
• 清掃業者が複数の宿泊施設と契約する場合
  施設ごとの清掃範囲、作業手順、品質基準及び費用負担を整理し、契約条件の違いによるトラブルを防止します。

宿泊施設の規模や運営形態によって清掃業務の内容は異なります。そのため、契約書には対象施設の実情に応じた具体的な条件を記載することが重要です。

客室清掃契約書に盛り込むべき主な条項

客室清掃契約書を作成する際には、業務内容だけでなく、清掃品質、費用負担、損害賠償、契約終了時の対応まで幅広く定める必要があります。

主な条項は次のとおりです。

これらの条項を体系的に整理することで、委託者と受託者の権利義務が明確になり、継続的な清掃業務を安定して運営しやすくなります。

客室清掃契約書の重要条項と実務上のポイント

1. 委託業務の範囲を明確にする

客室清掃契約書で特に重要なのが、清掃業務の範囲を具体的に定めることです。

ホテルや旅館の客室清掃には、床清掃、浴室清掃、ベッドメイク、アメニティ補充など、さまざまな作業が含まれます。

しかし、契約書に単に「客室清掃一式」と記載するだけでは、どこまでが通常業務に含まれるのか判断しにくくなります。

例えば、次のような業務は区別して定めることが望まれます。

• チェックアウト後の客室全体の清掃
• 連泊中の客室清掃
• タオル交換やごみ回収のみを行う簡易清掃
• カーペット洗浄やエアコン清掃などの特別清掃
• 定期的に実施する重点清掃

通常清掃に含まれない作業については、追加料金や別途見積りの対象とすることを明記しておくと、費用に関する認識の相違を防止できます。

2. 清掃時間と完了期限を定める

宿泊施設では、チェックアウトから次のチェックインまでの限られた時間内に清掃を完了する必要があります。そのため、清掃の開始時間だけでなく、完了期限を定めることが重要です。例えば、チェックアウトが午前10時、チェックインが午後3時のホテルでは、客室清掃を午後2時までに完了するなど、施設運営に適した時間設定が必要になります。ただし、宿泊客の退室遅延、客室設備の故障、急な清掃対象室数の増加など、清掃業者の責任によらない事情も考えられます。契約書では、こうした事情が発生した場合の連絡方法や作業時間の変更手続も定めておくと安心です。

3. 清掃品質と検査方法を明確にする

清掃品質は、宿泊施設の顧客満足度に大きく影響します。そのため、契約書では清掃基準を定め、清掃完了後の確認方法を明確にすることが重要です。具体的には、次の事項を取り決めます。

• 清掃箇所ごとの品質基準
• 清掃完了報告の方法
• 施設担当者による検査の実施
• 清掃不備が発見された場合の再清掃
• 再清掃に要する費用負担
• 清掃品質に関する改善要請の手続

例えば、浴室に髪の毛が残っている、ベッドメイクが不十分である、アメニティの補充漏れがあるといった場合には、清掃不備として再清掃を求めることが考えられます。ただし、再清掃の対象となる範囲や責任の所在については、事前に合意した品質基準に基づいて判断することが重要です。

4. 委託料と追加料金を定める

客室清掃の委託料は、1室あたりの単価で設定する方法が一般的ですが、施設の規模や業務内容によって料金体系は異なります。契約書では、清掃区分ごとの料金を明確に定めることが重要です。

また、清掃用具、洗剤、リネン類、アメニティ用品などの費用を誰が負担するのかについても明確にする必要があります。繁忙期の追加作業、急な清掃依頼、作業時間の延長などについては、追加料金の発生条件を定めておくと、請求時のトラブルを防止できます。

5. 鍵の管理と宿泊客のプライバシーを保護する

客室清掃業務では、清掃作業員が客室の鍵やカードキーを取り扱う場合があります。

特にマスターキーは複数の客室に立ち入ることができるため、厳格な管理が求められます。

契約書には、次の事項を盛り込むことが重要です。

• 鍵及びカードキーの貸与方法
• 鍵の保管場所と管理責任者
• 第三者への貸与及び無断複製の禁止
• 鍵の紛失又は盗難が発生した場合の報告
• 契約終了時の鍵の返還

また、客室清掃中には宿泊客の私物や個人情報に接する可能性があります。清掃作業員が宿泊客の荷物を無断で移動したり、書類や電子機器の内容を閲覧したりすることを防ぐため、プライバシー保護に関するルールを明記することが大切です。

6. 忘れ物の取扱いを定める

客室清掃中には、宿泊客が残した衣類、現金、貴重品、電子機器などが発見される場合があります。こうした忘れ物については、清掃業者が独自の判断で保管、処分又は返還するのではなく、宿泊施設が定める管理手続に従うことが重要です。契約書では、忘れ物を発見した際の報告先、引渡方法、記録方法及び責任分担を定めます。特に現金や貴重品については、発見日時、客室番号、物品の内容及び引渡先を記録する仕組みを設けると、紛失や不正取得に関するトラブルの防止につながります。なお、忘れ物の取扱いについては、遺失物法その他の関係法令にも留意する必要があります。

7. 損害賠償と事故発生時の対応を定める

客室清掃業務では、清掃中に家具、テレビ、照明器具、ガラス製品、浴室設備などを破損する可能性があります。また、洗剤の誤使用による設備の変色や、清掃作業中の漏水などが発生する場合もあります。こうした事故に備え、契約書では損害賠償責任の範囲を明確にすることが重要です。主に次の事項を定めます。

• 設備や備品を破損した場合の報告義務
• 損害発生時の原因調査と責任分担
• 修理費用及び交換費用の負担
• 宿泊客など第三者に損害が生じた場合の対応
• 損害賠償の範囲及び責任制限
• 賠償責任保険への加入条件

損害賠償の範囲を一方的に広く設定すると、受託者に過度な負担が生じる可能性があります。そのため、事故の原因、過失の有無、損害の内容などを踏まえ、合理的な責任分担を定めることが望まれます。

客室清掃契約書と業務委託契約書の違い

客室清掃契約書は、業務委託契約書の一種として使用されることが多い契約書です。一般的な業務委託契約書が幅広い業務を対象とするのに対し、客室清掃契約書は宿泊施設の清掃業務に特化している点が特徴です。

なお、契約書の名称だけで法律上の契約類型が決まるわけではありません。実際の契約内容や業務の性質によって、請負契約、準委任契約又はそれらの要素を含む契約として判断される場合があります。契約書を作成する際には、業務の実態に合った条項を設けることが重要です。

客室清掃契約書を作成する際の注意点

1. 偽装請負にならないよう注意する

客室清掃業務を外部委託する際には、偽装請負に注意する必要があります。偽装請負とは、契約上は業務委託や請負としているにもかかわらず、実態としては労働者派遣に該当するような働かせ方が行われている状態を指します。例えば、ホテルの担当者が清掃会社の作業員に対して直接、日常的な作業指示や勤務管理を行っている場合には、指揮命令関係が問題となる可能性があります。適切な業務委託関係を維持するためには、次の点に注意しましょう。

• 清掃会社が自社の作業員を指揮監督する
• ホテル側からの業務依頼や変更要請は原則として清掃会社の責任者を通じて行う
• 作業員の配置、勤務管理及び教育は清掃会社が行う
• 契約書の内容と実際の業務運営を一致させる

ただし、偽装請負に該当するかどうかは契約書の記載だけでなく、実際の指揮命令関係や業務運営の実態に基づいて判断されます。

2. 清掃マニュアルと契約書の内容を一致させる

客室清掃契約書を締結していても、現場で使用する清掃マニュアルと契約内容が異なっていると、業務範囲や品質基準について混乱が生じる可能性があります。そのため、契約書と清掃マニュアルを整合させることが重要です。特に、清掃箇所、使用洗剤、備品補充の基準、作業完了報告の方法などは、具体的な作業手順として整理しておくことが望まれます。また、清掃マニュアルを変更する場合には、委託料や作業時間に影響が生じないか確認し、必要に応じて契約条件も見直しましょう。

3. 清掃対象室数の変動に対応できる契約にする

宿泊施設では、曜日、季節、イベント、予約状況などによって清掃対象室数が変動します。そのため、毎日の清掃室数が固定されていない場合には、作業予定の通知期限や変更方法を定めておくことが重要です。例えば、前日までに清掃予定室数を通知する方法や、当日の追加依頼については受託者の対応可能な範囲で実施する方法が考えられます。また、直前キャンセルによる待機費用や人員確保費用についても、事前に条件を明確にしておくとトラブル防止につながります。

4. 個人情報と施設情報の管理を徹底する

客室清掃業務では、宿泊客の氏名、客室番号、宿泊状況などの情報に接する場合があります。こうした情報は、適切に管理しなければなりません。特に、宿泊客の私物や客室内部を無断で撮影し、SNSなどに投稿する行為は、プライバシー侵害や施設の信用低下につながるおそれがあります。契約書には、秘密保持義務、個人情報の目的外利用の禁止、無断撮影の禁止などを必要に応じて盛り込むことが望まれます。また、作業員への教育や情報漏えい時の報告体制を整備することも重要です。

5. 契約期間と解約条件を明確にする

客室清掃業務は継続的に行われることが多いため、契約期間と更新条件を明確にする必要があります。契約期間を1年間とし、一定期間前までに更新拒絶の通知がなければ自動更新する方法などが考えられます。また、清掃品質の低下、委託料の未払い、重大な契約違反などが発生した場合の解除条件も定めておくことが重要です。中途解約時には、未払委託料の精算、貸与物の返還、清掃業務の引継ぎなどが必要になるため、契約終了後の対応についても明記しましょう。

客室清掃契約書を締結するメリット

客室清掃契約書を作成することには、委託者である宿泊施設と受託者である清掃業者の双方にメリットがあります。

宿泊施設側のメリット

• 清掃品質を一定の基準で管理しやすくなる
• 清掃範囲や作業時間を明確にできる
• 清掃不備が発生した場合の対応方法を定められる
• 委託料や追加費用を管理しやすくなる
• 鍵の紛失や設備破損などのリスクに備えられる
• 清掃業務の外部委託を安定して継続しやすくなる

清掃業者側のメリット

• 受託する業務範囲を明確にできる
• 契約外の追加作業について料金交渉を行いやすくなる
• 清掃対象室数の変更やキャンセルに対応しやすくなる
• 清掃不備や設備破損に関する責任範囲を整理できる
• 委託料の支払条件を明確にできる
• 継続的な取引関係を構築しやすくなる

このように、客室清掃契約書は単なる業務依頼の証明ではなく、宿泊施設と清掃業者の双方を保護するための重要な文書です。

客室清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 客室清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？

客室清掃業務の委託契約について、一般的に契約書の作成そのものが常に法律上義務付けられているわけではありません。ただし、取引内容や当事者によっては、適用法令に基づく取引条件の明示などが必要になる場合があります。また、口頭だけの合意では清掃範囲、料金、責任分担などについて認識の相違が生じやすいため、契約書を作成しておくことが望まれます。

Q2. 客室清掃契約書は個人事業主との契約にも使用できますか？

使用できます。ホテルや旅館が個人事業主に客室清掃を委託する場合にも、業務内容、委託料、作業時間、責任分担などを定める契約書として活用できます。ただし、個人事業主との取引では、フリーランス・事業者間取引適正化等法などの適用が問題となる場合があります。また、契約上は業務委託であっても、実際の働き方によっては労働者性が認められる可能性があるため、契約内容と業務実態の両方に注意が必要です。

Q3. 清掃中に客室の備品を破損した場合はどうなりますか？

清掃業者の責めに帰すべき事由によって備品が破損した場合、契約内容や民法の規定に基づき、損害賠償責任が発生する可能性があります。ただし、すべての破損について清掃業者が無条件に責任を負うわけではありません。破損の原因、設備の状態、過失の有無、損害の範囲などを踏まえて判断する必要があります。

Q4. 清掃料金は途中で変更できますか？

甲乙双方が合意すれば、契約期間中でも委託料を変更できます。例えば、人件費、資材価格、清掃対象室数、業務内容などに大きな変動が生じた場合には、料金改定について協議することが考えられます。変更内容については、後日のトラブルを防ぐため、変更契約書や覚書などで記録しておくことが望まれます。

Q5. 客室清掃契約書は電子契約でも締結できますか？

客室清掃契約書は、原則として電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用すれば、契約書の印刷、郵送、押印などの作業を削減でき、複数の宿泊施設や清掃業者との契約管理も効率化できます。ただし、電子契約の利用にあたっては、契約当事者の意思確認、電子署名の方法、契約記録の保存、適用法令などを確認することが重要です。

客室清掃契約書の作成・締結の流れ

客室清掃契約書を作成する際には、次の流れで進めると効率的です。

1. 清掃対象施設と業務範囲を確認する
施設名称、対象客室数、清掃区分、作業範囲を整理します。

2. 清掃品質と作業時間を決定する
清掃マニュアル、品質基準、作業完了期限を確認します。

3. 委託料と費用負担を取り決める
清掃単価、追加料金、消耗品費用、支払条件を決定します。

4. リスク管理に関する条項を確認する
鍵の管理、忘れ物、設備破損、損害賠償、秘密保持などを確認します。

5. 契約期間と終了条件を決定する
契約期間、更新方法、中途解約及び解除条件を取り決めます。

6. 契約書を締結して保管する
双方が内容を確認し、書面又は電子契約によって締結します。

契約締結後も、清掃業務の内容や施設の運営状況が変化した場合には、必要に応じて契約条件を見直すことが重要です。

まとめ

客室清掃契約書は、ホテル・旅館などの宿泊施設が清掃業者やビルメンテナンス会社に客室清掃を委託する際に、業務内容や取引条件を明確にするための重要な契約書です。特に、清掃範囲、作業時間、品質基準、委託料、鍵の管理、忘れ物の取扱い、損害賠償などは、実務上のトラブルを防止するために欠かせない項目です。また、継続的な清掃委託では、清掃対象室数の変動、追加作業、契約更新などにも対応できる契約内容にしておくことが望まれます。客室清掃契約書のひな形を活用することで、必要な条項を効率的に整理し、委託者と受託者の双方が安心して取引を進めるための基盤を整えることができます。実際の契約締結にあたっては、施設の運営形態、清掃業務の実態、適用法令などに応じて内容を調整し、必要に応じて弁護士その他の専門家による確認を受けることを推奨します。